Courrier électronique et Direction d’école MATICES 33 Inspection Académique de la Gironde 11/2004.

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1 Courrier électronique et Direction d’école MATICES 33 Inspection Académique de la Gironde 11/2004

2 Courrier électronique et Direction d’école Quelques rappels: Les identifiants de messagerie institutionnelle (ac-bordeaux.fr) ont été adressés à chaque école en juin 2001; dans le cas où ils ne seraient plus en votre possession, contactez le MATICE de votre circonscription. Pour une utilisation sans risque de la messagerie électronique,votre ordinateur doit être équipé d’un logiciel antivirus récent et mis à jour; une solution gratuite a été mise en place par l’Académie de Bordeaux : http://antivirus.ac-bordeaux.fr http://antivirus.ac-bordeaux.fr Il est conseillé de mettre à jour votre version actuelle d’Outlook Express par windows update.

3 Courrier électronique et Direction d’école Plan de formation Outlook Express 6 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. 2.Fonctionnement du carnet d’adresses 3.Création de sous-dossiers en boîte de réception 4.Tri du courrier entrant 5.Webmail (supprimer des messages)

4 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Cliquer sur Outils puis Comptes

5 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Cliquer sur Courrier

6 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Cliquer sur Ajouter,Courrier

7 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Entrer le nom de votre école tel que vous voulez le voir apparaître dans les messages que vous envoyez. Cliquer sur Suivant

8 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Cliquer »j’ai déjà une adresse… Entrer l’adresse ac- bordeaux de votre école: (Reprenez les identifiants qui vous ont été envoyés par le CRTICE.) Cliquer Suivant

9 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Entrer dans tous les cas: reception.ac-bordeaux.fr Entrer smtp.nom de votre fournisseur.fr Exemples:smtp.wanadoo.fr smtp.free.fr ATTENTION: pour les écoles de BORDEAUX, code spécifique (voir MATICE) Cliquer Suivant

10 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. ATTENTION: le nom du compte qui s’affiche n’est pas celui qui vous a été fourni par le CRTICE. Supprimez-le (touche suppr du clavier). Taper maintenant : le code UAI (ex RNE) de votre école, en remplaçant le 0 par un p.

11 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Taper maintenant le mot de passe qui vous a été fourni, en veillant à respecter majuscules et minuscules. Veiller à ce que la case « mémoriser le mot de passe » soit cochée. Cliquer Suivant

12 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Cliquer Terminer Vous pouvez à tout moment cliquer Précédent pour vérifier les données que vous avez entrées.

13 Courrier électronique et Direction d’école 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle. Le nom de votre compte s’affiche. S’il n’est pas défini comme courrier par défaut, Cliquer « par défaut ». Cliquer Fermer

14 Courrier électronique et Direction d’école Cliquer maintenant sur l’onglet Outlook Express Puis cliquer sur l’onglet Envoyer/ Recevoir pour recevoir votre courrier. 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle.

15 Courrier électronique et Direction d’école Si ce compte ne fonctionne pas, vérifiez vos données : outils, compte, courrier, reception.ac-bordeaux.fr, propriétés 1.Configuration du logiciel de messagerie avec l’adresse institutionnelle.

16 Courrier électronique et Direction d’école 2. Fonctionnement du carnet d’adresses Le carnet d’adresses se trouve dans le menu Outils du logiciel. Il faut le renseigner manuellement;par contre, lorsque je réponds à un message reçu, le destinataire de cette réponse se met automatiquement dans le carnet d’adresses et s’ajoute à la liste des contacts.

17 Courrier électronique et Direction d’école 2. Fonctionnement du carnet d’adresses Pour ajouter un contact, cliquer sur nouveau ( outils, carnet d’adresses), puis nouveau contact. 1.Renseigner : * le nom du contact(+nom et prénom s’il s’agit d’une personne physique) * son adresse électronique *Je choisis de lui envoyer des mails en texte brut ou non. 2. Cliquer ajouter.

18 Courrier électronique et Direction d’école 2. Fonctionnement du carnet d’adresses L’adresse du contact se met en surbrillance et affiche courrier par défaut. Cliquer ok. Le nouveau contact s’ajoute dans le carnet d’adresses avec le nom que je lui ai donné précédemment.

19 Courrier électronique et Direction d’école 2. Fonctionnement du carnet d’adresses Lorsque j’ai entré toutes les adresses, en cliquant sur la flèche près de l’icône Nouveau, je peux créer un nouveau groupe de contacts. 1.Renseigner le nom du groupe 2.Cliquer sur Sélectionner les membres

20 Courrier électronique et Direction d’école 2. Fonctionnement du carnet d’adresses 1.Cliquer sur les membres du groupe dans la fenêtre de gauche 2. Cliquer sur sélectionner: les membres du groupe sont maintenant dans la fenêtre de droite. 3. Cliquer ok. Le nouveau groupe de contacts est maintenant dans le carnet d’adresses.

21 Courrier électronique et Direction d’école 2. Fonctionnement du carnet d’adresses Pour un usage facilité, je peux choisir que le carnet d’adresses soit toujours affiché. Menu Affichage, puis disposition. 1.Cocher Contacts 2. Cliquer ok.

22 Courrier électronique et Direction d’école Pour écrire à un contact ou à un groupe de contacts, il suffit maintenant de double cliquer sur le nom dans le carnet d’adresses affiché. (Je peux aussi choisir de cliquer sur créer un message, puis A et de sélectionner l’adresse dans la liste des contacts) 2. Fonctionnement du carnet d’adresses

23 Courrier électronique et Direction d’école L’adresse du destinataire s’affiche automatiquement dans le nouveau message. 1. Taper l’objet et le message. 2. Cliquer Envoyer 2. Fonctionnement du carnet d’adresses

24 Courrier électronique et Direction d’école 3. Création de sous-dossiers en boîte de réception Il faut maintenant organiser et ranger le courrier. Et donc créer des sous-dossiers en boite de réception. 1. Clic droit sur Boîte de réception 2. Clic normal sur Nouveau dossier 3. Donner un nom à ce dossier et cliquer ok.

25 Courrier électronique et Direction d’école 3. Création de sous-dossiers en boîte de réception Le sous-dossier IEN est maintenant créé et s’affiche comme sous-dossier de la boîte de réception. Recommencer la manipulation pour créer autant de sous dossiers que nécessaire.

26 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant La Boîte aux lettres électronique est maintenant prête pour que le courrier puisse être rangé dans les sous-dossiers. Pour cela, deux façons de faire: 1. Mode manuel : tous les messages arrivent en boîte de réception et je les trie manuellement après les avoir lus. 2. Mode automatique: les messages se rangent automatiquement dans les sous- dossiers avant que je les ai lus. J’ouvrirai les sous dossiers pour lire les messages.

27 Courrier électronique et Direction d’école Mode Manuel Les messages arrivent tous en boîte de réception. 1.Je les lis. (double clic) 2. Je les referme et les glisse dans les sous- dossiers en maintenant appuyé le bouton de la souris. 4. Tri du courrier entrant

28 Courrier électronique et Direction d’école Les messages ne sont plus en boîte de réception et sont maintenant rangés dans le sous-dossier Ecoles. Mode Manuel 4. Tri du courrier entrant

29 Courrier électronique et Direction d’école Mode Automatique 4. Tri du courrier entrant Pour que les messages arrivent directement dans les sous-dossiers sans passer par la boîte de réception, il faut créer des règles de messages.

30 Courrier électronique et Direction d’école Mode Automatique 4. Tri du courrier entrant Cliquer sur Outils, Règles de message, Courrier

31 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant Cliquer sur Nouveau La fenêtre « Nouvelle Règle de messages » s’ouvre. Il faut maintenant renseigner au moins une condition et l’action qui en découle.

32 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant Un exemple de règle de message : IEN 1.Cocher une condition. 2. Cocher une action.

33 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant Cliquer sur « contient des personnes » Taper le nom Cliquer ajouter Renseigner une condition

34 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant Cliquer sur Carnet d’adresses 1.Sélectionner le contact IEN 2.Cliquer sur De pour afficher ce contact dans la fenêtre de droite 3.Cliquer ok Renseigner une condition

35 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant Cliquer sur « spécifié » 1.Sélectionner le sous-dossier IEN 2. Cliquer OK Renseigner une action

36 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant La condition et l’action sont maintenant définies. Cliquer Appliquer

37 Courrier électronique et Direction d’école 3. Cliquer encore Appliquer. 4. Cliquer OK sur la boîte de dialogue qui vient de s’ouvrir 5. Cliquer Fermer 6. Cliquer une dernière fois OK 4. Tri du courrier entrant

38 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant La règle de message est maintenant active: tous les mails envoyés par l’IEN de Mérignac arriveront directement dans le sous-dossier IEN Il est possible de créer autant de règles de message que l’on veut, contenant chacune une ou plusieurs conditions et une ou plusieurs actions. Les règles de message peuvent être modifiées ou supprimées: outils/règles de message/courrier On peut les renommer avec le bouton modifier (ex : IEN-Mérignac)

39 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant Il est aussi possible de créer une règle directement à partir d’un message reçu. exemple: ne pas télécharger les mails d’un expéditeur indésirable. 1.Sélectionner le message reçu sans l’ouvrir 2. Cliquer Message puis créer une règle à partir d’un message

40 Courrier électronique et Direction d’école 4. Tri du courrier entrant La condition est alors cochée par défaut. Il ne reste que l’action à déterminer: * supprimer du serveur(les messages provenant de cet expéditeur n’arriveront pas dans la boîte et seront effacés du serveur) ou * ne pas télécharger du serveur (les messages resteront sur le serveur mais n’arriveront pas dans la boîte)

41 Courrier électronique et Direction d’école Travaux Pratiques 1.Installer son adresse ac-bordeaux d’école 2.Lire les messages en boîte de réception 3.Répondre à l’ expéditeur Ecole Lache 4.Entrer les coordonnées de son IEN dans le carnet d’adresses 5.Créer 3 sous-dossiers en boite de réception : IEN, Ecoles, Mairie. 6.Créer une règle de message IEN (pour que les messages de l’IEN arrivent dans le sous-dossier IEN) Et maintenant, à vous de jouer !

42 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur Le Webmail est une interface web permettant d'accéder à du courrier électronique sans passer par un logiciel de messagerie.

43 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur Le webmail peut rendre de grands services si son usage est réfléchi et maîtrisé.

44 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail :Supprimer des messages sur le serveur Un des usages les plus intéressants est de pouvoir supprimer directement sur le serveur des messages indésirables ou trop volumineux. (Ceux reçus par exemple à l’occasion d’expérimentations ou de formations au courrier électronique)

45 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur RAPPEL: Les identifiants de messagerie institutionnelle ont été adressés à chaque école en juin 2001; dans le cas où ils ne seraient plus en votre possession, contactez le MATICE de votre circonscription. Ce sont ceux là que vous devez utiliser pour le webmail.

46 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail Pour se connecter au webmail utiliser le navigateur internet et écrire l’adresse suivante: http://courrier.ac-bordeaux.fr/ Inscrire les identifiants de l’école Attention le compte utilisateur commence par p (à la place du zéro) suivi du code UAI (anciennement RNE). Respecter majuscules et minuscules pour le mot de passe. Puis cliquer sur connecter Puis touche entrée

47 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur On obtient la liste des messages qui n’ont pas été encore relevés. Ils sont classés par ordre croissant ou décroissant. La boîte: c’est le nom donné au dossier contenant les messages reçus. C’est l’onglet qui s’affiche à la connexion

48 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur Cocher les cases des messages à supprimer.

49 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur Après avoir choisi les messages à supprimer de la page affichée, cliquer sur supprimer.

50 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur Attention! S’i y a de nombreux messages dans la boite, il faudra les supprimer page par page 20 messages affichés par page par défaut

51 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur Quand la sélection des messages à supprimer sur le serveur est terminée, cliquer sur l’onglet Dossiers.

52 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur Dans cet exemple, 4 messages ont étés cochés puis mis dans la corbeille. Pour les supprimer définitivement, cliquer sur le bouton "Vider la corbeille".

53 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur Confirmer la suppression en cliquant sur ok

54 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Supprimer des messages sur le serveur IMPORTANT Cliquer sur Clôture de session pour quitter le webmail Pour en savoir un peu plus sur le webmail et la suppression des messages, continuer le diaporama…

55 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : La date L’expéditeur La taille de la pièce jointe L’objet du message les différentes informations

56 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Cliquer sur l’objet du message Lire un message Le message s’ouvre alors dans l’onglet message

57 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Lire la pièce jointe du message Cliquer sur la pièce jointe

58 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Lire la pièce jointe du message La pièce jointe s’ouvre dans la fenêtre de l’onglet message, à la place du message qu’elle accompagne avec le logiciel adéquat. Pour retourner à la liste des messages, cliquer sur La Boîte ici acrobat reader

59 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : télécharger la pièce jointe Clic droit de souris sur la pièce jointe Choisir enregistrer la cible sous…

60 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Le fichier se télécharge sur l’ordinateur de consultation. télécharger la pièce jointe

61 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : Une nouvelle fenêtre s’ouvre pour demander l’emplacement d’enregistrement du document. télécharger la pièce jointe

62 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : autre méthode de suppression Quand on clique sur cette case Ou sur cette case située en bas à gauche de la fenêtre Cette méthode est utile lorsque le nombre de messages à supprimer est très important ou plus important que le nombre de messages à conserver.

63 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : autre méthode de suppression On sélectionne tous les messages de la page affichée. On peut décocher les messages que l’on veut conserver.

64 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : autre méthode de suppression Après avoir choisi les messages à supprimer de la page affichée, cliquer sur supprimer.

65 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : autre méthode de suppression Cliquer sur l’onglet Dossiers et procéder comme indiqué précédemment pour vider la corbeille.

66 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : autre méthode de suppression S’il y a un grand nombre de messages (boîte inutilisée depuis plusieurs mois), procéder de la même manière au fur et à mesure que les messages apparaissent. 20 messages affichés par page par défaut

67 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : autre méthode de suppression Pour aller plus vite encore, on peut afficher plus de messages par page: Cliquer sur l’onglet options Cliquer sur Aspect

68 Courrier électronique et Direction d’école 5. Utilisation du webmail : autre méthode de suppression Modifier le nombre de messages s’affichant par page. Ainsi il est possible de supprimer très rapidement un très grand nombre de message dans les cas de force majeure.