ACCOUNTING Formation des comptables du 12 au 16 Avril 2010 Par Elie EFIKA.

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1 ACCOUNTING Formation des comptables du 12 au 16 Avril 2010 Par Elie EFIKA

2 Présentation générale du module Accounting Tool 1.Entries (volet encodage des opérations) 2.Closing (volet clôture mensuelle) 3.Reports (volet rapportage des opérations) 4.Search (volet recherche et export des données vers Excel pour traitement)

3 1. Entries (volet encodage des opérations) Points d’attention avant/pendant saisie Identification et sélection du compte financier concerné Identification de la nature/type de l’opération à saisir Encodage proprement dit UNE ECRITURE = UNE PIECE COMPTABLE ELLIGIBLE AUCUNE ECRITURE SANS PIECE COMPTABLE ELLIGIBLE

4 1.1. Identification et sélection du compte financier concerné

5 1.2. Identification de la nature et du type d’opération 5 types d’opérations 1.Expenses/Income 2.Transferts Projet (Transfert entre comptes financiers) 3.Transferts HQ (cas Cash Call) 4.Advance/Repayment 5.Ecritures HQ

6 1.2.1.Expenses/Income – Particularités et Exceptions Cas des écritures exceptionnelles Généralement, les opérations de sortie de fonds en positif et celles de sortie de fonds en négatif. Quelques cas exceptionnels : Cas extournes Cas de ventes ou cessions d’un ou des Immobilisés (entre projets) Cas de retour ou annulation des charges (ex. communications) Cas d’annulation des garanties par compensation??? (IN ou OUT) Comptabilisation des SLA

7 Libellés et Imputations Libellé clair, concis et net Garder une cohérence dans les imputations durant toute la durée du projet selon que l’on se retrouve devant telle ou telle autre opération Le libellé et le code comptable doivent être liés, c’est-à- dire que le libellé explique le code comptable

8 Dimensions locales Dimensions locales considérées comme une imputation analytique L’encodage par dimensions locales est OPTIONNEL. Mais au cas où le choix est porté sur ce mode d’encodage, il devient SYSTEMATIQUE

9 Dimensions locales (suite) Le cas échéant, adopter une logique dans la création des dimensions locales Exemples : Dimension locale 1 : Ministères de tutelle (cas du Fonds d’Expertise) Dimension locale 2 : Nom de l’Expert en charge du Ministère Dimension locale 3 : Nature de la dépense (Investissement, Mission, Fonctionnement, PP) Création de dimensions locales (exemple type à exécuter)

10 1.2.2.Transfert Projets (entre comptes financiers – compte 580020) Points d’attention Exactitude et précision dans le choix du compte financier correspondant (Corresponding Entry); Lors du lettrage ou du lien du transferts, s’assurer de cocher le « YES » et ensuite générer la correspondance exacte par rapport au compte de provenance, au montant et à la date; Veiller à ne pas laisser de transferts ouverts IN lors de la clôture mensuelle.

11 1.2.3.Transferts HQ et RR (CASH CALL) Points d’attention Cette écriture est en partie double : projet et HQ (écriture fictive). Que MAIN ACCOUNT (DB le plus souvent) qui reçoit le CASH CALL sauf cas projets avec bailleurs tierces où plusieurs comptes peuvent recevoir CASH CALL des bailleurs ; Ne pas oublier de sélectionner la provenance des fonds en cochant les cases HQ ; Indiquer la référence du transfert (généralement sur l’extrait ou le relevé de la Banque); Générer le motif du CASH CALL.

12 Cas d’un retour de cash call Schéma de clôture des comptes CASH vers BCDC (580020) BCDC vers DB (580020) DB vers HQ (580010)

13 1.2.4.Avances et Remboursement Avances (compte 580030) Points d’attention Bien identifier le bénéficiaire (Third party) tant à l’octroi qu’au lettrage de l’avance Bien identifier l’avance concernée dans le cas où le bénéficiaire revient plusieurs fois dans la période au risque de lettrer une avance erronée Mentionner le plus d’informations dans la case « message » pour un bon suivi et un lettrage correcte de l’avance (ex. N° ordre de mission, date, etc.)

14 Lors du lettrage ou du remboursement, ne pas oublier de cocher la case « YES » puis générer la correspondance Tout de suite après le lettrage, passer les écritures de charge/dépenses par nature en veillant aux imputations budgétaires Éviter de donner des avances à des personnes non contractuelles de la CTB (par expérience, existe un risque de non recouvrement des créances élevé).

15 1.2.5.Ecritures HQ C’est l’ensemble des dépenses et écritures passés pour le compte du projet par le siège ou la Représentation. Ces écritures sont : 1.Salaires AT 2.Soins médicaux CMK 3.Frais de communication ZAIN 4.Frais de voyage UNHAS 5.Assurances SONAS 6.etc.

16 2. Closing (Volet Clôture mensuelle) Check-list de validation Impression des états financiers Approbation et clôture mensuelle de l’AT

17 1.1. Identification et sélection du compte financier concerné

18 1.2. Check-list de validation

19 Check-list = auto contrôle avant closing; Inclure aussi le module Feedback disponible dans FIT (exemple concret); Le contrôle doit être minutieux et consciencieux ; Le contrôle de la check-list doit éviter d’être machinal/formaliste ; Le contrôle de la check-list n’est pas un JEU de cases à cocher mais bien des questions auxquelles il faut rattacher des réponses responsables ; Si nécessaire, déposer un commentaire dans les cases réservées à cet effet.

20 Sauvegarde des données et impression des états financiers Après la validation de la check-list : Sauvegarder la préparation de la closing à l’aide de l’onglet « SAVE » Imprimer les états financiers nécessaires au contrôle par l’AT (ex. Overview Account, Overview all entries, Overview advances, etc.) Puis soumettre au deuxième contrôle de l’AT Préparer les fiches de contrôle caisses et les extraits bancaires pour exporter vers PACC. (Exemple à exécuter dans le groupe avec le fichier générateur)

21 Approbation et clôture mensuelle L’AT sur le projet contrôlera chaque pièce sur base des états financiers en y apposant sa signature, commentera ou corrigera certaines imputations budgétaires si nécessaire ; Puis interviendra pour la clôture mensuelle.

22 3. Search (volet export données vers Excell) La fonction « Search » permet d’accéder par un filtre ou un tri à certaines informations dans le FIT tout en réduisant et en affinant le champ de recherche ; Il existe une possibilité d’exporter des données vers Excel pour un traitement en extra (tableau croisé dynamique, Filtre Excel, insertion fonction Excel pour traitement données) ; Cas pratique en groupe.

23 4. Reports (rapports) Deux types de rapports peuvent être présentés: Rapports des opérations/transactions flexibles ou périodiques puisqu’il existe une possibilité d’afficher ces différents rapports suivant une sélection possible de la période désirée; Exemple en groupe Rapports fixes (Avances, Transferts ouverts, chèques books, VAT déclaration)

24 MERCI DE VOTRE ATTENTION