Thèses « Atelier utilisation avancée du traitement de texte » Ghislain Chave / Magalie Prudon Pôle « Publications en ligne » SCD-BU G. Chave / M. Prudon.

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1 Thèses « Atelier utilisation avancée du traitement de texte » Ghislain Chave / Magalie Prudon Pôle « Publications en ligne » SCD-BU G. Chave / M. Prudon - mars 2015 1

2 Programme Rappel des pré-requis Qu’est ce qu’un modèle de document ou feuille de styles ? Structuration et mise en forme à l’aide des styles, création et mise à jour de styles Installation et création d’une feuille de styles Numérotation automatique des titres Création de tables automatiques (sommaires, table des matières, index et tables des illustrations) Conversion PDF et vérification du format pour le dépôt légal G. Chave / M. Prudon - mars 2014 2

3 Objectifs Ne plus utiliser les logiciels de traitement de texte comme une machine à écrire Acquérir des réflexes et penser autrement Savoir au moins ce qui est possible, à défaut de tout connaître Savoir identifier les problèmes et les résoudre Passer moins de temps sur les aspects techniques de la rédaction de votre thèse G. Chave / M. Prudon - mars 2014 3

4 Un bon usage du traitement de texte permet de Rédiger votre thèse en un seul document Structurer votre thèse Echanger vos documents (presque) sans problème  interopérabilité et portabilité Manipuler et naviguer Mettre en page et mettre en forme de façon homogène Créer des tables automatiques (sommaires, index, table des illustrations…) Convertir en format PDF structuré Déposer un fichier correct pour l’archivage et éventuellement la diffusion électronique G. Chave / M. Prudon - mars 2014 4

5 Remarques Une vraie formation au traitement de texte dure une semaine complète Différentes versions des logiciels. Exemple : Word 2010 et 2007 très différents des versions antérieures Un temps d’apprentissage long au départ  un investissement pour la suite et gagner du temps au final Cette formation n’aborde pas les questions  Choix de la mise en page  Voir consignes de votre laboratoire  Bibliographie  Voir formations ED et Urfist  Traitement des images  formations ED et Urfist G. Chave / M. Prudon - mars 2014 5

6 Quelques pré-requis pour une bonne utilisation des styles G. Chave / M. Prudon - mars 2014 6

7 Connaître les modes d’affichage Plusieurs façons d’afficher le même contenu  Dans l’onglet AFFICHAGE  Toujours afficher les caractères de mise en forme (invisibles à l’impression) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 7

8 Les modes d’affichage Page  pour la mise en forme et la mise en page finale  Attention, il peut y avoir une différence entre l’affichage en mode page et ce que vous obtiendrez à l’impression Normal ou brouillon  conseillé pour la rédaction  Afficher la zone de style = une marge sur la gauche qui indique quel style est appliqué sur chaque paragraphe Plan  pour la structuration  Permet de modifier la hiérachisation des titres automatiquement Volet de navigation  pour la navigation  Affiche un sommaire hypertextuel sur la gauche du document Aperçu avant impression  avant l’impression  Le seul affichage pour vérifier ce qui sera effectivement imprimé G. Chave / M. Prudon - mars 2014 8

9 Afficher la zone de style G. Chave / M. Prudon - mars 2014 9

10 Connaitre les éléments d’un document Word Les caractères visibles (alphabétiques, numériques, de ponctuation, etc…) :  azerty &é”’ 12345 Les caractères invisibles  Marque de paragraphe (touche Entrée)  Saut de ligne manuel (Touche Majuscule + Entrée)  Espace  Espace insécable  C’est sur un caractère que s’applique les attributs du menu “format – police” et les styles de caractère pour la mise en forme Une chaîne de caractères encadrée de 2 marques de paragraphe est un paragraphe  c’est sur un paragraphe que s’appliquent les attributs du menu “accueil” et les styles de paragraphe pour la mise en forme G. Chave / M. Prudon - mars 2014 10

11 G. Chave / M. Prudon - mars 2014 11

12 Les autres éléments Les dessins (ou schémas) créés à partir de la fonction dessin Les objets : par exemple une feuille de calcul excel Les images Les champs : par exemple les entrées d’index G. Chave / M. Prudon - mars 2014 12

13 Gérer les en-têtes et pieds de page Uniquement en mode d’affichage « Page » En utilisant les sauts de section  Insérer un saut de section = scinder votre document en sous- parties Chaque sous-partie pourra avoir un en-tête et un pied de page propre Idem pour la pagination Idem pour la mise en page (ex : portrait ou paysage) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 13

14 Toujours utiliser les fonctions disponibles Eviter au maximum d’utiliser la répétition de la Barre d’espace ou de la touche Entrée pour la mise en page  utiliser le menu “police” ou “paragraphe” pour la mise en forme / le menu “fichier – mise en page” pour la mise en page Quand on répète plusieurs fois la même action, il doit exister une fonction pour le faire en une seule fois En utilisant le menu textuel ou les boutons des barres de tâche, et surtout la feuille de style (à suivre) Exemple : Ecart entre les paragraphes, passer à la page suivante, insérer une note de bas de page G. Chave / M. Prudon - mars 2014 14

15 Styles et feuille de styles G. Chave / M. Prudon - mars 2014 15

16 Ce que permet la feuille de styles Indiquer la structure logique de votre document = le plan et d’autres éléments de votre document, ex : les citations Faire la mise en page =personnaliser la structure physique à partir de la structure logique Naviguer dans votre document Faire la table des matières automatiquement (et toutes les autres tables : figures, schémas, illustrations…) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 16

17 Qu’est ce qu’un style ? Un attribut appliqué à un paragraphe (=une chaîne de caractères entre 2 marques de paragraphes) Qui indique à quoi correspond ce paragraphe dans votre document  Chaque élément de même niveau hiérarchique (titre, puce) doit avoir le même style  Chaque élément de même nature (texte, image, tableau) doit avoir le même style Remarque : certains styles s’appliquent uniquement aux caractères C’est sur le style qu’on appliquera ensuite les informations de mise en forme (et plus sur un seul paragraphe…) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 17

18 Démonstration Thèse exercice de Lyon 2 G. Chave / M. Prudon - mars 2014 18

19 Télécharger les fichiers d’exercice Télécharge les fichiers d’exercice http://appli-bu.unice.fr/Downloads/Theses/ http://appli-bu.unice.fr/Downloads/Theses/ G. Chave / M. Prudon - mars 2014 19

20 Appliquer et modifier les styles G. Chave / M. Prudon - mars 2014 20

21 Utiliser les styles Word A partir des styles rapides « les plus utilisés » G. Chave / M. Prudon - mars 2014 21

22 Utiliser les styles Word Affichage de la fenêtre « Styles » G. Chave / M. Prudon - mars 2014 22 Bouton option : pour afficher Seuls les styles utilisés Les styles disponibles L’ensemble des styles

23 On applique les styles Remarque : le mode d’affichage idéal est le mode brouillon avec affichage de la zone de style On sélectionne le paragraphe  En le sélectionnant entièrement  En positionnant simplement le curseur  entre les 2 marques de paragraphe On choisit le style, qui s’applique automatiquement G. Chave / M. Prudon - mars 2014 23

24 Créer un jeu de styles Choisissez un jeu de styles Modifier ensuite chaque style, créer des styles supplémentaires G. Chave / M. Prudon - mars 2014 24

25 On modifie la mise en forme des styles G. Chave / M. Prudon - mars 2014 25

26 On modifie la mise en forme des styles En modifiant un style, tous les paragraphes portant ce style seront modifiés On peut appliquer sur un style toutes les personnalisations possibles sur un paragraphe ou sur les polices Ne pas oublier d’enregistrer les modifications  Ajouter à liste des styles rapides  Ou dans le modèle de document (feuille de style) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 26

27 Utiliser une feuille de styles G. Chave / M. Prudon - mars 2014 27

28 Qu’est-ce qu’une feuille de styles ? Appelée « Modèle de document » dans Word Un fichier bureautique avec une extension «.dot » ou «.dotx » ou «.dotm » Un fichier qui contient tous les styles dont vous avez besoin, et les paramètres associés à chaque style Feuille de styles UNS (These_UNS.dot word 2003) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 28

29 Installer une feuille de style Dans le dossier Modèles d’Office (différent suivant les configurations), pour le trouver : G. Chave / M. Prudon - mars 2014 29

30 Installer une feuille de style G. Chave / M. Prudon - mars 2014 30

31 Lier une feuille de style à un fichier Ouvrir le fichier Onglet développeur / Modèle de document G. Chave / M. Prudon - mars 2014 31

32 Lier une feuille de style à un fichier Ou Fichier->Options G. Chave / M. Prudon - mars 2014 32

33 On enregistre la feuille de style Soit en créant un nouveau modèle  En choisissant « Enregistrer sous »  Puis « Modèle Word » Soit en enregistrant les modifications du modèle de document en validant au moment de la fermeture du document G. Chave / M. Prudon - mars 2014 33

34 Numérotation automatique des titres G. Chave / M. Prudon - mars 2014 34

35 Numérotation automatique des titres Par défaut, dans Word 2010, aucun jeu de styles ne possède de numérotation Utiliser les styles de liste ou bien les listes de la bibliothèque (ne se modifient pas) Créer son propre style de listes  Cas pratique. Pour obtenir la numérotation suivante : Partie I Chapitre I I I.1 I.1.A I.1.A.a G. Chave / M. Prudon - mars 2014 35

36 Numérotation automatique des titres Onglet Accueil -> Liste à plusieurs niveaux -> Définir un nouveau style de liste G. Chave / M. Prudon - mars 2014 36

37 Numérotation automatique des titres Donnez un nom à votre style de liste, par exemple ma_liste Puis Format -> Numérotation G. Chave / M. Prudon - mars 2014 37

38 Numérotation automatique des titres Cliquez sur le bouton Plus situé en bas à gauche de la boîte de dialogue G. Chave / M. Prudon - mars 2014 38

39 Numérotation automatique des titres Pour chaque niveau  Saisissez le contenu de la zone de saisie Mise en forme de la numérotation « Partie » pour niveau 1, « Chapitre » pour niveau 2…  Dans la liste déroulante Style de numérotation pour ce niveau, choisissez I, II, III...pour niveau 1…  Dans la liste déroulante Style à appliquer à ce niveau, choisissez Titre 1 pour niveau 1… G. Chave / M. Prudon - mars 2014 39

40 Numérotation automatique des titres G. Chave / M. Prudon - mars 2014 40

41 Numérotation automatique des titres Dans la boîte de dialogue Définir un nouveau style de liste, cocher l'option « Nouveaux documents basés sur ce modèle ». Cliquez sur le bouton OK : la style de liste « ma_liste » est créée G. Chave / M. Prudon - mars 2014 41

42 Numérotation automatique des titres Pour la modifier G. Chave / M. Prudon - mars 2014 42

43 Créer des tables de références G. Chave / M. Prudon - mars 2014 43

44 Créer la table des matières Préalable : avoir correctement stylé (=appliqué les styles sur) votre document Mettre à jour la table des matières (clic droit sur la table) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 44

45 On navigue dans le document On peut aussi naviguer dans le document grâce au volet de navigation On peut modifier le plan directement grâce au mode d’affichage « plan » G. Chave / M. Prudon - mars 2014 45

46 Créer la table des illustrations Préalable :  Saisir les légendes des illustrations à partir de « références->insérer une légende »  Ou bien styler la légende avec un style approprié, par exemple légende-figure G. Chave / M. Prudon - mars 2014 46

47 Créer la table des illustrations Insérer la table des illustrations Mettre à jour la table des illustrations G. Chave / M. Prudon - mars 2014 47

48 Créer un index Préalable : marquer les termes que vous souhaitez indexer  identifier les entrées d’index  pas gérée par la feuille de style G. Chave / M. Prudon - mars 2014 48

49 Créer un index Attention à l’automatisation du marquage des entrées d’index Insérer la table des index G. Chave / M. Prudon - mars 2014 49

50 Afficher la barre d’outil « Styles » Pour afficher la barre d’outil « Styles »  Onglet « compléments », clic droit et « Ajouter un groupe à la barre d’outils Accès rapide » Ou  Clic droit sur la barre d’outil  Choisir « Personnaliser la barre d’outil Accès rapide »  Sélectionner « Toutes les commandes »  Ajouter « barres d’outils personnalisées » et « styles » G. Chave / M. Prudon - mars 2014 50

51 Métadonnées, creative commons G. Chave / M. Prudon - mars 2014 51

52 Métadonnées du document Renseigner correctement les propriétés du document (au moins le champ Titre). Ces informations suivront lorsque vous convertirez le document en PDF et pourront être exploitées par les moteurs de recherche ou les liseuses.  Fichier > Informations > Propriétés > Propriétés avancées  Onglet Résumé G. Chave / M. Prudon - mars 2014 52

53 Insérer les licences CC Copier le logo et le texte de la licence http://creativecommons.or g/choose/?lang=fr http://creativecommons.or g/choose/?lang=fr Coller dans le document, par exemple en pied de page Attention : lien hypertexte en pied de page non conservé lors de la conversion PDF à partir de Word 2007/2010. Pour y remédier, mettre l'URL en clair. G. Chave / M. Prudon - mars 2014 53

54 Créer un fichier PDF pour l’archivage pérenne G. Chave / M. Prudon - mars 2014 54

55 Archivage pérenne Pour être archivé au CINES un fichier doit être valide et bien formé: Formats acceptés http://www.cines.fr/spip.php?rubrique256 http://www.cines.fr/spip.php?rubrique256 Test facile.cines.frfacile.cines.fr G. Chave / M. Prudon - mars 2014 55

56 Liste des formats acceptés http://www.cines.fr/spip.php?rubrique256  PDF  JPG  MP4  WAV  … G. Chave / M. Prudon - mars 2014 56

57 Test facile.cines.frfacile.cines.fr Vérifier la validité du document avec le service FACILE du CINES G. Chave / M. Prudon - mars 2014 57

58 Conversion pdf de Word 95 à Word 2003 (PC) :  PDFCreator (logiciel libre) : pdf non structuré, suppression des liens hypertextes PDFCreator  Sinon solution PDF-T-Maker (logiciel libre)PDF-T-Maker  Complexe  Installer Ghostscript (ne pas oublier le.exe)  Installer une imprimante Postscript  Acrobat PDF pro (logiciel payant) – disponible à la BU A partir de Word 2007 (PC) :  L’éditeur PDF avec signets est intégré OpenOffice et LibreOffice  L’éditeur PDF avec signets est intégré G. Chave / M. Prudon - mars 2014 58 Dans Word 2010

59 Ne pas oublier D’intégrer les signets D’intégrer les polices de caractères quand c’est possible D’indiquer la résolution des images en fonction de la destination du PDF (bonne pour impression, moyenne pour diffusion électronique) De relire et vérifier le fichier PDF produit G. Chave / M. Prudon - mars 2014 59 Ex : Word 2007

60 Corriger un fichier pdf défectueux G. Chave / M. Prudon - mars 2014 60

61 Outil en ligne, basé sur ghostscript, pour rendre conforme un fichier pdf pdfstar.mines-paristech.fr/ G. Chave / M. Prudon - mars 2014 61

62 Acrobat pro 2 méthodes  Optimisation fichier->enregistrer sous->pdf optimisé  Contrôle en amont->options avancées G. Chave / M. Prudon - mars 2014 62

63 jPDFtweak (multiplateforme) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 63

64 Solliciter l’expert du CINES G. Chave / M. Prudon - mars 2014 64

65 Informations et contacts G. Chave / M. Prudon - mars 2014 65

66 Quelques ressources utiles sur le Web Thèses électroniques à Lyon 2 (dont un support sur Word 2007 et exercice) Thèses électroniques à Lyon 2 (dont un support sur Word 2007 et exercice) Didacticiel de Lyon 3 sur Word 2000 Aide en ligne de Microsoft Word Aide en ligne de OpenOffice.org (ou LibreOffice) Aide en ligne de OpenOffice.org (ou LibreOffice) G. Chave / M. Prudon - mars 2014 66

67 Informations et contacts Assistance  Pôle « Publications en ligne » SCD-BU  theses- scd@unice.frtheses- scd@unice.fr  Services des thèses BU Droit  theses-budroit@unice.frtheses-budroit@unice.fr Lettres  theses-bulettres@unice.frtheses-bulettres@unice.fr Sciences  theses-busciences@unice.frtheses-busciences@unice.fr Informations  http://bibliotheque.unice.fr/services- et-formations/publication-theseshttp://bibliotheque.unice.fr/services- et-formations/publication-theses Formations et supports  http://bibliotheque.unice.fr/services-et- formations/aide-et-formation http://bibliotheque.unice.fr/services-et- formations/aide-et-formation G. Chave / M. Prudon - mars 2014 67