GED: Gestion Electronique des Documents Réunion des correspondants communication IN2P3 24 novembre 2011 François Vazeille (LPC Clermont-Ferrand)  Point.

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1 GED: Gestion Electronique des Documents Réunion des correspondants communication IN2P3 24 novembre 2011 François Vazeille (LPC Clermont-Ferrand)  Point de départ : besoin local non résolu □ Collecte et sauvegarde de documents très divers liés à la communication: très nombreux depuis la préparation et le démarrage du LHC  Conférences, vidéos, clips,,images, photos, posters, expositions (plans de mécanique et d’électronique, softwares, plaquettes…), revues de presse, documents écrits, fournisseurs, etc. □ Accès et partage avec d’autres laboratoires  extension à l’IN2P3. □ Elaboration partagée de documents, conférences, etc. et mise en commun des moyens (mutualisation des matériels par exemple).  Nécessité d’une gestion électronique pérenne … et pratique.

2  Solutions actuelles non satisfaisantes EDMS - Gestion lourde et demandant un administrateur disponible et efficace. - EDMS (IN2P3)  EDMS(CERN). - Etc. BOXROOM - Utilisé par le réseau des correspondants com IN2P3. - Offre peu de possibilités.  Besoin d’une solution remplaçant EDMS utilisable par tous les laboratoires: équipes de recherche, services … et communication  Période d ’évaluation en cours  2 plateformes ouvertes de gestion favorites: ALFRESCO et NUXEO

3  Systèmes performants et simples assurant: sécurité, maintenance, sauvegarde, accès et partage sélectifs (privilèges)… + nombreux autres avantages : suivi des modifications (plusieurs acteurs possibles), actualités, événements, agendas, connexions aux téléphones, écriture facile de pages web, publication sur les réseaux sociaux…  Utilisées par des grandes entreprises et administrations : Universités, SNCF, la Poste, Armée de l’air, Michelin, Toyota, Airbus, Alcatel, Alstom, Banques, Commission européenne, Régions françaises, CEA, BBC, GDF… MAIS pas de choix/disponibilité IN2P3 avant 12 à 18 mois

4  Solutions provisoires discutées hier (réunion com-LHC)  Solutions provisoires discutées hier (réunion com-LHC) INDICO - Utilisé déjà par tous pour les réunions. - Déjà ″détourné″ au LPC et au LAL (Master classes) pour les besoins de stockage et proposé hier pour collecter les informations utiles aux séminaires/conférences de tous les laboratoires. Remarque: possibilité de créer des événements … passés. Autres possibilités citées par Nicolas Arnaud DocDB (IPPOG: International Particle Physics Outreach Group) Dropbox : partage non permanent de gros fichiers, répertoires …