Démarche documentaire

Démarche documentaire
2. Le traitement des documents et de l’information

2. Le traitement des documents et de l’information
2.1. Le traitement matériel 2.2. Le traitement intellectuel 2.3. L’informatisation des SID

2. Le traitement des documents et de l’information
2.1. Le traitement matériel 2 .1.1 L’enregistrement et l’estampillage 2.1.2 La description des documents et de l’information La description bibliographique, le catalogage La normalisation documentaire

2 .1.1 L’enregistrement et l’estampillage
Inventaire Enumération descriptive dans un registre des documents d’un fonds, dans l’ordre chronologique de leur acquisition. Estampillage Opération par laquelle un cachet ou un timbre est apposé sur les documents pour indiquer leur appartenance.

2.1.2.1. La description bibliographique, le catalogage
Description bibliographique : définition Ensemble de données bibliographiques décrivant un document, servant à son identification et pouvant être structurées en suivant les prescriptions des normes nationales ou internationales. La description bibliographique est utilisée dans l’élaboration des notices bibliographiques et catalographiques (AFNOR)

Notice bibliographique : définition 1 "Ensemble de données bibliographiques relatives à un document, généralement prises dans celui-ci et servant à son identification : titre, mention de responsabilité, mention d'édition, adresse, collation, collection, notes, numéro international normalisé, reliure, prix, dépouillement. " (AFNOR)

Notice bibliographique : définition 2 Description normalisée d'un document permettant de l'identifier grâce à sa provenance intellectuelle (auteur(s), éditeur(s) intellectuel(s)) et physique (maison d'édition), et en donnant une description physique sommaire (nombre de pages, de volumes, présence d'illustrations, etc.). (Bourgey)

La description bibliographique a pour objectif principal de permettre l'identification d'un document ou d'un ensemble de documents. Elle est utilisée par les centres de documentation, bibliothèques et autres institutions documentaires pour l’élaboration des notices qui vont former les catalogues (informatisés, imprimés ou sur fiches), les bulletins bibliographiques, bases de données ou autres outils proposés aux utilisateurs pour les aider à connaitre et à sélection les documents qui correspondent à leurs besoins en information.

Notice catalographique: définition " Ensemble d'éléments comprenant la notice bibliographique, le rappel des clés d'accès et la cote établie conformément aux politiques locales. " (AFNOR)

2.1.2.2 La normalisation documentaire
L'élaboration des notices ou des références qui composent les catalogues, se fait en appliquant un certain nombre de règles (normes) mises au point internationalement et nationalement. II y a des normes de description, d'élaboration de points d’accès, etc.

La description bibliographique est une opération qui consiste à distinguer les principaux éléments formant un document : par exemple pour une monographie, le titre, le ou les auteurs, l'éditeur, le nombre de pages... afin de permettre de le retrouver dans un fonds ou de l'acquérir. Selon l'usage que l'on fera de la description, les produits qui en résultent peuvent être des notices pour le catalogage d'un fonds ou l'établissement de listes bibliographiques, des références dans un ouvrage ou un article.

Dans tous les cas, ces produits de la description bibliographique sont normalisés. Chaque norme de description : donne les éléments de données indispensables a l’identification d'un document, les sources d'information permettant de repérer, dans chaque document, ces éléments de données ; attribue un ordre à ces éléments ; prescrit un système de ponctuation pour cette description (ponctuation conventionnelle qui définit la nature de l'élément qu'elle introduit ou qu'elle encadre).

ISBD (International Standard Bibliographic Description = Description bibliographique internationale normalisée) : définition Ensemble de règles normalisées sur le plan international définissant les éléments essentiels à la description bibliographique d'un document, l'ordre de présentation de ces éléments et les symboles graphiques qui les annoncent, et dont la fonction est de faciliter l'échange d'information bibliographique.

Les descriptions bibliographiques internationales normalisées (ISBD: international standard bibliographic description) ont été établies dans le cadre de la Fédération internationale des Associations de bibliothécaires et des bibliothèques.

Outre l'objectif général de toute description bibliographique, les ISBD ont été conçues pour faciliter la communication internationale de l'information bibliographique : en rendant interchangeables des notices provenant de sources différentes, de sorte que des notices produites dans un pays puissent être intégrées facilement dans les catalogues ou bibliographies d'un autre pays ; en aidant à la compréhension des notices malgré les barrières linguistiques, de sorte que les notices produites pour les usagers d'une langue puissent être comprises par les usagers d'une autre langue ; en facilitant la conversion des données bibliographiques sous une forme lisible en machine.

Les ISBD s'inscrivent dans le cadre général du contrôle bibliographique universel. Tous les documents, quel que soit leur type peuvent être ainsi décrits : les monographies, les publications en série, les enregistrements sonores, les partitions musicales, les documents cartographiques, les œuvres audiovisuelles, les documents électroniques. Ils ont tous leurs normes de description bibliographique.

Ces recommandations internationales définissent des zones de données (titre et mention de responsabilité, édition, adresse, etc.) qui décrivent chacune un aspect particulier du document quel qu'il soit ; elles s'appliquent aussi bien à la saisie manuelle, sur fiche cartonnée, qu'à la saisie automatisée et sont souvent reprises au niveau national sous forme de normes.

2.2. Le traitement intellectuel
L’analyse documentaire La classification L’indexation La condensation Les langages documentaires Les langages à structure hiérarchique Les classifications documentaires encyclopédiques Les classifications à facettes Les langages à structure combinatoire Les lexiques documentaires Les thésaurus

2.2.1. L’analyse documentaire
L'analyse documentaire est l'«opération qui consiste à présenter sous une forme concise et précise des données caractérisant l'information contenue dans un document ou un ensemble de documents» (vocabulaire AFNOR). "Processus de description du contenu thématique d'un document. Comporte deux phases distinctes : 1) perception du contenu, 2) représentation formalisée du contenu. On distingue trois niveaux d'analyse et de représentation : 1) la classification (général), 2) la condensation (description verbale), 3) l'indexation (spécifique)". (Hudon, )

Finalités de l'analyse documentaire L'analyse documentaire doit faciliter la recherche de l’information pour cela, elle doit : rendre compte, c'est-a-dire définir de façon précise les thèmes abordés dans le document analysé et permettre à l’utilisateur de juger s'il doit ou non lire le texte du document, ou une partie de ce texte ; situer le texte à l'étude en définissant le niveau de spécificité de l'information contenue dans le texte : s'agit-il de statistiques en général, ou bien de statistiques agricoles, démographiques, etc. ; permettre de retrouver l'information et son document-support par la mise en mémoire de cette information. L'analyse documentaire sert donc à rendre compte, évaluer et retrouver l'information stockée sur un support matériel quel qu'il soit (papier, CD, etc.).

Caractéristiques de l'analyse documentaire Une analyse documentaire doit être précise, concise et refléter strictement le contenu du texte (sauf s'il s'agit d'une analyse critique). Une analyse est indépendante de la langue du texte original : l’analyse sera rédigée dans la langue véhiculaire du centre de documentation ou si ce centre est multilingue, dans la ou les langues de travail choisies par ce centre ou par le système. Son vocabulaire doit être simple, utilisant de préférence les termes techniques lorsqu’i existent.

2.2.1.1. La classification Classification : définition
Opération qui consiste à organiser des sujets ou des objets en classes, de sorte que les sujets/objets semblables ou parents soient regroupés et séparés des sujets/objets non semblables. Une classe est un groupe d'entités qui présentent une ou plusieurs caractéristiques communes. (Hudon, )

2.2.1.1. La classification Indice de classification :définition 1
" Symbole permettant d'identifier tout élément d'un schéma de classification et construit au moyen du système de notation adopté dans le schéma de classification. " (Thésauroglossaire) Indice de classification :définition 2 " Élément codé inclus dans un schéma de classification et qui reflète la place exacte et le degré de hiérarchie conceptuelle de chacune des notions dégagées. " (Fondin)

2.2.1.1. La classification Cote de classification :définition
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes de ponctuation, etc.) composé d'un indice de classification et d'un chiffre d'auteur, et servant à localiser un document dans une collection documentaire. (Hudon)

2.2.1.2. L’indexation Indexation : définition 1
" Du point de vue de son processus, l'indexation est l'opération qui consiste à décrire et à caractériser un document à l'aide de représentations des concepts contenus dans ce document, c'est-à-dire à transcrire en langage documentaire les concepts après les avoir extraits du document par une analyse. La transcription en langage documentaire se fait grâce à des outils d'indexation tels que thesaurus, classification, etc. " (UNISIST, dans Chaumier, 1988, p )

" (...) l'opération qui consiste à décrire et à caractériser un document à l'aide de représentations des concepts contenus dans ce document, c'est-à-dire à transcrire en langage documentaire les concepts après les avoir extraits du document par une analyse. " (AFNOR, 1996, NF Z , p. 512)

Procédure destinée à décrire et à caractériser le contenu d'un document à l'aide de mots (dits mots-clés ou descripteurs) représentant les concepts traités dans ce document, et ce, à des fins d'organisation et pour en faciliter la recherche. Comporte d'une part la reconnaissance et l'extraction des concepts informatifs et d'autre part la traduction de ces concepts dans un langage plus ou moins artificiel (dit langage documentaire). (Projet Visibilité)

2.2.1.2. L’indexation Mot-clé : définition 1
" Terme en langage naturel, choisi généralement dans le titre ou le texte d'un document pour en caractériser le contenu et permettre la recherche. " (Thésauroglossaire) Mot-clé : définition 2 " Mot ou groupe de mots choisi soit dans le titre ou le texte d'un document, soit dans une demande de recherche documentaire, pour en caractériser le contenu. " (AFNOR, 1996, NF Z , p. 518) Mot-clé : définition 3 " Terme ou expression du langage naturel choisi sans consultation d'un outil lexical, le plus souvent extrait directement du texte analysé. " (Fondin)

2.2.1.2. L’indexation Descripteur : définition 1
" Mot ou expression exprimant un concept, figurant dans un thésaurus et utilisé pour représenter le contenu d'un document lors de l'indexation. " (Chaumier, 1988) Descripteur : définition 2 " Mot ou groupe de mots retenu dans un thésaurus et choisi parmi un ensemble de termes équivalents pour représenter sans ambiguïté une notion apparaissant dans un document ou dans une demande de recherche documentaire. " (AFNOR, 1987) Descripteur : définition 3 " ... termes (mots simples ou groupes de mots formant une expression) choisis parmi un ensemble de termes équivalents (synonymes) pour représenter de manière univoque un concept indexable présent dans un document ou dans la formulation d'une question de recherche. On dit du descripteur qu'il est univoque puisqu'il ne doit représenter qu'un seul concept. " (Hudon, 1995, p. 19)

2.2.1.2. L’indexation Finalité de l’indexation
L'indexation permet une recherche efficace des informations contenues dans un fonds documentaire. L’indexation est une technique d’extraction des concepts représentatifs de l’information contenue, d’une part, dans les diverses unités documentaires faisant l’objet d’une analyse et ,d’autre part, dans les questions pour en faire le lien.

L’indexation II faudra donc appliquer l'indexation à la fois aux unités documentaires analysées et aux questions des utilisateurs. La recherche des informations, par exemple la sélection des documents répondant à une question, s'effectuera à partir des concepts d'indexation transcrits en langage documentaire. Ce sont les clés d'accès pour la recherche. Information Contenue dans les documents INDEXATION Questions posées par les utilisateurs

2.2.1.2. L’indexation Les étapes de l’indexation (rappel)
Les différentes étapes de l’indexation consistent à : identifier les concepts ; les sélectionner ; les transcrire en langage documentaire.

2.2.1.2. L’indexation Indexation automatique :définition
Extraction par un ordinateur des unités lexicales qui permettent de déterminer et de caractériser le contenu d'un document textuel. (Hudon, ) L’indexation assistée par ordinateur L'indexation «automatique », processus selon lequel l'ordinateur pourrait indexer seul sans intervention humaine un document textuel à partir du titre et du texte, n'est pas encore une réalité, bien que son avenir soit prévisible. A l’heure actuelle, on utilise l'indexation assistée par ordinateur, IAO. L'IAO comporte essentiellement deux étapes : l’ordinateur traite le document (titre et texte) qui lui est soumis et propose a l'indexeur une liste de termes d'indexation généralement extraits d'une liste d'autorité ; s’ensuit un dialogue entre l'indexeur et la machine qui permet d'affiner et de rendre plus pertinente et exhaustive la première liste de termes.

La condensation Opération qui consiste à extraire l'information utile que contient un document, à la sélectionner, puis à la mettre en forme, de façon à produire un ensemble cohérent d'informations utilisables par les usagers du système. (Chaumier, 1996) Le produit principal de l'opération est le résumé. Pour le Robert, résumer consiste à abréger, écourter, réduire, condenser. Ce dernier verbe, de nature scientifique, renvoie la définition de la condensation en physique : action par laquelle un gaz, une vapeur diminue de volume et augmente de densité par rapprochement de ses molécules. L'AFNOR définit le résumé documentaire comme « la présentation plus ou moins concise du contenu d'un document », on peut donc rapprocher les deux idées : abréger un texte en augmente la densité.

La condensation Les documentalistes doivent donc être pleinement conscients que résumer un texte, c'est bien condenser son contenu en vue de mettre en évidence l'information utile et nécessaire pour les usagers éventuels de ce texte. On ne résume pas un texte pour le texte, mais pour qu'il puisse répondre, à un moment donné, à une question donnée. C'est bien ainsi que l’AFNOR en précise le sens dans la norme consacrée au sujet : « Le résumé est un texte concis reflétant fidèlement, sans interprétation ni critique, le contenu du document. II a pour but d'aider le lecteur à cerner la pertinence du document vis-à-vis de l'information recherchée». Puisque le résumé ne saurait être une fin en soi, il faut avoir constamment à l'esprit l’usage qui en sera fait et l'usager auquel il est destine.

2.2.1.3. La condensation Les différents formes de résumé Le titre
Le titre est le premier résumé choisi par l’auteur. En tant que premier texte lu, il situe généralement l’article ou l'ouvrage dans son domaine d'intérêt et peut susciter une première hypothèse de lecture. Mais cet élément pourtant essentiel est souvent insuffisant. Pire, le titre peut être trompeur.

2.2.1.3. La condensation Le résumé d'auteur
Le résumé d'auteur est le plus souvent rédige par celui qui a écrit l'ensemble du texte original. On peut donc estimer qu'il n'est meilleur résumé que celui qu'a rédigé la personne connaissant parfaitement le sujet. Mais l'auteur est centré sur le contenu, et non sur l'utilisation de ce contenu ; de plus, étant donné qu'il souhaite que les lecteurs prennent entière connaissance de son texte, son résumé sera souvent persuasif. Par conséquent, bien que l'analyste ait tout intérêt à s'inspirer de cet écrit, il ne peut le considérer comme un véritable résumé documentaire.

2.2.1.3. La condensation Le résumé d'éditeur
Le résumé d'éditeur concerne les monographies et se situe en général en quatrième de couverture. Quelque fois rédigé par l'auteur, mais le plus souvent par le service marketing de la maison d’édition, il a pour but de vendre le livre. S'il présente le contenu, et si l'analyste peut s'en inspirer (hypothèses de lecture), son style est de pure persuasion commerciale. A nouveau, il ne peut s'agir de résumé documentaire.

2.2.1.3. La condensation Le compte rendu
Le compte rendu, ou analyse critique, accompagne souvent la partie bibliographique des revues spécialisées. II est rédigé par un spécialiste du domaine ayant les capacités de juger et la forme et le contenu. Dans la mesure où des jugements sont portés sur la valeur du texte, cette forme de résumé est toujours signée. L'analyste doit prendre connaissance du compte rendu critique en gardant ses distances face aux jugements de valeur exprimés, sans le considérer, en conséquence, comme un résumé documentaire.

2.2.1.3. La condensation Le digest
Le digest est un texte réécrit de façon plus condensée pour « raconter l'histoire » ; c'est une forme vulgarisée du contenu, souvent proche du style journalistique. Ces textes entrent dans la catégorie des «connaissances sensibles», insuffisamment solides pour apporter une information vérifiée.

2.2.1.3. La condensation L’extrait
L'extrait reproduit des parties du texte original, les passages jugés secondaires ayant été rejetés. Ce qui est présenté comme le contenu intéressant est, en fait, coupé de son contexte et peut faire l'objet de toutes les manipulations de sens imaginables. L'analyste ne peut juger ni de la véracité ni de la réalité du contenu.

2.2.1.3. La condensation La contraction de texte
Cet exercice de style oblige les candidats, pour certains examens ou concours , à réduire un nombre de mots au 1/100. Cette opération est centré sur les capacités des candidats (analyse et synthèse, richesse du vocabulaire) et à aucun moment sur le texte, encore moins sur les utilisateurs possibles. Si les méthodes de contraction de texte sont valables pour acquérir des reflexes de réduction, le résultat ne s'apparente en rien au résumé documentaire.

2.2.1.3. La condensation Les résumés documentaires
Que peut-on donc qualifier de « véritable résumé documentaire » ? Dans la formation des documentalistes, on distingue traditionnellement trois types de résumés. Les deux premiers sont seuls retenus par la norme, qui en donne la définition suivante.

2.2.1.3. La condensation Le résumé informatif
«Le résumé informatif est une représentation abrégée du document, renseignant sur les informations quantitatives ou qualitatives apportées par l'auteur». L'enseignement traditionnel ajoute que ce résumé développe tous les points essentiels, toutes les informations contenues dans le texte. De plus, il devrait permettre à l'utilisateur de ne pas lire le document original.

2.2.1.3. La condensation Le résumé indicatif
« Le résumé indicatif se contente de signaler le ou les thèmes d'études. Il concerne les documents qui, par leur nature ou leur ampleur, ne se prêtent pas à l'établissement d'un résumé informatif». Un résumé indicatif cite, énumère, indique les points essentiels, les informations utiles que contient le texte. Il est rapide et global, il explicite un titre trop court ou incomplet.

2.2.1.3. La condensation Le résumé sélectif
Le résumé sélectif est le produit des deux ; citant tous les points essentiels et développant ceux qui intéressent une catégorie spéciale d'utilisateurs, il modifie l’équilibre du texte, mais répond à des besoins identifiés.

2.2.2. Les langages documentaires
La langue naturel, en tant qu'ensemble de caractères, conventions ou règles, présente des caractéristiques faisant obstacle à la transcription aisée de l'information. Les principaux obstacles linguistiques sont : Synonymie La synonymie se définit comme une équivalence entre des mots différents véhiculant le même sens ou des sens rapproches : Exode / fuite / émigration. Polysémie La polysémie, quant à elle, est le « fait, pour un mot, d'avoir plusieurs sens ou acceptions : pont design une partie du navire et une construction entre les deux rives d'un cours d'eau ».

Mots homophones Mots homophones présentant une seule prononciation, plusieurs sens et, le plus souvent, une graphie différente. Mots homographes Mots homographes présentant une même graphie et plusieurs sens. L'homographie se distingue de la polysémie selon l'étymologie des mots. Ainsi, canon a pour sens « pièce d'artillerie» selon l'origine latine et « décret » selon l'origine grecque.

Langage documentaire : définition 1 " Langage artificiel, sous-ensemble du langage naturel, constitué de représentations de concepts et de relations entre ces concepts, et destiné dans un système documentaire à formaliser les données contenues dans les documents sources et dans les demandes des utilisateurs. " (Hudon, 1996, p. 97)

Langage documentaire : définition 2 Langage artificiel bi-univoque au sein duquel il n'existe généralement qu'un seul terme pour désigner un concept / objet (pour améliorer le rappel et éviter le silence) et où chaque terme ne représente qu'un seul concept / objet (pour améliorer la précision et éviter le bruit). Le langage documentaire est structuré de façon logique pour permettre la navigation verticale ou horizontale dans l'ensemble du lexique. Le langage documentaire est utilisé pour l'indexation ainsi que pour la recherche d'information. (Hudon)

Typologie des langages documentaires On distingue couramment deux grands types de langages documentaires : classificatoires et combinatoires. Les langages documentaires découpent les champs de la connaissance selon deux types différents dont les unités sémantiques élémentaires ont chacune un gabarit particulier : les classifications, où l’unité documentaire est le sujet, et les langages post coordonnés, où l'unité élémentaire est le concept. Les premières sont énumératives et arborescentes. Dans les seconds, les sujets sont exprimés par la combinaison des termes élémentaires.

2.2.1.1 Les langages à structure hiérarchique
Ils sont basés sur la règle logique qui va des concepts génériques aux concepts spécifiques, c'est-à-dire que l’on respecte une hiérarchie (d’où leur nom).

2.2.1.1.1 Les classifications documentaires encyclopédiques
Les grandes classifications encyclopédiques universelles découlent d'un système décimal où la notion générale est représenté par un chiffre et les notions de plus en plus spécifiques par des chiffres dont le nombre s'accroit avec la spécificité : notion générale : 1 ; notion plus spécifique : 11; notion encore plus spécifique : 111, etc.

Aperçu historique Un véritable besoin de mise en ordre générale des connaissances, c'est-à-dire le passage de la communication non structurée à l'organisation structurée du savoir, ne s'est fait véritablement sentir qu'à la fin du 19ème siècle. L'explosion brutale de la technologie et de la science en a été le principal moteur. La classification de Dewey apparait comme le premier véritable langage documentaire. C’est en 1876 que Malvin Dewey publia, après plusieurs années d'expérimentation aux USA, la première édition de sa classification décimale qui, très vite, se répandit aux USA, en Grande-Bretagne, ainsi que dans les pays du Commonwealth. Depuis 1876, de très nombreuses éditions et rééditions de ses tables ont été publiées.

Aperçu historique La classification de Dewey a pris aux USA un caractère quasi officiel dû à sa large diffusion dans le pays. Après la disparition de Dewey en 1931, certaines modifications de structure furent introduites pour moderniser les tables qui composent cette classification. Un des mérites de Dewey aura été d'introduire des chiffres arabes employés décimalement pour la notation et le rangement des livres sur les rayonnages.

Aperçu historique Cette classification servit de base aux travaux de deux Belges, Paul Otlet et Henry Lafontaine qui, dés 1895, entreprirent l'établissement d'un index général de classement couvrant l’ensemble des connaissances humaines. En 1905, après un accord avec Dewey, l'Institut International de Bibliographie (IIB) publia la première édition internationale complète de la classification décimale universelle (CDU). Cette première édition comportait environ subdivisions et un index alphabétique de entrées. Au fil des années, les tables furent affinées et complétées. L'IIB fut transformés en 1931 en Institut International de Documentation (IID) et le siège de cette organisation fut transféré de Bruxelles (Belgique) à La Haye (Pays-Bas) qui, à l'heure actuelle, héberge toujours le centre international de la CDU. Mais depuis 1937, l'IID s'est transformé en Fédération Internationale de Documentation (FID). Cette fédération patronne toujours les travaux relatifs à la CDU.

Principales classifications encyclopédiques Classification Décimal de Dewey Dewey a réparti l'ensemble du savoir humain en neuf classes, la dixième, placée en tête, étant réservée aux ouvrages de caractère général n'entrant pas dans les autres classes. La structure de cette classification est très semblable à celle de la CDU, mais son utilisation est plus simple. Il n'y a pas de tables auxiliaires.

Principales classifications encyclopédiques Classification Décimale Universelle La CDU a été conçue comme un moyen d'indexer, de ranger et de retrouver les informations sur toute la production scientifique, littéraire, artistique de tous les temps et de tous les pays. Tous les indices représentant des concepts peuvent être liés les uns aux autres à l'aide de signes particuliers. La classification universelle va du générique au spécifique, c'est-a-dire, du général au particulier à l'aide de subdivisions décimales. La CDU se compose de tables développées définissant la structure hiérarchique des notions les unes par rapport aux autres et d'un lexique alphabétique permettant de «lire» et, en fait, de se servir de la classification. Toutes les connaissances humaines ont été réparties en 10 grandes classes désignées par des fractions décimales.

Principales classifications encyclopédiques LCC : La classification de la Library of Congress C'est en 1897, que cette classification a été élaboré. Faite uniquement pour les besoins spécifiques de la bibliothèque du congrès, elle s'est vue adoptée en totalité ou en partie par quelques 300 bibliothèques aux USA et à l'extérieur. Elle est alphanumérique et comporte 21 classes, elles-mêmes subdivisées du général au particulier.

Principales classifications encyclopédiques La classification de Bliss Henry Bliss, bibliothécaire du Collège de la Cite de New York, publia en 1935 un schéma de classification déjà suffisamment développé pour pouvoir être appliqué. Mais les tables complètes ont fini de paraitre en 1953. L'ordre des sciences adopté par Bliss se présente sous la forme d'une classification tenant compte de l'importance des écrits relatifs aux différentes classes des connaissances. Elle reflète l'organisation de la connaissance conformément au consensus scientifique et pédagogique de l'époque. II y a en tout 22 classes alphabétiques qui possèdent chacune des subdivisions. En tête de chacune des classes principales, Bliss donne, avant les tables de classification elles-mêmes, un tableau synoptique montrant les relations logiques et systématiques des sujets, la subordination et la coordination de ceux-ci.

2.2.1.1.2 Les classifications à facettes
Classification à facettes : la classification de Colon M. Ranganathan, professeur de mathématiques puis bibliothécaire à Madras et à Dehli (Inde) a publié sa classification en Elle a fait l'objet de nombreuses rééditions successives. Cette classification vise également à l'universalité et est ce que l’on pourrait nommer une classification «analytico-synthétique». En effet, avant de construire l'indice de classification, il faut décomposer le sujet en unités distinctes qui sont transcrites en symboles. Elle utilise les symboles traditionnels (lettres capitales, minuscules, chiffres, signes de ponctuation). C'est la méthode d'analyse, dite analytico-synthétique, qui en fait l’originalité. Les sujets sont décomposes à l'aide de 5 concepts fondamentaux : PMEST : Personnalité, Matière, Energie, Espace et Temps. Chacune des classes principales comporte donc ces caractéristiques ou facettes.

2.2.1.1.3 Les avantages et inconvénients des classifications
Les avantages des classifications Si elle est bien faite, la classification réalisée par un service de documentation et traduite en un indice doit pouvoir être valable pour tous les autres services utilisant la même classification. Certains organismes (les maisons d'édition, par exemple,) envoient, en même temps que le document, sa notice bibliographique déjà indexée. Ces classifications permettent un regroupement sur les rayonnages de tous les documents traitant d'un même sujet, ce qui est fort pratique lorsque la consultation des documents est en libre accès. La logique et la rigueur de présentation de ces classifications obligent le bibliothécaire ou le documentaliste à une réflexion de synthèse sur le sujet traité par le document, puisque toute l'information contenue dans un document doit être représenté par un indice unique. L'emploi d'une codification rend les indices indépendants de la langue.

2.2.1.1.3 Les avantages et inconvénients des classifications
Les inconvénients des classifications Les classifications universelles doivent couvrir toutes les disciplines et sont donc extrêmement volumineuses ; Leur tenue à jour pose des problèmes énormes. Les classifications universelles, étudiées pour l’ensemble des usagers, ne sont pas adaptées à chaque service de documentation en particulier (service spécialisé). Ce type de langage s'applique beaucoup mieux à des ouvrages où l'information est généralement plus globale. Les indices exprimant des notions complexes sont longs et compliqués. II est, par exemple, assez difficile d'indexer des articles de périodique très techniques.

2.2.1.2 Les langages à structure combinatoire
Ils sont basés sur l’utilisation des mots du langage naturel plus ou moins contrôlé. Parmi ces langages nous pouvons citer les lexiques, les listes de mots-clés, les listes d'autorité de vedettes-matière et les thesaurus.

2.2.1.2.1 Les lexiques documentaires
Les lexiques utilisent les mots du langage naturel. Ce sont des listes de mots généralement présentés en ordre alphabétique formant un vocabulaire plus ou moins fermé et plus ou moins structuré. Ce vocabulaire tente d'éliminer les risques majeurs du langage naturel, à savoir la synonymie et la polysémie, en définissant un vocabulaire contrôlé.

Ce sont essentiellement des listes de mots-clés et de vedettes-matières. Dans ces langages, les notions sont présentées sous forme de termes et non plus de codes. Les termes se succèdent par ordre alphabétique, ce qui entrain automatiquement une dispersion des sujets. Selon les différents langages de type combinatoire, il existe des liens plus ou moins élaborés entre les termes. Les termes (ou mots clés choisis pour l'indexation) peuvent être : unitermes : un mot égale une notion ; par exemple «forêt», «exploitation»; complexes : plusieurs mots représentent une notion ; par exemple «exploitation forestière».

Vedette-matière : définition 1 Terme d'indexation résultant de la pré-coordination de plusieurs concepts distincts, exprimant un sujet de façon normalisée, et sous laquelle pourront être repérés dans un catalogue ou un index tous les documents qui traitent de ce sujet. (Hudon) Vedette-matière : définition 2 : " Ensemble d'un ou plusieurs descripteurs exprimant et précisant le sujet d'un document. Chaque vedette-matière correspond à un seul sujet, simple ou complexe. Un même document peut avoir plusieurs sujets donnant lieu à la rédaction de plusieurs vedettes-matières. " (AFNOR, 1996b, NF Z , p. 441)

Répertoire de vedettes-matière : définition Instrument langagier qui présente l'ensemble des vedettes-matière développées, les relations d'équivalence, de hiérarchie et d'association qui existent entre elles, et des listes de subdivisions affranchies qui facilitent le développement de nouvelles vedettes spécifiques. (Hudon)

Répertoire de vedettes-matière : principes de base Les listes de vedettes-matières sont basées sur l'ordre alphabétique des notions représentatives d'un contenu, ou mots clés. Le mot clé est appelé «vedette-matière». Système pragmatique, utilisable par toute personne lisant un alphabet, il implique une dispersion des sujets puisqu'il n'y a plus ni structure ni classes, et exige donc des règles de construction des différentes vedettes. Toutes les vedettes apparaissent dans leur ordre alphabétique. Certaines peuvent être mises en relation : s'il y a équivalence entre deux termes ; le terme exclu renvoie à la vedette choisie : « Gâteau voir Pâtisserie», «Catastrophe voir Sinistre»; s'il y a orientation vers d'autres vedettes, chaque terme renvoie à un ou plusieurs autres : «Gastronomie voir aussi Cuisine», «Activité professionnelle voir aussi Emploi».

Répertoire de vedettes-matière : principes de base Les vedettes sont souvent pré-coordonnées, c'est-à-dire combinées à l'avance avec d'autres termes jugés utiles pour l’indexation et la recherche. La pré-coordination n'empêche pas la construction de vedette-matière avec des subdivisions de lieu, de temps et de forme .

2.2.1.2.2 Les thésaurus Thésaurus : définition 1
" Dictionnaire de termes normalisés, organisés de manière conceptuelle, et reliés entre eux par des relations sémantiques. " (Chaumier, 1988) Thésaurus : définition 2 " Langage documentaire fondé sur une structuration hiérarchisée d'un ou plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont représentées par des termes d'une ou plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par des signes conventionnels. " (AFNOR, 1987)

2.2.1.2.2 Les thésaurus Thésaurus : définition 3
"Liste d'autorité organisée de descripteurs et de non-descripteurs obéissant à des règles terminologiques propres et reliés entre eux par des relations sémantiques (hiérarchiques, associatives, ou d'équivalence). Cette liste sert à traduire en un langage artificiel dépourvu d'ambiguïté des notions exprimées en langage naturel. " (AFNOR, 1996a, NF Z , p. 479)

2.2.1.2.2 Les thésaurus Thésaurus
Un thésaurus est un type de langage documentaire qui consiste en une liste de termes sur un domaine de connaissances, reliés entre eux par des relations synonymiques, hiérarchiques et associatives. Le thésaurus constitue un vocabulaire normalisé. C'est un outil d'indexation et un outil linguistique qui permet de traduire le langage naturel des utilisateurs en langage artificiel qui est le langage documentaire.

2.2.1.2.2 Les thésaurus Thésaurus
Le langage naturel est trop riche, trop flou et trop ambigu. Le langage documentaire est simplifié et facilite la recherche des documents. Il évite les synonymies, les homonymies (homophone et homographe) et les polysémies présentes dans le langage naturel. C'est une sorte de dictionnaire hiérarchisé ; cependant, un thésaurus ne fournit qu'accessoirement des définitions, les relations des termes et leur sélection l'emportant sur la description des significations. Cette technique permet de rechercher et de naviguer aisément dans la connaissance des documents indexés.

2.2.1.2.2 Les thésaurus Les relation entre les termes
Les termes d'un thésaurus sont organisés hiérarchiquement. Cette hiérarchie permet de régler la précision de l'indexation ou de l'interrogation. L'indexation s'appuiera autant que possible sur l'identification des termes spécifiques (donc du niveau le plus bas possible), alors que la recherche selon les cas pourra faire appel aux termes génériques pour augmenter le nombre de réponses.

Les relations des termes sont de trois types : Relation hiérarchique (entre descripteurs), base de la hiérarchie du thésaurus. Elles sont représentées par les sigles TG (terme générique) et TS (termes spécifiques). Elles permettent de lutter contre la polysémie. Relation d'équivalence (entre descripteurs et non-descripteurs), base de l'univocité. Elles sont représentées par le sigle EP (employé pour) et elles permettent de lutter contre la synonymie. Relation d'association (entre descripteurs), enrichissement sémantique ; sujets connexes. Elles sont représentées par le sigle TA (terme associé).

Tout thésaurus comporte au moins trois catégories de termes : les termes génériques et les termes spécifiques qui doivent être utilisés comme descripteurs (ces descripteurs sont parfois accompagnés d'une note d'application: NA) ; les termes équivalents qui sont considérés comme non-descripteurs selon les conventions du thésaurus.

Les termes génériques sont repérés généralement par le sigle TG. Ils désignent les entités ou concepts généraux en référence aux autres termes et au domaine considéré. Les termes spécifiques sont repérés généralement par le sigle TS. Ils précisent et identifient les entités ou concepts plus précis à l'intérieur du champ sémantique d'un terme générique donné. Les termes équivalents sont repérés généralement par le sigle EP comme abréviation de Employé Pour. Ce sont des variantes des termes spécifiques (synonymie). Le terme qui désigne le lien entre les non-descripteurs vers le descripteur est EM comme abréviation de « Employer ».

On trouve aussi très généralement les termes associés identifiés par TA (relation d'association : causalité, localisation, relations de nature temporelle, composition, etc). Étant eux-mêmes des descripteurs, ces termes connexes permettent au chercheur de modifier progressivement son interrogation ou de l'élargir sans faire appel aux termes génériques.

2.2.1.2.2 Les thésaurus Les modes de présentation
L'utilisation ou exploration d'un thésaurus peut se faire habituellement à l'aide de plusieurs modes de présentation : Liste(s) alphabétique(s) des termes ; pour une approche globale ou la recherche d'un terme particulier ; Liste(s) hiérarchique(s) des termes ; pour l'approfondissement d'une notion ; Liste(s) d'occurrences (liste permutée) ; pour la vérification de la pertinence d'un élément d'une expression utilisée comme descripteur.

Tableau récapitulatif et comparatif de quelques types principaux de langages documentaires
Type de langage Avantages Inconvénients Classifications encyclopédiques - système universel - regroupement des notions sous un indice précis - classement des ouvrages sur des rayonnages suivant le classement des fiches - manque de souplesse - difficulté d'introduire de nouveaux indices - volume important des tables - peu adapté à des domaines très spécifiques - complexité et longueur des indices pour les notions complexes spécialisées - regroupement des notions sous un indice précis adaptées aux besoins des utilisateurs - classement sur rayonnage suivant le classement des fiches - difficulté d'introduire des notions nouvelles - difficulté de classer les notions hors sujet

Tableau récapitulatif et comparatif de quelques types principaux de langages documentaires
Type de langage Avantages Inconvénients lexiques de mots (mots-clés, vedettes- matières) - grande souplesse - indexation fine - mises à jour sans problèmes - adaptés à l'automatisation - encombrement du fichier matière - manque de hiérarchisation, difficultés de la recherche - impossibilité de classer les documents sur les rayonnages avec ce système Thesaurus - hiérarchisation - universalité dans son domaine - indexation en profondeur - automatisation - encombrement des fichiers dans les systèmes manuels - rangement sur rayonnages différent du classement dans le fichier

Langage documentaire Nous voyons donc que le choix d'un langage documentaire ne peut se faire qu'en fonction des besoins des utilisateurs de la bibliothèque ou du service de documentation, en pesant bien les avantages et les inconvénients de chacun d'entre eux.

2.3. L’informatisation des SID
2.3.1 Introduction des NTIC dans les SID Les logiciels documentaires Les fonctionnalités des logiciels documentaires L’offre logicielle

2.3.1 Introduction des NTIC dans les SID
Plusieurs auteurs associent le passage du stade de bibliothéconomie à celui des sciences de l’information à l’informatisation des SID, c’est pourquoi nous allons essayer de rappeler les principales raisons invoquées par les responsables pour informatiser leur SID. Ces dernières, selon A. Jacquesson, sont les suivantes : l’amélioration des services techniques; la maîtrise des coûts ; l’amélioration des services aux utilisateurs ; l’amélioration des outils de management ; la réorganisation du SID ; les problèmes rencontrés avec le système manuel ; la coopération avec d’autres SID ; l’informatisation en elle même : l’informatique étant un moyen de communication de notre environnement social. (A. Jacquesson L’Informatisation des Bibliothèques : Historique, Stratégie et Perspective. Paris : Cercle de la librairie, pp.32-35)

Par ailleurs, F.W. Lancaster et al., évoque les raisons possibles pour l’introduction et l’application des nouvelles technologies aux opérations des SID. Celle-ci peuvent être réparties en deux catégories; les premières sont en relation avec les besoins de l’institution et les secondes sont relatives aux besoins des usagers. Ces différentes raisons sont les suivantes : faire face à une demande croissante sans pour autant augmenter l’effectif du personnel; réduire le personnel ou prévenir l’augmentation de son effectif ; permettre la sous-traitance de certaines activités du SID ; améliorer les services existants ; fournir de nouveaux services ; Collecter des données de qualité afin d’améliorer la gestion du SID. (F.W. Lancaster et B. Sandore. Technology and Management in Library and Information Services, pp.1-5)

Cependant la volonté d’introduire ces technologies dans les SID peut-être confrontée à une réticence de la part de certains professionnels de l’information. Certaines de ces réticences telles qu’elles ont été relevées par la littérature sont dues: aux craintes liées à la technologie et sa capacité à remplacer le livre sur support papier ; aux coûts engendrés par d’éventuels erreurs, commis par le personnel, liés à l’utilisation des nouvelles technologies qui sont nettement supérieures à ceux des systèmes traditionnels et qui peuvent mettre en péril toutes les activités d’un SID ; à la capacité du personnel à apprendre ; aux craintes liées au licenciement du personnel ; à la limitation du contact humain et son remplacement par un contact homme-machine ; aux risques liés aux problèmes de santés. (F.W. Lancaster et B. Sandore. Technology and Management in Library and Information Services, pp.21-26)

C’est pourquoi F.W. Lancaster et al. recommandent aux SID de s’attaquer à certains problèmes technologiques, organisationnels et comportementaux afin de réussir l’introduction des technologies. En effet, la réussite de l’introduction des nouvelles technologies dépend de la capacité du SID à résoudre les problèmes suivants : le problème technologique: les responsables du SID doivent s’assurer que le nouveau système adopté est effectivement capable de réaliser ce dont il est supposé être en mesure d’accomplir ; les problèmes organisationnels et comportementaux : les responsables du SID doivent s’engager totalement dans le projet, planifier la période de transition entre l’ancien et le nouveau système -une période pendant laquelle le personnel doit être suffisamment formé- minimiser les conflits interpersonnels et/ou inter-organisations générés par l’adoption d’une nouvelle organisation et réduire les effets liés à la résistance au changement. (F.W. Lancaster et B. Sandore. Technology and Management in Library and Information Services, pp.21-26Ibid., pp.21-26)

Quant à l’American Library Association, elle a élaboré un guide relatif aux aspects techniques liés à l’introduction des ressources électroniques dans les SID pour rationaliser leurs utilisations. Ce guide s’articule autour des cinq points suivants : la planification, la politique et les procédures : il s’agit essentiellement de la planification qui englobent le choix et le test de la ressource électronique, la responsabilisation du personnel chargé de son implémentation et son utilisation et la vérification de l’application de la politique et des procédures du SID au nouveau service (Au cas où il ne s’y insère pas, le SID doit développer de nouvelles politiques et procédures) ; la formation du personnel qui doit tenir compte du niveau de spécialisation de chaque catégorie du personnel; la formation des utilisateurs selon leurs besoins ; la publicité autour du nouveau service; et l’évaluation régulière du nouveau service. (American Library Association. Guidelines for the Introduction of Electronic Information Resources to Users, 1997[en ligne]. Disponible sur:< >)

2.3.2.1. Les fonctionnalités des logiciels documentaires
Base de données: définition 1 Ensemble structuré de fichiers de données construits selon une structure déterminée, et d'index permettant le repérage de ces données. (Arsenault) Base de données: définition 2 Ensemble organisé de données. Une base de données est contrôlée par des programmes correspondant à des applications distinctes permettant d'effectuer la recherche, le tri ou la fusion de données, et toute autre requête relative à ces données. La base de données se reconnaît par son organisation en enregistrements et en champs. (Lebel) Base de données bibliographiques : définition Base de données contenant des notices bibliographiques décrivant le plus souvent des articles de périodiques, des actes de conférences ou des chapitres de livres (mais les notices peuvent également décrire des monographies ou d'autres types de documents). (Da Sylva)

Système de gestion des bases de données (SGBD) : définition Ensemble de moyens logiciels permettant de gérer des bases de données , quel que soit le type de données : personnes, produits de ventes, livres, etc. Fondé sur un modèle de données (hiérarchique, relationnel, objet) un SGBD associe des langage de création de la structure da la base de données et des langages de manipulation et d’interrogation des données (langage de requête tel SQL, par exemple). (AFNOR)

Logiciel documentaire : définition Logiciel intégré développé autour d’un SGBD (système de gestion des bases de données), spécialisé dans la gestion et la recherche d’information, de documents ou de références de documents, et dont les fonctions essentielles sont : l’acquisition (saisie, import, numérisation), le contrôle automatique des données saisies, la gestion de vocabulaire contrôlé, le stockage et l’interrogation (recherche élaborée) des fonds, leur consultation, l’élaboration d’état de sortie et la diffusion électronique. (AFNOR)

Les fonctionnalités d'un logiciel documentaire, peuvent être reparties en trois catégories: entrée et traitement des données ; gestion de la base de données ; exploitation des données ; Ces trois catégories correspondent aux trois types d'acteurs ayant à utiliser le logiciel : le documentaliste pour l'entrée des données; l'administrateur de la base pour la gestion; l'utilisateur final pour l'exploitation des données.

La fonction entrée et traitement des données comporte une série de sous-fonctions. la première est celle de la saisie des données avec les divers contrôles sur les données et leur validation. La sous fonction « import » de données est importante car elle permet au système d'accepter des données venant d'autres systèmes et dans des formats très divers. La gestion du vocabulaire est une des caractéristiques spécifiques des logiciels documentaires. Cette gestion du vocabulaire porte sur l'aide à la construction de thesaurus (contrôle des termes et de leurs relations) et à leur maintenance (statistiques d'utilisation), la consultation du thesaurus et sa visualisation (affichage des graphes sémantiques), la gestion de versions multilingues. La gestion de fichiers concerne la structuration des bases de données, la création des index et leur mise à jour, et les sauvegardes.

La fonction gestion de la base comporte trois volets principaux : le contrôle des accès et la confidentialité; les statistiques de fonctionnement; la gestion financière et la facturation.

La fonction exploitation des données, couche du logiciel vue par l'utilisateur final, comporte les fonctions de recherche et les fonctions de manipulation des données. Les fonctions de recherche sont apportées par les opérateurs de recherche (opérateurs booléens par exemple), les extensions vocabulaire (index déroulant, affichage et prise en compte du thesaurus), les sauvegardes des questions, l'affichage de la stratégie de recherche, etc. Les fonctions de manipulations de données comportent des fonctions de calcul (statistique), de tri, de calcul de pertinence. Les fonctions d'édition comprennent des fonctions d'édition en ligne et en différé, d'export de données (vers des traitements de texte ou des tableurs par exemple), de balayage des données (browsing), de mise en pages des résultats, etc.

2.3.2.2. L’offre logicielle Les logiciels libres :
Un logiciel libre est un logiciel dont l'utilisation, l'étude, la modification et la duplication en vue de sa diffusion sont permises, techniquement et légalement, afin de garantir certaines libertés à l'utilisateur : Exemple : PMB Koha

2.3.2.2. L’offre logicielle Les logiciels propriétaires
Les termes logiciel propriétaire, que les tenants du logiciel libre appellent également logiciel privateur ou encore logiciel non libre, désignent des logiciels qui n'autorisent pas sa duplication, ses modifications, ou son utilisation sans restriction. Ceci se matérialise par des limitations légales Exemples : Alexandrie Ex-Libris

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