GESTION DES STOCKS, INVENTAIRE ET STANDARDS DE RESPONSABILITE : CE QUE NOUS AVONS APPRIS, CODE DE BONNES PRATIQUES.

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1 GESTION DES STOCKS, INVENTAIRE ET STANDARDS DE RESPONSABILITE : CE QUE NOUS AVONS APPRIS, CODE DE BONNES PRATIQUES

2 Responsabilité des stocks qui arrivent dans nos pays FLUX DES PRODUITS ◦Approvisionnement & expédition ◦Dédouanement portuaire & réception dans Entrepôt Médical Central (EMC) ◦Distribution des EMC aux EMR ◦Distribution des EMR aux EMD ◦Distribution des EMD aux CS ◦Collecte par ASC depuis le CS et utilisation ◦Logistique inverse – des ASC aux CS ◦Logistique inverse – des CS aux EMD ◦Logistique inverse – des EMD aux EMR ◦Logistique inverse – des EMR aux EMC FLUX D’INFORMATIONS ◦Réception des marchandises à l’EMC ◦Plan de distribution à l’EMC et en partance de l’EMC ◦Réception à l’EMR ◦Plan de distribution à l’EMR et en partance de l’EMR ◦Réception aux entrepôts de district ◦Plan de distribution à l’EMD et en partance de l’EMD ◦Réception aux CS ◦En partance des CS vers les ASC ◦Inverse – en partance des ASC vers les CS (recevant) ◦Inverse – en partance des CS vers l’EMD (recevant) ◦Inverse – en partance des EMD vers les EMR (recevant) ◦Inverse – en partance des EMR vers l’EMC (recevant)

3 Indicateurs de la gestion et de la responsabilité des stocks Indicateurs de résultat ◦Nombre de traitements administrés aux enfants éligibles par passage ◦Proportion de centres de stockage désignés suffisamment approvisionnés en médicaments de CPS à un moment donné, conformément à leur document de planification par niveau (centre de santé / entrepôt central) ◦Durée médiane, en jours, de rupture de stock dans les entrepôts médicaux au niveau du district, pendant les mois de mise en œuvre de la CPS ◦Pourcentage des besoins prévus en SP+AQ de qualité garantie, fourni aux districts Indicateurs du processus ◦Volume de SP+AQ de qualité garantie utilisé/restant/perdu, par passage ◦Proportion des districts soumettant les données SIGL par pays

4 Etat de la responsabilité des stocks, des rapports et de l’utilisation dans la prise de décision Votre pays a-t-il été capable de fournir les variables de données requises, à la base de données de S&E ? Quels défis rencontrés ? Avez-vous utilisé des données de gestion des stocks pour la prise de décision pendant/entre les passages ? Exemples ? Votre pays a-t-il utilisé les données recueillies pour calculer des valeurs pour les indicateurs ? Lesquelles ? Les directeurs du MdS, les responsables de programme ou les chefs de district vous ont-ils demandé des informations sur la gestion des stocks ? Qu’avez- vous pu fournir ? Pour pouvoir faire ce qui est mentionné ci-dessus, vous aviez besoin d’une bonne gestion d’inventaire, et de bons processus et systèmes de gestion de l’information logistique

5 Système de gestion des inventaires Qu’est-ce que la gestion des inventaires ? Etre fondamentalement soucieux de maintenir les stocks à des niveaux suffisants pour satisfaire la demande Quel est le but de la gestion des inventaires ? ◦S’assure que le système contient toujours les bons produits en quantités correctes ◦Utilisé pour la commande et la délivrance des médicaments, la comptabilité financière, et la préparation des rapports de consommation et d’équilibre des stocks ◦Crucial pour des prévisions précises avec la méthode de consommation pour la quantification Quels sont les niveaux de la gestion des inventaires pour les produits de CPS ? ◦EMC, EMR, EMD, centre de santé, ASC Qu’est-ce qu’un système de gestion des inventaires ? ◦Il indique au magasinier quand commander / distribuer, combien commander / distribuer, et la façon de maintenir un niveau de stock approprié de produits pour éviter les pénuries ou les excédents

6 Gestion des stocks Commander / Re-commander Distribution Stockage Réception doit être guidée par des PON (procédures opératoires normalisées) et basée sur des rapports de stock exacts

7 Systèmes d’Information de Gestion de la Logistique (SIGL) Qu’est-ce qu’un système d’information de gestion de la logistique ? Un système manuel ou informatisé qui collecte, traite et rapporte des données logistiques Quel est le but du SIGL imaginé pour la CPS dans les pays ? ◦Collecter, organiser et rapporter les données pour utilisation dans la prise de décision et l’allocation des responsabilités Comprend toutes les activités qui impliquent : ◦L'enregistrement des données de logistique dans les dossiers et les formulaires ◦Le traitement des données en informations ◦La présentation de l'information et son interprétation

8 Le SIGL pour le bénéfice de la CPS - réflexions Quelles décisions doivent-être prises ? Nombre de niveaux dans la gestion logistique ? Et niveaux de prise de décision ◦Par ex : ASC → centre de santé → District → Régional → National → Supra-National Quels éléments de données sont nécessaires pour prendre ces décisions ? Quels formulaires ou outils sont nécessaires pour collecter ces données ? A quelle fréquence sont nécessaires les données pour la prise de décision ? ◦Fréquence de rapports Quand les données sont-elles nécessaires pour la prise de décision ? ◦Date butoir des rapports Qui est responsable des rapports ? ◦Aux différentes parties intéressées ? A qui sont envoyés les rapports ? ◦A chaque niveau / parmi les parties intéressées Comment sont transmis les rapports ? ◦Remise en mains propres, email, téléchargement Comment sont effectués les retours d’information ? ◦Contenu, format, flux de distribution, etc

9 Données requisesSources/outils de donnéesExemple d’outils Fourni par système de santé Ecarts/outils typiquement fournis par le projet Stock disponible (stock disponible utilisable) Stock keeping records (records that capture information about products in storage) Stock/fiches de stock Fiche de contrôle de l’inventaire OUI Fiche de coche de CPS Consommation (quantité de stock dispersé/utilisé) Enregistrements de consommation (enregistrements qui capturent l’information sur les produits distribués/consommés) Registres de l’activité journalière Formulaires de rapport de synthèse OUI Fiche de coche de CPS Rapport de fin de passage des centres de santé Pertes (stock retiré des encours pour raison autre que consommation) et Ajustements (différence entre le décompte physique et ce qui est enregistré) Enregistrements de transaction (enregistrements qui capturent l’information sur les produits déplacés) Connaissement DBR (distribution, bon de réception) DDBR (demande, distribution, bon de réception) OUI Formulaire de commande de médicaments de CPS pour les centres de santé Eléments supplémentaires requis pour produire de bons rapports de SIGL : Solde d’ouverture : stocks au commencement de la période de revue Quantité reçue : quantité reçue durant la période de revue Quantité retirée : quantité retirée des encours durant la période de revue Quantité expirée : quantité qui a expiré durant la période de revue Quantity requise : quantité requise pour un réapprovisionnement Date d’expiration précoce et quantité jusqu’à la date d’expiration précoce

10 Etude de cas du Nigéria

11 Comment le Nigéria a-t-il améliorer les capacités du pays en matière de gestion et de responsabilité des stocks ? ◦Examen de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion des inventaires des antipaludéens : systèmes, outils, personnel, suivi et supervision ◦Examen du SIGL (CPS) – systèmes, outils, personnel, suivi et supervision ◦Identification des écarts et planifier un processus amélioré ◦Développement d’un plan détaillé avec activités, contributions, calendriers, ressources nécessaires (fonds, personnel), indicateurs de performance et méthodes de mesure ◦Mise en œuvre du plan d’action et processus d’amélioration continue passage après passage

12 Leçons apprises (1) Comprendre les questions que vous, responsables nationaux / de projet, parties prenantes des pays, communauté internationale, directeurs de projet, avez, et les utiliser pour améliorer en permanence le SIGL Les bailleurs et Programmes Nationaux de Lutte contre le Paludisme ont beaucoup investi dans la montée en puissance de systèmes nationaux pour la gestion de la sécurité des processus (GSP) (processus, outils, personnel avec expérience), ce dont on doit tirer profit ◦Ecart que le système de GSP aura : compréhension des stratégies et des besoins spécifiques du projet (résolu par une communication claire et précoce, le développement d’outils de points de délivrance des services, par ex : outils de consommation, orientation)

13 Leçons apprises (2) Soyez méthodique dans votre évaluation du SIGL ◦Conception : est-ce que le SIGL collecte et rapporte le éléments de données essentiels pour la gestion de la logistique ? ◦Opération : est-ce que les procédures de rapports sont suivies, le flux de données se fait-il en temps et en heure ? ◦Utilisation : est-ce que les responsables utilisent les données du SIGL pour la prise de décision, tout au long du programme ? Mettre à profit l’opportunité offerte par UNITAID de renforcer le SIGL pour le bénéfice des pays Documenter les processus dans le cadre de la mémoire institutionnelle

14 Et tout autre question sur les produits de CPS en provenance du PNEP, du niveau fédéral, des directions des Etats, d’autres programmes, des bailleurs, etc. Indicateurs de la gestion et de la responsabilité des stocks Indicateurs de résultat ◦Nombre de traitements administrés aux enfants éligibles par passage ◦Proportion de centres de stockage désignés suffisamment approvisionnés en médicaments de CPS à un moment donné, conformément à leur document de planification par niveau (centre de santé / entrepôt central) ◦Durée médiane, en jours, de rupture de stock dans les entrepôts médicaux au niveau du district, pendant les mois de mise en œuvre de la CPS ◦Pourcentage des besoins prévus en SP+AQ de qualité garantie, fourni aux districts Indicateurs du processus ◦Volume de SP+AQ de qualité garantie utilisé/restant/perdu, par passage ◦Proportion des districts soumettant les données SIGL par pays

15 Merci

16