Logiciel intégré pour la gestion des activités de services, Temps 2000 permet : une saisie rapide et sûre des temps passés par les collaborateurs d’automatiser.

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1 Logiciel intégré pour la gestion des activités de services, Temps 2000 permet : une saisie rapide et sûre des temps passés par les collaborateurs d’automatiser et de sécuriser la facturation au forfait, en régie, à l’avancement, par abonnement, sur devis des résultats par client, affaire, activité, période. Temps 2000 permet aussi : de planifier, mémoriser les évènements d’attacher des documents aux clients, affaires de gérer la relation client (relances, mails, courriers…) d’anticiper le plan de charge des collaborateurs de partager l’agenda de gérer les notes de frais des collaborateurs. VUE D’ENSEMBLE Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

2 Tout est organisé pour une saisie rapide et sûre des feuilles de temps. Les temps passés peuvent être : saisis directement par chaque collaborateur via le réseau local ou en accès déporté (TSE, CITRIX) saisis dans un module extérieur ou via Internet pour les itinérants importés à partir de feuilles Excel. Temps 2000 permet de paramétrer : les contrôles de saisie : alertes par rapport aux budgets, à des seuils, mails de relance… les droits d’accès des collaborateurs : ses temps seulement accès ou non aux valeurs. VUE D’ENSEMBLE Temps passés Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

3 Temps 2000 permet la saisie des notes de frais des collaborateurs directement à partir de leurs feuilles de temps. Des éditions donnent un support aux remboursements des notes de frais. Des barèmes peuvent être mis en place selon la nature des frais. La saisie des frais peut porter sur les débours, la sous-traitance. Les frais peuvent être importés d’Excel, transférés vers la comptabilité. Les frais imputés aux affaires peuvent être distingués selon qu’ils sont ou non à refacturer. Il peuvent être refacturés directement aux clients. VUE D’ENSEMBLE Frais et débours Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

4 La saisie de prévisions ou budgets : facilite l’élaboration des devis donne le plan de charge des collaborateurs donne le chiffre d’affaires prévisionnel permet de comparer les réalisations aux prévisions est facilitée par de nombreux automatismes. VUE D’ENSEMBLE Budgets, plan de charge Le budget de facturation permet d’anticiper le chiffre d’affaires et de sécuriser les factures. Le plan de charge permet d’anticiper les absences et les présences des collaborateurs. Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

5 La lettre de mission fixe les termes du contrat avec le client, le montant et l’échelonnement des honoraires, le partage des obligations ou évènements. Temps 2000 offre en standard une quinzaine de modèles de lettres de mission personnalisables au format Word, dont les modèles proposés par le CSOEC et le CNCC. Des fonctions facilitent l’adaptation des modèles : ajout de champs de fusion, modèles d’en tête…. Les honoraires mentionnés dans la lettre de mission peuvent être facturés automatiquement. Les obligations prévues dans la lettre peuvent faire l’objet d’un suivi quant à leurs réalisations. VUE D’ENSEMBLE Lettre de mission Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

6 Temps 2000 permet d’automatiser la facturation suivant une variété de modes : au forfait, par abonnement avec des automatismes de création et de reconduction en régie ou sur la base des temps passés éventuellement valorisés à des taux propres à chaque affaire sur la base des quantités produites : nombre de bulletins, d’unités de facturation les frais, débours refacturables des formules de calcul : 10% de frais de chancellerie Les modèles de factures livrés en standard sont personnalisables : incorporation du logo, ajout et dispositions des zones. Les factures peuvent être prélevées, télédistribuées par Internet. Les écritures relatives aux factures de ventes et aux règlements clients peuvent être exportées directement vers une cinquantaine de comptabilités du marché. VUE D’ENSEMBLE Facturation Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

7 Temps 2000 gère les comptes clients et leur relances. Les règlements clients peuvent être : émis à partir de Temps 2000 (prélèvements, traites…) : le plus souvent en même temps que la facture. Temps 2000 génère le fichier au format SEPA à transmettre à la banque. saisis : virements, chèques reçus. Temps 2000 permet l’édition du bordereau de remise de chèque pour faciliter leur envoi à la banque. La gestion des comptes clients comprend : leur lettrage l’édition de synthèse et détail par client, société, collaborateur responsable… la gestion et le contrôle de la TVA sur les encaissements le transfert des écritures vers une cinquantaine de logiciels de comptabilité. Les relances clients reprennent le détail du solde. Elles sont paramétrables : à votre en-tête avec un texte variable selon l’ancienneté. VUE D’ENSEMBLE Règlements, relances Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

8 Temps 2000 analyse les résultats sous tous les angles, à travers plus de cinquante éditions pré-paramétrées : par client et affaire : honoraires comparés aux coûts (temps et frais) éditions de synthèse ou de détails, limitées aux réalisations ou comparées aux prévisions, sous forme d’historique, de compte de résultats, de planning par collaborateur, groupe : analyse des temps, intéressement par période : en cours… par nature de tâche : temps moyens…. Toutes les éditions sont personnalisables, exportables vers Excel, éditables au format Pdf. Détail d’une affaire Détail des temps passés par collaborateur VUE D’ENSEMBLE Analyses et résultats Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

9 Interfaces Excel export vers Excel d’un simple clic import des fichiers clients, de temps passés… Interfaces comptabilité Les écritures peuvent être transférées vers votre logiciel de comptabilité. Mails, courriers Le contenu des bases clients, collaborateurs… est paramétrable. Ceci permet : la création de listes paramétrables de croiser les critères pour obtenir des éditions, mails, courriers sélectifs. Les courriers peuvent être édités avec un en-tête paramétrable (logo…). Les mails sont adressés et conservés dans la messagerie du poste (Outlook…). VUE D’ENSEMBLE Interfaces, messagerie Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

10 Au delà de la gestion du temps, Temps 2000 permet de planifier ou de mémoriser des évènements pour les clients et affaires. Ces évènements sont des actions à accomplir ou accomplies à une date donnée par tel ou tel collaborateur. Les évènements donnent : un historique des courriers, appels téléphoniques… par client ou affaire des rappels sous forme de liste ou de fenêtres pop up aux collaborateurs concernés. Des documents Word, Excel, PDF…. peuvent être attachés aux clients, affaires ou évènements. Temps 2000 dispense d’une GED en mémorisant le chemin vers le dossier ou le document correspondant. VUE D’ENSEMBLE Evénements, documents Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda

11 Temps 2000 incorpore un agenda partagé qui permet de mettre à jour, voir ou télédistribuer l’agenda collectif de la société ou d’un groupe. Cette fonction permet de se dispenser, lorsque les personnes sont très mobiles, d’outils de type Exchange souvent lourds et couteux à mettre en place. VUE D’ENSEMBLE Agenda Vue d’ensemble Temps passés Frais et débours Budgets, plan de charge Lettre de mission Facturation Règlements, relances Analyses et résultats Interfaces, messagerie Evénements, documents Agenda