DEMARCHE DE FORMALISATION DES PROCESSUS DE COORDINATION TECHNIQUE DU SIE 27/10/2015 Anne BADJECK François HISSEL Laurent COUDERCY.

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1 DEMARCHE DE FORMALISATION DES PROCESSUS DE COORDINATION TECHNIQUE DU SIE 27/10/2015 Anne BADJECK François HISSEL Laurent COUDERCY

2 SOMMAIRE  Contexte  Méthodologie  Livrables  Calendrier prévisionnel 27/10/2015 Démarche de formalisation des processus de coordination technique du SIE/ GCIB 2

3 Contexte Le système d’information sur l’eau  Dispositif partenarial créé par l'État pour le partage et la mise à disposition des données sur l'eau du secteur public.  Textes règlementaires:  Loi sur l’eau et les milieux aquatiques du 30 décembre 2006  Arrêté interministériel approuvant le schéma national des données sur l'eau (publié au JO du 24 août 2010) 27/10/2015 Démarche de formalisation des processus de coordination technique du SIE/ GCIB 3

4 Contexte Le système d’information sur l’eau  Plusieurs acteurs représentés Producteurs et ou utilisateurs de données contribuant au SIE réunis au sein de groupes de travail/pilotage  Une organisation partenariale Prise de décision collégiale, recherchant le consensus  De nombreux documents produits Textes portant décision, documents méthode… partageables via le site Res’eau 27/10/2015 Démarche de formalisation des processus de coordination technique du SIE/ GCIB 4

5 Contexte Audit AFNOR (mai-juin 2015)  Basé sur la norme ISO 9001  Vulnérabilités constatées:  la gestion des documents au sein des groupes du SIE: -Pratiques hétérogènes(nomenclature, partage, mise à jour, archivage…) -Difficulté d’accès aux documents produits ou utilisés (notamment à leur version validée) -Mémoire des documents produits et de leur modification pas systématiquement conservée 5

6 Contexte Audit AFNOR (mai-juin 2015)  Vulnérabilités constatées:  la gouvernance Des documents organisationnels ne décrivant pas toujours les modalités de décision (notamment en ce qui concerne la validation des travaux) 6 Préservation des ressources produites Capitalisation de ces ressources Mise en œuvre des décisions prises dans le cadre du SIE Pérennisation de l’accès aux données sur l’eau ENJEUX

7 Contexte La démarche de formalisation des processus: Périmètre: Gestion documentaire et gouvernance au sein des groupes de travail/pilotage du SIE notamment:  GCIB  Groupes transversaux : GIGE,GPA,GVI,GPS  Projets prioritaires du SIE: Naïades gestion, Naïades diffusion, BNPE, SEEE, Eaufrance, SISPEA 27/10/2015 Démarche de formalisation des processus de coordination technique du SIE/ GCIB 7

8 1.Gouvernance: Pour chaque groupe de travail/de pilotage:  Examiner le processus de prise de décision :  Qui?( acteurs, instances)  Quoi?(types de décisions prises)  Comment( modalités? traçabilité? diffusion?)  Identifier les documents clés:  Organisationnels (ex: mandat, note de cadrage…)  Portant décisions(ex: relevé de décision)  Définir les mandats des groupes en précisant :  Champs sur lesquels ils peuvent décider de façon autonome?  Modalités de cette prise de décision?  Hiérarchie des décisions des différentes instances? Méthodologie 8

9 2.Gestion documentaire: Méthodologie 9 Analyse de la documentation Etat des lieux des pratiques en gestion documentaire Identification des documents de référence ou portant décision Définition d’une typologie de ces documents Attribution d’un statut (ex:« validé ») Caractérisation des documents ciblés Elaboration d’une logique de validation avec nomenclature et métadonnées adaptées Définition des règles de gestion documentaire Plan de classement Choix d’un outil adapté (recherche, gestion des versions, ….) Transfert des documents dans l’espace dédié Mise à disposition Création d’un espace de stockage 27/10/2015 Démarche de formalisation des processus de coordination technique du SIE/ GCIB

10 Identification des documents de référence ou portant décision Caractérisatio n des documents ciblés Définition des règles de gestion documentaire Mise à disposition d’un espace de stockage Livrables Document unique décrivant les modalités de gouvernance accessible sur le site Res’eau Document unique décrivant les modalités de gouvernance accessible sur le site Res’eau Examiner le processus de prise de décision Identifier les document s clés Définir les mandats des groupes -Modalités d’attribution d’un statut aux documents -Procédures de validation selon le type de document -Modalités d’attribution d’un statut aux documents -Procédures de validation selon le type de document Pour chaque groupe: -Listes des documents de référence -Liste des décisions en vigueur Pour chaque groupe: -Listes des documents de référence -Liste des décisions en vigueur -Modèles de documents (métadonnées adaptées) -Plan de classement/ Arborescence -Modèles de documents (métadonnées adaptées) -Plan de classement/ Arborescence 1.Gouvernance 2.Gestion documentaire 10

11 Exemple: validation d’un dictionnaire Sandre GPSGroupe Ad’hoc Groupe ADD (2 revues) SANDRE 1.Initiation 2.Redaction 3.Validation technique + principe 4. Diffusion + information GPS GCIB Possibilité d’escalade envisageable 11

12 Exemple: validation de la note sur les URI René L. Laurent C. René L. Dimitri M. GCIB Groupes transversaux: GPS,GPA,GVI… SANDRE 5. Diffusion + information 4.Validation technique 3.Validation principe 1.Initiation 2.Redaction 12

13 Exemple: validation des modalités d’alimentation de Naïades Diffusion COSTRAT ONEMA COPIL projet GCIB+COSTRAT COPIL projet 5. Diffusion + information 4. Validation principe 3. Validation technique 1.Initiation 2.Redaction 13

14 Exemple de métadonnées proposées pour un CR TitreCompte rendu réunion du 27/10/2015 Description Compte rendu CréateurNom Prénom / groupe ou instance du SIE DateDate de finalisation ou diffusion du document ÉditeurOrganisme créateur du document Version Nombre décimal pour version en cours de rédaction Entier ≥1 pour version validée Statut« validé », « non validé » DiffusionDestinataires RéférenceLien vers la documentation correspondante à cette réunion sur Res’eau Par (Nom Prénom / groupe ou instance du SIE) Date Changement effectué / motif (ex: ajout paragraphe 5.1 / application de la norme ISO14001) Version Création Modification Vérification Validation 14

15  Début de la démarche août 2015, fin décembre 2015  Elaboration des livrables en collaboration avec les animateurs des projets prioritaires et groupes transversaux  Point bimensuel sur l’état d’avancement (A. Badjeck, F. Hissel, L. Coudercy)  Présentation de la démarche au GCIB : 27/10/2015  Validation des procédures et de l’arborescence de l’espace de stockage : janvier 2016. Calendrier prévisionnel 27/10/2015 Démarche de formalisation des processus de coordination technique du SIE/ GCIB 15

16 MERCI POUR VOTRE ATTENTION 27/10/2015 Démarche de formalisation des processus de coordination technique du SIE/ GCIB 16