1 MODULE :LE CYCLE DE GESTION DES PROJETS INSTITUT DE FORMATION EN CARRIERES DE SANTE RABAT- SECOND CYCLE - 2003-2004 2004-2005 Enseignant: My Ahmed GHOULIDI.

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2 1 MODULE :LE CYCLE DE GESTION DES PROJETS INSTITUT DE FORMATION EN CARRIERES DE SANTE RABAT- SECOND CYCLE - 2003-2004 2004-2005 Enseignant: My Ahmed GHOULIDI MBA – Doctorat en droit

3 2 MODULE : Le Projet d’Etablissement Hospitalier (PEH) INSTITUT DE FORMATION EN CARRIERES DE SANTE RABAT- SECOND CYCLE - 2003-2004 2004-2005 M.A.GHOULIDI / A.BELGHITI

4 LE CONCEPT - PEH - 1. Un outil de planification stratégique 2. Une initiation au management par projet 3. Une démarche de communication et de concertation 4. Un moyen d’organisation de l’offre de soins 5. Un référentiel « administratif et/ou juridique » 6. Un moyen de transition vers l’autonomie 7. Un document de politique hospitalière

5 LE CONCEPT - PEH - 1. Un outil de planification stratégique : –Maîtriser la mission et les objectifs de l’hôpital –Développer une vision partagée, –Maîtriser les moyens et les ressources, –Assurer un développement harmonieux de l’hôpital

6 LE CONCEPT - PEH - 2. Une initiation au management par projet –Un projet est un engagement formel qui associe une mobilisation de ressources à la réalisation d’un objectif spécifique. –Trilogie des projets (Temps, Argent, Résultats) –Travail d’équipe

7 LE CONCEPT - PEH - 3. Une démarche de communication et de concertation –Comité de pilotage –Groupes de travail –Échange et concertation –Identification à l’hôpital (culture organisationnelle)

8 LE CONCEPT - PEH - 4.Un moyen d’organisation de l’offre de soins –Connaissance des clientèles et de leurs besoins –Maîtrise des stratégies et protocoles de prise en charge –Intégration des différentes soucis professionnels

9 5. Un support « administratif et/ou juridique » de référence pour: –Développer des alliances avec RSSB, le privé, … –Externaliser certains services (sous-traitance) –Négocier des ententes avec la tutelle (Budget programme…) –Mobiliser des ressources additionnelles Partenariats avec les collectivités (CR) ou des ONG LE CONCEPT - PEH -

10 6. Un moyen de transition vers l’autonomie (décentralisation de la fonction de planification)

11 7. Un document de politique hospitalière –Priorités et orientations stratégiques –Projets d’investissement –Plans de mobilisation des ressources –Rôle des différents acteurs LE CONCEPT - PEH -

12 PRESUPPOSITIONS DE BASE POUR LA REUSSITE DE L’IMPLANTATION DU PEH 1. Considérer l’Hôpital comme une organisation 2. Maîtriser le processus de planification stratégique 3. Contextualiser la démarche 4. Disposer d’une certaine autonomie de décision 5. Changer de mentalité

13 Préalable 1: Hôpital = Organisation Hôpital = Organisation –But –Une division de travail (spécialisation/segmentation) –Structuration des relation (organigramme) –Des règles de fonctionnement Administratives: Règlement intérieur, Technique: manuel de procédures –Des moyens de contrôle: Hiérarchie / Contrat / Accréditation Hôpital # Entreprise : –Centré sur Mission d’utilité: soins (Fondement éthique) –Dualité organisationnelle (Professionnels VS Gestionnaires)

14 Préalable 2: Contextualiser la démarche du PEH PEH (Maroc) # PE (France) par : –Type de système de santé Pyramidal VS Hospitalocentrique –Niveau d’autonomie SEGMA VS EPS –Cadre organisationnel Assise juridique : Faible VS Forte Approbation/Financement : DHSA & DPRF vs ARH Modalité de mise en œuvre: Budget VS Contrat

15 Préalable 3: Disposer d’une marge d’autonomie Niveau d’autonomie: –Identifier les besoins et Définir ses priorités –Allouer les ressources –Passer des marchés –Autoriser les dépenses –Contrôle sur les ressources Le PEH correspond à une « décentralisation » de la fonction de planification

16 Préalable 4: Maîtriser la démarche de planification stratégique Analyse de l’environnement (Diagnostic externe) Analyse Organisationnelle (Diagnostic Interne) Options et choix stratégiques Formulation de la stratégie Programme d’actions 1 ere Étape Analyse stratégique 2 eme Étape Formulation stratégique

17 Préalable 5: Changer de mentalité Réaliser un PEH n’est pas une tâche facile Transgression de la culture du Fonctionnariat Le PEH n’est pas l’affaire de l’administration et encore moins du central –Le PEH est un projet hospitalier Le PEH est un projet commun. –C’est le résultat d’un travail d’équipe et d’un long processus de concertation Le PEH est un projet de changement –Modernisation de l’hôpital –Développement de nouvelles activités –Réorientation de l’hôpital sur sa mission

18 Méthodologie de développement des PEH au Maroc

19 DEVELOPPEMENT DES PEH DANS LES HOPITAUX MAROCAINS PROJET PFGSS Première tranche : -AGADIR -MEKNES -SAFI -BENI MELLAL -SETTAT Deuxième tranche: - Ben msik (Casa) - Kenitra -Khemisset - Layoun -Tantan - Alhouceima -Tanger - Essaouira -Sefrou PROJET PAGSS -Oujda -Nador -Berkan -Taourirt -Bouarfa

20 Étape I: Mission de l’hôpital Définition? Fonctions ? Statut ? Étape I: Mission de l’hôpital Définition? Fonctions ? Statut ? Étape II: Diagnostic hospitalier Morbidité /Attractivité / Niveau de ressources / Performance/ Analyse stratégique Étape II: Diagnostic hospitalier Morbidité /Attractivité / Niveau de ressources / Performance/ Analyse stratégique Étape III: Formulation du projet d’établissement 7 sous-projets stratégiques Étape III: Formulation du projet d’établissement 7 sous-projets stratégiques Projet managérialProjet médical Schéma directeur Projets techniques Plan de financement Projet de soins infirmiers Étape IV: Modalités de mise en oeuvre Étape IV: Modalités de mise en oeuvre Étape V: Plan d’exécution METHODOLOGIE DE DEVELOPPEMENT DES PROJETS D’ÉTABLISSEMENT HOSPITALIERS Plan d’équipement

21 Étape I: Mission de l’hôpital Définition de l’hôpital: –Hôpital = Élément d’un système de santé intégré –Hôpital = Organisation de production de soins et service –Hôpital = Spécialisation + Technologie biomédicale+ Lit

22 Étape I :Fonctions de l’Hôpital 1.Diagnostic 2.Traitement 3.Hôtellerie 10. Achat 11. Gestion des productions 12. Direction 4. Enseignement 5. Recherche 6. Expertise 7. Service public 8. Appui au RESSB 9. Assistance Mission de soins Mission économique et managériale Mission de santé publique Mission Développement professionnel 12 Fonctions

23 Étape I: Statut et Vocation de l’hôpital Régie / SEGMA / EPA ? Provincial / Régional / National ? Général / Spécialisé ? Obligations réglementaires ? Niveau d’autonomie ?

24 Étape II: Diagnostic hospitalier 5 principales Analyses 1.Analyse de la demande de soins Réelle et potentielle (Études) 2. Analyse du niveau de ressources Actuelles et potentielles (Grille) 3. Analyse de la performance 12 Fonctions (Matrice) 4. Analyse stratégique FFOM (Matrice) 5. Diagnostic de l’infrastructure physique

25 1. Analyse de la morbidité et de l’attractivité  Connaître les populations (Utilisateurs potentiels)  Données démographiques  Données socioéconomiques Comportement (Perception/Recours) Solvabilité (Revenu/Couverture )  Connaître les besoins de santé  Données épidémiologiques Contexte endémo-épidémique Transition  Connaître la Demande et le bassin d’attraction ( Morbidité hospitalière)

26 2. Analyse du niveau de ressources Infrastructure –Lits et plateau technique Ressources humaines –Médecins –Infirmiers soignants –Techniciens (Labo/Radio/BO…) –Administratifs Ressources financières –Subvention –Recettes propres Positionnement Provincial Régional National

27 3. Analyse de la performance hospitalière FONCTIONS ATTRIBUTSDEPERFORMANCE ProductionEfficacitéProductivité Soins Urgence CSE Hospitalisation Diagnostic Imagerie Laboratoire Hôtellerie Séjour Finance Facturation Recouvrement Recettes propres

28 4. Analyse stratégique Matrice FFOM Forces Internes (F) Faiblesses internes (f) Opportunités externes (O) Saisir les Opportunités pour transformer les forces en “excellences”ou pour développer de nouvelles activités Saisir les opportunités pour surmonter ses faiblesses ou pour changer d’activités (mise à plat) Menaces Externes (M) Sur quelles forces faut-il s’appuyer pour réduire les menaces ? Transformer les menaces en opportunités  Faut-il renoncer ?  Chercher des alliances ?  s’engager à réduire la vulnérabilité à l’environnement ? Diagnostic interne Diagnostic externe

29 5. Diagnostic de l’état de l’infrastructure physique Diagnostic de l’état des bâtiments: Age, Consistance du bâtiment,Architecture,fonctionnalité,…. Diagnostic des Equipements : Nature,niveau de technologie,maintenance, utilisation…

30 Étape III: Formulation du PEH 7 projets stratégiques Projet médical Objectifs de soins Protocoles thérapeutiques Segmentation des services Évaluation des compétences Projet managérial Choix stratégiques Pôles d’excellence Politique GRH Politique de GRF Projet de soins infirmiers Organisation des soins Qualité des soins Hygiène hospitalière Évaluation des compétences Projets techniques Système d’information et d’informatisation PDI :Plan directeur immobilier PEM: Plan d’équipement et de maintenance Plan financier

31 PROJET MEDICAL - PROJET MANAGERIAL Etape 1Etape 2Etape 3 DiagnosticTendanceStratégie Ce qu’on fait? Comment on le fait? Discussion en équipe Ce qu’on veut faire? Comment on veut le faire? Analyse stratégique - Clientèle -Performance : Clinique et Administrative -Environnement : Interne et externe Diagnostic Hospitalier Analyse des tendances -Evolution de la demande et besoins -Grandes tendances (Techno,clientèle..) -Vision des soins et des services - Approche clinique -Environnement : externe Choix et formulation des orientations stratégiques - Rédaction du projet managérial -Rédaction du projet médical -Priorisation et programmation sur 5ans Les nouvelles façons de faire Plan stratégique hospitalier

32 LE PROJET INFIRMIER PHASE PREPARATOIRE Information Sensibilisation ANALYSE DE LA SITUATION Environnement soins infirmiers DEFINITIONDES ORIENTATIONS STRATEGIQUES Ciblant les Soins infirmiers ORIENTATIONS STRATEGIQUES DE L’HOPITAL PUBLIC CIBLE Chef du SSI Cadres du SSI Infirmiers chefs Infirmiers soignants Techniciens de santé Agents de services STRUCTURES CIBLES SSI Services cliniques Services médico- techniques Services des urgences AXES CIBLES PAR LE PSI Organisation du SSI - Qualité des soins infirmiers - Hygiène hospitalière - Outils de gestion des soins – Gestion des ressources humaines – Orientations stratégiques de l’hôpital PLANIFICATION STRATEGIQUE

33 Plan Directeur Immobilier :PDI Magasin Cuisine Entretien et maintenance Stérilisation centrale Buanderie et lingerie Génie biomédical Pharmacie Hygiène hospitalière Morgue et autopsie SOUTIEN Urgences Consultations G & S Centre de prélèvements Chirurgie d’un jour Médecine de jour Hémodialyse Kynésithérapie CONSULTATIONS EXT. Laboratoires Imagerie médicale Électrodiagnostic Bloc opératoire Exploration fonctionnelle Centre de transfusion sanguine MÉDICO-TECHNIQUE Médecine Chirurgie Maternité Pédiatrie Psychiatrie Grands brûlés Soins intensifs HOSPITALISATION Direction Admission et facturation Accueil et information Archives médicales Standard Régie ADMINISTRATIF

34 Plan Directeur Immobilier: PDI

35 PRIORITÉS 2003 - LE PATIENT « CHAUD » URGENCES BLOC OPÉRATOIRE IMAGERIE MÉDICALE SOINS INTENSIFS EXPLORATION FONCTIONNELLE STÉRILISATION

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40 PEM:Programme des Equipements et de la Maintenance Élaboration d’un cadre normatif des équipements biomédicaux, Élaboration et validation des PEM au niveau des cinq hôpitaux PFGSS, Priorisation des équipements pour l’es années ¾, Élaboration des spécifications techniques des équipements médicaux priorisés pour la première année

41 PREPARATION DE BUDGET D’UN HOPITAL SEGMA ? Dr M. HAMOUIYI

42 II - Procédure de préparation du budget pProjet de loi de finances. pCirculaire de cadrage. pEtablissement des propositions sur les recettes et les dépenses. pPlafonds de charges et les subventions.

43 III - Approche et méthodologie RessourcesActivités But Objectifs Mission Évaluation - Suivi p Approche participative ascendante de planification avec mise en œuvre de stratégie

44 III - Approche et méthodologie (suite) Approche systémique In put Processus Out put Out Com Impact État de santé de la population Résultats Soins de qualité pour SOINS Réduction Mortalité Morbidité Handicap Produits Activités de Soins Examens Gestion Hôtellerie Recettes Dépenses Maintenances Formation Recherche etc. Transformation Fonctions de : - Soins - Diagnostic - Gestion - Hôtellerie - Administrative - Maintenances - Formation - Recherche etc. Ressources Humaines Matérielles Financières Logistiques Médicament Population etc.

45 3.2 – Objectifs pour l’établissement fixés sur la base –de l’évolution de l’activité hospitalière –en fonction des perspectives d’avenir. –L’approche se fait de façon participative et ascendante, c’est à dire qu’elle traduit les besoins qualitatifs et quantitatifs exprimés par les niveaux opérationnels “ les différents services de l’établissement ”

46 3.2 – Objectifs pour l’établissement (suite) Ils se traduisent en terme d’objectifs d’activités :  Hospitalière de soins ;  Logistique d’appui ;  D’entretien et de maintenance ;  De renouvellement des équipements ;  Investissements  De formation ;  De recherche.

47 3.4 – Identification des actions –Définition et expression des besoins ; –Spécificités de chaque service ; –Regroupement par fonctions ; –Classement par ordre de priorité “ VEN ”

48 3.5 – Estimation budgétaire des dépenses  Prendre en compte les prix antérieurs en considérant les éventuelles hausses qui pourraient les majorer ;  Demander plusieurs devis pour pouvoir avoir un intervalle de variation des prix ;  Tenir compte de la tendance de hausse des prix pour certaines services fournis.

49 3.6 – Estimation budgétaire des recettes Sur la base :  Des réalisations statistiques antérieures ;  Des recettes effectuées ou potentielles à générer ;  De la solvabilité des patients ;  Des capacités de recouvrement ;  Des moyens de diagnostic et de soins ;  De la tendance vers la hausse ou vers la baisse de la subvention.

50 IV – Rédaction du projet de budget C’est un document qui comporte : –L’introduction ; –La note de présentation de l’établissement ; –la morasse budgétaire : Les recettes “ titre premier ” Les dépenses “ titre deuxième ” –la balance : –Les annexes.

51 PROJET FINANCIER SYNTHESE Budget programmes DSRAxes strat é giq ues Object ifs g é n é ra ux Actions strat é giques à r é aliser Eche lle de prior it é Besoins chiffr é s pour toutes les actions propos é es InvestissementD é penses r é currentes Action s Indicat eurs Ann 1 An 2 An 3 Ann 4N An 5 Tot al Ann 1 An2An2 To tal 123456789101112131414 15 DSR 1 DSR 2 DSR 3 Autre DSR sp é cifiqu e Axe 1 Axe 2 Axe n Axe 1 Axe 2 Axe n Axe 1 Etc.

52 Étape IV : Modalités de mise en oeuvre Approbation par Tutelle ou CA Budget programme / Entente / Convention Partenariat avec CR ou ONG… Conditionnalités/Reddition des comptes : –Obligations de résultats –Obligations de moyens Système d’évaluation/ Tutelle

53 Étape V: Plan d’exécution Différents plans d’actions Modalités de suivi

54 Le projet d’établissement, un levier important de changement et de réforme hospitalière