Iset - cours d'Access initiation

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Cours Access 2007 Iset - cours d'Access initiation Iset - Access 2007

Introduction Un peu de vocabulaire Définition d’une base de données Une base de données est un ensemble d’informations concernant un sujet donné (ex. un carnet d’adresses, un répertoire téléphonique, un fichier clients, etc.) Iset - cours d'Access initiation

Introduction Un peu de vocabulaire LA BASE DE DONNEES MANUELLE Une base de données servant à facturer pourrait être constituée de la façon suivante: un classeur contenant les fiches clients (ces fiches sont classées par ordre alphabétique avec un numéro pour chaque client); une armoire contenant les bons de commande classés par jour ou par client; un catalogue sous forme de fiches cartonnées décrivant les différents articles. Toutes ces informations peuvent servir à émettre des factures, à déterminer le chiffre d’affaires par produit, à faire ressortir les clients bruxellois, etc. Une secrétaire ou un comptable compulse, trie, complète ou enlève les fiches. Iset - cours d'Access initiation

Système de Gestion de Base de Données Relationnelle (SGBDR)
Introduction Un peu de vocabulaire LA BASE DE DONNEES INFORMATIQUE Une base de données informatique reprend les mêmes informations mais en les "stockant" dans l’ordinateur. C’est un système informatique de base de données (ex. Access) qui gère les relations entre les différentes informations. Par exemple, la rédaction d’un bon de commande pourra comporter un contrôle automatique pour vérifier si l’article se trouve bien dans le stock. Cette capacité à gérer ces différentes relations porte le nom de Système de Gestion de Base de Données Relationnelle (SGBDR) La fiche devient ici un enregistrement. Iset - cours d'Access initiation

Introduction Un peu de vocabulaire Exemple : LA BASE DE DONNEES MANUELLE LA BASE DE DONNEES INFORMATIQUE Iset - cours d'Access initiation

Introduction Structure AVANTAGES D’UNE BASE DE DONNEES RELATIONNELLE 1. Réduit les redondances de données. 2. Permet le partage des informations parmi plusieurs utilisateurs même distants les uns des autres. 3. Une même information peut être utilisée dans plusieurs applications. Iset - cours d'Access initiation

Introduction Vocabulaire du SGBDR Les tables Les tables stockent les données relatives à un même sujet. Une table se présente comme un tableau. Les informations sont organisées en lignes et en colonnes. Une ligne représente un enregistrement; une colonne représente un champ Iset - cours d'Access initiation

Introduction Vocabulaire du SGBDR Les requêtes On utilise les requêtes pour trier, sélectionner ou afficher des informations (requêtes sur des sélections et requêtes en analyse croisée) Ces requêtes peuvent aussi être utilisées pour modifier des tables (requêtes d’action) Iset - cours d'Access initiation

Introduction Vocabulaire du SGBDR Les formulaires Les formulaires affichent les données provenant des tables ou des requêtes sous forme de fiches, selon une présentation personnalisée facilitant la saisie, la modification, la consultation des données Iset - cours d'Access initiation

Introduction Vocabulaire du SGBDR Les états Les états présentent les données pour l’impression. Ils permettent de regrouper différentes données et d’effectuer des totaux Iset - cours d'Access initiation

Introduction Enregistrement en Access de la base de données Tous les enregistrements relatifs à un même thème sont stockés dans un fichier unique: la base de données dont l’extension est toujours .***db (Data Base). Avant MDB A partir de ACCDB Iset - cours d'Access initiation

Introduction LES ENTITES RELATIONS Les différents types de relations entre tables Etablir une relation entre les tables de la base de données va permettre de réunir (pour les exploiter ensemble, les analyser…)les informations réparties dans les différentes tables. Si on désire réaliser un état qui contienne la désignation de chaque article, mais aussi de chaque catégorie, on peut baser cet état sur une requête dans laquelle les deux tables sont reliées. Iset - cours d'Access initiation

Introduction LES ENTITES RELATIONS La liaison entre deux tables se fait via une clé primaire. Une clé primaire donne une identification unique Il existe différents types de relation entre les tables qui se créent de façon différente: La relation un à plusieurs : Un enregistrement de la table primaire est en relation avec plusieurs enregistrements de la table reliée Exemple : A une catégorie correspondent plusieurs articles Iset - cours d'Access initiation

Introduction LES ENTITES RELATIONS La relation plusieurs à un : Cette relation correspond au même type que pour un à plusieurs, mais inversée Exemple : Plusieurs commandes peuvent être effectuées par le même client : A un numero de commande ne peut correspondre qu’un seul code client; mais un même code client peut se trouver dans plusieurs commandes Iset - cours d'Access initiation

Introduction LES ENTITES RELATIONS La relation plusieurs à plusieurs : Un enregistrement de la table primaire peut être en relation avec plusieurs enregistrements et inversement un enregistrement de la table reliée peut être en relation avec plusieurs enregistrements de la table primaire Exemple : Une même commande comporte plusieurs articles différents et un même article peut se retrouver dans différentes commandes Iset - cours d'Access initiation

Introduction LES ENTITES RELATIONS La relation un à un : Un enregistrement de la table primaire peut être en relation avec un seul enregistrement de la table reliée et inversement. Cette relation est plus rare car en général les deux tables peuvent être réunies dans une seule table Exemple : lorsque la table reliée contient des informations temporaires qu’il faudra supprimer après Iset - cours d'Access initiation

Introduction LES ENTITES RELATIONS Exemple de Base de données : (source: Iset - cours d'Access initiation

Introduction Lancer Microsoft Access Modèles des documents office : Professionnels Education Personnel Exemple Essayez avec le modèle étudiants Iset - cours d'Access initiation

Introduction Création d’une nouvelle base de données Pour créer une nouvelle base de données, vous devez lui donner un nom de fichier Iset - cours d'Access initiation

Introduction Création d’une nouvelle base de données Créez la base en lui donnant le nom de nomprenom (exemple senelleamaury) Iset - cours d'Access initiation

Introduction Création d’une nouvelle base de données

Introduction Création d’une nouvelle base de données Après avoir donné un nom de fichier à votre base, voici ce qui apparait : Iset - cours d'Access initiation

Introduction Après la création, différents éléments apparaissent nom de votre base de donnée Ruban Bouton office Iset - cours d'Access initiation

Introduction Utilisation du ruban Enregistrements Mise en forme Bouton office Iset - cours d'Access initiation

Introduction Utilisation du ruban Etats Vba Tables Formulaires Iset - cours d'Access initiation

Introduction Utilisation du ruban Macros Relations Iset - cours d'Access initiation

Introduction La barre d’état Cette barre affiche des informations spécifiques à la manipulation ou à la tâche en cours et propose des boutons permettant de changer de mode d'affichage. Iset - cours d'Access initiation

Création d’une base de données
PRESENTATION DE L'ENTREPRISE La société sclu pour laquelle vous avez déjà créé 1 base de données (nomprenom) s'occupe du montage et de la vente de périphériques et d'ordinateurs. Cette société vend directement aux administrations, entreprises et particuliers, à l’aide d’un réseau de représentants, des produits sous la marque Sclu ou celles des constructeurs (portables et imprimantes). Pour cette activité, la garantie est de deux ans sur site. Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création Les 3 manières de créer une table Trois méthodes de création de table sont possibles. Créer une table en mode création Création de la structure de la table, des propriétés des champs, désignation d'une clé primaire et saisie de données. Créer une table en entrant des données Access détermine le type de champ et ses propriétés et ajoute une clé primaire. Créer une table à partir d'un modèle La table a pour base la structure d'une table exemple qu'il faut réorganiser. Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle La création d'une table à partir d'un modèle Vous allez créer une première table qui sera dénommée Clients. Cliquez sur l'onglet Créer. Dans le groupe Tables, cliquez sur le bouton Modèles de tables . Dans la liste des propositions, cliquez sur Contacts. Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle La création d'une table à partir d'un modèle L'onglet Table1 est ouvert avec une liste de champs prédéfinis. Le champ, c'est le titre de la colonne. Chaque champ comporte un bouton qui permet d'organiser les lignes du dessous. Si vous cliquez droit sur le nom d'un champ, vous ouvrez un menu contextuel qui permet de procéder à plusieurs opérations différentes (supprimer le champ, insérer une colonne, renommer le champ, etc.) Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle La modification de la liste des champs Modification de la liste des champs La table Clients, nécessite les champs suivants N° Client N° d'ordre de saisie des enregistrements, complété automatiquement par Access. Dénomination Dénomination de l'entreprise ou nom du particulier. Prénom Prénom si particulier. Adresse Nom de la rue et n°. Code postal Code postal Ville Commune Téléphone N° de téléphone. Contact Nom du responsable dans l'entreprise. Il sera donc nécessaire de supprimer certains champs et d'en renommer d'autres. Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle La modification de la liste des champs Supprimer des champs Pour supprimer un champ, cliquez droit sur le nom du champ puis sur Supprimer la colonne. Recommencez la même opération pour chaque suppression. Renommer des champs Cliquez droit sur le nom du champ à renommer et sélectionnez Renommer la colonne. Encodez le nouveau nom de champ. Recommencez la même opération pour chaque champ à renommer. Les champs à renommer ici sont: N° N° Client Nom Dénomination Pays/Région Contact Téléphone personnel Téléphone Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle La saisie des enregistrements Encodez les informations suivantes dans votre table sans vous préoccuper de l'ordre des colonnes. Contact Téléphone Ville Code Postal Adresse Prénom Dénomination N Client Carole Pierrard MONS 7000 Square du Roi 5 Mail Bureautique 1 Olivier Matter LIEGE 4000 Place Blanche 1 Matter Info 2 BRUXELLES 1000 Rue du Midi 73 Oural Computer 3 Luc Leclère CHARLEROI 6000 Rue Descartes 6 Info pour tous 4 Assan Madaoui GEMBLOUX 5030 Allée du Saule 2 Groupement achat 66 5 WAVRE 1300 Rue du Jardin 8 Philippe Maury sa 6 Marc Ferret NAMUR 5000 Grand Place 1 Inspection Finances 7 1020 Avenue Loix 40 Maurice Ouvion 8 Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle Pour l’enregistrement de la table en Clients Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle REMARQUES POUR LA SAISIE DES ENREGISTREMENTS Pour afficher en mode plein écran, cliquez sur l’icône de la fenêtre Clients. [NuméroAuto] signifie que ce champ a été choisi par Access comme clé primaire. Elle permet non seulement de numéroter les enregistrements mais aussi de les repérer lors de recherches et de classements divers. Ce numéro ne peut jamais être modifié. Ainsi, si le n 3 est supprimé, l’enregistrement suivant ne deviendra pas 3 mais restera 4. Il conservera donc son numéro initial. Iset - cours d'Access initiation 37

Méthodes de création à partir d’un modèle REMARQUES POUR LA SAISIE DES ENREGISTREMENTS N’encodez donc rien dans cette colonne, Access le fera pour vous. Pour passer dans la colonne suivante, tapez / ou v Pour corriger une erreur, cliquez dans la cellule et effectuez les corrections nécessaires. Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle REMARQUES POUR LA SAISIE DES ENREGISTREMENTS Déplacements à l’intérieur des champs des enregistrements d’une table: Pour ajuster la largeur des colonnes au contenu: - placez le pointeur sur le trait de séparation des titres de colonnes. Il prend la forme suivante - double-cliquez pour obtenir l’ajustement automatique de toutes les colonnes au contenu le plus large. Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle REMARQUES POUR LA SAISIE DES ENREGISTREMENTS Enregistrer la table Pour enregistrer votre table Clients: dans la barre d’outils, cliquez sur OU utilisez la commande Fichier puis Enregistrer. les touches b et S Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création à partir d’un modèle REMARQUES POUR LA SAISIE DES ENREGISTREMENTS Quitter la table Cliquez sur la case de la fenêtre Clients: Table. La table étant enregistrée et fermée, il vous est possible de quitter Access en cliquant Fichier puis Quitter ou cliquez sur le bouton de fermeture de la base de données Iset - cours d'Access initiation

Méthodes de création sans assistant La société Scluby veut élaborer une table des articles vendus qu’elle nommera Articles. On y retrouvera la référence, une description et le prix des articles ainsi que des informations concernant la gestion des stocks: quantité, stock minimum, disponibilité des articles, fournisseurs. Vous allez créer cette table dans la base de données Nomprenom. OUVERTURE DE LA TABLE Lancez Access et ouvrez la base de données Nomprenom. CREATION DE LA STRUCTURE DE LA TABLE Choisissez l'onglet Créer du groupe Tables, cliquez ensuite sur le bouton Table qui crée une table vide. Iset - cours d'Access initiation 42

Méthodes de création sans assistant CREATION DE LA STRUCTURE DE LA TABLE Ensuite, cliquez droit sur N° qui est le seul champ proposé. Puis, dans la liste des commandes, cliquez sur Renommer la colonne et frappez N°Produit Iset - cours d'Access initiation 43

Méthodes de création sans assistant CREATION DE LA STRUCTURE DE LA TABLE Ensuite, cliquez droit sur LE NOM DE LA TABLE . Renommer frappez Articles ou Attention: si la table est ouverte impossible de la renommer Iset - cours d'Access initiation 44

Méthodes de création sans assistant CREATION DE LA STRUCTURE DE LA TABLE Pour continuer la structure de la table, passez en mode Création. Cliquez sur le bouton Affichage du groupe Affichages de l'onglet Outils de table Feuille de données. Choisissez le mode Création. Attribuez un nom à la table, dans ce cas, Articles et confirmez par OK. Iset - cours d'Access initiation 45

Méthodes de création sans assistant CREATION DE LA STRUCTURE DE LA TABLE Lorsqu’on passe en mode Création. On peut choisir le format des champs Iset - cours d'Access initiation 46

Méthodes de création sans assistant CREATION DE LA STRUCTURE DE LA TABLE Les différents formats sont Iset - cours d'Access initiation 47

Méthodes de création sans assistant DÉNOMINATION DU CHAMP PROPRIÉTÉS DU CHAMP N Produit Clé primaire de type "NuméroAuto" Catégorie 3 lettres: ORD, ordinateur - POR, portable - IMP, imprimante LOG, logiciel – PER, périphériques Référence Texte 10 caractères, indexé sans doublons Désignation Texte 40 caractères, indexé sans doublons PuEntrée Format monétaire Euro, 2 décimales, 12 caractères. C'est le coût de production ou d'achat PV1 Format monétaire Euro, 2 décimales, 12 caractères. C'est le prix de vente entreprises PV2 Format monétaire Euro, 2 décimales, 12 caractères. C'est le prix de vente particuliers Fournisseur Texte de 20 caractères, indexé avec doublons. Ce champ peut rester vide pour les produits fabriqués par l'entreprise. Quantité Numérique 4 caractères sans décimale. Masque de saisie 0000 nul interdit StockMinimum Disponible Admet 2 réponses Oui ou Non. Valeur par défaut Oui La taille du champ s’ajuste au contenu le plus large jusqu’à la taille maximale autorisée Iset - cours d'Access initiation 48

Méthodes de création sans assistant Première ligne de la structure (voir p 50 du diaporama) 1. Dans la fenêtre Table 1, dans la colonne Nom du champ, tapez NProduit puis Entrée. 2. Cliquez sur le bouton  , sur NuméroAuto et e Deuxième ligne de la structure Frappez Catégorie puis v Le type de champ Texte convient. cliquez dans le cadre Propriétés du champ. Face à Taille du champ, tapez 3. Les paramètres utilisés pour indiquer les types de données Texte Paramètre par défaut (jusque 255 caractères). Mémo Texte, sert à saisir des commentaires (jusque caractères). Numérique Nombre limité à la longueur indiquée. Date/heure Date et heure des années comprises entre 100 et 9999. Monétaire Maximum 14 chiffres avant la virgule et 15 après. NuméroAuto Nombre incrémenté automatiquement par Access. Oui/Non Seules la valeurs Oui et Non sont acceptées dans ce champ. Liaison OLE Peut comprendre un document d’une autre application. Liste des choix Accès à longlet ou à l’assistant dans les propriétés. Iset - cours d'Access initiation 49

Méthodes de création sans assistant Troisième ligne de la structure 1. Frappez Référence puis v . Le type de champ Texte convient. 2. Face à Taille du champ, frappez 10. 3. Face à Indexé, cliquez dans la ligne puis sur  , choisissez Oui sans doublons. Ligne 4 1. Frappez Désignation puis v . Le type de champ Texte convient. 2. Face à Taille du champ, frappez 40. 3. Face à Indexé, cliquez sur  , choisissez Oui sans doublons. Ligne 5 1. Frappez PuEntrée puis v , cliquez sur  , choisissez Monétaire. 2. Face à Format, cliquez sur  et choisissez Euro. 3. Face à Décimales, cliquez sur  puis sur 2. Iset - cours d'Access initiation 50

Méthodes de création sans assistant Ligne 6 1. Frappez PV1 puis v. Cliquez sur  , choisissez Monétaire puis Euro. 2. Face à Décimales, encodez 2. 3. Face à Légende, frappez Prix de vente entreprises. Ligne 7 1. Frappez PV2 puis v. Cliquez sur  , choisissez Monétaire puis Euro. 3. Face à Légende, frappez Prix de vente particuliers. Iset - cours d'Access initiation 51

Méthodes de création sans assistant Ligne 8 1. Frappez Fournisseurs puis v . Le type de champ Texte convient. 2. Taille du champ Frappez 20. 3. Face à Chaîne vide autorisée, sélectionnez Oui (pour ne pas renseigner le champ pour les articles fabriqués par lentreprise). 4. Face à Indexé, sélectionnez Oui avec doublons. Ligne 9 1. Frappez Quantité puis v .Cliquez sur  et sélectionnez Numérique. 2. Face à Décimales frappez 0. 3. Face à Masque de saisie frappez 0000. 4. Face à Nul interdit sélectionnez Oui. Iset - cours d'Access initiation 52

Méthodes de création sans assistant Ligne 10 1. Frappez StockMinimum puis v. Cliquez sur  et sélectionnez Numérique 2. Face à Décimales, cliquez sur  et choisissez 0. 3. Sur la ligne Masque de saisie frappez 0000. 4. Face à Nul interdit sélectionnez Oui. Ligne 11 1. Frappez Disponible puis v Cliquez  et sélectionnez Oui ou Non (case à cocher). 2. Face à Valeur par défaut frappez Oui. 3. Face à Message si erreur frappez Ne frapper que oui ou non (ce message sera alors affiché pendant la saisie si une valeur différente est encodée dans ce champ. Iset - cours d'Access initiation 53

Méthodes de création sans assistant CLE PRIMAIRE Access ajoute d’office une clé primaire à une base de données. Dans ce cas ci, vous allez placer vous-même la clé primaire sur le premier champ. Cliquez ensuite sur l’icône de la barre d’outils Création de table ou Utilisez les commandes Edition puis Clé primaire. Une petite clé est alors affichée avant le premier champ dans la première colonne. Iset - cours d'Access initiation 54

Méthodes de création sans assistant CLE PRIMAIRE Clé primaire - Définition Une clé primaire est un champ ou un ensemble de champs de la table qui indique l'identificateur unique de chaque ligne dans Microsoft Office Access Dans une base de données relationnelle (Office Access 2007, par exemple), vous divisez vos informations en différentes tables en fonction d'un sujet donné. Ensuite, vous utilisez des relations entre les tables et des clés primaires pour indiquer comment rassembler à nouveau ces informations. Access fait appel à des champs de clé primaire pour associer rapidement des données issues de plusieurs tables et les combiner de manière significative. Ce principe est applicable car, après avoir défini la clé primaire, vous pouvez l'utiliser dans d'autres tables en référence à la table qui contient la clé primaire. Par exemple, le champ Réf client de la table Clients peut également apparaître dans la table Commandes. Dans la table Clients, il s'agit de la clé primaire, tandis que dans la table Commandes, il s'agit d'une clé externe. Pour faire simple, une clé externe est la clé primaire d'une autre table. Source: Iset - cours d'Access initiation 55

Méthodes de création sans assistant CLE PRIMAIRE Clé primaire Clé étrangère : Source: Iset - cours d'Access initiation 56

Méthodes de création sans assistant CLE PRIMAIRE La plupart du temps, un numéro d'identification unique, comme une référence, un numéro de série ou un code, fait office de clé primaire dans une table. Par exemple, vous pouvez créer une table Clients où chaque client est associé à une référence client unique. Dans ce cas, le champ Réf client constitue la clé primaire. Une clé primaire idéale doit présenter plusieurs caractéristiques. Tout d'abord, elle doit identifier chaque ligne de manière unique. Ensuite, elle ne peut pas être vide ou avoir la valeur Null (en d'autres termes, elle doit toujours contenir une valeur). Enfin, elle ne doit changer que rarement (de préférence, jamais). Access fait appel à des champs de clé primaire pour rassembler rapidement des données issues de plusieurs tables. Un nom ou une adresse constituent des exemples de clé primaire peu adaptés. En effet, ils contiennent des informations qui peuvent varier dans le temps. Source: Iset - cours d'Access initiation 57

Méthodes de création sans assistant CLE PRIMAIRE Vous devez toujours spécifier une clé primaire pour une table. Access crée automatiquement un index pour la clé primaire pour accélérer les requêtes et les autres opérations. En outre, il veille à ce que chaque enregistrement soit associé à une valeur dans le champ de clé primaire et à ce qu'il soit toujours unique. Lorsque vous créez une table en mode Feuille de données, Access crée une clé primaire en lui attribuant le nom de champ ID et le type de données NuméroAuto. Par défaut, ce champ est masqué en mode Feuille de données. Pour l'afficher, vous devez activer le mode Création. Si vous n'avez aucune idée quant au champ ou au groupe de champs à utiliser comme clé primaire, pensez à utiliser une colonne du type NuméroAuto. En effet, ce type d'identificateur ne contient pas d'informations liées à des faits pour décrire la ligne représentée. Il est recommandé d'utiliser des identificateurs qui ne sont pas liés à des faits car leur valeur ne change pas. En effet, il est probable qu'une clé primaire contenant des faits sur une ligne (numéro de téléphone ou nom de client, par exemple) change, car ce type d'information peut varier. Source: Iset - cours d'Access initiation 58

Méthodes de création sans assistant CLE PRIMAIRE Une colonne associée au type de données NuméroAuto constitue souvent une clé primaire appropriée, car elle garantit que chaque référence produit est unique, par exemple. Dans certains cas, vous pouvez utiliser plusieurs champs qui constituent ensemble la clé primaire d'une table. Par exemple, la table Détails des commandes peut utiliser deux colonnes comme clé primaire : Réf commande et Réf produit. Lorsqu'une clé primaire fait appel à plusieurs colonnes, elle est appelée « clé composite ». Source: Iset - cours d'Access initiation 59

Méthodes de création sans assistant Pour fermer la table cliquer sur Apparaît un message Cliquer sur oui Iset - cours d'Access initiation 60

Méthodes de création sans assistant Saisie des informations CHAMPS CALCULES Les champs PV1 et PV2 sont calculés à partir du champ PuEntrée. L’enregistrement en mode Feuille de données ne permet pas d’effectuer des calculs. Il faut pour cela passer en mode Formulaire que vous allez voir par la suite. Pour l’instant, laissez ces deux champs vides. Iset - cours d'Access initiation 61

Méthodes de création sans assistant Saisie des informations de la base de données nomprenom REMARQUE SUR LA SAISIE DES ENREGISTREMENTS Pour saisir les différents enregistrements, il faut quitter le mode Création de table pour passer en mode Feuille de données. Cliquez sur l’icône Affichage du groupe Affichages Iset - cours d'Access initiation 62

Méthodes de création sans assistant Saisie des informations SAISIE DES LIGNES OU FICHES 1. Frappez ORD (vous avez volontairement limité le nombre de caractères à 3 dans la structure) puis v . 2. Frappez K v Weza 880 AMD v . 3. Dans le champ PuEntrée, frappez 407,50 et v . 4. Les prix de vente résultant d’un calcul, laissez vide pour l’instant. 5. Pas de fournisseur, frappez v . 6. Frappez 0029 (puisque vous avez prévu 4 chiffres) et v . L’affichage reprend cependant 29. 7. Frappez 0020 (affichage 20) et v . 8. Le champ Disponible est comme prévu complété par un coche qui correspond à Oui. Il suffit de cliquer dans la case pour décocher ce qui signifierait Non. 9. Terminez la ligne par v et encodez les fiches suivantes. Adaptez ensuite la largeur des colonnes. Iset - cours d'Access initiation 63

Méthodes de création sans assistant Encodage des informations Iset - cours d'Access initiation 64

FORMAT D’AFFICHAGE DES CHAMPS NUMERIQUES, DATE ET HEURE Iset - cours d'Access initiation 65

Vous allez créer une table fournisseurs selon les informations ci-dessous Iset - cours d'Access initiation 66

STRUCTURE DE LA TABLE FOURNISSEURS CHAMP CARACTERISTIQUES DU CHAMP NOrdre Numéro auto. Clé primaire. NCompte Texte 6 chiffres. Masque de saisie Ne peut être vide Dénomination Texte 20 caractères . Indexé sans doublons. Adresse Texte 60 caractères. CodeP Texte 4 caractères. Masque Indexé avec doublons. Ville Texte 15 caractères. Téléphone Fax Contact Texte 20 caractères. Fonction Texte 30 caractères. Acheteur WEZA Texte 20 caractères. Indexé avec doublons. Catégorie Texte 3 caractères. Indexé avec doublons. ModeDeRèglement Texte 30 caractères. Indexé avec doublons. Iset - cours d'Access initiation 67

SAISIR LES INFORMATIONS DANS LA TABLE Rappel Ajuster la largeur des colonnes SAUVEGARDER LA TABLE FOURNISSEURS FERMER LA TABLE FOURNISSEURS Iset - cours d'Access initiation 68

Dans la même base de données nomprenom, vous allez créer le fichier Commerciaux d’après les informations suivantes: N Com ONSS Nom Prénom Tél Personnel Secteur Taux commission 1 Jamin Claude 2 2,50 % Leroy Michel 3,12 % 3 Martini Joseph 2,58 % STRUCTURE DE LA TABLE COMMERCIAUX CHAMP CARACTERISTIQUES DU CHAMP NCom Numéro auto. Clé primaire. ONSS Texte 15 caractères. Masque de saisie. Indexé sans doublons. Nom Texte 20 caractères. Indexé avec doublons. Prénom Texte 20 caractères. TélPersonnel Texte 15 caractères. Masque de saisie. Secteur Texte 1 caractère. TauxCommission Numérique. Taille: réel double. Format: numérique, pourcentage, 2déc Iset - cours d'Access initiation 69

Dans la même base de données nomprenom, vous allez créer le fichier Commerciaux d’après les informations suivantes: N Com ONSS Nom Prénom Tél Personnel Secteur Taux commission 1 Jamin Claude 2 2,50 % Leroy Michel 3,12 % 3 Martini Joseph 2,58 % STRUCTURE DE LA TABLE COMMERCIAUX CHAMP CARACTERISTIQUES DU CHAMP NCom Numéro auto. Clé primaire. ONSS Texte 15 caractères. Masque de saisie. Indexé sans doublons. Nom Texte 20 caractères. Indexé avec doublons. Prénom Texte 20 caractères. TélPersonnel Texte 15 caractères. Masque de saisie. Secteur Texte 1 caractère. TauxCommission Numérique. Taille: réel double. Format: numérique, pourcentage, 2déc SAISIR LES INFORMATIONS Pour la colonne Taux Commission, il faudra encoder pour 2,50 %: (soit 2,5 divisé par 100). ENREGISTRER LA TABLE COMMERCIAUX FERMER LA TABLE COMMERCIAUX Iset - cours d'Access initiation 70

Toujours dans la base de données nomprenom, vous allez maintenant créer le fichier salariés qui suit: STRUCTURE DE LA TABLE SALARIES CHAMP CARACTERISTIQUE DU CHAMP NEmployé Numérotation Auto. Clé primaire. ONSS Nom Prénom Voir mêmes champs de la table Commerciaux. Fonction Service Texte 20 caractères. Adresse CodePostal Ville TélPersonnel Voir mêmes champs de la table Fournisseurs. Embauche Type de données: Date/Heure; Format et Masque de saisie: Date, abrégée. Observations Champ de type Mémo. CREER LA STRUCTURE DE LA TABLE SALARIES SAISIR LES INFORMATIONS ENREGISTRER LA TABLE SALARIES FERMER LA TABLE SALARIES Iset - cours d'Access initiation 71

Toujours dans la base de données nomprenom, vous allez maintenant créer le fichier salariés qui suit: N Employé ONSS Nom Prénom Fonction Service 1 Ferrier Carole Technicien Assemblage 2 Martinez Patrick Chef d’équipe 3 Jamin Claude Commercial 4 Raynaud Luc 5 Méric Louis 6 Leroy Michel 7 Mauraru Céline Secrétaire Administration 8 Papin Ludovic Comptable 9 Caritan Marc 10 Charmelet Cybille 11 Martini Joseph Suite… Iset - cours d'Access initiation 72

Toujours dans la base de données nomprenom, vous allez maintenant créer le fichier salariés qui suit: Adresse Code postal Ville Tél personnel Date embauche Observations Rue des Peupliers 34 1070 BRUXELLES Célibataire Rue Lamartine 11 1332 GENVAL Marié, 2 enfants Boulevard Jacqmain 25 1000 Marié, 3 enfants Rue du Château 50 1030 Place Dunant 14 1300 WAVRE Rue Alexandre Riot 31 Marié, 1 enfant Rue Pasteur 60 1400 NIVELLES Divorcée, 2 enfants Allée des Ormes 9 7850 ENGHIEN Marié, 4 enfants Chemin des Dames 603 1210 Marié Avenue Victor Hugo 193 4000 LIEGE Rue de la Vigne 314 1060 Iset - cours d'Access initiation 73

Modification de la structure et du contenu d’une table
Les données contenues dans une table sont à tout moment susceptibles d'être modifiées. C'est la structure même de la table qu'il faudra modifier Ouvrez la base de données nomprenom. Vous devrez apporter plusieurs modifications à la table Clients. Enregistrement 4 le client s’appelle Micro pour tous et non Info pour tous. Le nom du contact a changé: André Pierrard remplace Luc Leclère. Enregistrement 2 la sprl Matter Info a cessé ses activités, il faut supprimer sa fiche. Deux nouveaux clients sont venus s’ajouter: Nom Adresse Code Postal Ville Téléphone Contact Micro Cap + Route de Mons 58 7130 BINCHE Annie Leroux Cyber Micro Place Verte 5 5000 NAMUR Gilles THOMAS Voir démarche à la suite Iset - cours d'Access initiation 74

Ouverture de la table et passage en mode Modification Dans la fenêtre nomprenom: Base de données, double cliquez sur le nom de la table, Clients du volet de navigation ou cliquez droit sur le nom de la table et choisir Ouvrir dans le menu contextuel.. Le contenu de la table est affiché en mode Feuille de données Modification du contenu d’un champ Placez-vous sur Info pour tous et frappez le nouveau nom Micro pour tous. Dans le champ Contact, cliquez sur Luc Leclère et frappez André Pierrard. Le symbole le symbole figure sur la ligne en cours de modification. Suppression d’un enregistrement Placez votre curseur à la ligne 2, dans la première colonne. Le symbole  prend la forme  Cliquez gauche pour sélectionner la ligne entière et frappez la touche c Répondez au message en cliquant Oui. Vous pouvez remarquer que le numéro de lenregistrement (soit le 2) nest plus réutilisé. Iset - cours d'Access initiation 75

Ajout de nouveaux enregistrements Placez votre curseur sur (Nouv) et encodez les nouvelles données. Sélection dans une table à l’aide du clavier Sauvegardez de la table modifiée Iset - cours d'Access initiation 76

Vous allez tout d'abord placer les champs dans l'ordre suivant: N°Client, Dénomination, Prénom, Adresse, CodePostal, Ville, Téléphone, Contact Toujours dans la table Clients, vous devrez insérer le champ Catégorie entre les champs Ville et Téléphone. Ce nouveau champ comprendra une des trois données: Entreprise, Administration ou Particulier. Après le champ NClient, vous placerez un champ NCompte. Ensuite, vous déplacerez le champ Contact après le champ Prénom. Iset - cours d'Access initiation 77

Passage en mode création de table Cliquez sur le bouton Affichage et choisir Mode création. 1. Insertion du champ Catégorie Cliquez sur Téléphone puis sur le bouton Insérer des lignes du groupe Outils de table - Création Sur la ligne insérée, frappez la dénomination du champ: Catégorie v puis frappez 20 pour définir la taille du champ texte. Face à Indexé, choisissez oui avec doublons. 2. Insertion du champ NCompte Cliquez sur Dénomination puis sur le bouton Insérer des lignes du groupe Outils de table - Création Sur la ligne insérée, frappez la dénomination du champ: NCompte puis v . Frappez 10 pour définir la taille du champ. Face à Masque de saisie, demandez la saisie de 6 caractères, frappez pour cela Face à Indexé, choisissez oui avec doublons. Iset - cours d'Access initiation 78

3. Modification de l’ordre des champs Placez votre curseur sur  face à Contact et cliquez gauche pour placer toute la ligne en vidéo inverse. Glissez-déplacez le pointeur au-dessus du champ Adresse et lâchez le bouton de la souris. Passez en mode Feuille de données pour encoder les informations dans les champs NCompte et Catégorie. Dénomination Catégorie NCompte Mail Bureautique Entreprise 411298 Oural Computer 411518 Micro pour tous 411043 Groupement achat 66 Administration 411568 Maury sa 411314 Inspection Finances 411618 Ouvion Particulier 411541 Micro Cap + 411037 Cyber Micro 411754 Iset - cours d'Access initiation 79

Sauvegardez votre travail en cliquant sur . . Pour revenir dans la fenêtre de la base de données nomprenom, cliquez sur le bouton système de la fenêtre de la table Clients Iset - cours d'Access initiation 80

. Double-cliquez sur la table Articles de la même base de données nomprenom vous allez supprimer le champ Catégorie. Dans la structure de la table, cliquez sur le sélecteur de ligne (première colonne) du champ Catégorie pour placer toute la ligne en vidéo inversée. Cliquez sur le bouton Supprimer des lignes du groupe Outils de table - Création Confirmez par Oui en réponse au message. Enregistrez la structure modifiée et repassez en mode Feuille de données en cliquant sur l’icône . Iset - cours d'Access initiation 81

Vous devez apporter maintenant une nouvelle modification à cette table. Pour le Baladeur multimédia ZenC, la quantité du stock est de 1 et non de 7. Dans le champ Quantité, frappez 0001 (au lieu de 7). De plus, l'article n'est pas disponible chez l'importateur pour des problèmes liés à des formalités douanières. Déplacez-vous dans la colonne du champ Disponible et désactivez le coche . Sauvegardez la table modifiée en cliquant sur l’icône d’enregistrement Iset - cours d'Access initiation 82

Réalisation de calculs dans des champs
Pour réaliser des calculs dans des champs, il faut obligatoirement passer en mode Formulaire. Chaque enregistrement est présenté sous la forme d'un écran ou d’une fiche qui comprend le libellé des champs en regard de l’information correspondante que l’on va appeler étiquettes . Formulaire instantané les 3 modes d'affichage Formulaire: à partir de la feuille de données Articles, cliquez sur le bouton Formulaire du groupe Formulaires de l'onglet Créer. Iset - cours d'Access initiation 83

La première fiche apparaît alors à l'écran. . Formulaire double affichage à partir de la feuille de données Articles, cliquez sur le bouton Formulaire double affichage du groupe Formulaires de l'onglet Créer Iset - cours d'Access initiation 84

La présentation comporte 2 parties: la fiche et en dessous la feuille de données du formulaire. . A partir de la feuille de données Articles, cliquez sur le bouton Plusieurs éléments du groupe Formulaires de l'onglet Créer. Iset - cours d'Access initiation 85

Plusieurs fiches sont ainsi affichées sur votre écran . Iset - cours d'Access initiation 86

Vous allez compléter les champs PV1 et PV2 qui sont calculés à partir du prix unitaire d’entrée (PuEntrée) auquel le coefficient 1,40 est appliqué pour les entreprises et les administrations (PV1) et le coefficient 1,50 pour les particuliers (PV2).. . Encodage des champs calculés Choisissez le mode Formulaire double affichage. Ensuite, cliquez sur le bouton Affichage et choisissez Mode création Iset - cours d'Access initiation 87

Face au champ PV1, remplacez PV1 par la formule =PuEntrée*1,4 Face au champ PV2, remplacez PV2 par la formule =PuEntrée*1,5 . Iset - cours d'Access initiation 88

Vous remarquerez qu’Access a ajouté, lui-même, des crochets autour du nom de champ . Pour visualiser le résultat de ces formules, quittez le mode Création et revenez dans le formulaire proprement dit en cliquant sur l’icône du mode Formulaire Iset - cours d'Access initiation 89

Le déplacement à l'intérieur d'une même fiche peut se faire utilisant les boutons de magnétoscope de la barre de défilement horizontale pour changer de fiche. . Le formulaire peut alors être sauvegardé en cliquant sur l’icône Enregistrer. Il portera le même nom que la table soit Articles (proposé par défaut) puis OK. Iset - cours d'Access initiation 90

Ajout d’une fiche en mode formulaire
Vous allez compléter les deux colonnes de prix de vente de la Table Articles à l’aide de ces deux mêmes colonnes du Formulaire Articles. 1. Ouvrez la base de données nomprenom. 2. Sélectionner le Formulaire Articles. 3. Cliquez sur le titre de la colonne PV1 pour la sélectionner et glissez le pointeur de la souris sur la colonne PV2 . Iset - cours d'Access initiation 91

4. Ces 2 colonnes sélectionnées, cliquez sur le bouton Copier de l'onglet Accueil 5. Ouvrez la fenêtre Table, Articles et sélectionnez les colonnes PV1 et PV2. 6. Cliquez sur le bouton Coller de l'onglet Accueil. 7. Confirmez ces modifications en cliquant Oui. . Iset - cours d'Access initiation 92

Sauvegardez et quittez. . Iset - cours d'Access initiation 93

A partir du formulaire en double affichage, cliquez sur le bouton Ajout d'un nouvel enregistrement Bouton nouvel enregistrement . Iset - cours d'Access initiation 94

Vous allez encoder une fiche supplémentaire comportant les informations suivantes: . NProduit Référence 35901G Désignation Works Microsoft PuEntrée 99,00 (en ) Prix de vente entreprises champ calculé Prix de vente particuliers Fournisseurs Microsoft Quantité 20 Stock minimum 10 Iset - cours d'Access initiation 95

Mise à jour de la table Copiez-collez des données du formulaire vers la table Enregistrez et quittez le formulaire ET la table Articles. . Iset - cours d'Access initiation 96

Vous allez modifier la Table Fournisseurs de la base de données nomprenom. 1. Vous allez ajouter la fiche 9 qui comprend les informations ci-dessous: NCompte 401594 Dénomination MicroZ59 Adresse Rue de Paris 55 CodePostal 7000 Ville MONS Téléphone Fax Contact M. Verbeke Acheteur Jamin Catégorie PER ModeDeRèglement 30 jours facture 2. Supprimez le champ Catégorie. 3. Placez le champ Acheteur après le champ NCompte. 4. Enregistrez les modifications Iset - cours d'Access initiation 97

Vous allez modifier la Table Commerciaux de la base de données nomprenom. Ouvrez la table Commerciaux de la base de données nomprenom pour y modifier les informations suivantes. 1. Modifiez le taux de commission de Claude Jamin qui passe de 2,50 % à 2,58 %. 2. Entre les champs Secteurs et TauxCommission, ajoutez le champ Exclusif. Cest un champ de type Oui/Non. Le Oui est affecté doffice. Seul Michel Leroy est représentant indépendant et sa fiche comprendra la mention Non (la case ne sera donc pas cochée). Iset - cours d'Access initiation 98

3. En fin de structure, ajoutez les champs Ventes01 et Commissions01 qui sont deux champs numériques, libellés en € et avec deux chiffres décimaux. 4. Complétez le champ Ventes01 avec les données suivantes: Jamin ,00  Leroy ,00  Martini ,00  Iset - cours d'Access initiation 99

5. Modifiez le format du champ TauxCommission qui doit devenir Numérique à 2 décimales et réencodez les taux de commission sans le symbole %. 6. Créez le Formulaire automatique Commerciaux. 7. Dans le Formulaire Commerciaux, complétez le champ Commission01 qui est le résultat de la formule: =Ventes01*TauxCommission/100 8. Complétez la colonne Commission01 de la Table Commerciaux à laide de la feuille Commerciaux du Formulaire (Copier - Coller). 9. Enregistrez votre travail et quittez la base de données nomprenom. Iset - cours d'Access initiation 100

1. Vous allez créer un champ supplémentaire dans la table Clients de la base de données nomprenom qui s’intitulera Plafond et qui correspond au maximum de crédit autorisé pour chaque client. Il est de € pour tous les clients. Ce champ sera de type numérique en Euro, 2 décimales, avec séparateur de milliers (format numérique standard). En aucun cas son contenu ne pourra dépasser . En cas de dépassement, le message suivant sera affiché: Plafond maximum autorisé  2. Vous allez également modifier le champ NCompte qui deviendra la clé primaire du fichier. Il sera, dès lors indexé sans doublons (il ne peut pas y avoir plusieurs clients différents avec le même numéro de compte). Iset - cours d'Access initiation 101

Procédure pour ajouter un champ Ouvrez la table Clients de la base de données nomprenom. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Affichage pour passer en Mode Création. Cliquez sur Adresse puis sur le bouton Insérer des lignes (onglet Outils de Table – Création du groupe Outils). Frappez Plafond. Choisissez Numérique, format Euro, Décimales 2, valeur par défaut 1000, face à valide frappez <=1000, message si erreur Plafond maximum autorisé: 1000 € Iset - cours d'Access initiation 102

Procédure pour modifier les propriétés d'un champ Cliquez sur la ligne 2, N°Compte. Pour la colonne Type, choisissez Numérique et cliquez sur le bouton Clé primaire Cliquez face à Null interdit sur Oui. Iset - cours d'Access initiation 103

Passez en Mode feuille de données. Cliquez plusieurs fois sur Oui ou OK tel que le propose Access. Mettez la colonne Plafond à jour. Enregistrez et quittez la table. Iset - cours d'Access initiation 104

La table Clients comporte des renseignements qui ne sont que rarement modifiés (nom, prénom, n de compte). Dautres informations, par contre, changent plus régulièrement, telles que date de la dernière commande ou facture, solde du compte. Ces informations "variables" vont faire lobjet dune nouvelle table que vous allez appeler ClientsSituation. Description de la structure de la table ClientsSituation DENOMINATION DU CHAMP PROPRIETES DU CHAMP NOrdre Numéro automatique NCompte Clé primaire, masque de saisie , nul interdit, indexé sans doublons. Plafond Valeur par défaut €, format Euro, 2 décimales. SoldeCompte Numérique, réel double (car il permet la saisie de décimales), format  à 2 décimales, séparateur de milliers, ne peut dépasser le plafond autorisé de  (valide si <=1000), message derreur: supérieur au plafond autorisé. DernièreFact Champ Date/Heure, format date abrégé. Iset - cours d'Access initiation 105

Les informations à saisir seront les suivantes: DENOMINATION DU CHAMP PROPRIETES DU CHAMP NOrdre Numéro automatique NCompte Clé primaire, masque de saisie , nul interdit, indexé sans doublons. Plafond Valeur par défaut €, format Euro, 2 décimales. SoldeCompte Numérique, réel double (car il permet la saisie de décimales), format  à 2 décimales, séparateur de milliers, ne peut dépasser le plafond autorisé de  (valide si <=1000), message derreur: supérieur au plafond autorisé. DernièreFact Champ Date/Heure, format date abrégé. Iset - cours d'Access initiation 106

RECHERCHES, TRIS ET FILTRES A PARTIR D’UNE TABLE
Dans la table Clients de la base de données nomprenom, vous allez rechercher le ou les enregistrements des clients qui habitent Namur (code postal 5000). : RECHERCHE DUNE DONNEE PRECISE Cliquez sur licône Rechercher de l'onglet Accueil Dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer,f ace à Rechercher, frappez 5000 Iset - cours d'Access initiation 107

Dans la table Clients de la base de données nomprenom, vous allez rechercher le ou les enregistrements des clients qui habitent Namur (code postal 5000). : RECHERCHE DUNE DONNEE PRECISE Face à Regarder dans, choisissez Clients. Face à Où, choisissez Champ entier et cliquez sur le bouton Suivant. Linformation 5000 est placée en vidéo inverse dans la table. Pour rechercher une autre fiche répondant au même critère, cliquez sur Suivant. Cliquez sur le bouton Suivant pour rechercher d'éventuelles autres fiches répondant au même critère. Lorsqu'il n'y a plus d'enregistrement répondant à ce critère, Word affiche la fenêtre ci-dessous Iset - cours d'Access initiation 108

RECHERCHE UTILISANT LES CARACTERES JOKERS Vous souhaitez maintenant rechercher les fiches des clients de Bruxelles. Voir la page précédente. Face à Regarder dans, cliquez sur le bouton  et choisissez Clients Face à Rechercher, frappez 10*. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant. Linformation (1000 puis 1020) est placée en vidéo inverse dans la table. Pour rechercher une autre fiche répondant au même critère, cliquez sur Suivant. Pour clôturer votre recherche, cliquez OK. Iset - cours d'Access initiation 109

Les caractères génériques Iset - cours d'Access initiation 110

RECHERCHER – REMPLACER Toujours dans la même table Clients, le contact de Mail Bureautique n'est plus Carole Pierrard, elle est remplacée par Martine Callens. 1. Placez votre curseur dans le champ concerné. Cliquez sur le bouton Remplacer Dans la fenêtre rechercher et Remplacer, face à Rechercher, frappez Carole Pierrard. 4. Face à Remplacer par, frappez Martine Callens. 5. Cliquez sur le bouton Remplacer tout. 6. Au message dAccess vous proposant de continuer, répondez par Oui. 7. Enregistrez les modifications avant de quitter. Iset - cours d'Access initiation 111

CLASSEMENT DES ENREGISTREMENTS : LES TRIS
Vous allez trier la table Salariés par ordre alphabétique croissant des noms, puis dans lordre alphabétique décroissant. Tri croissant Tri décroissant Gommer le tri Iset - cours d'Access initiation 112

CLASSEMENT DES ENREGISTREMENTS : LES TRIS
Tri croissant 1. Placez le pointeur de la souris sur le premier enregistrement dans la colonne du champ Nom. 2. Cliquez sur le bouton Tri croissant de l'onglet Accueil du groupe Trier et Filtrer. Tri décroissant 1. Placez le pointeur de la souris sur le premier enregistrement dans la colonne du champ Nom. 2. Cliquez sur le bouton Tri décroissant de l'onglet Accueil du groupe Trier et Filtrer. . Iset - cours d'Access initiation 113

LA SELECTION DES FICHES: LE FILTRAGE
Pour effectuer des recherches dans une table ou un formulaire, Access propose deux possibilités: - le filtre qui permet une recherche rapide mais ne peut être utilisé quune seule fois; - la requête qui permet de manipuler les données de plusieurs tables et deffectuer des totaux. Elle peut être utilisée plus dune fois. Nous étudierons la requête en détail dans le chapitre suivant. Iset - cours d'Access initiation 114

Filtrage d’une table Sélection Sélection Filtre avancé préalable Appliquer le filtre Toujours dans la table Salariés de la base de données nomprenom, vous allez demander à n’afficher que les employés travaillant dans le service commercial ou à l’administration Iset - cours d'Access initiation 115

Options avancées: filtre avancé 1. Cliquez sur le bouton Filtre avancé. 2. La boîte de dialogue SalariésFiltre1 se décompose en deux parties. La première reprend la liste des champs de la table Salariés. La seconde organise le filtre. 3. Cliquez dans la première colonne de la ligne Champ puis sur le bouton daffichage et choisir Nom 4. Sur la ligne en-dessous (tri), cliquez sur le bouton  et choisir Croissant. 5. Dans la 2e colonne, cliquez sur le bouton  et choisir Service dans la liste affichée. 6. Face à la ligne Critères, frappez Commercial y puis Administration (Access ajoute automatiquement des guillemets). Iset - cours d'Access initiation 116

Le filtre étant mis en place, il ne suffit plus que de demander son application en cliquant sur le bouton Le résultat du filtrage apparaît à lécran. Remarque Pour faire réapparaître tous les enregistrements, il suffit de cliquer une nouvelle fois sur le bouton . Quittez sans sauvegarder). Iset - cours d'Access initiation 117

Vous allez ouvrir la table Articles. Le filtre s'effectuera sur les champs Fournisseurs (qui commencent par la lettre M = M*) et dont le PuEntrée est supérieur à 350 € (>350) Cliquez sur le bouton de Filtre avancé et choisir Filtre/tri avancé. Dans la 1re colonne, face à Champ, cliquez sur  puis sur Fournisseur. Face à critère, frappez M* Dans la 2e colonne, face à Champ, cliquez sur  puis sur PuEntrée. Face à critère, frappez >350 Réalisez le filtre en cliquant sur . Imprimez avant de quitter sans sauvegarde Iset - cours d'Access initiation 118

Tri multicritères Ouvrez la table Articles pour classer temporairement les articles par ordre alphabétique croissant des Fournisseurs et à l'intérieur de ce classement, par ordre croissant des PuEntrée. Cliquez sur le bouton Options de filtre avancé et choisir Filtre/triavancé. Dans la 1re colonne, face à Champ, cliquez sur  puis sur Fournisseur. Face à Tri, cliquez sur  et sélectionnez ensuite Croissant. Dans la 2e colonne, face à Champ, cliquez sur  puis sur PuEntrée. Réalisez le filtre en cliquant sur . Imprimez avant de quitter sans sauvegarde. Iset - cours d'Access initiation 119

Ouvrez la table Salariés de la base de données INFOnomprenom. 1. Classez par date d’embauche et pour une même date dembauche par ordre alphabétique croissant des noms. 2. Imprimez le résultat du tri en respectant l’ordre suivant dans les champs: Nom, Prénom, Fonction, DateEmbauche, ONSS. 3. Quittez sans sauvegarder. Iset - cours d'Access initiation 120

Ouvrez la table Salariés de la base de données nomprenom. 1.Triez les enregistrements par ordre alphabétique croissant du champ Fonction. 2.Classez la table selon les 3 critères suivants: par service, à l'intérieur des services, par ville, à l'intérieur des villes, par date croissante d'embauche. 3.Imprimez le résultat du tri pour les seuls champs: Nom, Prénom, Service, Ville, Embauche. 4.Quittez sans sauvegarder. Remarque concernant l'affichage des colonnes Pour masquer une colonne que lon ne veut pas afficher ou imprimer, cliquez sur son intitulé (mise en vidéo inverse) et cliquez droit? Choisissez Masquer les colonnes dans le menu contextuel.. Pour rétablir laffichage des colonnes masquées, utilisez la commande Format et Afficher les colonnes. Iset - cours d'Access initiation 121

Ouvrez la table Salariés de la base de données nomprenom. 1.Affichez uniquement les fiches concernant le fournisseur Sudinfo classées par ordre décroissant des Prix unitaires d'articles. 2.Imprimez le résultat Affichez cette même table en totalité. 1.Filtrez les fiches dont le prix de vente aux particuliers est supérieur à 750 € en commençant par l'article le plus cher. 2.N'affichez que les champs: Référence, Désignation et Prix de vente aux particuliers (PV2). 3.Imprimez le résultat du tri et quittez sans sauvegarder. Iset - cours d'Access initiation 122

LES REQUETES Une requête est une question qui porte sur le contenu dune ou de plusieurs tables ou formulaires. Les requêtes peuvent être regroupées en 3 catégories. CATEGORIES DE REQUETES - Requête Sélection: affiche les données sélectionnées et triées. - Requête Analyse croisée: présente les données comme dans une feuille de calcul. - Requête Action: permet de modifier plusieurs enregistrements en une seule opération. Elle permet également de créer une nouvelle table ou de fusionner des tables. Iset - cours d'Access initiation 123

LES REQUETES Une requête est une question qui porte sur le contenu dune ou de plusieurs tables ou formulaires. LA REQUETE SELECTION A partir de la table Clients de la base de données NOMPRENOM, vous allez demander dafficher les champs NCompte, Dénomination, Prénom, Téléphone et Contact, classés par ordre décroissant (champ Catégorie) et ceci pour les entreprises et les administrations (donc pas pour les particuliers). Le champ Catégorie ne devra cependant pas être affiché. Les entreprises seront affichées avant les administrations et le résultat de la requête sera imprimé en caractères italiques, de taille 14, police Arial. Iset - cours d'Access initiation 124

LES REQUETES OUVERTURE DE LA GRILLE D’ORGANISATION DE LA REQUETE 1. Dans la fenêtre nomprenom: base de données, cliquez sur Le bouton Création de requête de l'onglet Créer et du groupe Autre.. Access ouvre la fenêtre Requête1 ainsi que la boîte de dialogue Afficher la table. Cliquez sur Clients qui est la table servant de base à la sélection, ensuite sur le bouton Ajouter et enfin sur le bouton Fermer. Iset - cours d'Access initiation 125

LES REQUETES La fenêtre Requête1 se présente telle que ci-dessous. Iset - cours d'Access initiation 126

LES REQUETES CARACTERISTIQUES DE LA REQUETE 1. Face à Champ, cliquez sur le bouton daffichage des listes de la première colonne  . 2. Dans la liste cliquez sur NCompte. 3. Dans les colonnes suivantes, procédez de la même manière pour les champs Dénomination, Prénom, Téléphone et Contact. 4. Pratiquez de la même façon pour le champ Catégorie. De plus, dans la colonne correspondante, cliquez sur la ligne Tri puis sur le bouton daffichage des choix  et choisir Décroissant (entreprises venant a .vant administrations). 5. Désactivez la case daffichage de ce champ en cliquant dessus . 6. Ajustez la largeur des colonnes. Iset - cours d'Access initiation 127

LES REQUETES EXECUTION DE LA REQUETE Il vous suffit de cliquer sur licône exécuter ENREGISTRER LA REQUETE 1. Cliquez droit sur Requête1 et cliquez sur Enregistrer. 2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, encodez son nom attribué: Répertoire1 puis OK. Iset - cours d'Access initiation 128

LES REQUETES IMPRESSION DU RESULTAT DE LA REQUETE Pour appliquez les critères demandés (italique, Arial, 14 points): Sélectionnez l'ensemble des lignes en cliquant sur le bouton situé en haut à gauche du tableau de données. Choisissez la police, la taille et l'apparence demandées. Ajustez la largeur des colonnes et imprimez avant de quitter la table. Iset - cours d'Access initiation 129

LES FORMULAIRES Vous avez déjà créé un formulaire instantané que vous allez maintenant récupérer. Dans le volet de navigation de la base de données nomprenom, double-cliquez sur le Formulaire Articles. MODES DE NAVIGATION DANS LES FORMULAIRES Pour naviguer dans les différents modes des formulaires, il faut utiliser les boutons de l'onglet Créer Iset - cours d'Access initiation 130

LES FORMULAIRES Dans l'onglet Outils de présentation de formulaire, le bouton Affichage propose 3 modes d'affichage différents que vous connaissez. Fermez le formulaire sans enregister. Iset - cours d'Access initiation 131

CARACTERISTIQUES DU CHAMP
LES FORMULAIRES Dans la base de données nomprenom, vous allez d'abord créer la structure de la table appelée LignesFactures qui comprendra les champs suivants: CHAMP CARACTERISTIQUES DU CHAMP NLigne Numéro automatique, clé primaire. NFacture Numérique, sans décimales. NClient Numérique, sans décimale. DateFacture Date abrégée. Référence Texte 12 caractères. Désignation Texte 50 caractères. Quantité Numérique sans décimales. PUnitaireHTVA Numérique, réel double, euros, 2 décimales. MontantHTVA TVA MontantTTC StatCatégories Texte de 20 caractères. Livré? Champ logique Oui/Non, prédéfini Non. Iset - cours d'Access initiation 132

LES FORMULAIRES Cette table sera ensuite complétée à laide du formulaire du même nom. Dans la base de données nomprenom, onglet Créer, groupe Tables, cliquez sur le bouton Création de table pour afficher directement la structure.. Vous pouvez maintenant organiser la structure de votre table. Enregistrez la structure de cette table en cliquant sur Attribuez-lui le nom de LignesFactures et confirmez par  . Cliquez sur le bouton de fermeture de la table Pour retourner dans la fenêtre de la base de données nomprenom. Iset - cours d'Access initiation 133

LES FORMULAIRES Dans la base de données nomprenom, cliquez sur le bouton Plus de Formulaires de l'onglet Créer, groupe Formulaires et choisir Assistant formulaire. Dans la 1re fenêtre, choisissez la table qui sert de base au formulaire. Cliquez sur le bouton daffichage des choix  de la zone Tables/Requêtes et puis sur LignesFactures. Cliquez sur pour sélectionner tous les champs Cliquez sur le bouton pour passer à la seconde fenêtre de lassistant. Iset - cours d'Access initiation 134

LES FORMULAIRES Choisissez la disposition: Justifié. Cliquez sur le bouton Dans la 3e fenêtre, choisissez maintenant le style du formulaire Capitaux et cliquez sur le bouton Iset - cours d'Access initiation 135

LES FORMULAIRES Dans la 4e fenêtre, le titre ne doit pas être modifié. Cliquez sur l'option Modifier la structure du formulaire. Iset - cours d'Access initiation 136

LES FORMULAIRES Cliquez sur le bouton Le mode Création est affiché avec l'onglet Outils de création de formulaire – Création . Iset - cours d'Access initiation 137

LES FORMULAIRES Titre Liste déroulante Groupe d'options Sélectionner N° page Zone liste Case à cocher Assistant Date/heure Sous-formulaire Case d'option ActiveX Image Trait Plat, relief, ombré Rectangle Paramètres Cadre objet indé Tout sélectionner . Iset - cours d'Access initiation 138

LES FORMULAIRES ADAPTATION DU FORMULAIRE Cliquez sur le bouton Affichage et choisir Mode formulaire pour afficher le masque de saisie NOMPRENOM Iset - cours d'Access initiation 139

LES FORMULAIRES Redimensionnement des contrôles Repassez en mode Création de formulaire. Vous souhaitez réduire la zone de texte du champ N°Client. Cliquez sur lencadrement de cette zone, les poignées de dimensionnement sont affichées. Cliquez sur la poignée montrée ci-dessous et glissez le pointeur vers la gauche pour réduire la zone de texte. Iset - cours d'Access initiation 140

LES FORMULAIRES Déplacement des contrôles Les contrôles peuvent être déplacés pour agrémenter la présentation. Cliquez entre les deux champs. En plus des poignées de dimensionnement, apparaissent des poignées de déplacement (carrés plus grands). Glissez le champ jusquà lendroit voulu et lâchez à lemplacement désiré. Déplacez ainsi les champs MontantTTC, StatCatégorie et Livré? Iset - cours d'Access initiation 141

LES FORMULAIRES Selon la même méthode, disposez en respectant les consignes suivantes: DateFacture (champ et zone contenu) est à placer sur la même ligne que NFacture à 7 cm. Référence (étiquette et zone texte) est à placer où se trouvait initialement DateFacture. Désignation (étiquette et zone texte) est à placer à droite de Référence à 6 cm. Quantité (étiquette et zone texte) doit être remonté sous Référence. Placez sur la même ligne Punitaire et MontantHTVA. TVA (étiquette et zone de texte) est à placer sous MontantHTVA, zones de texte alignées. MontantTTC (étiquette et zone de texte) est à aligner sous TVA. Livré? (étiquette et case à cocher) se place à gauche, sur la même ligne que MontantTTC et aligné sur Quantité. StatCatégories est à placer sous Livré?. Iset - cours d'Access initiation 142

LES FORMULAIRES Mise en forme automatique Dans l'onglet Outils de création de formulaire – Réorganiser, cliquez sur le bouton Mise en forme auto et sélectionnez le module qui vous convient. Iset - cours d'Access initiation 143

LES FORMULAIRES MISE EN FORME DES CONTROLES Police et taille des caractères Le texte du champ NFacture sera affiché en taille 12, police Arial. Cliquez sur la zone texte du champ (les icônes de mise en forme deviennent alors actives) et choisissez les différentes options imposées. Affectation de couleurs Le contenu du champ NClient sera mis en blanc sur fond noir avec un cadre jaune. Cliquez sur la zone de texte du champ puis sur licône daffichage de la couleur darrière-plan . Choisissez votre couleur (noir). Cliquez sur licône des couleurs de police Choisissez votre couleur (blanc). Cliquez sur licône des couleurs de bordure Choisissez votre couleur (jaune). Iset - cours d'Access initiation 144

LES FORMULAIRES CALCULS DANS LES CHAMPS 1. Placez votre curseur dans la zone de texte du champ MontantHTVA Le montant HTVA est le résultat du calcul PUnitaireHTVA x Quantité". Pour arriver à ce résultat, insérez la formule =Quantité*PUnitaireHTVA  . (Access se charge lui-même dajouter des crochets). 2. Pour la TVA, encodez =MontantHTVA*0,21  . 3. Pour le montant TTC, encodez =MontantHTVA+TVA  . Vous pouvez maintenant enregistrer ce formulaire. Pour rappel son nom est LignesFactures. Repassez en mode Formulaire en cliquant pour saisir les éléments des 3 fiches. Après avoir encodé un élément, passez au suivant en cliquant sur v . Iset - cours d'Access initiation 145

LES FORMULAIRES SAISIE DES FICHES Les champs MontantHTVA, TVA et MontantTTC sont automatiquement remplis. FICHE 1 FICHE 2 FICHE 3 NFacture 100 101 102 NClient 411043 411568 411999 DateFacture 10/12/2009 11/12/2009 Référence 172528K 272619M 407745F Désignation Weza 880 AMD Packard Core 2 duo Ecran plat 17" Quantité 4 2 1 PUnitaireHTVA 570,50 1382,50 598,50 Livré? Oui Non StatCatégories Ordinateurs Portables Périphériques Iset - cours d'Access initiation 146

LES FORMULAIRES Barre de défilement horizontale Pour vous déplacer, utilisez les icônes: Sauvegardez le formulaire avant de quitter Iset - cours d'Access initiation 147

LES ETATS Létat est un tableau récapitulatif de tout ou partie des données dune table ou dune requête, auxquelles on peut ajouter des totaux. Vous allez réaliser un état instantané en colonnes. CREATION DUN ETAT INSTANTANE Sélectionnez dabord la table ou la requête sur laquelle reposera votre état, dans ce cas, la table clientsituation de la base de données nomprenom; Sélection de la table ou de la requête Dans le volet de navigation de la base de données nomprenom, cliquez sur la table clientsiuation. Iset - cours d'Access initiation 148

LES ETATS Lancement de létat instantané Cliquez sur le bouton Etat du groupe Etats de l'onglet Créer. Un état simple est affiché, le pointeur de la souris prend la forme d'une croix et l'onglet Outils de présentation d'état est également ouvert. Iset - cours d'Access initiation 149

LES ETATS Enregistrement de létat 1. Cliquez sur licône denregistrement de la barre d'outils Accès rapide. 2. Acceptez le nom qui vous est proposé (Situation des Clients). 3. Imprimez. Structure de létat 1. Cliquez sur le bouton Affichage du groupe Affichages et choisir Mode création. Iset - cours d'Access initiation 150

LES ETATS 2. La structure est constituée de 5 zones: en-tête, détail et pied de page. 3. Vous pouvez modifier la structure selon les techniques habituelles. Restez dans cet état pour l'application suivante . En-tête d'état Affiche le titre de l'état, la date et l'heure. En-tête de page Affiche les titres des colonnes (noms de champs). Détail Le contenu des champs. Pied de page N° de page et nombre total de pages. Pied d'état Prvoit l'affichage du nombre de lignes. Iset - cours d'Access initiation 151

LES ETATS Dans la section Pied d'état, vous voulez totaliser la colonne SoldeCompte. Cliquez sur SoldeCompte dans la section Détail. Cliquez ensuite sur le bouton Totaux du groupe Regroupement et totaux puis sur Somme. Dans la section Pied d'état, =Somme([SoldeCompte]) est affiché. Iset - cours d'Access initiation 152

LES ETATS Pour voir le résultat, cliquez sur le bouton Affichage puis sur Mode Etat. Imprimez, sauvegardez et quittez la base de données. Iset - cours d'Access initiation 153

LES ETATS Lentreprise désire imprimer de nouveaux catalogues quelle expédiera à ses clients. Ces étiquettes seront imprimées à partir de la table Clients de la base de données nomprenomnet disposées à deux de front. Mode opératoire Dans la base de données nomprenom, cliquez 1 fois sur Clients sans l'ouvrir. Dans l'onglet Créer du groupe Etats cliquez sur le bouton Etiquettes Iset - cours d'Access initiation 154

LES ETATS Première fenêtre Dans la première fenêtre, vous devez organiser la présentation de vos étiquettes. Dans ce cas, choisissez le type détiquettes Avery J x 139 mm Cliquez ensuite sur le bouton Iset - cours d'Access initiation 155

LES ETATS Deuxième fenêtre Vous devez, dans cette fenêtre, organiser lapparence du texte . Choisissez la police Arial, taille 12, Maigre et cliquez sur Iset - cours d'Access initiation 156

LES ETATS Troisième fenêtre Vous disposerez les champs sur létiquette prototype. Disposez les champs Prénom et Dénomination  Adresse  CodePostal et Ville Cliquez sur le bouton Iset - cours d'Access initiation 157

LES ETATS Quatrième fenêtre Cette fenêtre permet de trier la table pour que les étiquettes soient classées dans un ordre bien précis. Cliquez sur le bouton Iset - cours d'Access initiation 158

LES ETATS Dernière fenêtre Le nom Etiquettes Clients est proposé sur l'état, comme il vous convient, cliquez sur La structure dune étiquette est brièvement affichée. Laperçu de toutes les étiquettes vous est ensuite proposé. A partir de cet aperçu, vous pouvez réaliser limpression des étiquettes. Après limpression, cliquez sur le bouton Fermer pour repasser dans la structure de létiquette. Clôturez votre session Iset - cours d'Access initiation 159

LES ETATS A partir de la table Fournisseurs de la base de données nomprenom, on vous demande de créer un jeu détiquettes répondant aux critères ci-dessous: 1. Limpression est à réaliser en disposant trois étiquettes de front. 2. Utilisez la police Arial 10 points. 3. Imprimez le résultat. 4. Le nom de létat sera: Etiquettes Fournisseurs Dénomination A lattention de Contact Fonction Adresse CodePostal Ville Iset - cours d'Access initiation 160

LES RELATIONS CREATION DUNE RELATION ENTRE DEUX TABLES Dans la base de données nomprenom, vous allez utiliser une table source (Clients) et une table cible (ClientsSituation) que vous avez déjà toutes deux créées. Pour pouvoir utiliser les renseignements de ces deux tables sans les regrouper, il vous suffit détablir un lien entre-elles, cest ce que lon appelle une relation TYPES DE RELATIONS ENTRE TABLES Pour relier deux tables (ou plus), il faut obligatoirement quelles aient un champ commun identique. La relation se fera par lintermédiaire du champ Clé primaire de chaque table. Il existe trois sortes de relations: Un à un un enregistrement de la table source (Clients) est relié à un seul de la table cible (ClientsSituation). Les champs reliés doivent être les clés primaires des deux tables. Un à plusieurs un enregistrement de la table source peut être relié à plusieurs de la table cible. Par exemple, à un seul client peut correspondre plusieurs factures. Plusieurs à plusieurs plusieurs enregistrements de la table source sont reliés à plusieurs de la table cible. Iset - cours d'Access initiation 161

LES RELATIONS ETABLISSEMENT DUNE RELATION DE "UN A UN" Ouvrez la fenêtre Base de donnée nomprenom. Attention, nouvrez pas les deux tables concernées!!! Cliquez sur le bouton de l'onglet Outils de base de données. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur Clients puis sur le bouton Ajouter. Faites la même manipulation pour ClientsSituation et puis fermez Iset - cours d'Access initiation 162

LES RELATIONS Remarques Vous remarquerez que le champ servant de clé primaire est en gras dans les deux cadres. Les cadres peuvent être déplacés ou redimensionnés à l’aide de la souris. - pour déplacer cliquez sur la barre de titre et glissez la souris. - pour redimensionner cliquez sur lencadrement et glissez la souris. Création de la relation Cliquez sur le champ NCompte de la table Clients. Faites glissez la souris (cercle semblable au panneau interdiction de stationner) sur le champ NCompte de la table ClientsSituation. Relâchez la souris. Dans la boîte de dialogue Modification des relations qui sest ouverte automatiquement, cochez la case Appliquer lintégralité référentielle. Cochez ensuite la case Mettre à jour en cascade les champs correspondants. Le type de relation proposée est de un à un, ce qui est correct. Cliquez sur le bouton Créer pour établir la relation. La jointure figure à lécran. Enregistrez et fermez. Iset - cours d'Access initiation 163

LES RELATIONS Exemple du rôle dune relation 1. Dans la table Clients, modifiez le n de compte du client Pierre Ouviondevient au lieu de 2. Enregistrez puis fermez la table. 3. Ouvrez maintenant la table SituationClients, vous constaterez que là aussi le n de compte a été modifié. Iset - cours d'Access initiation 164

TRANSFERT DE DONNEES VERS UN AUTRE LOGICIEL
Toutes les données que vous avez enregistrées dans votre base de données Access peuvent être exportées vers dautres logiciels Office tels que Word ou Excel. Iset - cours d'Access initiation 165

EXPORTATION Vous allez ouvrir la Table Articles de la base de données nomprenom pour l'exporter vers Excel. Cliquez sur le bouton Excel du groupe Exporter de l'onglet Données externes La boîte de dialogue Données externes est ouverte. Dans la 1er fenêtre, sélectionnez la source et la destination. Iset - cours d'Access initiation 166

Pour terminer, cliquez sur Fermer. Votre Table Articles se trouve dans le répertoire de destination que vous avez choisi et sauvegardé au format Excel. Iset - cours d'Access initiation 167

IMPORTATION Vous pouvez également, en utilisant la fonction Importer, importer une feuille de calcul Excel au format Access. Vous allez importer un fichier Excel qui est enregistré dans votre répertoire vers la base de données Access nomprenom. Cliquez sur le bouton Excel du groupe Importer de l'onglet Données externes La boîte de dialogue Données externes est ouverte. Dans la 1er fenêtre, sélectionnez la source et la destination. Iset - cours d'Access initiation 168

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