Informations et Astuces STEP 1. STEP est une application professionnelle pour la gestion des thèses en préparation Les thèses en préparation sont rendues.

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1 Informations et Astuces STEP 1

2 STEP est une application professionnelle pour la gestion des thèses en préparation Les thèses en préparation sont rendues visibles sur le site 2

3 3 Quelques Statistiques En janvier 2013 81 établissements Dans STEP

4 4 Création / modification des fiches dans STEP octobre 2011- octobre 2012

5 5 Répartition par domaine : octobre 2011- octobre 2012

6 Quelques conseils 6

7 Pourquoi saisir correctement une Ecole Doctorale et faire le lien avec Idref ? 7

8 Saisir correctement les écoles doctorales dans STEP garantie d'avoir un tableau de bord clair et efficace Ce qu’il ne faut pas faire : Saisir plusieurs fois la même Ecole Doctorale Dans cette exemple la même Ecole Doctorale a été ajoutée 2 fois : Première fois sans accent et deuxième fois avec accent et un lien Idref

9 L’internaute peut sélectionner le critère de recherche des écoles doctorales sans être noyé dans diverses entrées redondantes Saisir correctement les écoles doctorales et faire le lien avec Idref dans STEP garantie une meilleur cohérence dans thèses.fr

10 Facettes Ecoles Doctorales Exemple d’une mauvaise saisie de l’Ecole Doctorale et affichage sur theses.fr

11 C’est quoi Idref ? 11

12 Idref est une base des donnés nationale gérée par l’ABES qui référence les noms des personnes et organismes 12

13 Notre Ecole Doctorale n’apparait pas dans Idref, ou Il y a une erreur dans l’ Intitulé, que faire ? 13

14 le correspondant STEP se rapprochent du correspondant autorité de la bibliothèque pour faire le point sur les notices d'autorité des écoles doctorales de son périmètre 14 Ecole Doctorales et Idref

15 Un cadre est fixé pour que toutes les écoles doctorales soient répertoriées de la même manière dans le Sudoc, et donc dans IdRef, l'application web qui permet l'interrogation et la récupération des données d'autorité dans STEP. Dans le Guide méthodologique du Sudoc Il existe des règles pour la description des écoles doctorales, aide à la création/modification des notices d'autorité.règles pour la description des écoles doctorales 15 Guide Méthodologique Sudoc

16 Si vous ne savez pas qui est votre correspondant autorité ou si vous souhaitez contacter le correspondant autorité d'un autre établissement : CONTACTER l’ABES sur le guichet d’assistance https://stp.abes.frhttps://stp.abes.fr Domaine : Correspondant STEP 16 Ecole Doctorales et idref

17 ATTENTION : toute modification dans IdRef vaut pour l'avenir : les anciennes nomenclatures d'écoles doctorales seront toujours présentes dans STEP (ce qui perturbera le fonctionnement de la facette "école doctorale" dans theses.fr). Vous pouvez faire la demande d'une modification de masse, sur le guichet d’assistance https://stp.abes.frhttps://stp.abes.fr domaine "données" 17 Ecole Doctorales et idref

18 18 Fiches dont les liens idref ont été fait pour les directeurs de thèse

19 19 Fiches dont les liens idref ont été fait pour les Ecoles Doctorales

20 Comment retrouver une fiche saisie récemment dans STEP et apparemment perdue ? 20

21 21 J’utilise la recherche simple

22 22 Ou j’utilise la recherche avancée

23 Je constate un doublon, je fais quoi ? 23

24 Je ne pas réutilise pas la fiche pour saisir un autre doctorant, Je CONTACTE l’ABES au guichet d’assistance https://stp.abes.fr https://stp.abes.fr Application STEP Domaine Données Liens URL et nom prénom et date de naissance du Doctorant 24

25 Que peut faire un dans STEP ? 25

26 26 Consulter, éditer les données relatifs à sa thèse Demander une attestation, Consulter les contacts de votre établissement Modifier son login/mot de passe Interface Doctorant

27 27 Il peut modifier : son adresse postale, adresse mail, login/mot de passe

28 28 Il peut modifier : L’Etablissement de Cotutelle Et Le(s) partenaire(s) de recherche

29 29 Il peut modifier : Toutes les informations qui décrivent sa thèse

30 30 Il peut modifier : La date prévisionnel de soutenance, La date de Transfert dans un autre établissement, La date d’abandon.

31 Le nous demande de lui fournir son login/mot de passe que faire ? 31

32 32 Je cherche l’étudiant J’édite sa fiche

33 33 Je clique sur le lien « Modifier les informations du compte » Soit j’envoie par mail à l’étudiant le login mot de passe qui s’affiche, Soit je modifie l’identifiant ou le mot de passe et un message sera envoyé automatiquement aux adresses mail de l’étudiant

34 Pourquoi y-a-t-il un bilan (Etat de la fiche) qui s’affiche à l’enregistrement ? 34

35 35 Pour vous donner des consignes et des conseils

36 Faut-il saisir les " : " pour le complément de titre d’un sujet? 36

37 37 Saisie du titre de la thèse Non, car lors de l’ajout d’un complément de titre dans STEP les ":" sont ajoutés automatiquement. Dans cet exemple les ":" ont été ajoutés par l’intervenant STEP et automatiquement par STEP

38 Comment se déroule le transfert d’un sujet ? 38

39 Consultez le document document pour plus de détail 39

40 Les données sont récupérés – URL conservé – Ecole Doctorale supprimée – Et la fiche n’est plus visible sur theses.fr Pensez à compléter les informations obligatoires pour que la fiche soit à nouveau visible sur theses.fr 40 Transfert entre établissement : Mise à jour de la fiche

41 L’établissement n’a pas libéré le sujet que je souhaite récupérer, Que faire ? 41

42 Si la thèse n’a pas été libérée, Soit contacter le correspondant de l’établissement : voir la annuaire des correspondants STEP Soit si pas de réponse contacter l’ABES Guichet d’assistance https://stp.abes.fr 42 Transferts entre établissements

43 Comment faire pour modifier une fiche dont je n’ai plus la main ? 43

44 Si vous avez fait une erreur : saisi de date absence de résumé oubli de rendre visible une fiche Contactez l’ABES sur le guichet d’assistance sttp://stp.abes.fr 44

45 ATTENTION : avant de saisir une date toujours vérifier les informations 45

46 Qu’arrive-t-il aux thèses de plus de 10 ans ? 46

47 Les sujet de thèses en préparation de plus de 10 ans ne sont pas conservés dans STEP Contacter l’Abes en cas de dérogation accordé au doctorant. 47