DEMARRAGE PROJET TRAINING LAF 2009. Training LAF 20092 Objectif Appuyer les projets dans leur phase de démarrage dans les domaines administratifs et financiers.

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1 DEMARRAGE PROJET TRAINING LAF 2009

2 Training LAF 20092 Objectif Appuyer les projets dans leur phase de démarrage dans les domaines administratifs et financiers.  En définissant le cadre couvert par le processus de démarrage projet.  En Expliquant les actions importantes du processus de démarrage et en identifiant les points d’attention.  En mettant à disposition des outils standards pour aider dans les différentes étapes du processus de démarrage.  En adaptant ces outils au contexte pays et projet.  En développant et en partageant de nouveaux outils.

3 Training LAF 20093 1 Démarrage Projet : Cadre Couvert  A partir de …  A la SMCL de démarrage ?  Début de contrat du Responsable et Coresponsable ?  Dès la signature de la CMO ?  Avant la CMO des dépenses « de démarrage » sont possibles si inclues dans dossier de formulation.  Jusque …  Toute l’équipe en place ?  1ères Conventions, accords, marchés signés ?  Premières dépenses opérationeles ?  Qui ?  La représentation de la CTB lance le démarrage de concert avec le service technique du Ministère de tutelle.  Transfert graduel vers la structure du projet.

4 Training LAF 20094 1 Démarrage Projet : Cadre Couvert Aspects Financiers- Admin - Log Combien de temps prend le démarrage ?  3 mois idéalement  Moins de 6 mois sans perdre du temps opérationnel.  Le temps qu’il faut. Hypothèses Préalables  Budget, Dispositions financières  Capacités  Engagements Locaux DTF, CMO, CS

5 Training LAF 20095 1 Démarrage Projet : Cadre Couvert Objectif « Le démarrage vise à optimaliser le temps et les efforts pour la mise en place des dispositifs opérationnels et financiers du Projet » Importance  Bonne répartition et définition des responsabilités.  Garantir les ressources humaines nécessaires, leur formation, une infrastructure et un équipement adéquat.  Maîtrise du processus d’exécution et des procédures financières durant tout le projet, afin d’atteindre les résultats et objectif(s) de manière conforme.  Meilleur transfert des activités et clôture de Projet.

6 Training LAF 20096 Objectif Appuyer les projets dans leur phase de démarrage dans les domaines administratifs et financiers.  En définissant le cadre couvert par le processus de démarrage projet.  En Expliquant les actions importantes du processus de démarrage et en identifiant les points d’attentions.  En mettant à disposition des outils standards pour aider dans les différentes étapes du processus de démarrage.  En adaptant ces outils au contexte pays et projet.  En développant et en partageant de nouveaux outils.

7 Training LAF 20097 2 Démarrage Projet : Points d’attentions

8 Training LAF 20098 2 Démarrage Projet : Points d’attentions Checklist Objectif : “Vérifier méthodiquement les étapes nécessaires d’un processus pour qu‘il se déroule avec le niveau adéquat de sécurité.”  Consolidation Information Projet-RR-Siège.  Vision horizontale. Couvrir tous les aspects du démarrage : Ops-Admin-Fin-Log…  Lien avec Checklist Admi-Fin.  Chronogramme ?  difficile pour le démarrage.

9 Training LAF 20099 Objectif Appuyer les projets dans leur phase de démarrage dans les domaines administratifs et financiers.  En définissant le cadre couvert par le processus de démarrage projet.  En Expliquant les actions importantes du processus de démarrage et en identifiant les points d’attention.  En mettant à disposition des outils standards pour aider dans les différentes étapes du processus de démarrage.  En adaptant ces outils au contexte pays et projet.  En développant et en partageant de nouveaux outils.

10 Training LAF 200910 3 Démarrage Projet : Outils Exemples d’outils disponibles :  RH Local  Descriptions de fonction.  Publication de poste.  Recrutement et sélection.  Formation Finance  Claroline  Ouverture de comptes  Cfr Module Trésorerie formation  1ère programmation financière  RR à faire ensemble avec le projet.  Cash-Call Démarrage  Preuve d’ouverture des comptes  Index File

11 Training LAF 200911 Objectif Appuyer les projets dans leur phase de démarrage dans les domaines administratifs et financiers.  En définissant le cadre couvert par le processus de démarrage projet.  En Expliquant les actions importantes du processus de démarrage et en identifiant les points d’attention.  En mettant à disposition des outils standards pour aider dans les différentes étapes du processus de démarrage.  En adaptant ces outils au contexte pays et projet.  En développant et en partageant de nouveaux outils.

12 Training LAF 200912 4 Démarrage Projet : Outils adaptés Contexte de Cogestion ou d’exécution nationale.  Appliquer les outils et procédures du partenaire ou adapter les outils et procédures « CTB » au contexte et aux besoins des partenaires. HARMONISATION et INTEGRATION  MAIS…Tenir compte de la maîtrise des risques et de l’efficacité dans le choix des outils et des procédures.  Les projets sont responsables d’adapter les outils avec la connaissance contextuelle de la RR et l’expertise technique éventuelle du siège.  Les procédures devront toujours être « validées ».

13 Training LAF 200913 Objectif Appuyer les projets dans leur phase de démarrage dans les domaines administratifs et financiers.  En définissant le cadre couvert par le processus de démarrage projet.  En Expliqaunt les actions importantes du processus de démarrage et en identifiant les points d’attention.  En mettant à disposition des outils standards pour aider dans les différentes étapes du processus de démarrage.  En adaptant ces outils au contexte pays et projet.  En développant et en partageant de nouveaux outils.

14 Training LAF 200914 5 Démarrage Projet : Idées et Partage  Points mentionnés durant brainstorming pas dans checklist ?  Après avoir vu la Checklist et les outils, quels sont ceux qui sont encore à développer ?  Quels sont ceux qui existent dans vos RR et qui méritent d’être partagés ?

15 Training LAF 200915 5 Démarrage Projet : Partage d’information  Via Claroline, plateforme E-learning.  Kit démarrage avec tous les outils.  Helpdesk pour poser des questions.  Possibilité d’envoi d’idées ou d’outils.  Nouvelles idées et nouveaux outils centralisés par Thomas.  Contacts via RCs sont toujours bons.

16 Training LAF 200916 Démarrage Projet : Résultats Attendus  Les actions du démarrage d’un projet ne peuvent plus être inconnues.  La checklist est utilisée par le projet, la RR et HQ durant toute la durée du démarrage du projet.  Des solutions sont données au projet pour chaque action pendant le démarrage projet.  Via les outils développés par la RR.  Via le Kit démarrage sur Claroline.  Le projet s’approprie rapidement le processus de démarrage.  La RR et les projets sont capables d’adapter les outils standards à leur contexte.  Vision horizontale du processus de démarrage : Ops-Fin- Admin-Log.

17 Training LAF 200917 Bon Démarrage à tous