Entretien Professionnel Périodique Un projet régional de gestion des compétences Réseau Grand Ouest 28/03/2003.

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1 Entretien Professionnel Périodique Un projet régional de gestion des compétences Réseau Grand Ouest 28/03/2003

2 1 - Contexte du projet

3 La démarche métier et les exigences de professionnalisation des universités La démarche contractuelle induit la démarche métier Volet objectif Volet identitaire Volet critérisé Les instruments de cette démarche Institutionnel : renforcement du gouvernement des universités Organisationnel: LOLF et budget global, déconcentration, évaluation Le contexte GRH fonction publique Phénomène générationnel

4 2 –La mise en place de la démarche

5 Le réseau une légitimité et une force de proposition La dimension politique et opérationnelle nécessaire pour envisager la réalisation du projet Projet d’établissement de 4 universités Tours Rennes 1 Le Mans et Poitiers Un cahier des charges commun La mise en place d ’un entretien professionnel

6 Un dispositif régional Intérêt : la dimension réseau et l ’appui national principe d ’action : communauté de points de vues définition : porteurs de projet Un dispositif local Intérêt : respect des particularismes principe d ’action : processus partagé définition :équipe RH, réseaux

7 1 - Appel d ’offre DPATE/projets régionaux/orientations ministérielles 2 - Cahier des charges général avec 4 universités 3 - Soutien ministère 100 KF 4 - Réunion d ’harmonisation régionale/objectifs (oct 2000) 5 - Décision de lancer un appel d ’offre régional/structure commune 6 - Sélection du consultant (déc 2000) 2 approches : -Entretien qualité du processus relationnel - Gestion des compétences retour sur investissement agent/établissement à travers une démarche formalisée. 7 – Formation/action aux outils support (livret entretien et guide) Mise en place des objectifs généraux

8 Quelle définition de la compétence

9 Un concept qui tienne compte de l ’organisation du travail Un concept qui permette de raisonner en terme d ’objectifs de professionnalisation à identifier et dont la mise en œuvre et les effets pourront êtres évalués Un concept simple et permettant une évaluation des compétences Il s ’agit de relier des situations de travail et des connaissances de différents types en utilisant une banque de données sur les emplois et les « compétences » Le positionnement professionnel Le référentiel « REFERENS »

10 Objectifsgénéraux Objectifs généraux L ’EPI doit permettre par un dialogue entre l ’agent et son responsable de : - renforcer la connaissance des missions et activités de chacun - identifier les écarts entre les situations réelles et les situations souhaitées - développer le professionnalisme des agents - préciser le rôle et la place de l ’agent au sein de la structure - affirmer le rôle de management de l ’encadrant - repérer les éléments nécessaires à la mise en œuvre de l ’évolution - repérer les améliorations et corrections sur le fonctionnement du service

11 Projet d ’établissement Objectifs GRH Référentiel des activités et compétences à atteindre Mise en accord progressive Recrutements formation Mutations Tableaux des activités et compétences actuelles Fiches de poste: Activités et compétences Projets de services : Missions Niveau compétences requises/ mobilisées Entretien Positionnement Professionnalisation Plan de développement emplois et compétences Schémagénéral Schéma général

12 Professionnalisation Année N Positionner les compétences selon des critères observables en associant l ’agent concerné Proposer des objectifs de progression Suivre l ’évolution des objectifs Année N+... Évaluer l ’atteinte des objectifs de progression Évaluer les compétences selon des critères observables en associant l ’agent concerné Proposer des objectifs de progression Suivre l ’évolution des objectifs

13 L ’utilisation de REFERENS Méthode et outil

14 Domaine de compétence 1 Poste de travail Famille professionnelle Emploi type Poste de travail Poste de travail Poste de travail IR IE Fiche EPT Définition/corps : Activités : - Compétences : - Formation : - Environnement : - Architecture REFERENS Architecture locale Poste de travail Définition : Activités : Compétences : Service/missions Agent

15 Fiche EPT REFERENS Définition/corps : Activités : - Compétences : - Formation : - Environnement : - Poste de travail Définition : Activités : Compétences : Service/missions Agent Missions: Activités REFERENS : - Activités poste : - Compétences R EFERENS - -Compétences poste : - Fiche de poste La connexion avec REFERENS

16 Fiche EPT REFERENS Définition/corps: Activités : - Compétences : - Formation : - Environnement : Fiche EPT REFERENS Définition/corps : Activités : - Compétences : - Formation : - Environnement : Fiche EPT REFERENS Définition/corps : Activités : - Compétences : - Formation : - Environnement : Fiche EPT REFERENS Définition/corps : Activités : - Compétences : - Formation : - Environnement : Base de données en ligne moteur de recherche : interface Web Fiche EPT REFERENS Définition/corps: Activités : - Compétences : - Formation : - Environnement : Un outil en ligne Fiche de poste de X

17 Emploi type REFERENS opérateur d ’exploitation et de fabrication ADT Activités : - Compétences : - Savoir gérer un planning F1001 Savoir respecter un planning G1002 - -Posséder une bonne maîtrise de l ’expression orale G1002 -Avoir une bonne qualité d ’élocution G1001 Amaigrissement Base de données - Emploi type REFERENS opérateur d ’exploitation et de fabrication ADT Activités : - Compétences : - Savoir gérer un planning 1001 -Posséder une bonne maîtrise de l ’expression orale 1002 Référentiel compétences Comparaison inter EPT Comparaison intra EPT La structure de REFERENS

18 - Emploi type REFERENS opérateur d ’exploitation et de fabrication ADT Activités : - Compétences : - Savoir gérer un planning 1001 -Posséder une bonne maîtrise de l ’expression orale 1002 référentiel compétences Analyses niveau de qualif poste/agent Emploi + qualifié? Analyses référentiel/ REFERENS Emploi mal décrit? évolution REFERENS L ’ évolution de REFERENS

19 L ’accompagnement à la mise en place de la démarche

20 session de deux jours : Une introduction théorique + 4 ateliers Atelier1 : rédaction de la fiche de poste Atelier 2 : recherche des situations action Atelier 3 : mise en place d ’un entretien Atelier 4 : mise en place d ’un entretien « contexte EPI » Formation de l ’encadrement à la démarche de positionnement et d ’évaluation des compétences

21 Bilan des formations cadres Bilan des formations IATOSS IATOSS Enseignants Tours Poitiers Le Mans Rennes 1 Total 61 / 118 102/120 Tours Poitiers Le Mans Rennes 1 540/800 82 560 48 93

22 3 - La mise en place local

23 Processus de mise en place Entretien professionnel Université de Tours

24 DE LA GESTION DES PERSONNELS VERS UNE GESTION QUALITATIVE DES RESSOURCES HUMAINES LA DEMARCHE 1. Engagement dans le cadre du contrat quadriennal 2000-2003 :  Élaboration d'une méthode permettant d'identifier et d'analyser les fonctions de chaque agent  Mise en œuvre d'une politique plus qualitative de gestion des Ressources humaines 2.L'adhésion à la démarche : Février 2000 à février 2001 3.  C.P.E. Février 2000 : Explication des objectifs  C.P.E. Juillet 2000 : Présentation d'un exemple de démarche de gestion des Ressources Humaines  C.P.E.. Novembre 2000 : Présentation du projet Grand Ouest : l'E.P.I.  Janvier 2001 : Réunion des responsables administratifs et de service : Approbation de la démarche E.P.I. et des outils  C.P.E. février 2001 : Validation des objectifs et des outils

25 DE LA GESTION DES PERSONNELS VERS UNE GESTION QUALITATIVE DES RESSOURCES HUMAINES L'INFORMATION 1) Avril à mai 2001 :Présentation de la démarche E.P.I. à tous les personnels  Intervenants :Le Secrétaire Général La Responsable du S.P.R.H. La responsable formation des personnels  Sept réunions :90 % des personnels IATOSS soit 560 personnes 2) Diffusion du guide E.P.I. sur l'INTRANET

26 DE LA GESTION DES PERSONNELS VERS UNE GESTION QUALITATIVE DES RESSOURCES HUMAINES LA FORMATION DES ENCADRANTS  Validation des organigrammes des composantes  Désignation des acteurs de l'EPI : N et N+1  Mise en place des formations pour la conduite des entretiens : 6 sessions pour 74 encadrants de mai 2001 à février 2002 1 session en janvier 2003 pour les encadrants non formés au cours de la première vague La première vague des entretiens s'est déroulée de décembre 2001 à début 2002

27 Université de Poitiers Processus de mise en place E.P.I

28 Equipe présidentielle DRH chef de projet Groupe de travail RRH - GSE Le processus de coconstruction Élaboration du pré projet Juillet 2000 Lisibilité des enjeux définition des critères de suivi Janv/févr/2001- 3 réunions Porteurs de projet Validation de la plate forme projet de management séminaire/formation mars/avril/mai/2001 C.P.E Dialogue social Mars/2001 Encadrement Installer le projet dans la composante - mai/juin/2001 réunions - sept/2001/ formations Agent Appropriation par les agents réunions juin/2001 form/sept/oct/2001 Mise en place projet évaluations du projet > décembre2002

29 Définition de la fiche de poste REFERENS : activités et compétences version intranet saisie des conclusions EPI Validation de la fiche composante Mise en ligne de l ’EPI - DRH Contrôle de l ’EPI - DRH 1ère étape 01/01/02-01/07/02 E.P.I 2ème étape 01/09/O2 – 01/05/03 Validation de l ’EPI composante 3ème étape 01/09/O2 – 01/05/03 Préparation de l ’EPI communication de la fiche à l ’agent intranet Contrôle de l ’EPI - DRH Le déroulement des opérations

30 4 - Les différents outils produits

31 Les outils de l ’entretien : livret support, guide et intranet

32 Un guide –dans le but d’expliquer Un livret support –construit autour de la liaison mission-activité-compétence –qui permet aux participants de s’exprimer sur les évolutions souhaitables –pour que chacun puisse comprendre les enjeux Les informations en ligne et une application de saisie et de traitement –pour faciliter l’appropriation du référentiel –Pour simplifier la saisie –Pour mettre en place un système de gestion des données –Pour rendre compte aux utilisateurs

33 5 - Les réalisations

34 Entretien professionnel Université de Tours

35 DE LA GESTION DES PERSONNELS VERS UNE GESTION QUALITATIVE DES RESSOURCES HUMAINES Bilan quantitatif 1) Les formations : 82 encadrants formés 20 responsables administratifs et directeurs de composantes 16 responsables de service 15 directeurs d'équipe de recherche 6 personnels de bibliothèque : directeur et 5 conservateurs 25 responsables de bureau 2) Les entretiens de décembre 2001 à début 2002 Environ 30 % d'entretiens 680 EPI prévus – 201 effectués Analyse sommaire d'une centaine de fiches : environ 75 % fiches de poste correctement remplies

36 DE LA GESTION DES PERSONNELS VERS UNE GESTION QUALITATIVE DES RESSOURCES HUMAINES Les difficultés rencontrées 1) La politique de l'établissement : Emoussement de la volonté politique de mise en œuvre de l'EPI Procédure EPI non obligatoire 2) Les agents :Inquiétude sur l'objectif de l'EPI et l'utilisation de l'analyse des entretiens - Parallélisme avec une démarche du secteur privé 3) Les encadrants : scepticisme sur la finalité Manque de temps 4) Les syndicats :Démarche EPI contestée 5) Essoufflement lié au changement du SG et du DRH 6) Outil informatique indispensable pour l'exploitation des données, pas encore élaboré

37 DE LA GESTION DES PERSONNELS VERS UNE GESTION QUALITATIVE DES RESSOURCES HUMAINES BILAN QUALITATIF Encadrants : Formations globalement bien perçues Difficultés sur le choix de la fiche "emploi" dans Référens A la suite des entretiens, plus grande adhésion à la démarche  Agents : Les premiers entretiens se sont bien déroulés, dans un climat de confiance mutuelle 90 % des agents rassurés sur la conduite des EPI  Exploitation des données : Prise en compte des informations EPI dans le cadre du mouvement Mise en place de formations

38 DE LA GESTION DES PERSONNELS VERS UNE GESTION QUALITATIVE DES RESSOURCES HUMAINES PERSPECTIVES  Adhésion forte du Président de l'Université à la démarche EPI  Démarche intégrée dans le contrat 2003-2007  Mise en place d'un calendrier  Informatisation des données  Exploitation des données dans un délai assez court  Articulation E.P.I. et fonctions HARPEGE

39 Processus de mise en place E.P.I Université de Poitiers

40 Analyse de la structure de qualification des emplois de l’Université de Poitiers

41 Répartition des effectifs UP par BAP (effectif de référence 962 agents : titulaires/CDD sur 980 soit 98%) BAP A : Sciences du vivant BAP B : Sciences chimiques et sciences des matériaux BAP C : Sciences de l ’ingénieur et instrumentation scientifique BAP D : Sciences humaines et sociales BAP E : Informatique et calcul scientifique BAP F : Documentation édition communication BAP G : Patrimoine logistique et prévention BAP H et I : Gestion scientifique et technique Autres : Santé

42 Analyse de la structure de qualification des agents et des postes distorsion globale et selon les BAP -Etude réalisée dans le cadre du projet EPI (Entretien Professionnel Individuel) sur 675 postes de travail décrits au 01/09/2002 soit 69% de la population totale. Différence entre la qualification réelle des agents et le niveau de qualification fonctionnelle des postes de travail

43 Analyse de la structure de qualification des agents et des postes selon les niveaux de corps - Etude réalisée dans le cadre du projet EPI (Entretien Professionnel Individuel) sur 675 postes de travail décrits au 01/09/2002 soit 69% de la population totale.

44 Analyse de la structure de qualification des agents et des postes selon les BAP

45 Analyse de la structure de qualification des agents et des postes selon les BAP

46 Analyse de la structure de qualification des agents et des postes selon les BAP

47 Gestionnaire/administration et gestion d ’un établissement Analyse de la structure de qualification des agents et des postes selon les Familles Professionnelles Les familles professionnelles indiquées expriment un décalage significatif. Biologie Construction mécanique Système réseaux télé com. système d ’information/exploitation et maintenance et info de proximité Imprimerie reprographie/ documentation/audiovisuel Logistique et services généraux

48 Age moyen et pyramide des ages par BAP

49 BAP A : Sciences du vivant BAP B : Sciences chimiques et sciences des matériaux BAP C : Sciences de l ’ingénieur et instrumentation scientifique BAP D : Sciences humaines et sociales BAP E : Informatique et calcul scientifique BAP F : Documentation édition communication BAP G : Patrimoine logistique et prévention BAP H et I : Gestion scientifique et technique J : Bibliothèque

50 Structure des compétences exemples d ’analyses - emploi type aide en administration - expert système réseau télécoms

51 Compétences REFERENS 1 Connaître l ’organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement 2 Savoir identifier et appliquer les procédures administratives 3 Connaître les bases de l ’environnement bureautique et les logiciels de navigation ( traitement de textes, tableurs ) 4 Connaître l ’organisation et le fonctionnement de son unité de travail 5 Savoir gérer un système de classement Hors REFERENS Hors REFERENS Connaître les techniques de base de la comptabilité publique Emploi type « type » UP Administration de l ’établissement ADT/ADJA Activités REFERENS 1 Mettre à jour les fichiers de données de l ’unité ou du service 2 Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers. 3 Classer et archiver les documents et informations 4 Répondre aux demandes de renseignements téléphonés 5 Savoir mettre à jour des fichiers de données 6 Saisir mettre en forme des documents divers (courrier, rapports) Hors REFERENS Contrôle et suivi des opérations financières et comptables Profil type : aide en administration (échantillon 35)

52 1 Connaître l ’organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement 2 Savoir identifier et appliquer les procédures administratives 3 Connaître les bases de l ’environnement bureautique et les logiciels de navigation ( traitement de textes, tableurs ) 4 Connaître l ’organisation et le fonctionnement de son unité de travail 5 Savoir gérer un système de classement

53 1 Maîtriser les concepts et techniques d’architecture des systèmes et réseaux 2. Maîtriser les technologies, les protocoles, les outils des systèmes de communication et de télécommunication 3. Maîtriser les techniques de suivi des performances du système (indicateurs, outils, méthodes). 4 Connaître les différentes architectures matérielles. 5 Maîtriser un système d’exploitation usuel et au moins un langage associé. 6 Connaître l’offre du marché et formuler des solutions. 7 Connaître les procédures de consultation des fournisseurs et la réglementation des marchés publics. 8 Savoir conduire des négociations avec des partenaires et des fournisseurs.Connaître les techniques d’animation de groupe et de conduite de réunion. 9 Maîtriser l’anglais technique du domaine.

54 Analyse qualitative d’entretiens

55 Synthèse et orientations UP Points forts - Coconstruction de la démarche avec les cadres - Séparation des étapes - Définition précise de l’organigramme - Outils mis à disposition Points faibles - Partage des enjeux lié à la professionnalisation de l’établissement « université entrepreuneriale » Statut/métier Orientations - Revenir sur l’articulation PE/projet de service/ objectifs collectifs et individuels entretien évaluation - Incidence sur la carrière - Adaptation de l’application requête automatique - Adaptation de REFERENS

56 Synthèse et orientations régionales Points forts -Plate forme d’outils -Formations mixtes Points faibles - Développement de l’application sur le plan régional Orientations - Mise en place de l’application informatique