Le travail collaboratif

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1 Le travail collaboratif
31 septembre 2010 Le travail collaboratif Module 3 La définition des groupes La création des rubriques associées aux groupes Le partage des dossiers Les sessions de chat Le forum Les formulaires KOSMOS KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE L’EURE PRÉSENTATION DES PRINCIPES ERGONOMIQUE DE L’OUTIL

2 Démonstration Module 3 Définir des groupes 31 septembre 2010
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3 1.1 La typologie des groupes
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 1.1 La typologie des groupes 1 Groupes pédagogiques : issus d’un import annuaire, d’emploi du temps ou CSV Classes : division administrative à laquelle est rattaché l’élève Groupes d’option : subdivision d’une classe Groupe d’option multi classe : enseignement inter-classes Groupes d’option manuels : créés manuellement sur un service d’enseignement Groupes d’option non utilisés : groupes d’option AAF en cas de pilotage des groupes par l’emploi du temps Groupes libres : créés au sein de l’ENT en fonction des besoins : Groupes fonctionnels par défaut Groupes fonctionnels créés par un rôle de gestionnaire annuaire 1 2 2 3

4 1.2 Les spécificités du groupe libre
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 1.2 Les spécificités du groupe libre M3 Création au sein de l’ENT Modifications et suppressions possibles par les gestionnaires Choix d’intégrer le(s) gestionnaire(s) au groupe ou non Délégation de la gestion du groupe (ajout de gestionnaire) Disponible dans l’arborescence des groupes Groupes par défaut dans l’ENT Utilisation de ces groupes pour activer des rôles sur des rubriques KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 4

5 La création des rubriques associées aux groupes
31 septembre 2010 Module 3 La création des rubriques associées aux groupes 3.3 : * les rubriques et sous-rubriques peuvent être déplacées avec les objets qu’ils contiennent * outils dédiés aux élèves distants : Chaque élève distant dispose d’un espace collaboratif sur la base d’un modèle spécifique dont il est gestionnaire. * outils de suivi de stage : espace collaboratif créé sur la base d’un modèle qui permet de suivre le travail des élèves stagiaires * Webclasseur ONISEP : pour gérer le suivi de l’orientation des élèves * rubrique orientation qui permet de publier dans l’espace de ressources partagées les ressources pédagogiques proposées par l’ONISEP par importation ou synchronisation * les élèves doivent pouvoir conserver au sein de leur espace personnel leurs documents relatifs à l’orientation tout au long de leurs scolarité * Le gestionnaire d’un espace peut archiver l’espace à partir d’un lien disponible dans la trousse. L’espace est alors déplacé dans la rubrique archive du portail sans contrôle des niveaux d’arborescence. Si le niveau maximum est dépassé, les espaces enfants ne sont pas affichés. 3.4 : les membres doivent avoir la possibilité de se désinscrire d’un espace collaboratif * nouvel accès Espaces est proposé à tous les utilisateurs * liste des espaces accessibles à l’utilisateur sur le portail, dans l’ordre selon lequel ils sont présentés à l’utilisateur dans l’arborescence * gestion des inscriptions/désinscriptions et notifications * actions proposées à l’utilisateur : * consulter l’espace * envoyer un message aux membres si l’espace autorise la communication entre les membres * modifier l’espace si l’utilisateur en est le gestionnaire * accepter ou refuser l’invitation, si l’utilisateur n’est pas membre de l’espace mais y est invité * se désinscrire de l’espace, si l’utilisateur est membre de l’espace qui autorise la désinscription * indiquer s’il souhaite être notifié des nouvelles contributions sur l’espace * 2 options : * option, désactivée par défaut, pour voir dans son menu de navigation les espaces auxquels il est invité * option, désactivée par défaut, pour ne plus recevoir de messages de notification sur les contributions Démonstration KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE L’EURE PRÉSENTATION DES PRINCIPES ERGONOMIQUE DE L’OUTIL

6 2.1 Création d’une rubrique : plusieurs étapes (1/5)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 2.1 Création d’une rubrique : plusieurs étapes (1/5) Informations générales décrivant la rubrique Encadré : informations qui apparaissent dans une colonne à droite (sauf pour agenda) 1 2 3 Déclaration des services de publication : blog, agenda, forum, chat, dossier 4 Rubrique mère par défaut. Possibilité de la modifier ou à créer une rubrique de niveau 1 si vous êtes superadmin 5 Page d’accueil Article d’accueil est un article que les gestionnaires sont libres de modifier Lien vers un site : url Premier service : La page d’accueil sera le premier service activé dans l’onglet Services 6 Options : rubrique temporaire : qui passera en archive lors de l’archivage de changement d’année visibilité de la rubrique : case à cocher si la rubrique mère est publique. Autorisation de s’en désinscrire activation des échanges via la messagerie : création d’une liste de contacts (membres de la rubrique) KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 6

7 2.2 Création d’une rubrique : Services actifs (2/5)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 2.2 Création d’une rubrique : Services actifs (2/5) Liste des services disponibles 2. La fonctionnalité permet de mettre a disposition les articles d’un blog public sous forme de flux RSS. Ainsi, les utilisateurs non authentifies, le grand public, peut s’abonner au flux RSS d’un blog dédié a l’établissement et ainsi se tenir informé de la publication d’un nouvel article. 2 1 3 Catégories pour le classement des articles du service blog Les catégories permettront de trier les articles. Si profil enseignant alors disciplines apparaissent Rôles : Un rôle est un ensemble d'autorisations concernant une ou plusieurs fonctionnalités. Au sein d'une rubrique, plusieurs rôles sont prédéfinis et régissent le comportement des divers services actifs dans la rubrique : Gestionnaire Modérateur Rédacteur avec mise en ligne Rédacteur Visiteur Classement des services par simple glisser-déposer KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 7

8 2.3 Création d’une rubrique : accès population (3/5)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 2.3 Création d’une rubrique : accès population (3/5) Rôle : détermine les droits d’intervention ATTENTION : héritage mais pas propagation 1 Choix de la cible et possibilité de faire plusieurs sélections et d’ajouter un rôle pour l’ensemble 2 3 4 Sélection de l’établissement pour les cités scolaires uniquement 5 6 Sélection d’un profil d’utilisateur Si profil enseignant alors disciplines apparaissent Rôles : Un rôle est un ensemble d'autorisations concernant une ou plusieurs fonctionnalités. Au sein d'une rubrique, plusieurs rôles sont prédéfinis et régissent le comportement des divers services actifs dans la rubrique : Gestionnaire Modérateur Rédacteur avec mise en ligne Rédacteur Visiteur Tableau des populations déclarées : possibilité pour les enseignants et non enseignants d’affiner par fonction et discipline de poste Actions sur les populations KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 8

9 2.4 Création d’une rubrique : accès utilisateur (4/5)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 2.4 Création d’une rubrique : accès utilisateur (4/5) Rôle qui détermine les droits d’intervention 1 Nom à sélectionner dans l’annuaire 2 Tableau des utilisateurs déclarés 3 4 Actions sur les utilisateurs KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 9

10 2.5 Création d’une rubrique : invitations (5/5)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 2.5 Création d’une rubrique : invitations (5/5) 1 2 Invitation de populations Invitations d’utilisateurs Notification de l’invitation par mail avec lien pour accepter le rôle proposé Invitation population : pour s’assurer que tous les utilisateurs composant la population sont invités Invitation utilisateur : choix plus précis des membres d’une rubrique Invitation signifie acceptation de la part de l’utilisateur et de la population En invitant une population, le gestionnaire est assuré que tous les utilisateurs faisant partie de cette population sont invités. Cela est vrai en particulier quand un utilisateur rejoint une population suite à un import (annuaire fédérateur, CSV) ou à une création manuelle d’utilisateur, après que l’invitation a été ouverte. De la même façon, le gestionnaire est assuré qu’un utilisateur quittant cette population ne fait plus partie de la liste des invités. 3 KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 10

11 2.6 La rubrique : désinscription et exclusion d’un utilisateur
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 2.6 La rubrique : désinscription et exclusion d’un utilisateur Spécificité de la désinscription : Privation de ses droits Accès non supprimé mais suspendu temporairement En cas d’exclusion : Rubrique masquée Pas d’accès aux contenus (favoris, consultation d’agenda, etc.) Toujours possible d’exporter ses données personnelles KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 11

12 2.7 Actions sur la rubrique
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 2.7 Actions sur la rubrique Un lien de création pour chaque service disponible dans la rubrique est affiché Il est possible de créer, modifier, supprimer des rubriques, d’intervenir dans chacun des services proposés au sein d’une rubrique, au travers de la trousse. Les actions clefs liées aux droits de l’utilisateur Fiches à valider pour affichage dans la rubrique Contributions et brouillons de l’utilisateur 1 Tableau de bord des contenus Possibilité d’enrichir ou de modifier l’arborescence des rubriques Recherche des membres par statut/profil/rôle 2 Gestion des formulaires : ancien accès (n’est plus disponible avec le nouveau service) 3 4 5 6 7 KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 12

13 2.8 Rôles Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires 2
3 4 KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 13

14 Démonstration Module 3 Le partage de dossiers 31 septembre 2010
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15 3.1 Présentation des dossiers partagés :
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 3.1 Présentation des dossiers partagés : Dans un espace; il est possible : de créer des dossiers partagés, d’ouvrir cet espace à d’autres utilisateurs en leur attribuant des droits spécifiques, d’organiser les dossiers et d’ajouter du contenu. Plusieurs dossiers partagés peuvent être créés sur une même rubrique Bouton d’ajout de dossier 1 Ergonomie La présentation de la liste des dossiers partagés et de leurs contenus est uniformisée.

16 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires
3.2 Droits d’accès Par un simple bouton radio, l’utilisateur peut pour chaque dossier établir différents accès « Personnalisés » : choisir les rôles attribués à des populations ou des utilisateurs particuliers (comme pour une rubrique ou un service). Possibilité de restreindre l’accès à un dossier partagé à un sous ensemble des utilisateurs de la rubrique. « hérités de la rubrique » : reprendre les droits d’accès déterminés au niveau de la rubrique. En cas de mise à jour des droits sur la rubrique, ceux-ci seront alors automatiquement à jour au niveau du dossier partagé. Les comptes « Administrateurs » peuvent accéder à l’ensemble des dossiers partagés de leur site.

17 3.3 Rôles des dossiers partagés sur la rubrique
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 3.3 Rôles des dossiers partagés sur la rubrique Droits / Rôles Visiteur Rédacteur Rédacteur avec mise en ligne Modérateur Gestionnaire Accéder aux dossiers partagés X Accéder aux répertoires des dossiers partagés Accéder aux fichiers des dossiers partagés Copier vers le porte-documents Copier vers un espace distant Gérer les dossiers dont il est l'auteur Gérer les répertoires dont il est l'auteur Gérer les fichiers dont il est l'auteur Gérer les dossiers partagés Gérer tous les répertoires Gérer tous les fichiers Activer/désactiver le service dossier sur la rubrique

18 Démonstration Module 3 Les sessions de chat 31 septembre 2010
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19 4.1 Espace de discussion : ouverture et durée
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 4.1 Espace de discussion : ouverture et durée Le service « chat » permet d’ouvrir des espaces de discussion en ligne sur un créneau horaire déterminé Titre obligatoire Affichage de la rubrique dans laquelle se trouve l’espace de chat 1 2 Choix d’une date et d’un créneau horaire 3 Descriptif/informations sur l’espace de discussion 4 L’espace sera ouvert sur la période demandée Une fois cette période écoulée l’ensemble des échanges restera archivé pour consultation ultérieure KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 19

20 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires
4.2 Pendant la discussion Titre Horaire d’ouverture de la salle 1 5 Fenêtre de discussion : conserve l’historique des messages 2 1 Formulaire de saisie avec envoi en appuyant sur « Entrée » 2 3 3 6 Liste des participants mise à jour continuellement 4 4 Les salles de chat sont accessibles par l’onglet (si le service a bien été activé) Liste de toutes les salles disponibles Résumé (saisie lors de la création) KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 20

21 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires
4.3 Exemple de discussion Les archives des conversations sont consultables par les membres de l’espace et modifiables par le gestionnaire et lemodérateur Les salles de chat sont accessibles par l’onglet (si le service a bien été activé) Liste de toutes les salles disponibles KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 21

22 Démonstration Module 3 Les forums 31 septembre 2010
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23 5.1 Création d’un sujet de forum
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 5.1 Création d’un sujet de forum 1 Titre : obligatoire 2 Description du sujet de discussion avec une boîte à outils enrichie Possibilité de choisir la modération des commentaires Modification de l’auteur (paramètre projet) Enregistrement possible d’un brouillon Les salles de chat sont accessibles par l’onglet (si le service a bien été activé) Liste de toutes les salles disponibles 3 4 5 23

24 Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires
5.2 Commenter Participer : premier niveau de commentaire Accepte jusqu’à 30 commentaires 1 2 Commentaires qui s’insèrent dans l’ordre chronologique KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE

25 5.3 Modération des commentaires : le commentateur
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 5.3 Modération des commentaires : le commentateur Avertissement de la modération des commentaires sur la popin de saisie du commentaire.. KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 25

26 5.4 Modération des commentaires : le modérateur
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 5.4 Modération des commentaires : le modérateur L'utilisateur ayant le rôle de rédacteur peut produire des contenus qui peuvent être soumis à modération Notification sur la messagerie interne de K-d'école lorsqu'un nouveau commentaire est ajouté et donc en attente de modération. Une fois le commentaire modéré, il reçoit une notification sur la messagerie interne de K-d'école listant les commentaires qu’il a validés. Attention : il ne peut modérer les commentaires des autres forums qui feraient partie de la même rubrique. KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE HAUTE GARONNE 26

27 Démonstration Module 3 Les formulaires 31 septembre 2010
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28 6.1 Un service à part entière
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.1 Un service à part entière Outil multiforme : création de quizz, questionnaires, QCM, procédures dématérialisées, sondages, etc. Constitution d’une bibliothèque numérique de formulaires 3 canaux de diffusion : Messagerie interne Articles de blog Contenus du cahier de textes Activation sur le portail de l’établissement Service disponible sur tous les établissements de l’utilisateur (modèles de formulaires disponibles en continu, indépendamment du portail de création) 1 rôle unique : Auteur 3 types de formulaires : authentifié, public et anonymisé

29 6.2 Exemple d’un formulaire de 2 pages (1/2)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.2 Exemple d’un formulaire de 2 pages (1/2) Titre 1 Texte pour accompagner les questions 2 Exemple d’insertion d’un contenu multimédia 3 Question avec numérotation automatique Possibilité de fermer le formulaire : les données préalablement saisies ne sont pas enregistrées 4 5 6 Tous les éléments décrits ci-dessus sont explicités et développés dans les diapositives suivantes. Bouton pour accéder à la page suivante

30 6.3 Exemple d’un formulaire de 2 pages (2/2)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.3 Exemple d’un formulaire de 2 pages (2/2) Le titre donné au formulaire s’affiche sur toutes les pages 1 Autres questions avec l’astérisque qui indique le caractère obligatoire de la réponse 2 Pagination Fermer le formulaire signifie que les données saisies ne sont pas enregistrées Repartir sur la page précédente sans perte de données saisies 4 5 6 3 Tous les éléments décrits ci-dessus sont explicités et développés dans les diapositives suivantes. La validation enregistre les réponses. Selon les paramètres choisis par l’auteur, possibilité de les modifier à nouveau ou pas.

31 Le formulaire s’appuie sur des paramètres sélectionnés par l’auteur :
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 M3 6.4 Créer un formulaire Un formulaire est constitué d’un titre et de pages intégrant des questions et des textes Le formulaire s’appuie sur des paramètres sélectionnés par l’auteur : Type : Authentifié (authentification ENT pour répondre) Anonymisé (authentification ENT pour répondre sans stockage des identités des répondants) Public (aucune authentification nécessaire pour répondre) Réponse modifiable : possibilité de permettre au répondant, une fois le formulaire validé, de modifier et soumettre de nouvelles réponses qui suppriment les réponses existantes. Afficher la synthèse : si activé, les répondants peuvent visualiser la synthèse des réponses au formulaire après validation de leur réponse Accès aux réponses : sélection de 5 utilisateurs ou groupes maximum autorisés à consulter les réponses soumises au formulaire Notification : messages reçus par l’auteur et la liste éventuelle choisie précédemment au moment de la diffusion et à chaque réponse collectée

32 6.5 Insertion d’un formulaire (1/2)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.5 Insertion d’un formulaire (1/2) 3 services concernés : Messagerie interne Article de blog Activité de séance KOSMOS - Twilight

33 6.6 Insertion d’un formulaire (2/2)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.6 Insertion d’un formulaire (2/2) Possibilité d’insérer le même formulaire à plusieurs reprises, dans les 3 services Possibilité de modifier les paramètres initialement choisis

34 6.7 Notification de la diffusion
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.7 Notification de la diffusion Possibilité de sélectionner jusqu’à 5 membres maximum qui pourront être notifiés de chaque réponse collectée sur le formulaire Pour sélectionner les membres à notifier, la recherche se fait en utilisant l’annuaire Ces personnes n’ont pas nécessairement accès au service mais peuvent en visualiser les réponses grâce aux liens contenus dans les messages de notification La notification à chaque réponse est facultative par le biais d’une case à cocher dans les paramètres du formulaire Notification dans la messagerie interne : affichage d’un lien qui permet d’accéder à l’aperçu de la réponse et d’un autre lien qui renvoie vers l’écran détail de toutes les réponses

35 6.8 Supprimer des réponses à un formulaire (auteur)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.8 Supprimer des réponses à un formulaire (auteur) Onglet Réponses : affichage détaillé Sélection à l’unité ou par lot Action de suppression 1 3 2 KOSMOS - Twilight

36 6.9 Synthèse des réponses (si accès visible pour le répondant)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.9 Synthèse des réponses (si accès visible pour le répondant) Pourcentages 1 2 Nombre de réponses Si paramètre activé, possibilité de retourner modifier des réponses 3

37 6.10 Exporter les réponses (auteur et liste personnalisée)
Groupes | Rubriques| Dossiers | Chat | Forum |Formulaires M3 6.10 Exporter les réponses (auteur et liste personnalisée) Onglet Réponses : affichage détaillé Sélection de l’ensemble Bouton d’export Génération d’un fichier zip à enregistrer ou simplement ouvrir 1 3 4 2 KOSMOS - Twilight

38 Espaces d’échange et travail collaboratif : synthèse
31 septembre 2010 Espaces d’échange et travail collaboratif : synthèse Des espaces dans lesquels des utilisateurs peuvent communiquer et mutualiser : les rubriques Des services d’échanges mis à disposition dans la rubrique : chat et forum (possibilité de modération des commentaires) Mutualiser sur les données : partage de dossiers dans lesquels insérer divers répertoires et fichiers Différents groupes : les classes, les sous-groupes d’option et les groupes libres Des formulaires permettant de multiples usages pédagogiques, collaboratifs, administratifs avec une gestion fine de la diffusion. KOSMOS KOSMOS | CONSEIL GÉNÉRAL DE L’EURE PRÉSENTATION DES PRINCIPES ERGONOMIQUE DE L’OUTIL