BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE La gestion électronique des documents Gérer la mémoire organisationnelle pour.

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1 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE La gestion électronique des documents Gérer la mémoire organisationnelle pour optimiser le système d’information et soutenir l’efficience décisionnelle du dirigeant

2 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Sommaire 1 – La GED dans le référentiel Assistant de Gestion de PME-PMI –Unité de formation et activité –Compétences et attitudes professionnelles –Résultats attendus et ressources –Savoirs associés, limites et recommandations pédagogiques 2 – Le cadrage conceptuel dans le référentiel –Cadrage managérial : SI et SID –Les concepts et le processus de GED –Les concepts associés 3 – L’acquisition des compétences, attitudes et savoirs associés –Le suivi de l’activité et de la formation –Présentation d’une situation de formation 4 – Bibliographie, échanges et discussions

3 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE 1 – La GED dans le référentiel Assistant de Gestion de PME-PMI

4 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Unité de formation : Gestion du Système d’Information 1 ère année : – Activité A5 : Gestion des ressources – Sous-Activité : A5.3 Gestion de l’information – Tâche : T53.2 Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage Unité de formation et activité

5 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE T53.2 Mise en place, maintenance d’un système de classement et d’archivage Compétences professionnellesAttitudes professionnelles C532.1 Déterminer la nature et le volume des documents à conserver en respectant la réglementation C532.2 Élaborer et mettre en œuvre des procédures de classement des documents C532.3 Mettre en place une procédure de gestion des prêts et des retours de documents C532.4 Choisir et organiser les supports de stockage C532.5 Communiquer avec des prestataires en tant que correspondant AP532.1 Analyser précisément et de façon circonstanciée les documents administratifs, comptables, fiscaux, commerciaux, etc. de l’entreprise à conserver AP532.2 Être rigoureux dans l’élaboration des procédures de gestion des documents Compétences et attitudes professionnelles

6 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Résultats attendus – analyse des documents de l’entreprise et de leur évolution – proposition d’organisation du classement et de l’archivage – communication écrite ou orale avec des prestataires – (mise en place d’une procédure de suivi des documents empruntés) – méthodologie d’indexation de document (description du contenu par mot clé, description formelle pour le classement : type, date, auteur…) Résultats attendus et ressources Ressources – description de tout ou partie du système d’information – situation contextualisée de communication écrite ou orale – organisation du classement ou de l’archivage en vigueur – contraintes à prendre en compte – environnement technologique offrant des fonctions de numérisation, de compression, d’archivage – ressources matérielles et logicielles : logiciel de gestion des documents, de numérisation, de compression et de reconnaissance de caractères – matériels (scanner) et logiciels adaptés (tableur, texteur, préAo, numérisation, navigateur Internet, messagerie)

7 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Savoirs associés S53.5 la nature et le cycle de vie des documents - Nature et typologie des documents - Cycle de vie du document numérique et non numérique S53.6 L'élaboration d’un plan de classement - Ordres de classement - Organisation matérielle du classement - Organisation logique de supports numériques Indexation : descripteurs S53.7 La gestion de l’archivage des documents - Types d’archives et nature des documents à archiver - Méthodologie d’organisation d’un archivage - Modalités d’accès aux archives et sécurité des données et des accès - Gestion Electronique des Documents : principes d’acquisition, d’indexation et de stockage Savoirs associés, limites et recommandations pédagogiques Limites et recommandations pédagogiques – (…) – La GED permet de rationaliser la gestion des documents : accès rapide aux documents, une diffusion facilitée, une fédération possible d’informations dispersées, un travail collaboratif plus efficace. – Les techniques d’acquisition numérique des documents, de la reconnaissance optique des caractères (ROC) et de la compression des fichiers sont présentées et mises en œuvre. – L’indexation des documents concerne aussi bien l’indexation formelle (fiche descriptive d’un document, ordres de classement – thématique, alphabétique, numérique, chronologique) que l’indexation par mots clés. (…)

8 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE 2 – Le cadrage conceptuel de la GED

9 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE SID SI Informations internes PME Informations partenaires Fournisseurs de données institutionnels Supports d’information publics Cadrage managérial : SI et SID

10 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE SID SI Croissance de l’information Diversité de l’information Complexification des ontologies Accès et gestion Evolution du SI Efficacité du SID 1. Adaptation aux besoins propres de l’utilisateur 2. Convivialité des outils 3. Rapidité de la réponse 4. Ergonomie dans la présentation des résultats 5. Système de suivi et de contrôle 6. Système de recherche d’information à différents degrés d’analyse (Reix, 2002) Cadrage managérial : SI et SID

11 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Pourquoi une GED ? – Centralisation des documents électroniques – Stabilité et accessibilité du SI (Gestion sécurisée des droits ; accès, lecture, écriture) – Rationalisation des fichiers électroniques et réduction des espaces de stockage – Recherche rapide et efficace – Partage des documents et diffusion contrôlée La GED, c’est.. ACQUISITION INDEXATION STOCKAGE RECHERCHE RESTITUTION Cycle de vie Traçabilité Valeur probatoire Les concepts de GED

12 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE « Alimenter » le SI Intégrer les documents dans le SI ENRICHISSEMENT RECHERCHER INDEX Classement Organiser l’accès aux documents Le processus de GED INDEXATION

13 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE L’indexation au cœur de la GED Indexation INDEX L’indexation est l’opération qui consiste à décrire un document afin de permettre son exploitation sans nécessairement recourir à la consultation du document lui-même. J.Y. Prax Langages d’indexation Types d’indexation INDEXATION STRUCTUREEINDEXATION TEXTE INTEGRAL L’opérateur renseigne les index Auto-indexation Langages libres Langages contrôlés Intervention a posteriori Concepts relevés dans les documents Forme : mots clés et descripteurs libres Intervention a priori Codification représentant les documents Forme : listes d’autorité et thésaurus Langages classificatoires Classement hiérarchique Représentation synthétique du sujet Forme : matière, auteur… Langages combinatoires

14 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Mémoire de l’organisation Intelligence collective GED DOCUMENTAIREGED BUREAUTIQUE GED COLD Processus S.I. : Accès – Partage – Applications - Traitement Gestion de contenus Gestion des connaissances Gestion des archives Connaissance collective et entreprise apprenante Projets Travail collaboratif WORKFLOW Les concepts associés

15 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE 3 – L’acquisition des compétences, attitudes et savoirs associés

16 BTS AGPME, journée académique de formation du 12 janvier 2009 M. DESSERTENNE Le suivi de l’activité et de la formation Suivi de l’activité de prospection – Création d’un modèle d’un compte rendu flash des opérations de prospection conduites par l’étudiant dans le cadre de sa recherche de stage – Réalisation des comptes-rendus et diffusion auprès de l’équipe pédagogique – Rectifications et ou validation – Préparation des outils de prospection (planning des visites, curriculum vitae dans ses différentes versions, lettres de motivation) et soumission de ces documents pour validation à l’équipe pédagogique Suivi des productions et des dossiers – Préparation des dossiers supports des épreuves en CCF et gestion des différentes versions de ces dossiers – Réalisation de travaux dans le cadre de la formation (toutes UF confondues) Echanges avec l’équipe pédagogique, avec les tuteurs de stage – Comptes rendus des entretiens, réunions – Courriels échangés Suivi des missions de stage – Création d’un modèle d’un compte rendu périodique d’activité – Réalisation des comptes-rendus et diffusion auprès de l’équipe pédagogique – Rectifications et ou validation – Echanges relatifs aux missions réalisées : soutien méthodologique et notionnel (…)