11 Gestion Internet du Tir des Avis Préalables et des Cartes Découvertes Guide de l’utilisateur : Association ITAC.

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1 11 Gestion Internet du Tir des Avis Préalables et des Cartes Découvertes Guide de l’utilisateur : Association ITAC

2 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes 2 Sommaire ACTE 1 : Préambule ACTE 2 : Paramétrage ACTE 3 : Traitement des licences ACTE 4 : Suivi financier ACTE 5 : Traitement des spécialités ACTE 6 : Suivi des demandes de modifications ACTE 7 : Mutations ACTE 8 : Avis préalables ACTE 9 : Installations de tir ACTE 10 : Reports, Requêteur & Lettres types ACTE 11 : Service de mailing

3 ACTE 1 : Préambule  Connexion à l’application  Recherche de licenciés  Fiche Licencié

4 4 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes CONNEXION À L’APPLICATION Saisie du N° de licence et du mot de passe licencié (N° de licence sur 8 caractères, à faire précéder d’un 0 si le N° fait 7 caractères) Choix du type de connexion Connexion à l’application

5 5 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Écran par défaut : recherche de licenciés Menu principal Informations de connexion Sous-menu Saison courante Impression de la page Retour au login

6 6 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Recherche de licenciés Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Sur clic d’une ligne, l’utilisateur est redirigé vers la fiche complète du licencié Pour garder le résultat de la recherche => clique droit sur la ligne / ouvrir dans un nouvel onglet Recherche par N° de licence Recherche par nom et/ou prénom et/ou année de naissance OU Recherches possibles sur une partie du N° de licence, du nom, du prénom Filtre sur l’état de la licence Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Sur les 3 dernières années ou sur toutes les années

7 7 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Fiche licencié Suivi des demandes modifications Types de spécialistes Historique des renouvellements État de renouvellement de la licence Lancement de la procédure de renouvellement individuel de licence Informations licencié Lancement d’une demande de modification /!\ Les champs grisés sont non modifiables

8 ACTE 2 : Paramétrage  Relevé d’identité bancaire  Principe de délégation  Accès Entités  Comité directeur

9 9 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Relevé d’identité bancaire Saisie d’un RIB* * Rendu actif par la Fédération Permet de payer par prélèvement

10 10 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Principe de délégation Le choix de la délégation est un choix de ligue 1. L’association prépare et paie ses licences  La ligue n’intervient pas dans le processus de renouvellement de licences  L’association est complètement autonome.  Les renouvellements sont directement payés à la fédération via l’application  La ligue peut suivre les actions de ses associations à travers l’outil de suivi financier (opérations bancaires)  La fédération valide le paiement des licences sur l’application  La licence officielle est envoyée au licencié (ou à son association ; à définir)  La ligue perçoit par la fédération sa part entité

11 11 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes 2. L’association prépare et la ligue paie  L’association prépare ses licences avec l’application Itac et laisse le soin du paiement à sa ligue  La ligue consulte avec l’application et fait le rapprochement avec le bordereau de paiement de son association. Elle procède au paiement du renouvellement des licences à la fédération à travers l’application  La ligue à un droit de regard sur les renouvellements de ses associations à travers l’outil de suivi financier (opérations bancaires)  La fédération valide le paiement des licences sur l’application  La licence officielle est envoyée au licencié à travers son association  Les entités perçoivent par la fédération les parts « Ligue et Comité» Principe de délégation

12 12 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes 3. La ligue prépare et paie ses licences  L’association a un accès en lecture seule au processus de renouvellement de licences  La ligue se charge de préparer les renouvellements avec les envois papier des associations  Elle saisie et règle son bordereau de paiement à travers l’application  Chaque association accède au suivi des renouvellements effectués par la ligue à travers l’outil de suivi financier (opérations bancaires)  La fédération valide le paiement des licences sur l’application  La licence officielle est envoyée au licencié à travers son association  Les entités perçoivent par la fédération les parts « Ligue et Comité» Principe de délégation

13 13 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes 4. Circuit papier  L’association procède au renouvellement de ses licences sur papier.  L’association édite et envoie son bordereau de paiement à sa ligue  La ligue édite à son tour son bordereau de paiement qu’elle envoie à la fédération  La ligue procède au paiement du renouvellements des licences à la fédération hors de l’application par virement  La fédération saisie sur l’application les renouvellement des licences en traitant les souches papier  La licence officielle est envoyée au licencié (ou à son association ; à définir)  La ligue perçoit par la fédération sa part entité Principe de délégation

14 14 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Accès Entités Modification des coordonnées de l’entité Saisie du code secret pour les avis préalables (réservé au président d’association) Changement du mode de délégation

15 15 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Accès Entités : Comité directeur Accès Entités : Comité directeur Gestion des membres de l’entité : - Suppression - Ajout Possibilité de définir les mots de passe pour chacun des membres Fonction de recherche de licenciés par N° licence, ou nom/prénom Permet d’ajouter des utilisateurs

16 ACTE 3 : Traitement des licences  Paiement de la cotisation association  Création d’une nouvelle licence  Renouvellement de licences  Renouvellement de licence individuel  Renouvellement de licences par lots  Renouvellement par code barre  Recherche hors association

17 17 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Paiement de la cotisation association Le renouvellement de licences n’est possible que si l’Association a payé sa cotisation dans la rubrique « Opérations Bancaires » Dirige vers l’écran de saisie des coordonnées bancaires

18 18 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Paiement de la cotisation association

19 19 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Création d’une nouvelle licence Saisie des informations licencié Confirme la création et enregistre l’opération dans un lot en attente de paiement Total à payer Choix de la licence Prestations annexes

20 20 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Renouvellement de licences Renouvellement de licence individuel /!\ Le renouvellement est possible uniquement sur les licences « En attente de renouvellement » 1.Rechercher un licencié 2.Accéder à la fiche du licencié 3.Cliquez pour ici pour renouveler Choix de la licence Prestations annexes Confirme le renouvellement et enregistre l’opération dans un lot en attente de paiement

21 21 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Renouvellement de licences Renouvellement de licences par lots Choix des licences à renouveler Désélection de licences (en cas d’erreur de saisie) Confirme la sélection

22 22 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Renouvellement de licences Renouvellement de licences par lots Confirme les renouvellements et les enregistre dans un lot en attente de paiement Confirme les renouvellements et redirige vers la page de paiement

23 23 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Renouvellement de licences Renouvellement par code barre Accès Pour une 1ère utilisation de la douchette Il suffit de scanner le code barre et le renouvellement se fait automatiquement

24 24 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Recherche par N° Licence ou Nom, Prénom, Année de naissance Permet de vérifier la validité d’une licence pour un licencié désirant tirer dans un autre club que le sien Il existe 3 statuts pour une licence : - Non renouvelée (licence non valide) - En attente de paiement à la FFTIR - En cours de validité Licence VALIDE Recherche hors association

25 25 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Recherche hors association Recherche par n° Licence ou Nom, Prénom, Année de naissance Permet de vérifier la validité d’une licence pour un licencié désirant tirer dans un autre club que le sien Il existe 3 statuts pour une licence : - Non renouvelée (licence non valide) - En attente de paiement à la FFTIR - En cours de validité Licence NON VALIDE

26 ACTE 4 : Suivi financier  Accès  Principes de la mise en lot  Suivi des lots  Validation définitive d’un lot  Bordereau de paiement  Paiement

27 27 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Accès Accès au suivi financier (opérations bancaires)

28 28 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Principes de la mise en lot Un lot est créé automatiquement s’il n’en existe pas déjà un en cours de validité Lorsqu’un lot est créé il est valide 15 jours. Durant ce laps de temps, il est possible d’alimenter ce lot avec d’autres Renouvellements de licences (individuels ou par lots). Au-delà des 15 jours de validité, l’association/ligue sera dans l’obligation de valider son lot, d’éditer le bordereau de paiement avant de pouvoir procéder à d’autres renouvellement de licences. Une fois un lot validé et le bordereau de paiement édité, il ne sera plus possible de revenir sur ce lot ni même de le modifier. Il est tout à fait possible de valider un lot avant sa date de péremption. Un outil est mis à disposition des ligues pour suivre le circuit de paiement de chacun de ses lots.

29 29 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Suivi des lots État Bordereau de paiement Durée du vie du lot Date d’impression du bordereau de paiement Date de réception du bordereau à la ligue Date d’édition du bordereau ligue vers la fédération Réception du paiement à la fédération

30 30 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Suivi des lots Lot en cours de constitution => on peut encore rajouter des licences pendant 15 jours Lot complet => le bordereau de paiement a été édité mais le lot n’est pas payé Lot payé Lot payé et la fédération a validé le paiement => l’état des licences passent à « en cours de validité »

31 31 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Validation définitive d’un lot Validation définitive du lot pour édition du bordereau de paiement Statut du lot

32 32 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Validation définitive d’un lot Validation définitive du lot et édition du bordereau de paiement

33 33 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Bordereau de paiement

34 34 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Validation définitive d’un lot La validation définitive d’un lot implique le changement de l’état du lot La validation définitive d’un lot implique le changement de l’état de la licence

35 35 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Paiement Paiement par CB si aucun RIB n’a été saisiPaiement par prélèvement si un RIB a été saisi (et validé)

36 36 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Paiement par carte bancaire

37 37 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Paiement par prélèvement

38 38 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi financier Paiement par prélèvement

39 ACTE 5 : Traitement des spécialités  Recherche de licenciés  Spécialités des licenciés  Passage de grades cibles couleurs

40 40 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Recherche par N° de licence Recherche par nom et/ou prénom et/ou année de naissance OU Recherches possibles sur une partie du N° de licence, du nom, du prénom Filtre sur l’état de la licence Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Sur les 3 dernières années ou sur toutes les années Traitement des spécialités Recherche de licenciés Sur clic d’une ligne, l’utilisateur est redirigé vers la fiche complète du licencié Pour garder le résultat de la recherche => clique droit sur la ligne / ouvrir dans un nouvel onglet

41 41 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Traitement des spécialités Spécialités des licenciés La fédération se chargera de la nomination des spécialistes au sein de l’application Seuls les formateurs nommés pourront procéder à un passage de grades cibles couleurs Types de spécialistes Grades cibles couleurs

42 42 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Traitement des spécialités Passage de grades cibles couleurs L’utilisateur connecté disposant des droits sur l’application et ayant été nommé formateur peut procéder à un passage de grade cible couleur selon son propre niveau de grade

43 ACTE 6 : Suivi des demandes  Modification des données licenciés  Suivi des demandes par messagerie

44 44 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi des demandes Modification des données licenciés Saisie des informations licencié /!\ Les champs grisés sont non modifiables

45 45 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi des demandes Suivi des demandes Saisie des informations licencié Lancer le processus de demande de correction (demande traitée par l’administrateur fédéral)

46 46 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Suivi des demandes Suivi des demandes par messagerie Section de suivi des demandes

47 ACTE 7 : Mutations  Procédure  Mise en œuvre  Suivi des mutations

48 48 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Mutations Procédure

49 49 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Mutations Mise en oeuvre La nouvelle association enclenche la procédure de mutation Elle fait une recherche d’un licencié hors de son association et fait une demande de mutation

50 50 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Mutations Mise en oeuvre Une demande de mutation doit être à l’origine d’une demande écrite du licencié. Le lieu de naissance est une information connue du licencié uniquement. Il faudra saisir le lieu de naissance du licencié pour enclencher le processus de mutation

51 51 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Mutations Suivi des mutations A la création d’une demande de mutation à l’ancienne association, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la page de suivi des mutations concernées par son association. L’ancienne association dispose d’un délai de 15 jours pour bloquer la mutation. Au terme de ce délai, la mutation est prononcée En cas de blocage d’une mutation par l’ancienne association, la demande de mutation passera dans un mode conflictuel, dont seul l’administrateur fédéral aura la possibilité de prononcer ou non la mutation Les mutations sont également visibles sur la fiche du licencié Ancienne association Nouvelle association

52 ACTE 8 : Avis préalables  Procédure  Mise en œuvre  Suivi des avis préalables

53 53 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Avis préalables Procédure

54 54 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Avis préalables Mise en œuvre : Recherche de licenciés Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Sur clic du nom du licencié, l’utilisateur est redirigé vers la fiche complète du licencié Recherche par n° de licences Recherche par nom et/ou prénom et/ou année de naissance OU Recherches possibles sur une partie du n° de licence, du nom, du prénom Filtre sur l’état de la licence Les résultats d’une recherche peuvent être triés par ordre alphabétiques croissant/décroissant sur clic d’une des colonne du tableau de résultat Sur clic sur le nom du licencié, l’utilisateur est redirigé vers la fiche complète du licencié Pour garder le résultat de la recherche => clique droit sur la ligne / ouvrir dans un nouvel onglet

55 55 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Avis préalables Fiche licencié : demande d’avis préalables Fiche licencié : section avis préalables Le président de l’association enclenche la procédure des avis préalables Saisie du code secret paramétré par le président d’association (à définir dans Accès Entités)

56 56 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Avis préalables Demande d’avis préalables Saisie des informations pour la création de l’avis préalable licencié

57 57 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Avis préalables Suivi des avis préalables Les avis préalables sont visibles également sur la fiche Licencié A la création d’un avis préalable, l’utilisateur sera automatiquement redirigé vers la page de suivi des avis préalables concernés par son association. La ligue dispose d’un délai de 72h pour bloquer un avis, sans quoi celui-ci sera automatiquement accordé

58 ACTE 9 : Installations de Tir  Stands de Tir  Installations  Pas de tirs  Suivi des demandes de modification

59 59 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Installations de Tir Stands de Tir La gestion des stands de tir et de ses installations est réservée à la fédération Coordonnées modifiables par la fédération Accès au détail des installations Outil de suivi des demandes de modification des installations

60 60 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Installations de Tir Installations Listing des installations Définition des pas de tirs (réservé à la fédération) Outil de suivi des demandes de modification des installations

61 61 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Installations de Tir Pas de tirs

62 62 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Installations de Tir Suivi des demandes de modifications Au clic d’une demande, on accède à son détail

63 ACTE 10 : Reports, Requêteur & Lettres types  Documents téléchargeables  Reports  Requêteur  Lettres types

64 64 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Reports, Requêteur & Lettres types Documents téléchargeables Un panel de documents PDF vous seront proposés en téléchargement Vous retrouverez les documents tels que :  Formulaire de demande d’une nouvelle adhésion  Note de mutation  Rappel des dates de prises de licences  Rappel fin de saison  Circulaire de mise à jour des informations associations  Autorisation de prélèvements…

65 65 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Reports, Requêteur & Lettres types Reports Un panel de documents PDF pourront être générés avec l’application A partir d’un système de recherche évolué, et en fonction de vos besoins, vous serez en mesure de générer des documents PDF personnalisés :  Édition des bordereaux et factures  Demandes de duplicata  Tarif des licences & cotisations associations en début de saison  Attestation d’affiliation association  Attestation d’affiliation licencié  Nombre de licences par catégories d’âges  Calcul du nombre de voix

66 66 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Reports, Requêteur & Lettres types Requêteur Un panel de listing au format CSV pourront être générés avec l’application A partir d’un système de recherche évolué et de sélection des informations à exporter vous serez en mesure d’éditer autant de liste de données que nécessaires  Nombre de licenciés par catégories d’âges, par nationalité  Listing des licenciés  Listing des licenciés filtrés sur une catégorie, une nationalité  Licenciés ayant renouvelés leur licence  Licenciés n’ayant pas renouvelés de licence cette saison  Licenciés ayant souscrits une carte découverte  Liste des mutations qui ont été effectuées  Avis préalables en avis défavorable  Listing des arbitres  Listing de formateurs

67 67 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Reports, Requêteur & Lettres types Lettres types Les informations extraites du requêteur au format CSV peuvent servir de source de données pour l’utilisation des lettres types. Les lettres types sont des documents Word formatés pour faire bénéficier des fonctionnalités de publipostage traditionnelles

68 ACTE 11 : Service de mailing

69 69 ITAC - Gestion Internet du Tir des Avis préalables et des Cartes découvertes Service de mailing Il vous sera possible d’utiliser un outil de communication avec l’ensemble de vos licenciés ou associations Le service de mailing vous permet d’écrire un courrier, une note ou autre à un grand nombre de destinataires d’un courriel (tous répondants aux mêmes critères de recherches) Ceci sera possible à partir d’un système de recherche évolué