SQ’RH L’application des Ressources Humaines Module Employé V2 modifiée le 01/03/2016.

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1 SQ’RH L’application des Ressources Humaines Module Employé V2 modifiée le 01/03/2016

2 Connexion Pour vous connecter, 1- Rendez-vous sur le lien suivant: http://www.ca-pca.net/sqh/abs_menu.php?action=login ou sur l’intranet : https://www.le-square.fr/http://www.ca-pca.net/sqh/abs_menu.php?action=login 2- Rentrer votre login 3- Rentrer votre mot de passe puis cliquer sur Valider

3 Se rendre dans Gestion des congés Pour se rendre sur la gestion des congés: 1- Cliquer sur mes congés 2- Cliquer sur Gestion de mes congés Votre nom et prénom est indiqué 1 2

4 Gestion des congés Vous avez devant vous un calendrier. 1- Il est possible de regarder vos congés déjà pris depuis un mois précis en le sélectionnant 2- A gauche dans liste de mes congés vous retrouvez tous vos congés pris depuis le début de l’année 3- Pour faire une demande de congé cliquer sur « Nouvelle demande de congés » 13 2

5 Nouvelle demande de congé Une fois que vous avez cliquer sur nouvelle demande de congé, vous arrivez sur cette page. 1- Vous choisissez vos dates de congé 2- Vous choisissez le motif de votre congé 3- Vous validez la demande de votre création 1 2 3

6 Date de congés Les dates de congés doivent être choisies dans le calendrier : 1- Le premier jour de congés est sélectionné avec le clic gauche de votre souris 2- Le dernier jour de congés est sélectionné avec le clic droit de votre souris Les dates sélectionnées se colorent

7 Les différents motifs: En fonction du motif les jours de congés sont déjà paramétrés par exemple comme prévu dans la convention collective 6 jours de congé sont prévus pour un mariage Chaque demande de congés en lien avec un événement familial doit être accompagnée d’une pièce justificative.

8 La barre de congés On retrouve dans cette barre les congés: Acquis : ce que l’employé a acquis au titre des congés payés Validés: ce sont les congés qui ont déjà été validés par le responsable hiérarchique En attente : ce sont les congés qui sont encore en attente de réponse Nouveaux : ce sont les congés qui viennent d’être demandés Reste : le nombre de congés en jour que l’employé peut encore prendre

9 La validation de la demande Une boîte de dialogue s’ouvre pour l’enregistrement des modifications effectuées

10 Liste des congés La demande de congés qui vient d’être ajoutée se place dans la liste des congés à gauche en précisant le statut Vous recevez un message de demande de congé sur votre boite mail professionnelle. Votre responsable hiérarchique reçoit également en parallèle une action à mener pour valider ou refuser votre demande. Vous recevrez dans un second temps un nouveau mail de confirmation ou de refus avec le motif du refus. Les compteurs se mettront alors à jour.

11 Gestion des Notes de frais Un nouvel onglet « Gestion de mes frais professionnels » a été ajouté dans le menu « Employé ». Ce nouveau module annule et remplace la feuille EXCEL mise en place jusqu’au 29/02/2016. Il permet donc: - de saisir les notes de frais liées à l’activité ou à la formation professionnelle, - de consulter les NDF déjà établies - de modifier les NDF le cas échéant - d’annuler une mauvaise note de frais Comme le prévoit la procédure en la matière, une note de frais est établie du 1 er jour au dernier jour du mois écoulé pour un seul motif, soit « Activité », soit « Formation/Autres ». La saisie des notes de frais est limitée à une antériorité de 3 mois. Un paramétrage individuel et personnalisé a été établi en fonction de votre situation dans l’entreprise correspondant aux éléments contractuels et déclarés auprès du Service RH (statut conventionnel, type de véhicule, chevaux fiscaux, barèmes et plafonds…). Ces éléments sont figés et ne sont donc pas modifiables. Seuls un justificatif et une demande de modification auprès de Service RH entrainera la mise à jour des données.

12 Saisie des Notes de frais Pour établir une saisie, sélectionnez le mois à traiter et le type de note de frais puis validez ( le numéro de référence de votre note de frais est attribué automatiquement) Il vous est alors proposé de choisir le type de frais « Déplacements » ou « Restauration / Hébergement / Autres frais ». Sélectionnez le champ voulu et remplissez le formulaire

13 Saisie des Notes de frais Un fois la saisie faite, visualisez votre NDF en cliquant sur « Aperçu de la note » situé en haut à droite de l’écran. Vous obtiendrez alors votre NDF avec tous les éléments nécessaires à son contrôle, sa validation et son traitement. Si la NDF est correcte, cliquez sur « Enregistrer » ou si vous souhaitez apporter des modifications cliquez sur « Fermer (modifier) » Attention: une NDF non enregistrée ne sera pas mémorisée et ne sera donc ni consultable, ni traitée.

14 Saisie des Notes de frais Une fois enregistrée, vous devez imprimer votre note de frais en cliquant sur « Imprimer/Enregistrer ». Votre NDF s’ouvre sous format PDF pour permettre son impression en cliquant sur le bouton droit de votre souris. Un fois signée par vos soins, elle doit être remise avec les justificatifs originaux, et le cas échéant avec votre agenda, à votre Assistante de Secteur qui se chargera de la contrôler et de la transmettre à votre manager pour validation. Pour transmettre la NDF, cliquez sur « Envoyer ». L’Assistante de Secteur reçoit un message d’alerte sur une note de frais à contrôler. Elle ne pourra la contrôler qu’une fois la NDF remise avec les justificatifs. Elle sera ensuite soumise à validation de votre manager. L’Assistante de Secteur se réserve le droit de vous renvoyer votre NDF pour modification si elle constate des erreurs. Un système de Workflow est mis en place pour connaitre le statut d’avancement de votre NDF.

15 Consultation / Modification / Suppression CONSULTATION Pour consulter les notes de frais enregistrées, vous pouvez aller dans le menu « Employé - Gestion des frais professionnels - Consultation ». En sélectionnant la NDF dans le menu déroulant, vous obtiendrez un résumé de la note et son statut d’avancement. Le bouton « Consulter » vous permet de visualiser la NDFcomplète. MODIFICATION Pour modifier les notes de frais enregistrées, vous pouvez aller dans le menu « Employé - Gestion des frais professionnels - Modification». En sélectionnant la NDF dans le menu déroulant, vous aurez la possibilité de modifier la NDF. La page initiale de saisie s’ouvrira pour effectuer les modifications. Pour mener à bien cette action, suivre ensuite les mêmes instructions qu’une saisie initiale. SUPPRESSION Pour supprimer les notes de frais enregistrées, vous pouvez aller dans le menu « Employé - Gestion des frais professionnels - Suppression». En sélectionnant la NDF dans le menu déroulant, vous aurez la possibilité de supprimer la NDF. Une confirmation vous est demandée avant la suppression définitive de la NDF.

16 Guide utilisateur SQ’RH L’application des Ressources Humaines Module complémentaire Assistante de Secteur / Manager V2 modifiée le 01/03/2016

17 La gestion des absences 1- Cliquer sur saisie 2- Cliquer sur gestion des absences

18 La gestion des absences Cette onglet permet à l’Assistante de Secteur ou au Responsable Hiérarchique de rentrer les absences de ses collaborateurs. Il est possible de choisir la date et le motif comme précédemment expliqué. Il est toujours demandé d’envoyer au Service RH les justificatifs originaux

19 Les motifs Les motifs possibles sont les suivants: Accident de travail Maladie Maternité Formation

20 Mon équipe : Gestion des congés On retrouve ici, les demandes de congés des collaborateurs

21 Mon équipe : Planning On retrouve le planning avec les congés de chaque collaborateur avec en bas la légende explicative

22 Contrôle des Notes de frais Un nouvel onglet « Notre de Frais - Contrôle » a été ajouté dans le menu « Assistant(e)». Ce nouveau module permet donc contrôler les notes de frais des collaborateurs de la maille d’affectation. Comme le prévoit la procédure en la matière, une note de frais est établie du 1 er jour au dernier jour du mois écoulé pour un seul motif, soit « Activité », soit « Formation/Autres ». La saisie des notes de frais est limitée à une antériorité de 3 mois. Un paramétrage individuel et personnalisé a été établi en fonction de la situation du collaborateur dans l’entreprise correspondant aux éléments contractuels et déclarés auprès du Service RH (statut conventionnel, type de véhicule, chevaux fiscaux, barèmes et plafonds…). Ces éléments sont figés et ne sont donc pas modifiables. Seuls un justificatif et une demande de modification auprès de Service RH entrainera la mise à jour des données.

23 Contrôle des Notes de frais Lorsqu’un collaborateur de la maille à enregistrer et envoyer sa note de frais, l’Assistante de Secteur reçoit un message d’alerte sur une note de frais à contrôler. Elle ne pourra la contrôler qu’une fois la NDF papier signée par le collaborateur et remise avec les justificatifs originaux. Un système de workflow est mis en place pour connaitre le statut d’avancement des NDF. Si la NDF est acceptée, elle sera soumise à validation du manager. Il faut alors cliquez sur « Accepter » puis sur « Valider ». S’il y a des erreurs, l’Assistante de Secteur se réserve le droit de refuser les NDF pour modification du collaborateur. Si la NDF est erronée, cliquez sur « Refuser » puis sur « Valider ». Il faudra alors motiver le refus pour que le collaborateur puisse apporter les bonnes modifications.

24 Guide utilisateur SQ’RH L’application des Ressources Humaines Module complémentaire Manager V2 modifiée le 01/03/2016

25 Le message sur le compte du responsable hiérarchique Le responsable hiérarchique reçoit la demande via mail. Il se connecte alors sur l’pplication pour visualiser les actions à mener

26 Le profil du responsable hiérarchique On retrouve ici les congés qui ont été demandés par les collaborateurs. Il est possible de les valider ou de les refuser. En cas de refus, il faut motiver. A la validation, le statut de la demande de congé change le collaborateur reçoit un mail de votre part sur sa demande. Le calendrier et les compteurs se mettent alors à jour.

27 Validation des Notes de frais Deux nouveaux onglets « Note de Frais - Contrôle » et « Note de Frais - Validation » ont été ajoutés dans le menu « Manager». Ces nouveaux modules permettent donc contrôler et de valider les notes de frais des collaborateurs de la maille d’affectation. Comme le prévoit la procédure en la matière, une note de frais est établie du 1 er jour au dernier jour du mois écoulé pour un seul motif, soit « Activité », soit « Formation/Autres ». La saisie des notes de frais est limitée à une antériorité de 3 mois. Un paramétrage individuel et personnalisé a été établi en fonction de la situation du collaborateur dans l’entreprise correspondant aux éléments contractuels et déclarés auprès du Service RH (statut conventionnel, type de véhicule, chevaux fiscaux, barèmes et plafonds…). Ces éléments sont figés et ne sont donc pas modifiables. Seuls un justificatif et une demande de modification auprès de Service RH entrainera la mise à jour des données.

28 Validation des Notes de frais Lorsque l’Assistante de Secteur a validé les notes de frais, elles sont soumises à validation. La validation ne peut se faire qu’une fois la NDF papier signée par le collaborateur et remise avec les justificatifs originaux, puis validée par l’Assistante de Secteur. Un système de workflow est mis en place pour connaitre le statut d’avancement des NDF. Si la NDF est validée, il faut alors cliquer sur « Accepter » puis sur « Valider ». S’il y a des erreurs, cliquez sur « Refuser » puis sur « Valider ». Il faudra alors motiver le refus pour que le collaborateur puisse apporter les bonnes modifications. Un système de workflow est mis en place pour connaitre le statut

29 SQ’RH L’application des Ressources Humaines Module complémentaire Délégation du Manager V2 modifiée le 01/03/2016

30 Mon équipe : Déléguer Lorsque le manager est absent, il lui est possible de déléguer à un autre manager son secteur pendant une période choisie. Il peut déléguer à tous les autres managers en poste. Il doit choisir les dates de son choix et cliquer sur « Mettre à jour la délégation ».