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Lettres d’affaires Lettre commerciale
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Préface La rédaction des lettres commerciales c’est un art. Il y a AFNOR (Association française de normalisation). Elle détermine la nature et l'emplacement des mentions à porter sur une lettre. Voici la présentation normalisée de la lettre commerciale.
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1. En-têteEn-tête 2. SouscriptionSouscription 3. RéférencesRéférences 5. Lieu et date de rédaction de la lettreLieu et date de rédaction de la lettre 6. Titre de civilitéTitre de civilité 7. Corps de la lettreCorps de la lettre 8. SignatureSignature 9. Pièces jointes (P.J.)Pièces jointes (P.J.) 10. Ces renseignementsCes renseignements 4. ObjetObjet Contenu
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En-tête Les entreprises se servent de papier à en-tête généralement préimprimé où doivent être indiqués: nom ou raison sociale de l'expéditeur; forme juridique de la société; montant au capital social s'il y a lieu; adresse. Les numéros de téléphone, de fax, l'adresse E-mail figurent aussi très souvent dans l'en- tête.
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Souscription Elle indique le nom (ou raison sociale) et l'adresse du destinataire. L'adresse peut s'écrire avec une virgule après le numéro ou sans virgule. Le code postal se met avant le nom de la ville. On n'abrège pas les mentions Monsieur, Madame, Société, etc. ni le titre de la personne. Si vous voulez que votre lettre, écrite à une société, soit remise à une personne déterminée, vous ajouter «A l'attention de Monsieur X» ou «A l'attention du Responsable de formation».
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Références Vos références: références de la lettre reçue précédemment. Nos références: références de la lettre qu'on écrit. Les références comportent généralement les initiales de l'auteur de la lettre (Louis Marne, dans notre cas) suivies de celles de la personne qui a dactylographié la lettre (par exemple, Véronique Suchart) et parfois du numéro de classement, de dossier ou de facture.
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Objet C'est un résumé en quelques mots (2 ou 3) du sujet de la lettre. On écrit l'objet sans article et sans verbe. Quand l'objet est une réclamation, la réponse une lettre ou à un appel téléphonique, on indique le nom et le numéro du document initialement reçu.
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Lieu et date de rédaction de la lettre Il faut mettre une virgule après le nom de la ville et écrire le mois en toutes lettres et sans majuscules, écrire 1 er, puis 2, 3, 4, etc.
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Titre de civilité (ou: Appellation) Si vous écrivez à une société pour la première fois, mettez «Madame, Monsieur»; si vous connaissez votre correspondant, «Monsieur» ou «Monsieur le Président» (en entier!). «Cher Monsieur» si on connaît bien la personne. Ne mentionnez pas le nom du destinataire.
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Corps de la lettre On y distingue l'introduction: c'est un rappel des faits, on fait référence à ce qui s'est passé; le développement: c'est un message à transmettre (donner une information, formuler une demande, etc.), on expose en détail le problème qu'on a et ses conséquences; la conclusion: elle est fréquente et permet de donner le ton (aimable ou irrité); la formule de politesse très stéréotypée.
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Signature Elle doit être manuscrite, seule manière de rendre la lettre valable juridiquement en cas de contestation. Il existe trois présentations possibles: 1) signature suivie du nom et du titre dactylographiés du signataire; 2) signature précédée du titre et suivie du nom; 3) signature suivie du nom.
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Pièces jointes (P.J.) Cette mention indique la nature et le nombre des documents qui sont joints a la lettre sous le même pli. Ex.: P.J.—2: un catalogue un dépliant
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Ces renseignements: Numéro d'immatriculation au Registre du Commerce, ainsi que les numéros de boîte postale et de compte bancaire (CB), mentionnés quelquefois, peuvent aussi être places à l'en-tête.
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