Solutions Lean © Fujitsu Canada Formation Green Belt Lean Six Sigma Clôture du projet Septembre 2010

Solutions Lean © Fujitsu Canada Objectifs  Comprendre le besoin d’une clôture officielle d’un projet  Savoir comment atteindre la clôture d’un projet

Solutions Lean © Fujitsu Canada Importance de la clôture  Reconnaître l’importance du temps et des efforts consacrés à l’initiative  Tirer des enseignements de l’initiative :  À propos du problème ou du processus étudié  À propos du projet lui-même  Partager l’enseignement  Attribuer la responsabilité de la standardisation et de la surveillance aux personnes appropriées

Solutions Lean © Fujitsu Canada Éviter les prolongations inutiles !

Solutions Lean © Fujitsu Canada Récapituler les enseignements  Relatifs aux résultats  Relatifs au processus de travail  Relatifs au processus de l’équipe  Partage via le réseau de l’entreprise

Solutions Lean © Fujitsu Canada Finaliser la documentation sur les améliorations  Présenter le document complété à :  L’équipe dirigeante  Les personnes dont les tâches changeront suite au projet  Les clients de la modification  Les autres intéressés  Collecter, cataloguer et mettre la documentation à la disposition des lecteurs potentiels

Solutions Lean © Fujitsu Canada Faire des recommandations  Discuter des points suivants avec votre équipe et compiler les recommandations à soumettre à votre sponsor et à l’équipe dirigeante :  Existe-t-il des opportunités de réplication dans d’autres secteurs de l’entreprise?  Que recommandez-vous pour permettre le maintien des améliorations déjà mises en œuvre ?  Quel rôle souhaitez-vous pour votre équipe ?  Quel niveau d’amélioration doit-on encore mettre en œuvre pour atteindre les objectifs commerciaux ?  Quelles parties du problème restent à résoudre ?  Parmi celles-ci, laquelle est la plus urgente ?  Sur quel problème voudriez-vous travailler ensuite avec votre équipe, si vous aviez l’approbation de la direction ?  Sur quel problème pensez-vous que la direction devrait maintenant allouer des ressources ?

Solutions Lean © Fujitsu Canada Communiquer la clôture  La communication des résultats de l’équipe est une tâche de collaboration entre l’équipe du projet et le sponsor ou l’équipe dirigeante Communiquer les résultats et la clôture aux personnes impliquées Si ce n’est pas encore fait, identifier les personnes impliquées dans la mise en œuvre des méthodes améliorées Identifier les employés qui pourraient bénéficier des enseignements tirés Confirmer comment communiquer avec la direction et le reste de l’entreprise Démontrer comment la fin de ce projet peut paver la voie à des projets futurs

Solutions Lean © Fujitsu Canada Communiquer la clôture (suite)  Faire part des résultats permet :  D’aider à renforcer les leçons apprises  De faciliter l’implantation des améliorations proposées  Pour ce faire, il est possible :  D’aider les membres de l’équipe à présenter les résultats aux dirigeants  D’encourager les membres à partager de façon informelle les leçons apprises avec leurs collègues de travail Faites un plan de communication

Solutions Lean © Fujitsu Canada Célébrer et reconnaître  La reconnaissance est un aspect important de la phase festive et doit contribuer à la satisfaction et à la motivation  Exemples :  Remettre un petit souvenir rappelant le projet  Tenir un déjeuner à l’intention de toutes les personnes impliquées dans l’initiative, et notamment celles dont les tâches ont changé en raison du projet

Solutions Lean © Fujitsu Canada Liste de vérification

Solutions Lean © Fujitsu Canada Points à retenir  Les améliorations doivent être continues, mais les initiatives individuelles et les équipes de projet ont une fin  Apprenez à connaître le moment où il faut conclure  Prévoyez des moyens pour partager les enseignements  La documentation et la reconnaissance constituent des aspects cruciaux de la dissolution d’une équipe de projet  Fêtez la fin du projet !

Solutions Lean © Fujitsu Canada Points à retenir (suite)  Il est important de cerner le Quand et le Comment de la fermeture d’un projet afin de :  Identifier la fin du projet adéquatement  Maintenir les améliorations ou actions correctives apportées  Documenter le projet et ainsi faciliter son acceptation  Évaluer le travail de l’équipe et le reconnaître

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