1 © 2015 ADP, LLC Assistance technique  Si vous avez des problèmes au cours de cette séance Live Meeting, appelez le soutien Live Meeting de Microsoft ® Office au  Si vous ne parvenez pas à vous joindre à l'audioconférence, appelez au service d'audioconférence Level 3 Communications Ready-Access ® au  Pour minimiser le bruit de fond, utilisez la fonction discrétion de votre téléphone ou, sur le clavier de celui-ci, appuyez sur : –*6 pour désactiver la ligne –*7 pour réactiver la ligne  Dites votre nom avant d'intervenir.  Ne mettez pas votre téléphone en attente. Pour l'audio, appelez au Code d'accès : Bienvenue à la configuration des avantages sociaux pour Workforce Now d'ADP W026_PPT_WFN80V01_0515

Configuration des avantages sociaux pour Workforce Now d'ADP W026_PPT_WFN80V01_0515 Bienvenue… Classe virtuelle Concentré de connaissances En classe Formation autodidacte

3 © 2015 ADP, LLC Normes  Éviter les distractions.  Revenir rapidement après les pauses.  Participer. Poser toutes les questions qui vous viennent à l'esprit.  Faire des erreurs. Il s'agit d'un environnement sûr.  Mettez votre téléphone en mode discrétion pendant la présentation. – Appuyez sur *6 pour passer en mode discrétion. – Appuyez sur *7 pour revenir au mode normal.  Ne mettez pas votre téléphone en attente.

4 © 2015 ADP, LLC Objet du cours Ce cours vous prépare à configurer les régimes d'avantages sociaux dans Workforce Now d'ADP.

5 © 2015 ADP, LLC Programme du cours  Pour commencer  Configurer des avantages sociaux dans Workforce Now d'ADP  Configurer des régimes d'avantages sociaux  Configurer des conditions d'adhésion  Modifier les régimes d'avantages sociaux  Mettre fin aux régimes d'avantages sociaux  Mettre à jour les régimes d'avantages sociaux

6 © 2015 ADP, LLC Pour commencer Aperçu Pour configurer et modifier les régimes d’avantages sociaux dans Workforce Now d’ADP, vous avez besoin des éléments suivants :  Analyse des régimes d'avantages sociaux offerts par votre entreprise  Bonne compréhension des types et des sous-types de régimes d'avantages sociaux dans Workforce Now d'ADP  Connaissance des règles d'admissibilité aux avantages sociaux de votre entreprise et capacité de faire le lien avec les critères d'admissibilité de Workforce Now d'ADP  Étroite collaboration avec votre conseiller en mise en œuvre (ou un représentant d'ADP, le cas échéant)

7 © 2015 ADP, LLC Lignes directrices Lors de l'analyse des régimes d'avantages sociaux, considérez les éléments suivants pour chacun d'eux :  Quels régimes d'avantages sociaux votre entreprise offre-t-elle?  Quels sont les critères d'admissibilité pour chaque régime?  Quand les employés sont-ils admissibles à chaque régime?  Quand peuvent-ils y adhérer pour la première fois?  À quel moment de l'année débute le régime de votre entreprise?  Quand la couverture prend-elle fin après une perte d'admissibilité?  Quels sont les niveaux de couverture et les coûts associés à chaque régime?  Qui assume les coûts associés à chaque régime?  Quels types de revenus font partie du salaire à partir duquel les niveaux d'avantages sociaux sont établis?  L'admissibilité à un régime dépend-elle de l'inscription à un ou plusieurs autres régimes?

8 © 2015 ADP, LLC Lignes directrices (suite)  La couverture liée aux avantages sociaux d'un régime dépend-elle des niveaux de couverture d'un autre régime?  À quelle fréquence votre entreprise effectue-t-elle les retenues sur le salaire des employés?  Quelles autres politiques ou pratiques doivent s'appliquer? Quels autres besoins faut-il combler?  Votre entreprise prévoit-elle des exceptions ou des dispositions particulières qui ne s'appliquent qu'à un ou à seulement quelques employés?  Les taxes de vente s'appliquent-elles?  L'option d'avantages sociaux est-elle imposable ou non?

9 © 2015 ADP, LLC Types et sous-types de régimes Type de régimeSous-types Santé et mieux-être  Soins dentaires  Médical  Ordonnance  Soins de la vue  Personnalisé Assurance  Assurance décès et mutilation accidentels  Vie – Personne à charge  Vie de base  Assurance décès et mutilation accidentels pour le conjoint  Vie – Conjoint  Assurance invalidité de longue durée  Assurance invalidité de courte durée  Personnalisé Compte de dépenses flexible  Compte gestion-santé  Personnalisé Retraite et épargne  REER collectif  Régime de retraite collectif  Personnalisé Personnalisé

10 © 2015 ADP, LLC Définir les critères d'admissibilité ComposanteDescription Groupes commerciaux Entités organisationnelles qui représentent le plus haut niveau dans l'organisation LocalisationsBâtiments, sites, adresses, localités, zones ou régions Classes d'admissibilité Groupes d'employés partageant une caractéristique ou un attribut communs qui s'appliquent à l'admissibilité aux avantages sociaux Nota : Vous pouvez appliquer un, plusieurs ou aucun de ces critères d'admissibilité.

11 © 2015 ADP, LLC Qu'est-ce qu'une classe de régime?  Définit les règles de sous-ensembles admissibles parmi un groupe d'employés  Élimine le besoin de configurer plusieurs instances d'un même régime pour tenir compte des différences sur le plan des coûts, du calcul des taux, des périodes d'attente, des règles de résiliation, des cotisations maximales et ainsi de suite

12 © 2015 ADP, LLC Exemple : Classe de régime établie selon une classe d'admissibilité

13 © 2015 ADP, LLC Exemple : Classe de régime établie selon la localisation

14 © 2015 ADP, LLC Sondage : Scénario 1 Votre régime d'assurance vie de base offre les prestations suivantes aux employés indiqués.  Cadres : 2 fois le salaire  Taux horaire, à temps plein : 1,5 fois le salaire  Salarié : 1,5 fois le salaire  Taux horaire, à temps partiel : 1 fois le salaire Combien de classes de régime sont-elles nécessaires pour ce régime? a. 1 b. 2 c. 3 d. 4

15 © 2015 ADP, LLC Sondage : Scénario 2 Vous offrez le même régime de soins médicaux à vos employés à taux horaire (à temps partiel et à temps plein), à vos salariés et à vos cadres. Les règles suivantes s'appliquent en ce qui concerne la période d'attente avant d'être admissible.  Employés à taux horaire, à temps partiel : admissibles après deux mois de service  Employés à taux horaire et à temps plein, employés salariés et cadres : admissibles dès l'embauche Combien de classes de régime sont-elles nécessaires pour ce régime? a. 1 b. 2 c. 3 d. 4

16 © 2015 ADP, LLC Processus de configuration des avantages sociaux dans Workforce Now d'ADP ÉtapeDescription Configuration préliminaire  Établir les tableaux de validation.  Ajouter des fournisseurs d'options d'avantages sociaux.  Définir les structures de taux.  Identifier les sous-types de régime auxquels les employés peuvent renoncer.  Remplir la page Paramètres des avantages sociaux :  Paramètres généraux  Droits de l'employé au contenu (pour le libre-service des employés) Configuration du régime Configurer les régimes d'avantages sociaux de votre entreprise. Configuration finale  Créer des conditions d'adhésion.  Établir les paramètres d'adhésion automatique (pour les régimes de santé).

17 © 2015 ADP, LLC Que sont les tableaux de validation des avantages sociaux? Les tableaux de validation conservent les valeurs dont vous avez besoin pour configurer les régimes d'avantages sociaux ou inscrire des employés. Les tableaux de validation liés aux avantages sociaux comprennent les éléments suivants :  Revenus  Courtier  Champs de comparaison  Classe d'admissibilité  Motifs de l'adhésion  Sous-type de régime  Motifs de renonciation

Activité : Ajouter une classe d'admissibilité Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 18

19 © 2015 ADP, LLC Ajouter des fournisseurs d'options d'avantages sociaux  Jumelez un fournisseur à chaque régime.  Configurez les nouveaux fournisseurs d'options d'avantages sociaux avant de créer ou de mettre à jour vos régimes d'avantages sociaux.

20 © 2015 ADP, LLC Explorer : Page Ajouter – Fournisseurs d'options d'avantages sociaux

21 Copyright © 2013 ADP, Inc. Activité : Ajouter un fournisseur d'options d'avantages sociaux Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 21

22 © 2015 ADP, LLC Qu'est-ce qu'une structure de taux? Elle vous permet d'établir les taux du régime à partir des éléments suivants :  Niveaux de couverture  Niveaux de salaire  Caractéristiques –Âge –Sexe –Usage du tabac

23 © 2015 ADP, LLC Exemple Nota : Vous établissez les montants réels des taux pendant la configuration du régime. Cela vous permet d'utiliser la même structure de taux pour plusieurs régimes.

24 © 2015 ADP, LLC À explorer : La page Ajouter une structure de taux

25 © 2015 ADP, LLC Quelles sont les règles de progression selon l'âge?

26 © 2015 ADP, LLC Page Paramètres des avantages sociaux  Voyez page 18 de votre guide

27 © 2015 ADP, LLC À explorer : La page Régimes d'avantages sociaux

28 © 2015 ADP, LLC À explorer : La page Ajouter un régime d'avantages sociaux

29 © 2015 ADP, LLC Qu'est-ce que le mappage des retenues? Codes de retenues sur la paie associés aux régimes d'avantages sociaux de sorte que vous pouvez faire ce qui suit :  Transmettre les montants des retenues de l'employé.  Suivre les coûts pour l'employeur.

30 © 2015 ADP, LLC Règles de mappage  La section Retenues d'employé ne peut comporter que des codes de revenus (EN).  La section Retenues d'employeur peut comporter des codes de revenus (EN) et de retenues (DN)  La section Avantage imposable ne peut comporter que des codes EN Tous les codes doivent être uniques. Ainsi, il ne peut y avoir deux codes EN10. Toutefois, il peut y avoir un code EN10 et un code DN10. Si une retenue ou un code de revenu comportent une limite, vous devez établir ces codes comme suit :  Les codes de retenues DA doivent figurer dans l'ordinateur central  Les codes de revenus EA doivent figurer dans l'ordinateur central

Activité : Configurer un régime médical Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 31

Activité : Ajouter une nouvelle classe de régime 32 Copyright © 2012–2014 ADP, Inc.

33 © 2015 ADP, LLC Valeurs acceptables de la période d'attente PériodeAttente Le premier du mois après X mois d'emploi0 à 1 mois Le premier du mois après X jours d'emploi0 à 59 jours X jours suivant la date d'embauche0 à 90 jours X mois suivant la date d'embauche0 à 2 mois

34 © 2015 ADP, LLC Caractéristiques – Assurance vie  Montant de la prestation qui est un multiple des revenus de l'employé ou un montant forfaitaire  Primes selon le niveau d'option d'avantages sociaux ou montant forfaitaire  Dispositions d'émission de garantie  Preuve d'assurabilité  Structures tarifaires  Formules de réduction selon l'âge  Taux du régime facultatif (options d'achat d'une protection supérieure)  Conditions de couverture

35 Copyright © 2013 ADP, Inc. Activité : Ajouter un régime d'assurance vie Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 35

36 © 2015 ADP, LLC Caractéristiques du CGS  Montants de la cotisation de l'employeur  Différentes périodes de coûts

37 © 2015 ADP, LLC À explorer : La page Détails sur la classe de régime

38 © 2015 ADP, LLC À explorer : La page Définir les cotisations Dans cette page, vous établissez la cotisation suivante de l'employeur :

Salles des petits groupes 39 Copyright © 2012–2014 ADP, Inc.

40 © 2015 ADP, LLC Dans votre salle des petits groupes 1.Cliquez sur votre microphone pour voir la flèche verte.  2.Sélectionnez Outils > Application hôte > Sélectionner l'hôte puis sélectionnez l'hôte à distance assigné à votre salle. 3.Terminez la pratique. 4.Si vous avez une question ou quand vous avez terminé, communiquez avec l'instructeur à l'aide de l'option Clavardage.

41 © 2015 ADP, LLC Ouverture de session d'une pratique Nom du Participant Nom de l’utilisateur Identificateur d’entreprise Mot de passe

42 © 2015 ADP, LLC Pendant votre absence  Les participants travaillent actuellement de façon indépendante sur un exercice pratique.  Si vous n'étiez pas en classe quand nous avons commencé l'exercice, envoyez un message texte à l'instructeur.  Ne fermez pas la fenêtre du navigateur tant que vous n'avez pas terminé l'exercice.

43 Copyright © 2013 ADP, Inc. Activité : Ajouter un Compte gestion-santé Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 43

44 Récapitulation Copyright © 20XX–2014 ADP, Inc.

45 © 2015 ADP, LLC Caractéristiques – Régime d'invalidité  Durée de la prestation et délai de carence  Montant de la prestation en pourcentage des revenus, ou montant maximum en dollars  Taux sous forme de montant forfaitaire ou variable  Coûts de l'employeur : montant forfaitaire ou pourcentage de la prime mensuelle  Taux du régime facultatif (options d'achat d'une protection supérieure)  Structures tarifaires

46 © 2015 ADP, LLC À explorer : La page Prestation du régime

47 © 2015 ADP, LLC Caractéristiques – Régime de retraite et d'épargne  Bénéficiaires autorisés  Inscription automatique des employés  Affichage d'une alerte quand des employés entrent un montant de cotisation qui dépasse le montant établi  Cotisations de l'employeur en dollars, en pourcentage ou les deux  Possibilité pour l'employeur d'égaler le pourcentage sur les revenus applicables des employés ou le montant de leur cotisation

48 © 2015 ADP, LLC À explorer : Page Établir les cotisations

49 © 2015 ADP, LLC Caractéristiques du régime personnalisé  Choisir la méthode servant à établir les taux : –Au niveau de l'adhésion –À l'aide d'une structure tarifaire –Selon les niveaux de couverture  Tenir compte des caractéristiques suivantes : –Autoriser des bénéficiaires. –Autoriser l'adhésion du conjoint/partenaire et de personnes à charge. –Établir des limites d'âge d'admissibilité de l'enfant. –Exiger une preuve d'assurabilité. –Inscrire automatiquement les employés au régime. –Définir les coûts de l'employé en pourcentage du coût ou en montant forfaitaire. –Marquer une option d'avantages sociaux comme imposable. –Calculer la taxe de vente, le cas échéant.

50 © 2015 ADP, LLC À explorer : La fenêtre Ajouter une classe de régime

51 © 2015 ADP, LLC À explorer : La page Détails sur la classe de régime

52 © 2015 ADP, LLC À explorer : La page Ajouter des conditions d'adhésion

53 Activité : Configurer les conditions d'adhésion Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 53

54 © 2015 ADP, LLC Modifier les régimes d'avantages sociaux Aperçu  Utiliser la date d'entrée en vigueur appropriée.  Apporter des modifications pour chaque classe de régime. La fonction Éditer vous permet d'effectuer les tâches suivantes :  Créer des classes de régime supplémentaires.  Mettre fin à une classe de régime existante.  Réactiver une classe de régime.

55 Activité : Modifier un régime d'avantages sociaux Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 55

56 © 2015 ADP, LLC Mettre fin à des régimes d'avantages sociaux et à des classes de régime Lignes directrices  Quand vous mettez fin à un régime ou à une classe de régime, Workforce Now d'ADP : –Conserve un historique des données –Vous permet de les réactiver –Ne rétablit pas les adhésions du personnel  Quand vous supprimez un régime ou une classe de régime, Workforce Now d'ADP : –Supprime toutes les données d'adhésion relatives au régime –Ne vous permet pas de les réactiver Nota : Vous ne pouvez supprimer une classe de régime que si aucun employé n'y a adhéré.

57 Activité : Mettre fin à un régime d'avantages sociaux Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 57

58 © 2015 ADP, LLC Mettre à jour les régimes d'avantages sociaux Les prochaines diapositives résument les situations pour lesquelles vous devez communiquer avec ADP pour nous informer de modifications aux régimes d'avantages sociaux

59 © 2015 ADP, LLC Quand aviser ADP – Modifications aux options d'avantages sociaux Pour faciliter les changements à l'information envoyée à vos émetteurs, communiquez avec l'équipe du service ADP chaque fois que vous prévoyez faire ce qui suit :  Changer votre structure d'entreprise.  Mofifier les règles d'admissibilité.  Remplacer un fournisseur.  Ajouter un régime.  Mettre fin à un régime.  Mettre fin à une classe de régime ou la supprimer.

60 © 2015 ADP, LLC Quand aviser ADP – Modifications au traitement de la paie Communiquez avec l'équipe du service ADP chaque fois que vous prévoyez modifier votre configuration, notamment dans les cas suivants :  Modifier le calcul des retenues.  Modifier la fréquence des retenues.  Modifier le montant de la retenue sur la paie après impôt pour un partenaire domestique (le cas échéant).  Configurer des objectifs de CGS.  Configurer des retenues avant impôt.  Mettre fin à des classes de régime ou les supprimer.

61 Vérification des connaissances Copyright © 2012–2014 ADP, Inc. 61

62 Copyright © 2014 ADP, Inc. Objectifs du cours Maintenant que vous avez terminé ce cours, vous êtes en mesure d'effectuer les tâches suivantes :  Trouver les facteurs à considérer pour élaborer des régimes d'avantages sociaux  Vous préparer à configurer les régimes d'avantages sociaux  Configurer les régimes d'avantages sociaux  Configurer des conditions d'adhésion  Modifier des régimes d'avantages sociaux  Mettre fin à des régimes d'avantages sociaux Conclusion du cours

63 © 2015 ADP, LLC Assistance après le cours Aperçu Plusieurs options s'offrent à vous pour former les utilisateurs de votre organisation :  Centre de soutien Workforce Now d'ADP  Centre de services aux clients d'ADP  Concentrés de connaissances  The Bridge  Aide en ligne

64 © 2015 ADP, LLC

65 Merci! 65 Ce fut un plaisir de travailler avec vous aujourd'hui! Nom de la classe : Nom et titre : Courriel : Copyright © 2012–2014 ADP, Inc.

66 J'attends vos questions. 66 Copyright © 2012–2014 ADP, Inc.

67 © 2015 ADP, LLC Évaluation de la formation