Formation Direction Commerciale Brique bureautique V 3.00.

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1 Formation Direction Commerciale Brique bureautique V 3.00

2 Fonctions supplémentaires de l’écran d’accueil Liées à un niveau de droit > 1 (cf table Utilisateur) Ces pages présentent les différences avec la vision du « Commercial » Formation Direction Commerciale 2

3 Commerciale niveau 1 Actions : uniquement ses propres actions = « Mes actions à faire » Page d’accueil La vision du Responsable commercial Affaires : Appel d’un écran de sélection Principe général : Les boutons qui déclenche un affichage immédiat (sans paramètres) pour un commercial donnent lieu à un écran de sélection supplémentaire pour le responsable Cet écran permet de sélectionnerles informations pour un commercial précis ou pour l’ensemble des commerciaux encadrés Dossiers: Appel d’un écran de sélection Tableaux de bord : Filtre sur toutes les statistiques 3

4 Commerciale niveau 1 Liste des sociétés Filtre par type de fiche: Client, Prospect… A sélectionner avant de cliquer sur un bouton Liste des propositions: Ecran de sélection Appel d’un écran de sélection « multi-critères » qui permettra une recherche libre Comptes affectés aux commerciaux encadrés par le responsable Toute la base : Réservé au niveau « 4 » Comptes directement affectés au responsable commercial 4

5 Commerciale niveau 1 Gestion des utilisateurs et affectations Principe : Les procédures d’affectation se font toujours en deux temps, à valider dans le Menu Traitement, onglet Divers. Cette validation permet la réaffectations des fiches sociétés, des actions non faites et des affaires en cours  (Ré)affectation des comptes d’un commercial Remplacement d’un commercial par un autre Affectation d’un responsable commercial  Affectation par zone de vente  Affectation par code postal  Affection en gérance  Gestion des listes de comptes Formation Direction Commerciale 5

6 Codes droits : Fixent les actions possibles sur les fiches auquel l’utilisateur à droit (selon son niveau) Fonction de remplacement d’un utilisateur par un autre (fiches affectées, actions non faites, affaires en cours) Gestion de la notion de gérance au moment du remplacement Responsable commercial (de niveau « 2 » au moins) Utilisateurs Niveau de droit = Filtre sur les fiches sociétés qui peuvent être consultées par l’utilisateur 1 = Commercial (visibilité des fiches affectées) 2 = Responsable commercial (visibilité des fiches des commerciaux encadrés – Utilisateur dont il est « Responsable ») 3 = Structure (Utilisé en cas d’hébergement de deux structures dans une seule base) 4 = Visibilité sur tous les comptes Si décoché, la « validation commerciale » d’un dossier entraîne automatiquement la validation CDV 6

7 Commerciale niveau 1 Commerciaux affectés à la zone Zones de vente Permet de répartir les comptes par zones, zones à affecter aux commerciaux Cadre d’affectation: L’affectation aux commerciaux indiqués est réalisée en cliquant sur un des deux boutons, avec les options suivantes : Case « Tous » cochée  + N’importe lequel des deux boutons : tous les comptes de la zone sont réaffectés Sélection d’une priorité + Bouton « Reaf / Priorité » : Seuls les comptes de cette priorité sont réaffectés Sélection d’un segment+ Bouton « Reaf / Segment » : Seuls les comptes de ce segment sont réaffectés On peux enchaîner plusieurs affectations pour une même zone (par exemple les P1 à un commercial les autres fiches à un autre…) Zone de vente, que l’on retrouvera dans les fiches sociétés (onglet Infos) Cocher pour affecter en « Gérance » 7

8 Commerciale niveau 1 Commerciaux affectés Codes postaux Les affectations devront comme toujours être validées par : Traitement / Onglet divers / Bouton « Validation de la réaffectation des commerciaux » Valide l’affectation des comptes (sauf comptes listés) Cocher pour affecter en « Gérance » 8

9 Commerciale niveau 1 Commercial affecté à la liste Listes de comptes Concerne uniquement le parc 1 (« Gamme ») Principe de fonctionnement : Les listes de comptes permettent de « verrouiller » des fiches (qui peuvent par ailleurs faire partie d’une zone de vente) afin de les protéger lors des procédures de réaffectation. Elles ne seront donc pas traitées par la mécanique d’affectation des zones de vente, par exemple. L’appartenance à une liste sera affichée sur les sociétés concernées, et le changement direct de commercial sera impossible. Nom de la liste Accès au détail (fiches société de la liste) 9

10 Commerciale niveau 1 Aout d’une société Listes de comptes Détail de la liste Validation de la liste : C’est ce bouton qui provoque l’attribution des fiches sociétés à la liste Suppression d’une société (de la liste) Ensemble des sociétés appartenant à la liste 10 ATTENTION : Les fiches sociétés ne sont modifiées que lors de la validation de la liste. Cela vaut aussi pour les suppressions de fiches dans la liste : C’est le bouton « Valider la liste » qui supprimera effectivement l’information de liste sur la fiche société

11 Fiche société affectation des droits spécifiques de gestion Le code droit 01 permet de : -Modifier les affectations -Modifier la zone de vente -Modifier la segmentation (Priorité, segment…) -Supprimer la fiche -Modifier le type (Client/Prospect) Zones de réaffectation de comptes, utilisées par l’affectation par zone de vente. La validation dans « Traitements » valide définitivement les affectations Affectation du compte en gérance Zone de vente Code liste (caché si le compte n’est pas listé) 11

12 Tableau de bord : Comptage simple Statistiques sur les actions Suivi des actions 12

13 Commerciale niveau 1 Permet d’indiquer que cette catégorie est celle attribuée par défaut (pour les RDV, appels…) lors des clôture d’actions Catégories d’actions Paramétrage Colonne de comptage : Cf partie statistiques Rattachement à une catégorie statistiques (voir cette partie) Type Evenement/Tâche Couleur utilisée dans les plannings En cas d’ajout ou suppression de catégorie, une modification doit être réalisée dans le module « Outils » si la catégorie concernée figure dans les agendas 13

14 Tableau de bord Comptage d’actions Déclenchement du traitement qui appelle l’écran de sélection ci- dessous On peux sélectionner plusieurs utilisateurs pour des statistiques cumulées Possibilité de mémoriser des filtres et de la rappeler à la demande 14

15 Commerciale niveau 1 Statistiques actions Menu Traitements Onglet Statistiques Synthèse mensuelle ou hebdomadaire par type d’action (RDV, Appels…) Edition ou export Excel Analyse détaillée des actions (une ligne par action, sans compte-rendu) Analyse détaillée des actions avec impression du compte- rendu Comptage d’actions répartis selon le jour de la semaine Nombre d’action par fiche, avec la date de prochaine action Demande la mise en place d’un traitement de nuit 15

16 Commerciale niveau 1 Statistiques actions Synthèse mensuelle Selon l’option choisie, détail par mois ou par semaine Les actions sont réparties en grandes familles (liées à la catégorie d’action) Visuel sur rendez-vous et remise d’offres Visuel sur les appels 16

17 Commerciale niveau 1 Statistiques actions Synthèse hebdomadaire Une ligne récapitulative par semaine Les actions sont réparties en grandes familles (liées à la catégorie d’action) Une ligne par commercial à l’intérieur de la semaine 17

18 Commerciale niveau 1 Statistiques actions Liste des actions Une ligne par action Sélection du ou des commerciaux Possibilité de mémoriser des requêtes Totaux La même statistique existe avec l’impression du compte-rendu 18

19 Commerciale niveau 1 Statistiques actions Comptage hebdomadaire Total par commercial sous forme graphique Comptage par commercial et par jour de semaine Les critères de sélection permettent d’éditer une semaine particulière, de filtrer sur une catégorie d’action… afin de mémoriser et d’utiliser des tableaux de bords de suivi d’activité 19

20 Commerciale niveau 1 Tableaux de bord Statistiques sur les offres Statistiques sur les affaires Suivi d’évolution des affaires Suivi des affaires 20

21 Commerciale niveau 1 Tableau de bord Détail des affaires Déclenchement du traitement qui appelle l’écran de sélection ci-dessous On peux sélectionner plusieurs utilisateurs pour des statistiques cumulées Possibilité de mémoriser des filtres et de la rappeler à la demande Détail des affaires Sous-total par Spanco 21

22 Commerciale niveau 1 Tableau de bord Récapitulatif des affaires Déclenchement du traitement Graphe par statut Tableau à double entrée Spanco/Outlook 22

23 Commerciale niveau 1 Statistiques offres/affaires Statistiques sur les affaires - Sur Spanco - Récapitulatif sur critère « Outlook » - Détail par commercial sur critère « Outlook » Statistiques sur les offres (SASP, négoce, consommables) Une analyse par statut : Gagnées En-cours Perdues Menu de Suivi de l’évolution des affaires pendant le mois 23

24 Commerciale niveau 1 Statistiques offres Journal des ventes Sélection de la période et du type de documents de vente à inclure Edition détaillée (une ligne par commande) Journal détaillé Edition récapitulative mensuelle Edition récapitulative 24

25 Commerciale niveau 1 Statistiques offres Offres en cours Sélection de la période et du type de documents de vente à inclure Edition détaillée (une ligne par offre) Journal détaillé Edition récapitulative mensuelle Edition récapitulative 25

26 Commerciale niveau 1 Statistiques offres Offres en cours Sélection de la période et du type de documents de vente à inclure Edition détaillée (une ligne par offre) Journal détaillé Edition récapitulative mensuelle Edition récapitulative 26

27 Commerciale niveau 1 Statistiques offres Affaires perdues Détail, avec motif de la perte Récapitulatif avec répartition 27

28 Commerciale niveau 1 Statistiques affaires Par mois de prise d’ordre Critères de sélection multiples (ici selon le mois de prise d’ordre) Détail des affaires Une page par mois avec récapitulatif 28

29 Commerciale niveau 1 Statistiques affaires Suivi mensuel de l’évolution des affaires En début de mois, on archive la situation du portefeuille de chaque commercial Edition comparative (toutes les affaires ou uniquement les affaires modifiées) 29

30 Commerciale niveau 1 Statistiques affaires Par statut Outlook Portefeuille Outlook global Portefeuille « Outlook » par commercial 30

31 Commerciale niveau 1 Génération préalable Comptages par commercial Détail par société Accès par Statistiques / Menu Statistiques Sociétés Statistiques sociétés 31

32 Commerciale niveau 1 Statistiques sociétés Génération des statistiques sociétés (lire ci-dessous) 32 Ces statistiques ne sont pas accessibles en temps réel. Elles doivent être « générées », soit à la demande via le premier bouton, soit automatisées (contacter l’assistance) ATTENTION : La génération des statistiques peut prendre plusieurs heures selon la taille de la base… Génération des statistiques sociétés (lire ci-dessous)

33 Commerciale niveau 1 Statistiques sociétés Comptages récapitulatif par commercial 33 Nombre de sociétés pour lesquelles le téléphone est renseigné (plus pourcentage) Idem colonnes suivantes pour le fax et l’Email société Nombre de contacts et moyenne par fiche Idem colonnes suivantes pour les contacts avec emails, actions clôturées et actions non clôturées Nombre de machines en parc 1 et 2, plus moyenne par société Nombre de sociétés possédant au moins un contact, et pourcentage Idem colonnes suivantes pour actions, affaires et SASP Récapitulatifs pour l’ensemble des fiches

34 Commerciale niveau 1 Statistiques sociétés Comptages détaillés par commercial 34 Identification de la société Chiffre « 1 »  Téléphone rempli Idem colonnes suivantes pour le fax et l’email société Nombre de machines en parc 1 et 2 Chiffre « 1 »  Société possédant au moins un contact Idem colonnes suivantes pour actions, affaires et SASP Récapitulatifs pour le commercial (avec moyennes) Nombre de contacts Idem colonnes suivantes pour les contacts avec emails, actions clôturées et actions non clôturées

35 Commerciale niveau 1 Statistiques sociétés Comptes (non) travaillés 35 Le titre de l’édition peut être modifié au lancement… Cette statistique s’appuie sur la date de dernière mise à jour La génération des statistiques calcule la date de dernière mise à jour de la fiche société ou de l’un des éléments suivants : Contact, action, parc, affaire, SASP Lors du lancement de l’édition, la date de dernière mise à jour est utilisable comme filtre afin de sélectionner les fiches non mises à jour depuis une certaine date, ou modifiées depuis une certaine date ou entre deux dates (pour évaluer le nombre de fiches enrichies pendant une période donnée) Date de dernière mise à jour

36 Commerciale niveau 1 Clôture et report d’actions Purge du portefeuille d’affaires Validation des suppression et des affectations Réaffectation des comptes d’un commercial Opérations de masse 36

37 Commerciale niveau 1 Opérations de masse Accès par Traitement / Divers 37 Validation de la réaffectation des commerciaux. Suppression des fiches cochées à supprimer par les commerciaux (sociétés/parc) Listes de travail pour contrôler et éventuellement annuler les demandes de suppression Clôture en masse des actions non clôturées (avec écran de sélection) Report masse des actions non clôturées au lundi de la semaine suivante (avec écran de sélection)

38 Commerciale niveau 1 Réaffectation des comptes 38 Ouvrir la fiche du commercial à réaffecter, sélectionner le remplaçant, cocher ou non les cases « Gérance » puis cliquer sur « Remplacer » Cette procédure permet de réaffecter les comptes d’un commercial vers un autre. Elle ne concerne que le commercial 1. Vous pouvez sélectionner l’ensemble des comptes du commercial ou seulement ceux qui lui ont été affecté en « Gérance », en cochant la case Selon le même principe, le remplaçant (celui qui récupère les comptes) se les verra affecté totalement ou « En gérance » Après l’exécution, le remplaçant est affecté comme « Nouveau commercial » (zone présente dans l’onglet « Infos ». Pout valider définitivement la réaffectation, suivre la procédure indiquée page précédente (« Application de la réaffectation »)