100ème GTPA, 26.04.2012 Y. Grange-Lavigne, DG-RPC-PA.

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1 100ème GTPA, 26.04.2012 Y. Grange-Lavigne, DG-RPC-PA

2 Demande de travail temporaire Nouvelle procédure établie avec le bureau du travail temporaire afin d'indiquer les règles applicables au personnel temporaire. Rappel important: le superviseur CERN n’est pas habilité à fournir d’attestation de travail ni de lettre de référence. Paiement des intervenants dans le cadre des activités d'outreach Nouvelle procédure établie à la demande de l'Audit du CERN afin de documenter les paiements faits aux intervenants dans le cadre des écoles du CERN et des programmes de formation académique. Nouvelle procédureRemarque

3 Stagiaires La procédure a été mise à jour pour tenir compte de la suppression de la sélection des stagiaires via eRT. Contrat d'étudiant administratif (ADMI) Par analogie aux étudiants techniques, le congé (au maximum deux jours par période de six mois) pour passer un examen dans l’université/école est également applicable aux étudiants administratifs. ProcédureRemarque Le congé de maladie Lorsque le congé de maladie est rémunéré aux deux tiers, le droit au congé annuel est réduit aux deux tiers prorata. Mesures de transition de carrière Les mesures de transition de carrière peuvent être octroyées aux titulaires concernés dans les 12 mois qui précèdent l’extinction de leur contrat (et non plus 6 mois).

4 Plaques vertes - Note d'information et sanctions en cas de non respect de la procédure. - Procédure en cas de vente de véhicule entre deux membres du personnel. Formalités de départ Suite à un rapport de l’audit interne : La nécessité de clôturer ou transférer l’abonnement GSM lors du départ d’un membre du personnel a été ajoutée dans la procédure des formalités de départ, paragraphe 4. + dans la « Check-list » de départ, + dans le document d’aide de la fiche de départ EDH (bouton ‘help’). Visas d'entrée et de séjour dans les Etats hôtes La "Convention d'accueil" remplace le "Protocole d'accueil" (Directive européenne 2005/71/CE) ProcédureRemarque

5 Demandes d'avances Nouveaux principes et nouveau formulaire accessibles aux personnes autorisées. Avance sous forme de versement anticipé : - accordée exceptionnellement lors de l’entrée en fonctions. - n’est plus justifiée pour les arrivées le 16 du mois ; - paiement cash uniquement pour ceux qui ont des difficultés à ouvrir un compte bancaire (certaines nationalités seulement) ProcédureRemarque

6 Circulation et stationnement de véhicules sur le domaine du CERN Demande d'autorisation pour un stationnement de longue durée (via le CERN Service Portal). Véhicules officiels Mise à jour de la procédure suite au remplacement de certains formulaires par des requêtes sur le Service Portal : 3.1 Utilisation d'un véhicule "CERN" Le membre du personnel doit compléter le formulaire demande de véhicule CERN 3.2 Utilisation d'un véhicule de location "Hertz" Le demandeur doit compléter au minimum 48 heures à l'avance le formulaire demande de location d'un véhicule HERTZ ProcédureRemarque

7 Informations sur les formulaires de paiements et de remboursements (claims EDH) 1.Délais Précision concernant la date prise en compte pour vérifier si les délais de prescription sont respectés. 2. Virements bancaires : -Coordonnées bancaires : pas de référence IBAN manuscrite puis scannée -Prochainement, il n’y aura plus de frais bancaires pour le bénéficiaire (banque donneur d’ordre) 3. Paiements cash -Limités au maximum -Rappel : 48h délai pour envoi de la notification EDH -Justificatifs papiers : facture acquittée ou preuve de paiement -Paiement au tiers : les factures doivent être adressées au CERN et indiquer le nom du bénéficiaire ProcédureRemarque

8 Transaction Inter- Départementale (TID) Transfert de la procédure depuis le Manuel : amélioration du routage et mise en place de contrôles. Nouvelle procédureRemarque Matériel (stockage, transport…) Transfert de la procédure depuis le Manuel : Analyse en cours