SWEP atelier du 4 mars 2010 1Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 2010.

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1 SWEP atelier du 4 mars 2010 1Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 2010

2 1. Gouvernance et Contrôle interne Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 20102

3 Illustration Système de circulation automobile Finalité: se déplacer où on veut, quand on veut, par où on veut, sans retard, sans accident et sans s’égarer. Chaque conducteur est un gestionnaire (un gouvernement) de son projet de déplacement; Appuis pour permettre la bonne fin du système: règles sur l’équipement des véhicules, code de la route, poteaux indicateurs, contrôles de police, permis de conduire, infos trafic, contrôle technique des véhicules… Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 20103

4 Illustration Préoccupation de chaque conducteur réaliser son projet de déplacement sans accident, sans retard, sans égarement, dans un site agréable…: Consulter la carte routière (égarement, site agréable) Écouter info – trafic (retard) Partir en temps utile (retard) Consulter sa jauge d’essence, l’indicateur de vitesse…(retard, sécurité) Vérifier la présence des papiers du véhicule (sécurité) … Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 20104

5 Concepts 1 er niveau = Gouvernance : dispositif qui donne aux parties prenantes d’une organisation l’assurance que les acteurs de celle-ci(et en particulier son gouvernement) poursuivent à travers leurs actes, les finalités de cette organisation. = très proche du concept de régulation (néologisme anglo-saxon) Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 20105

6 Concepts 2 ème niveau: Contrôle interne: dispositif interne à une organisation qui fournit au management (gouvernement) une assurance raisonnable d’une maîtrise des risques qui menaceraient: La réalisation des objectifs; La fiabilité des informations; La régularité des opérations; La protection des actifs. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 20106

7 Processus du Contrôle interne Identifier des risques en tant qu’événements aléatoires dont la survenance est en dehors de la maîtrise directe de l’organisation; Evaluer ces risques (degré de menace: calcul probabiliste et impact); Maîtriser éventuellement ces risques par des mesures « rentables » (analyse coûts – bénéfices); Documenter et communiquer ces mesures; « Monitorer », évaluer et ajuster. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 20107

8 Similitudes Gouvernance et contrôle interne sont tous deux: des dispositifs et non des fonctions: différence entre: gouvernance et gouvernement; contrôle interne et service d’inspection; qui assurent le maintien de la finalité (garder le cap) à travers les actes de gestion; tout en restant une condition insuffisante de la performance, laquelle reste dépendante de la qualité de la gestion. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 20108

9 Différences : gouvernance Enjeu : maîtriser le pouvoir du gouvernement, de la direction: Perception négative: le maintenir dans ses limites, l’empêcher de nuire; Perception positive: le faire agir dans le sens des finalités de l’organisation à la tête de laquelle il a été institué; Imposée par les parties prenantes = externe (actionnaires - citoyens, pouvoirs publics, organisations syndicales, groupes de pression, opinion publique…) Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 20109

10 Différences : gouvernance Contenu de nature permanente : institutions, règles générales; La gouvernance est d’ordre téléonomique = ne dit pas où on doit aller (où est l’optimum) mais assure que l’organisation ira là (τελοσ = finalité) où elle doit (νομοσ = loi) aller (tendra vers l’optimum). Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201010

11 Différences: contrôle interne Enjeu : maîtriser les risques = intégré dans les processus de travail Perception positive: ne pas rater des occasions; Perception négative: éviter les accidents ou en limiter les conséquences; Voulu par la direction (le gouvernement) = interne; Ponctuel : lié aux projets, aux objectifs, aux risques, facteurs très variables; Le contrôle interne est d’ordre téléologique = assure de garder le cap(τελοσ) dicté (λογοσ = discours) par la direction (gouvernement). Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201011

12 Relation gouvernance et contrôle interne Le contrôle interne complète la gouvernance et lui donne plein effet. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201012

13 Illustration Etat Finalité : développer la cohésion sociale, répondre aux exigences du bien commun… Gouvernement: pouvoir exécutif détenteur des instruments de la puissance publique. Gouvernance : constitution, contrôle parlementaire, Justice indépendante, presse libre, conseil d’état, élections périodiques, pouvoirs intermédiaires, monarchie, banque centrale indépendante… Contrôle interne : procédures des marchés publics, procédure de recrutement, dispositif du contrôle administratif et budgétaire, inspection des services extérieurs, procédures de vérification par la hiérarchie, back up informatiques… Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201013

14 Illustration Système de l’économie de marché Finalité : produire le plus utile (ce qui répond à une demande) en coûtant (travaillant) le moins. Gouvernement : décentralisé : directions d’entreprises autonomes. Gouvernance du système: concurrence, droit comptable (publicité), institutions du rapport social, institutions du rapport monétaire, droit économique, marché des actions, confiance mutuelle entre contractants… Gouvernance de chaque unité: « code Lippens » Contrôle interne : procédures, séparations de tâches, comptabilité de gestion… Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201014

15 Système d’emboitement Procédure de recrutement via des activités de description de fonction, profil de compétence, plan de personnel, examen avec un jury indépendant et intègre = : Mesure de contrôle interne pour l’Etat; Principe de bonne gouvernance pour une administration. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201015

16 Rôle de l’environnement externe L’ appui de la gouvernance au bon fonctionnement du système est vain si absence d’un environnement externe de qualité: Exemple de la circulation automobile: quid, si font défaut: Intégrité professionnelle des contrôleurs technique; Professionnalisme des écoles de conduite; Coopération organisée entre les services de secours; Contrôle de gestion dans les services de police de la route? Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201016

17 Rôle de l’environnement interne Les mesures de contrôle interne prises pour assurer la réalisation des objectifs sont vaines si absence d’un environnement interne de qualité. Exemple de la circulation automobile: quid, si font défaut: Respect de la vie et des biens d’autrui; Sobriété par rapport à l’alcool – Etat de repos; Partage clair des responsabilités de guidage dans la voiture; Souci de mise à jour de ses connaissances en matière de code de la route? Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201017

18 Environnement interne de maîtrise = des comportements qu’il convient d’adopter pour être reconnu comme membre de l’organisation: Intégrité – transparence – redevabilité – éthique du résultat; Professionnalisme dans l’acquisition et la gestion des ressources – contrôle de gestion; Vision – stratégie – objectifs. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201018

19 Complémentarité Les polices de la gouvernance contribuent à un environnement de contrôle de qualité et réciproquement ne peuvent fonctionner que si elles sont spontanément respectées en esprit, grâce à cet environnement de contrôle, par la grande majorité des acteurs impliqués. Accident = charge émotionnelle = décision d’un nouveau contrôle = vain, car ne s’attaque pas au vrai problème de la qualité de l’environnement de contrôle. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201019

20 Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201020 Environnement interne de maîtrise Gouvernance Contrôle interne Environnement externe

21 2.Rôle de l’audit interne L’audit interne est une fonction qui a pour finalité d’évaluer la qualité du système de contrôle interne et d’en recommander des améliorations; Bénéficiaire de première ligne: le management. Les parties prenantes peuvent considérer que la qualité du contrôle interne est un facteur de bonne gouvernance, et estimer qu’elles doivent avoir des garanties sur cette qualité, grâce à un comité d’audit qui garantit la qualité des activités d’audit. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201021

22 Relations gouvernance et contrôle interne L’audit interne est partie intégrante du contrôle interne; Il forme la couche de « suivi »; Par une évaluation permanente qui maintient le processus « plan – action – évaluation – correction » en mouvement; Il est le lien entre les deux systèmes que sont le contrôle interne et la gouvernance. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201022

23 Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201023 Environnement interne de maîtrise Gouvernance Contrôle interne Environnement externe Comité d’audit Audit interne

24 Niveaux de risque Le management peut devoir rendre compte à ses autorités, des niveaux de risque qu’il juge acceptables par rapport aux différents grands objectifs du contrôle interne et qui découlent du dispositif de contrôle interne effectivement mis en œuvre: Actifs suffisamment protégés; Informations externes suffisamment fiables; Objectifs opérationnels (rentabilité) suffisamment garantis; Conformité aux réglementations suffisamment assurée. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201024

25 3.Limites du contrôle interne Par rapport à la gouvernance: Ne peut se substituer à la gouvernance là où celle-ci assure le bon fonctionnement d’un système plus large (le code de la route reste nécessaire). Ne forme pas un cadre stable (doit être revu en permanence); Est par essence interne: absence de publicité externe. Sa qualité et ses conséquences en termes de niveau de risque acceptés doivent rester sous la vigilance des parties prenantes externes. Ne peut régler le statut des dirigeants eux-mêmes. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201025

26 Limites du contrôle interne Par rapport à ses propres finalités: A besoin d’un environnement de maîtrise de qualité; Les activités de maîtrise ont un coût: pèsent sur les objectifs financiers mais aussi sur d’autres objectifs opérationnels (délai, confidentialité…) La culture des procédures est peu adaptative : elle ferme le système (bureaucratie Kafkaïenne – standardisation - « machinalisation » des activités – pièges de l’électronique) Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201026

27 4. Arbitrer les conflits d’objectifs Non par une confrontation directe : inexprimable; Mais par un classement d’efficacité des activités de maîtrise par objectif et en interrogeant le dirigeant sur un choix séquentiel de ces activités, tous objectifs confondus. Le dirigeant exprime alors implicitement ses taux de substitution entre objectifs. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201027

28 Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201028 Arbitrage en faveur de la rapidité Arbitrage en faveur de la conformité Contrainte budgétaire Sentiers optimaux Objectif délai Objectif conformité R3 R2 R1 O C2 C1 C3

29 Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201029 Option privilégiant l’objectif de conformité Option privilégiant l’objectif de rapidité effet d’une activité de maîtrise

30 Gouvernance et arbitrage entre objectifs Les parties prenantes peuvent estimer qu’elles ont droit à une information sur les niveaux de risques acceptables pour le management tels qu’ils résultent du dispositif de contrôle interne, Et en faire un objet de leurs débats et décisions dans la cadre du pouvoir qui est le leur. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201030

31 5. Audit et fraude L’audit n’a pas pour vocation de détecter des erreurs ou des malversations; Si par hasard, il tombe sur un cas de fraude, il doit en référer directement aux instances habilitées pour le traiter; Et s’interroger sur l’efficacité du système de contrôle interne. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201031

32 6. Audit interne : difficultés Relations avec la management: conception du rôle de l’audit. Faiblesse du contexte de maîtrise (environnement de contrôle). Contrôle interne très orienté « conformité ». Investissement dans la fonction au détriment (au moins à court terme) des opérations. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201032

33 7. Facteurs de succès Normes d’audit Indépendance – intégrité Professionnalisme Pas un pouvoir mais un service, pas un policier mais un conseiller. Donner suite aux recommandations. Jean-Marie Mottoul SWEP 4 mars 201033