Comité de pilotage Réunion du 7 décembre Ministère de l’intérieur.

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1 Comité de pilotage Réunion du 7 décembre Ministère de l’intérieur

2 Sommaire  Introduction  Principes de fonctionnement entre intervenants  Ateliers du 16 Décembre  Annexes

3 Introduction

4 Objectifs de la réunion  Echanger entre prestataires sur les rôles et modes de fonctionnement communs pour travailler en cohérence, et pour favoriser un partage global des informations et des circonstances tout au long du projet.  Présenter et débuter la préparation des journées de formation les 16 et 17 décembre prochains.

5 Introduction Quelques dates clés 14/12 : Premier échange avec les Organisations Syndicales et point de vue du Secrétaire Général 16 et 17/12 : réunion des AF (94 personnes inscrites) et des 13 DRF Le projet concerne la mise en place de formations e-learning dans les préfectures et sous-préfectures (choix de la proximité). Les AF doivent animer le centre de ressources (choix de l’animation en interne). Point Calendrier : les premières formations pour les SG et les préfectures ne commenceront en janvier qu’à condition que l’état d’urgence soit levé ; dans le cas contraire, des délais sont à prévoir !

6 Présentation des acteurs du projet Equipe SDRF nomprénom EntitéRôle projet Chauvenet- Forin Isabelle DRH/SDRF Sous directrice de la formation et du recrutement Directrice de projet CruzHelène SDRF/BPPF Section de la politique de formation - chef de section et adjointe chef BPPF Chef de projet RaingevalElodie SDRF/BPPF Chef de projet et responsable du laboratoire digital ZimmerlinFrancine SDRF/BPPF Section pilotage du réseau - chef de section Responsable du pilotage de réseau Blot-BrulinSophie SDRF/BPPF Section pilotage du réseau - Chargée de l’animation du réseau des DRF GreningerEmeline SDRF/BCNF Section production pédagogique - chef de pôle Responsable de la production pédagogique LancezeuxDominique SDRF/BRPP- Section pôle concours Chef de section

7 Présentation des acteurs du projet Prestataires Une fiche contacts est envoyée à tous les prestataires après la réunion de pilotage et sera diffusée une fois complète pour faciliter les échanges. Coordination globale du projet / Appui à la réalisation des modules e-learning / Formation de formateurs internes Formation et accompagnement des acteurs RH Formation et accompagnement des acteurs de l’encadrement Mise en place des modules e-learning sur les sujets bureautiques Mise en place des modules e-learning sur la langue française Accompagnement à l’évaluation des modules et la certification des parcours e-learning

8 S2S3S4S1S2S3S4S1S2S3S4S1S2S3S4S5S1S2S3S4 SDRF Carewan Kurt Salmon Sia Partners Zeugmo Vodeclic Noe Education Vision globale du projet Déc.Janvier FévrierMarsAvril Cliquez ici pour accéder au planning (ou cf. pièce jointe)ici

9 Vision globale du projet  Kurt Salmon & Sia Partners :  Une cohérence de timing et de messages communs est nécessaire entre management et RH => pour que les RH soient impulseurs, portés par la hiérarchie, il faut commencer les formations RH après les interventions SG  Différence de timing à considérer : les RH sont formés niveau régional, ne pas commencer en mai…  Noe Education :  Le questionnaire d’évaluation final sera à travailler avec tous les autres prestas pour avoir une même base technique et pouvoir construire des indicateurs communs de pilotage  Attestation suite à l’évaluation => plutôt nationale et pas locale pour favoriser l’anonymisation  Zeugmo :  Un jeu préalable doit être lancé avant le début des formations => global ou spécifique ?  Des questionnaires de satisfaction sont prévus – quand ? Quel échelonnement ?  Vodeclic :  Se propose de communiquer toute info nécessaire à Carewan / Sia / Kurt pour parler des formations e- learning et de la plateforme MOOC lors des interventions (démarche pédagogique, fonctionnement…)  Commun Noe Education / Zeugmo / Vodeclic :  Des tests de pré-positionnements et d’évolution des compétences sont prévus par Vodeclic -> à définir en amont avec Noe Education  Une cohérence de timing + d’environnement technique est à établir pour lancer les modules de formation Zeugmo / Vodeclic (en mars)  Une rencontre entre Noe Education, Zeugmo et Vodeclic est à caler pour définir les compétences dans les domaines de formation concernés  Global : Pour les questionnaires préalables aux formations, vu le timing, il est proposé que chaque presta garde sa liberté Réactions et questions sur le planning

10 Principes de fonctionnement entre intervenants

11 Nos principes de fonctionnement Partager l’information sur la plateforme (espace dédié) au fil de l’eau Calendrier partagé à mettre à jour par Hélène ou Julie (TBD) Caler le timing du plan de communication par rapport au calendrier global (réunion à caler en janvier) Prévoir 1 identité visuelle unique à utiliser systématiquement Une évaluation à chaud partagée (????) Indicateurs à suivre : -Taux de couverture -Satisfaction -Nombre de demandes d’accompagnement GLOBAUX

12 Coordination des intervenants Des outils partagés pour plus d’efficacité Une liste des contacts projet – formalisée suite à réception des fiches contacts Un tableau de suivi des actions Rouge : à faire ou retard Jaune : planifié pas réalisé Vert : Fait

13 Coordination des intervenants La communication du projet – un plan de com sera finalisé en janvier 2016 Une plateforme mise à disposition : ForMi Cadrage Livrables CR Réunion chantiers COPIL global Doc info Pilotage chantier Pilotage projet global

14 Ateliers du 16 Décembre

15  1 atelier :  30 personnes  3 FITP – 1 pour 10 personnes  1 consultant  Le groupe de 30 est divisé en 3 sous-groupes de 10  Chaque sous-groupe de 10 est animé par un FITP  Un sous-groupe répond à la question 1 (20 minutes), puis passe à la 2 (20 minutes), puis à la 3 (20 minutes)  Tout au long de l’atelier, le consultant circule entre les sous-groupes, challenge, relance le débat, répond aux questions, soutient les 3 FITP  Une fois que les sous-groupes ont répondu aux 3 questions (60 minutes), ils passent à l’atelier suivant

16 Des paperboards et des post-its seront à disposition dans les salles. Atelier 1 : Les publics à former Q1 1 consultant Sia FITP 20 min 60 min Q2 Q3 Atelier 2 : Construction et animation du centre de ressources 60 min Atelier 3 : L’offre de service et les missions d’accompagnement des DRF et des AF 60 min 20 min 10 pers. Q1 FITP 20 min Q2 Q3 20 min 10 pers. Q1 FITP 20 min Q2 Q3 20 min 10 pers. Q1 1 consultant Carewan FITP 20 min Q2 Q3 20 min 10 pers. Q1 FITP 20 min Q2 Q3 20 min 10 pers. Q1 FITP 20 min Q2 Q3 20 min 10 pers. Q1 1 consultant Sia FITP 20 min Q2 Q3 20 min 10 pers. Q1 FITP 20 min Q2 Q3 20 min 10 pers. Q1 FITP 20 min Q2 Q3 20 min 10 pers. 1 membre équipe digitale SDRF 1 consultant Carewan Organisation des ateliers

17 Programme des ateliers Atelier 1 : Les publics à former  Question1 : Quels sont les profils des agents à former ? (les éléments à prendre en compte pour estimer la capacité des personnes à changer et comment mesurer cette capacité à changer)  Question 2 : Quelles difficultés sont à anticiper par rapport aux différents publics à former ? / Comment y répondre ? (clés de succès)  Question 3 : Quels sont les besoins / attentes identifiés des publics à former (compétences, orientation/conseil carrière) Atelier 2 : La construction et d’animation du centre de ressources  Question 1 : Quels sont mes besoins et sur qui vais-je m’appuyer pour construire le centre de ressources, mettre en place des outils et des processus pour qu’il fonctionne, organiser une logistique pour optimiser le centre (compétences, matériel, organisation,…)  Question2 : Quelles sont les difficultés à anticiper ?  Question 3 : Qu’allez-vous mettre en place d’ici mars 2016 pour assurer le déploiement du centre de ressources avec succès Atelier 3 : L’offre de service et les missions d’accompagnement des DRF et des AF  Question1 : Comment mon rôle et mes missions vont évoluer dans le cadre de la réforme et vis-à-vis des publics à accompagner ?  Question 2 : Quelle est l’offre de service / les missions liées ?  Question 3 : Quels sont mes besoins et sur qui vais-je m’appuyer pour mener à bien mes mission et mettre en place cette offre de service ?

18 Annexes

19 Nos principes de fonctionnement Fluidité de l’information (base d’informations communes) – liste des modules à envoyer à tous les prestas. Cohérence d’ensemble du dispositif : -Feuille d’évaluation et plan de com -Comitologie de maintenant à la conception du pilote -> début janvier Comité de Pilotage et Conception -Pilotage RUN : Après les 2 réunions SG + après les 3 pilotes RH et les 3 pilotes Cadres Alternance présentiel / téléphonique Coordination des outils -Base évaluation à chaud (consolidation à charge du prestataire) -Evaluation à froid = NOE (à définir ensemble dans 1,5 mois) -REX / Note ambiance par séminaire Indicateurs -Couverture des populations / Projet -Satisfaction (séance par séance) -Nombre de demandes d’accompagnement Sponsoring niveau Cadres – trouver le bon niveau. Quel rôle pour les FITP / FIO ? -> à intégrer dans l’axe RH. SPECIFIQUES Partage des contacts projet et d’un calendrier -> mise à jour hebdo à définir. Partage des échéances -> organisation des réunions de cadrage restantes prestas / SDRF. Définir les outils de com -Templates des docs (sous 15j) -Flash news projet (courte news sur le chantier concerné et les alertes) Ouverture de comptes tests (Vodeclic/Zeugmo) pour tous les intervenants pour pouvoir en faire la promo en formation. Prévoir une réunion NOE / Vodeclic / Zeugmo ASAP -Identification des compétences (SDRF / Carewan / NOE) -Réunion sur la sélection des contenus selon les compétences (Vodeclic / Zeugmo / NOE / SDRF / Carewan) Indicateurs de performance : -Respect des délais -Taux de couverture -Respect plan de com => messages communs à préciser dans 1 réunion avec tous les prestas Communiquer l’identité visuelle du projet (Janvier 2016). Création d’un « bébé kit de com » pour Carewan / SIA / Kurt : promo des plateformes lors des formations présentielles. Tester les plateformes sur des sites pilotes ? – à voir par la SDRF. Les évaluations quanti Vodeclic et Zeugmo se font en QCM / quali se font sur une seule éval’ sur la plateforme du Ministère / Certification se font par NOE sur la plateforme du ministère. Harmoniser les niveaux des modules entre les différents outils elearning (faire simple). KurtSIA Carewan SDRF VodeclicZeugmo Carewan SDRFNOE

20 Besoins / attentes exprimés Besoins / Attentes à l’égard de Zeugmo Carewan -Cohérence des questionnaires d’évaluation -Indicateurs communs -Cohérence des messages clés des modules (ex. intros) -Définition et cohérence des modalités de certification / d’évaluation des compétence -Formation à l’outil / plateforme SDRF -Un suivi différent pour le parcours PPNG et la préparation aux concours -Respecter le cahier des charges !

21 Besoins / attentes exprimés Besoins / Attentes à l’égard de Vodeclic Carewan -Cohérence des questionnaires d’évaluation -Indicateurs communs -Cohérence des messages clés des modules (ex. intros) -Formation à l’outil / plateforme SDRF -Respecter le cahier des charges !

22 Besoins / attentes exprimés Besoins / Attentes à l’égard de Noe Education Kurt -Format et process d’évaluation à chaud et à froid Vodeclic -Comprendre la mécanique de test interne et le fonctionnement de la plateforme Carewan -Cohérence des questionnaires d’évaluation -Indicateurs communs -Définition et cohérence des modalités de certification / d’évaluation des compétence -Collaboration sur les définitions des compétences pour les modules de base Zeugmo -Définition des besoins et du cadre pour l’évaluation finale SDRF -Respecter le cahier des charges !

23 Besoins / attentes exprimés Besoins / Attentes à l’égard de Carewan Kurt -1ers retours -Contenu des fiches de présentation -Plan de com’ général -Planning général -Déroulés pédagogiques + messages clés -Cohérence des messages et des contenus Vodeclic -Comprendre comment communiquer sur Vodeclic dans votre champ d’action (ex. plateforme) SIA -Surveillance de la cohérence d’ensemble -Posture de sponsor / facilitateur auprès des populations cibles -Visibilité agenda Zeugmo -Echéancier global -Liste des personnes contacts (partenaires) SDRF -Cohérence des modalités / outils de pilotage et d’évaluation des chantiers -Visibilité sur la réalisation des chantiers et remontée des alertes -Respecter le cahier des charges !

24 Besoins / attentes exprimés Besoins / Attentes à l’égard de Kurt Vodeclic -Comprendre comment communiquer sur Vodeclic dans votre champ d’action (ex. plateforme) SIA -Fluidité de l’info entre les prestataires -Coordination des outils -Cohérence des messages et objectifs pédagogiques RH SG / Cadres SDRF -Respecter le cahier des charges ! Carewan -Cohérence des modalités / outils de pilotage et d’évaluation des chantiers -Visibilité sur la réalisation des chantiers et remontée des alertes -Remontée terrain -Indicateurs communs -Cohérence des questionnaires et messages clés

25 Besoins / attentes exprimés Besoins / Attentes à l’égard de SIA Kurt -Cadrage des rôles RH VS Managers -Prise en compte des messages Manager -> RH et RH -> Manager -Retours des séminaires SG pour intégration RH Vodeclic -Comprendre comment communiquer sur Vodeclic dans votre champ d’action (ex. plateforme) SDRF -Cohérence des messages communiqués aux SG -Respecter le cahier des charges ! Carewan -Cohérence des modalités / outils de pilotage et d’évaluation des chantiers -Visibilité sur la réalisation des chantiers et remontée des alertes -Remontée terrain -Indicateurs communs -Cohérence des questionnaires et messages clés

26 Besoins / attentes exprimés Besoins / Attentes à l’égard de SDRF Kurt -Déroulés pédagogiques + messages clés -Cohérence des messages et des contenus -Cadrage des rôles RH VS Managers -Lexique des acronymes / abréviations Vodeclic -Quels sont vos objectifs d’évaluation / test ? Zeugmo -Vocabulaire métier dépendant de la SDRF -Liste des utilisateurs apprenants -Liste des utilisateurs encadrants -Calendrier des formations présentielles / distancielles -Planifier une réunion précédant les diagnostics pour définir les groupes bénéficiant des formations Noe Education -Liste des compétences à évaluer par module -Critères et niveau d’exigence -Contenu des modules / Questions à faire figurer dans l’outil SIA -Compréhension des évolutions de la réforme