Déplacements professionnels et Indemnisation des frais ACTUALITE La mise en place du logiciel Ulysse a permis la dématérialisation des ordres de mission.

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1 Déplacements professionnels et Indemnisation des frais ACTUALITE La mise en place du logiciel Ulysse a permis la dématérialisation des ordres de mission et des états de frais ainsi que l’amélioration des délais de traitement des autorisations de déplacement et le paiement plus rapide des états de frais. Vous trouverez toutes les informations relatives aux missions et déplacements sur l’intranet : vos missions/ missions, déplacements et véhicules.  Avril 2012

2 L’arrivée d’Ulysse  Un changement accompagné… Ulysse est utilisé au sein de la collectivité depuis le 07 janvier 2009 avec, en structure pilote, la Direction de la construction et du patrimoine. La mise en place progressive de l’application a fait l’objet de nombreuses présentations, sous forme de conférences au CADAM, mais aussi sous forme de formations plus approfondies dispensées auprès de l’ensemble des agents en sites extérieurs. Ces différentes présentations ont été l’occasion pour la Direction des ressources humaines de faire un rappel clair des principales règles de gestion en matière de déplacements professionnels. Des améliorations apportées… La consultation en temps réel de l’état des demandes par les agents et par les différents niveaux de validation. Le circuit de signature simplifié et automatisé : deux niveaux de validation dans les services (chef de service et directeur). Un délai de traitement plus rapide et transparent pour les agents (transparence des flux avec l’envoi de messages Outlook et historique des documents consultable à tout moment).

3 Quelques règles de gestion Les procédures de réservation dans Ulysse C’est désormais directement dans l’ordre de mission Ulysse que les agents peuvent effectuer leur demande de réservation d’hôtel et d’avion. L’agent de la DRH en charge des réservations est informé par mail de ces demandes et procède ensuite à la réservation et en informe l’agent directement. A l’occasion des déplacements longue durée, les agents ont la possibilité d’effectuer une demande d’avance (montant minimum des frais prévisionnels : 60 euros). Cette demande s’effectue également directement dans l’ordre de mission. L’agent régisseur est informé par mail et prend contact avec l’agent pour fixer un rendez-vous (l’avance en espèces est à récupérer auprès de Mme Jocelyne GEOFFROY, régisseur). Chaque agent susceptible d’effectuer un déplacement professionnel peut solliciter un prêt de véhicule auprès du service du parc automobile suivant la procédure disponible sur intranet. Avant la remise du véhicule, l’agent devra s’assurer dans Ulysse de la validation de l’ordre de mission mentionnant le véhicule de prêt dans le pavé réservation. Les ordres de mission L’agent en mission est l’agent en service muni d’un ordre de mission qui se déplace pour l’exécution du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. Les ordres de mission doivent être établis et validés avant la date du déplacement. Les ordres de mission pour formation doivent être saisis après validation de l’inscription par la hiérarchie et le service formation et préciser le libellé complet de la formation. Rappel : il n’y a pas d’ordre de mission à établir pour aller passer un concours ou un examen professionnel L’indemnisation des frais de déplacements Tout agent en possession d’un ordre de mission peut prétendre au remboursement des frais de déplacements qu’il engage à l’occasion de ses missions et de ses formations. Les frais de déplacement (transport, repas, nuitée et parking) sont pris en charge dés lors que l’agent se déplace en dehors de sa résidence administrative et en dehors de sa résidence familiale. Rappel : les frais de déplacement doivent être impérativement saisi dans les trois mois qui suivent le ou les déplacements.

4 L’indemnisation des frais pour les formations Formation CNFPT : catalogue et formations obligatoires d’intégration Le CNFPT rembourse les frais de repas et de nuitée. Les frais de transport sont pris en charge par le Conseil général : versement d’une indemnité kilométrique si utilisation du véhicule personnel au-delà de 50 km aller/retour ou réservation des titres de transport (train ou avion) auprès de la section déplacement de la DRH. Formation intra auprès du CNFPT, préparation concours et autres formations C’est le conseil général qui prend en charge l’ensemble des frais : indemnités de repas, nuitées, indemnités kilométriques au-delà de 50 km aller/retour et réservation des titres de transport. Concours et examens Remboursement sur la base forfaitaire d’un billet de train aller/retour 2 ème classe à raison d’un concours par année civile (épreuves écrites + orales). Les règles en vigueur A ce jour, la production des justificatifs à l’appui des états de frais est exigée pour la plupart des types de frais (péage, parking, hôtel, transports en commun, convocation/attestation de présence aux formations et concours). L’indemnisation des frais de repas est effectuée sur la base de 15,25€ sans production de justificatif.

5 Des précisions complémentaires * Quelles sont les règles applicables en matière d’indemnisation des frais de repas ? Les règles applicables en matière d’indemnisation des frais de repas engagés à l’occasion des déplacements professionnels sont fixées par la délibération du 25 juin 2007 complétée par la délibération du 18 mars 2009. Les agents peuvent prétendre à une indemnité de repas pour les périodes comprises entre 11h et 14h et/ou entre 18h et 21 h. L’indemnisation des repas au titre des déplacements professionnels est exclusive du bénéfice de chèque - déjeuner sur la même période. Les agents en poste hors du centre administratif et participant à des formations et réunions au CADAM ou amenés à s'y rendre pour toute autre nécessité de service, durant la période comprise entre 11 heures et 14 heures, ne peuvent prétendre au paiement de l'indemnité journalière de repas. Ces dispositions sont applicables également aux sites du conseil général disposant d’un mode de restauration collective (écoles départementales). Pour tous les agents départementaux, l’accès au restaurant inter-administration (RIA) du CADAM ne donnant pas droit à la perception de l’indemnité de repas, les bénéficiaires de chèque déjeuner ont désormais la possibilité d’y accéder dans la limite de 8 passages par mois. Informations pratiques Pour tout renseignement relatif aux frais de déplacement, vous pouvez joindre les postes 60.65.14 (Annie BAMBINI) et 60.76.74 (Myriam LOUVRIER) les lundi, mardi et vendredi matin et jeudi toute la journée. Pour tout renseignement relatif aux prêts de véhicule, vous pouvez vous adresser à la section véhicule de prêts du service du parc automobile.