Réunion d’information du 4 avril 2011 Hotel Kinam II 9am – 11am.

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1 Réunion d’information du 4 avril 2011 Hotel Kinam II 9am – 11am

2 Attention, les éléments de cette présentation sont indicatifs, nous vous invitons à toujours vous référer aux lignes directrices qui seules font foi !

3 1. L’Instrument Européen pour la Démocratie et les Droits de l’Homme (IEDDH) 2. Les objectifs de l’appel à propositions 3. Montant de l’enveloppe et taille des subventions 4. Critères d’éligibilité 5. Informations complémentaires avant la date de remise des propositions 6. Présentation de la demande et procédures à suivre 7. Évaluation et sélection des demandes 8. Soumission des pièces justificatives 9. Notification de la décision 10. Calendrier indicatif 11. Conditions applicables à la mise en oeuvre de l’action 12. Ou et quand envoyer la note succincte de présentation? 13. Liens utiles

4  L'IEDDH a été adopté par le Parlement européen et le Conseil en décembre 2006 et succède à « l’Initiative européenne pour la Démocratie et les Droits de l’Homme » instiguée par le Parlement européen en 1994.  Il s’agit d’un soutien financier aux activités visant à renforcer la démocratie et les droits de l'homme dans le monde.  Par la création de l’IEDDH, l'UE reconnaît l'importance du rôle des organisations internationales, nationales, régionales et non gouvernementales dans la construction de la société civile et le développement d'une démocratie qui garantit les droits civils, politiques, économiques, sociaux et culturels.

5  Objectif spécifique de l’appel: financer des actions à mettre en œuvre par les organisations de la société civile locales dont la mission est la défense et la promotion des droits de l'homme et soutenir et des réformes démocratiques vers une société plus inclusive et pluraliste.  Priorités de l’appel:  Priorités de l’appel: -la poursuite de programmes en faveur des droits de l'enfant ; -la poursuite des programmes en faveur des femmes et des mères désavantagées ; -le renforcement des capacités des médias et des acteurs culturels œuvrant pour un plus grand respect des droits de l’homme en Haïti.

6  une attention particulière sera accordée aux : -thèmes transversaux contribuant à atteindre l'objectif global de la lutte contre la pauvreté (égalité des genres, environnement, lutte contre le VIH/Sida, etc.); -projets soutenant le respect des droits humains fondamentaux des victimes du séisme du 12 janvier 2010 ; -projets situés dans la région Nord-Nord-est et/ou "boucle de l'Artibonite".

7  Montant indicatif global mis à disposition au titre du présent appel à propositions : 900,000 EUR.  Toute subvention octroyée à une action dans le cadre du programme doit être comprise entre : - montant minimum : 100.000 EUR - montant maximum : 300.000 EUR  Une subvention ne peut pas être inférieure à 50 % du total des coûts éligibles de l’action et ne peut pas excéder 95% du total estimé des coûts acceptés.  Le solde doit être financé sur les ressources propres du demandeur ou des partenaires, ou par des sources autres que le budget de l’UE ou le FED.

8  Éligibilité des demandeurs : qui peut présenter une demande de subvention ? Conditions -personne morale (ou entité n'ayant pas la personnalité juridique) et ; -sans but lucratif et ; -organisations de la société civile, y compris ONG sans but lucratif et fondations politiques indépendantes, organisations locales et agences, institutions et organisations du secteur privé sans but lucratif, et leurs réseaux, opérant au niveau local, national, régional et international; organisations sans but lucratif du secteur public et privé, institutions, organisations et réseaux au niveau local, national, régional et international; organes parlementaires nationaux, régionaux et internationaux, lorsque cela est nécessaire pour réaliser les objectifs du présent instrument et dans les cas où la mesure proposée ne peut être financée par un instrument connexe d’aide extérieure de la Communauté; organisations intergouvernementales régionales et internationales; personnes physiques, le cas échéant, lorsque leur concours est nécessaire pour atteindre les objectifs du règlement d'adoption de l'IEDDH et ; -nationalité haïtienne ou d’un Etat membre de l’UE ou d’un Etat en voie d’adhésion à l’UE ou d’un Etat candidat officiel à l’adhésion ou d’un Etat membre de l’Espace Economique Européen ou d’un pays en développement tel que défini par le CAD de l’OCDE et ; -être directement chargés de la préparation et de la gestion de l’action avec leurs partenaires et ne pas se limiter à un rôle d’intermédiaire.

9 Les demandeurs peuvent agir soit individuellement, soit avec des organisations partenaires. Dans le cas où les demandeurs sont d'une autre nationalité que la nationalité haïtienne, le partenariat avec au moins une entité haïtienne est obligatoire. Les coûts qu’encourent les partenaires sont éligibles au même titre que ceux encourus par le bénéficiaire de la subvention. Ils doivent donc satisfaire aux mêmes critères d’éligibilité. Les associés et les sous-traitants ne sont pas considérés comme des partenaires.

10 Nombre de propositions et de subventions par demandeur : - Un demandeur ne peut pas soumettre plus d’une demande dans le cadre du présent AAP ; - Un demandeur ne peut pas soumettre plus d’une demande dans le cadre du présent AAP ; - Un demandeur ne peut pas se voir attribuer plus d’une suvention au titre du présent AAP ; - Un demandeur peut etre partenaire en meme temps dans une autre demande ; - Les partenaires peuvent partciper a plus d’une demande.

11  Éligibilité des actions : pour quelles actions une demande peut-elle être présentée ? Durée des actions: Ne peut pas être inférieure à 12 mois ni excéder 36 mois. Couverture géographique: En Haïti et de préférence dans la région Nord-Nord-est et/ou « boucle de l'Artibonite ». Exemples de types d’activités éligibles: - Education à la citoyenneté, à la démocratie et aux Droits de l’Homme ; - Renforcement des capacités des femmes désavantagées ; - Accompagnement éducatif et psychosocial des femmes et des enfants victimes de violences ; - Renforcement des capacités des médias et des acteurs culturels dans leur rôle de relais ; - Etc.

12  Éligibilité des coûts : quels coûts peuvent être pris en considération dans la subvention ? – les coûts du personnel affecté à l’Action ; – les frais de voyage/séjour du personnel et d’autres personnes participant à l’Action ; – les coûts d’achat ou de location d’équipements et de fournitures spécifiquement pour les besoins de l’Action, ainsi que les coûts de prestation de services ; – les coûts liés aux marchés passés par le Bénéficiaire pour la mise en œuvre de l'Action ; – les coûts découlant directement d’exigences posées par le Contrat, y compris les frais de services financiers (notamment le coût des transferts et des garanties financières). Une réserve pour imprévus, plafonnée à 5 % du montant estimé des coûts directs éligibles de l’action (hors taxes), peut être incluse dans le budget de l’action. Les couts indirects encourus dans la mise en œuvre de l'action peuvent être éligible à un financement forfaitaire (maximum de 7 % du total estimé des coûts directs éligibles hors taxes). Les contributions en nature ne sont pas considérées comme des coûts éligibles et ne peuvent pas être considérées comme représentant le cofinancement du bénéficiaire.

13 Dans l’intervalle compris entre la publication et la date limite fixée pour la remise des propositions, les demandeurs peuvent poser des questions utiles pour remplir le formulaire et mettre au point leur demande à : delegation.haiti@ec.europa.eu Les demandeurs peuvent poser des questions par écrit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des propositions. La Délégation de l’UE répondra à toutes ces questions au plus tard 11 jours avant la date limite de remise des propositions. La Délégation ne peut donner aucun avis préalable quant à l’éligibilité d’un demandeur, d’un partenaire, d’une action ou d’activités spécifiques. Toute réponse fournie à un demandeur sur des questions qui peuvent intéresser les autres demandeurs sera communiquée également à tous les autres demandeurs. Un tableau des questions et des réponses sera mis à jour régulièrement, jusqu’à 11 jours avant la date limite de remise des propositions. 5. 5. Informations complémentaires avant la date limite de remise des propositions

14 6. Présentation de la demande et procédures a suivre  Phase 1, la note succincte de présentation : L'enregistrement dans PADOR est obligatoire pour les demandeurs.  Phase 2, la demande complète : L'enregistrement dans PADOR est obligatoire pour tous les demandeurs présélectionnés et pour tous leurs partenaires.

15 7. Evaluation et sélection des demandes  1ère étape: Ouverture, vérification administrative et évaluation des notes succinctes de présentation (grille d’évaluation notée sur 50) - évaluation des notes succinctes de présentation : pertinence et conception de l'action - attribution d’une note globale sur 50 points a la note succincte de présentation et vérification de la conformité avec les instructions contenues dans les conseils d'élaboration de la note succincte - élaboration d’une liste les classant selon leur note globale et envoi d’une lettre à tous les demandeurs  2ème étape: Evaluation des demandes complètes (grille d’évaluation notée sur 100) - évaluation de la qualité des demandes (y compris budget proposé et capacité du demandeur et de ses partenaires) réalisée sur la base des critères d’évaluation de la grille - les critères d’évaluation se décomposent en critères de sélection (capacité financière et opérationnelle) et critères d’attribution (qualité des demandes soumises au regard des objectifs et priorités fixés ) - réalisation d’un tableau reprenant l’ensemble des demandes classées d’après leur note et dans les limites de l’enveloppe financière disponible, ainsi qu’une liste de réserve  3ème étape: Vérification de l’éligibilité des demandeurs et de leurs partenaires - Basée sur les pièces justificatives demandées uniquement pour les demandes provisoirement sélectionnées en fonction de leur note et dans les limites de l’enveloppe financière disponible - Vérification de la conformité entre la déclaration du demandeur et les pièces justificatives fournies par ce dernier, ainsi que l’éligibilité du demandeur, des partenaires et de l’action

16 8. Soumission des pièces justificatives  Documents a fournir (dans PADOR): - Statuts ou articles d'association de l'organisation demandeur et de chaque organisation partenaire. - Lorsque subvention demandée < à EUR 500.000 pour subvention de fonctionnement, un rapport d’audit externe produit par un contrôleur des comptes agréé. - Copie des états financiers les plus récents du demandeur. - Fiche d’entité légale dûment complétée et signée par le demandeur, accompagnée des documents justificatifs qui y sont demandés. - Fiche d’identification financière conforme, certifiée par la banque à laquelle le paiement doit être fait (banque doit être située en Haïti).  Au cas où les pièces justificatives requises ne sont pas enregistrés dans PADOR, ils doivent être fournis sous la forme d’originaux, de photocopies ou de la version scannée de ces originaux. Toutefois la fiche d'entité légale et la fiche d'identification financière doivent toujours être soumises en original.  Si ces pièces justificatives ne sont pas fournies avant la date limite fixée dans la demande de soumission des pièces justificatives envoyée par l’administration contractante au demandeur, la demande pourra être rejetée.

17 9. Notification de la décision  Les demandeurs seront avisés par écrit de la décision prise par l’administration contractante au sujet de leur demande et, en cas de rejet, les raisons de cette décision négative.

18 10. Calendrier indicatif Date IEDDHHeure* R é union d'information 4 mai 20119 heures Date limite pour les demandes de clarifications à l'administration contractante 6 mai 201115 heures Derni è re date à laquelle les clarifications sont donn é es par l'administration contractante 16 mai 2011- Date limite de soumission des notes succinctes de pr é sentation 27 mai 201115 heures Information des demandeurs sur les r é sultats de l'ouverture, de la v é rification administrative et de l' é valuation des notes succinctes de pr é sentation ( é tape 1) 24 juin 2011- Invitations à soumettre le formulaire complet de demande 1er juillet 2011- Date limite de soumission du formulaire complet de demande15 aout 2011- Information des demandeurs concernant l' é valuation du formulaire complet de demande ( é tape 2) 15 septembre 2011- Notification de l'attribution (apr è s v é rification de l' é ligibilit é ) ( é tape 3) 22 septembre 2011- Signature du contrat29 septembre 2011-

19 11. Conditions applicables a la mise en oeuvre de l’action  Suite à la décision d’attribution d’une subvention, il sera proposé au bénéficiaire un contrat basé sur le modèle de contrat de subvention de l’administration contractante.

20 12. Ou et quand envoyer la note succincte de présentation ?  La note succincte de présentation et les documents qui y sont relatifs doivent etre soumis en original (+ 3 copies) : version papier et format électronique. L’enveloppe scellée doit porter: - le numéro de référence et l’intitulé de l’AAP - la dénomination complète et l’adresse du demandeur - la mention “Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture”  Adresse pour envoi postal ou remise en main propre: Délégation de l’Union européenne en République d’Haiti Section Contrats et Finances Impasse Oriol 4, Morne Clavaire, Port-au-Prince  La date limite de soumission des notes succinctes de présentation est fixée au lundi 27 mai 2011 (15 h si remise en mains propres)

21 13. Liens utiles  Site Internet de la Délégation de l’UE en Haiti: http://www.delhti.ec.europa.eu http://www.delhti.ec.europa.eu  Site Internet d’EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm http://ec.europa.eu/europeaid/index_fr.htm  PADOR:  PADOR: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr. htm http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador/index_fr. htm   Guide pratique des procédures contractuelles: http://ec.europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.ht m http://ec.europeaid/work/procedures/implementation/index_fr.ht m   Lignes directrices de la Gestion du Cycle du Projet: http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publicatio ns/manuals-tools/t101_fr.htm http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publicatio ns/manuals-tools/t101_fr.htm Consultez régulierement les deux premiers sites Internet pour les éventuelles rectifications, les questions et les réponses liées a cet appel a propositions!

22 Merci de votre attention et bon courage!