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1 Atelier SWEP – 20 juin 2012 1 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Titre de la présentation Guide pratique pour le PST et illustration d’outils Atelier SWEP 2012 : « Le suivi et l’évaluation des politiques locales » 20 juin 2012

2 Atelier SWEP – 20 juin 2012 2 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be 1.Le PST, c’est quoi ? Rappel … 2.Le PST, via un guide pratique 3.Quelques illustrations d’outils 4.En conclusion, 7 bonnes raisons de faire un PST Agenda

3 Atelier SWEP – 20 juin 2012 3 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be

4 Atelier SWEP – 20 juin 2012 4 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be 1.Le PST, c’est quoi ? Rappel … 2.Le PST, via un guide pratique 3.Quelques illustrations d’outils 4.En conclusion, 7 bonnes raisons de faire un PST

5 Atelier SWEP – 20 juin 2012 5 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Une démarche de gouvernance … « Le Programme Stratégique Transversal communal (PST) est une démarche de gouvernance locale. C’est un document stratégique qui aide les communes à mieux programmer leurs politiques communales en développant une culture de planification et de l’évaluation » Une démarche proposée par les Villes et Communes (Mémorandum UVCW 2009), inscrite dans la DPR et portée par le Ministre des Pouvoirs locaux, P. Furlan; une phase pilote sur la prochaine législature L’objectif est notamment de permettre à chaque commune de se doter d’une vision globale déclinée ensuite en objectifs stratégiques, en objectifs opérationnels et en actions et ce, grâce à des outils dédiés Le tout dans un document adapté, unique et évolutif guidant l’action communale tout au long de la législature Rappel du colloque du 23 mai 2012 Pour vous aider : le Vade-Mecum de l’UVCW, l’accompagnement spécifique de l’UVCW, le guide pratique, …

6 Atelier SWEP – 20 juin 2012 6 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be … concrétisant la stratégie communale dans un programme Rappel du colloque du 23 mai 2012 Un constat : « Où en sommes-nous ? » Une stratégie (objectifs stratégiques et objectifs opérationnels) : « Vers quoi voulons-nous aller ? Que voulons- nous garder ? » Des actions : « Quelles actions pour rencontrer les objectifs ? Avec quel budget ? Et selon quelles priorités ? » Quelques indicateurs : « Mes actions ont-elles l’impact souhaité ? » Une dynamique d’évaluation : « Ai-je atteint mes objectifs ? Dois-je réajuster mon action? Comment continuer au mieux ? » Un volet interne « administration générale » -> Vise l’organisation interne de la commune Un volet externe « développement des politiques » -> Vise les différentes actions que la commune peut entreprendre dans tous les domaines de son action Le PST, c’est : Deux grands volets dans un PST :

7 Atelier SWEP – 20 juin 2012 7 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be 1.Le PST, c’est quoi ? Rappel … 2.Le PST, via un guide pratique 3.Quelques illustrations d’outils 4.En conclusion, 7 bonnes raisons de faire un PST

8 Atelier SWEP – 20 juin 2012 8 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Un premier outil … … afin de compléter son vade-mecum d’un volet didactique ayant pour objectif d’aider les autorités communales (politiques et administratives) à décliner leur politique communale en objectifs stratégiques, en objectifs opérationnels, en actions et en indicateurs. Une méthodologie en 2 phases pour finaliser le guide fin novembre 2012 : Un travail sur le fond : le guide donne-t-il une réponse claire à vos questions ? Vous aide-t-il vraiment à rédiger votre PST ? Les exemples choisis sont-ils pertinents ? Un travail sur la forme : le guide est-il facile à lire et à comprendre ? RENCONTRES PREVUES DU GROUPE DE TRAVAIL DatesContenu 114 juin 2012Structuration du guide 2Début/mi-septembreValidation du contenu + vulgarisation du guide 3Début/mi-novembreFinalisation du guide Souhait de l’UVCW de se faire accompagner pour la rédaction d’un guide pratique … Une méthodologie participative : le guide sera réalisé avec la collaboration d’un groupe de travail constitué des différents publics cibles de grandes comme de petites communes, afin de s’assurer qu’il sera utile et concret par rapport à la réalité communale. La mission de BSB : créer un outil de référence au service de chacun des publics-cibles concerné (mandataires, grades légaux et autres responsables de l’Administration), leur permettant de trouver des « trucs et astuces » concrets pour chacune des étapes de cette démarche stratégique.

9 Atelier SWEP – 20 juin 2012 9 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Périmètre du guide : une méthode pour élaborer le PST

10 Atelier SWEP – 20 juin 2012 10 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Comment le guide va-t-il se structurer ? L’objectif sera de permettre aux parties prenantes dans la rédaction du PST de trouver réponse aux questions qu’elles pourraient se poser lors de l’élaboration du PST

11 Atelier SWEP – 20 juin 2012 11 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Préoccupations des parties prenantes Résultats du 1 er groupe de travail du 14 juin 2012 Réflexion va être menée pour déterminer comment et où les réponses à ces questions seront apportées Lien avec les différents plans Lien avec les partenaires Transversalité Finalité du PST Application du PST Prioritisation Rôle de chacun Faire vivre / évolution du PST o Quels sont les rôles des partenaires, de la ZP, du CPAS, … ? o Comment associer les partenaires ? o … o Quels sont les rôles des partenaires, de la ZP, du CPAS, … ? o Comment associer les partenaires ? o … o Comment le mettre à jour ? o Peut-on le modifier pour le mettre en adéquation avec un programme ? o … o Comment le mettre à jour ? o Peut-on le modifier pour le mettre en adéquation avec un programme ? o … o Qui fait quoi ? o Qui évalue ? o Quid des champs de responsabilité entre politiques et administration ? o … o Qui fait quoi ? o Qui évalue ? o Quid des champs de responsabilité entre politiques et administration ? o … o Comment articuler stratégie et moyens (financiers-RH) ? o … o Comment articuler stratégie et moyens (financiers-RH) ? o … o Quelle articulation avec les différents plans ? o Quelle différence entre plan et programme ? o … o Quelle articulation avec les différents plans ? o Quelle différence entre plan et programme ? o … o A quoi sert le PST ? o Les objectifs et actions peuvent-ils être évolutifs ? o … o A quoi sert le PST ? o Les objectifs et actions peuvent-ils être évolutifs ? o … o Comment expliquer la démarches aux agents ? Comment les former ? o Quel est le timing idéal ? o Comment mettre en place le Comité de Direction ? o Comment expliquer la démarches aux agents ? Comment les former ? o Quel est le timing idéal ? o Comment mettre en place le Comité de Direction ? o Que veut dire transversalité ? o Comment assurer la transversalité dans la rédaction et le pilotage ? o … o Que veut dire transversalité ? o Comment assurer la transversalité dans la rédaction et le pilotage ? o …

12 Atelier SWEP – 20 juin 2012 12 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Focus sur les thématiques d’ordre « méthodologique » La programmation o Sur base de quels critères puis-je définir mes priorités ? o … La programmation o Sur base de quels critères puis-je définir mes priorités ? o …

13 Atelier SWEP – 20 juin 2012 13 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be 1.Le PST, c’est quoi ? Rappel … 2.Le PST, via un guide pratique 3.Quelques illustrations d’outils 4.En conclusion, 7 bonnes raisons de faire un PST

14 Atelier SWEP – 20 juin 2012 14 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Quelques illustrations d’outils … La programmation o Sur base de quels critères puis-je définir mes priorités ? o … La programmation o Sur base de quels critères puis-je définir mes priorités ? o … Quels indicateurs, pour qui ? Des tableaux de suivi d’avancement Des critères pour prioriser

15 Atelier SWEP – 20 juin 2012 15 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Prioriser …  Des critères à définir et à choisir / adapter en fonction du contexte : o Contribution aux objectifs (types d’impacts) o Echéance de réalisation o Moyens nécessaires (RH, financiers, logistiques) o Visibilité (en interne et en externe) o Gains attendus (internes et externes) o … QUELQUES ILLUSTRATIONS SPECIFIQUES : 1)Les types d’impacts 2)Critères de priorisation des chantiers d’un plan d’actions 3)Tableau d’évaluation des propositions d’amélioration QUELQUES ILLUSTRATIONS SPECIFIQUES : 1)Les types d’impacts 2)Critères de priorisation des chantiers d’un plan d’actions 3)Tableau d’évaluation des propositions d’amélioration

16 Atelier SWEP – 20 juin 2012 16 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Illustration (1) : Types d’impacts

17 Atelier SWEP – 20 juin 2012 17 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Illustration (2) : Critères de priorisation des chantiers d’un plan d’actions Le plan d’actions est structuré en axes d'améliorations. Chaque axe est composé de projets, eux mêmes concrétisés par des actions, principes ou des pistes. Chaque projet a été priorisé suivant différents critères Lignes jaunes : Axe d’améliorations Lignes grises : projet Lignes blanches : actions, principes ou pistes Critères remplis pour chaque projet afin d’en définir la priorité Priorité définie pour chaque projet: 1 = Projet prioritaire 2 = Projet non prioritaire

18 Atelier SWEP – 20 juin 2012 18 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Illustration (3) : Tableau d’évaluation de propositions d’amélioration

19 Atelier SWEP – 20 juin 2012 19 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Quels indicateurs, pour qui ? DEFINIR DES INDICATEURS = EXERCICE DIFFICILE On a tendance : o À en définir trop o Qui ne sont pas exploités o Qui n’apportent pas de réponse aux questions posées o Qui mesurent la réalisation et pas le résultat Finalité des indicateurs : o Vérifier que le projet avance et est sur les rails o Vérifier que les objectifs sont atteints ou en passe de l’être Dans le cadre du PST o Différents indicateurs devront être définis … : des indicateurs d’avancement général, indicateurs avancement des actions, indicateurs d’atteinte des objectifs opérationnels, stratégiques, … o … pour des utilisateurs différents : politiques, grades légaux, services, … IMPORTANCE DE DEFINIR DES INDICATEURS QUI SERONT UTILES POUR LEURS UTILISATEURS TECHNIQUE DES REGARDS « Qui va utiliser les indicateurs et pour savoir quoi ? »

20 Atelier SWEP – 20 juin 2012 20 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Nous l’illustrons dans cette section au travers d’une mission concrète que nous avons réalisée dans un OIP et dont les objectifs étaient notamment de l’aider à : o Définir des tableaux de bord les indicateurs les plus significatifs pour refléter la réalité de son activité. o Définir un plan d’action, un agenda et les moyens à mettre en œuvre pour produire puis exploiter les tableaux de bord et les indicateurs. La technique des regards

21 Atelier SWEP – 20 juin 2012 21 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be L’OIP doit assumer les missions et activités qui lui sont confiées dans le contrat de gestion. Différents regards peuvent être posés sur ces missions et activités. Le regard des demandeurs de services Le regard du Gouvernement et du Conseil d’Administration Le regard interne « process » Le regard interne « RH» Différents regards sur les missions et les activités de l’OIP

22 Atelier SWEP – 20 juin 2012 22 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Chaque « regard » a des attentes et pose des questions spécifiques par rapport aux objectifs fixés. Quelques exemples … Le regard des demandeurs de services Le regard interne « process » Le regard interne « RH» Mes demandes sont-elles prises en compte dans les délais prévus ? La démarche consiste à 1.Formaliser les questions qui sont posées par « chacun des regards » : que veut-on mesurer ? 2.Définir les indicateurs qui permettront d’y répondre (quantitatifs ou qualitatifs) 3.Identifier les procédures qui doivent être revues ou mises en place pour les construire. L’organisation et les processus internes sont-ils adaptés aux objectifs fixés ? A-t-on les compétences adéquates, le plan de formation est -il suffisant … ? Le regard du Gouvernement et du Conseil d’Administration Les moyens sont-ils affectés de façon optimale ? Des regards … aux indicateurs

23 Atelier SWEP – 20 juin 2012 23 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Le regard des demandeurs de services Différents types de demandes pour lesquelles les demandeurs ont des attentes. MCF Les OIP Les Cabinets Autres entités DGRI Les instances belges et internationales Projets Types de demandes adressées à l’OIP Demandeurs Maintenance Support (technique, applicatif) Dépannage Equipement Statistiques …. Pour chaque type de demande, que veut-on mesurer ? - Les délais pour informer le demandeur que la demande est prise en compte ? - Etat d’avancement par rapport au planning ? - Le taux de remplacement des PC ? - Temps de réponse du help desk ? - … Que veut-on mesurer ?

24 Atelier SWEP – 20 juin 2012 24 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Le regard du Gouvernement et du Conseil d’Administration Le Gouvernement et le Conseil d’Administration pourraient se poser des questions par rapport à l’optimisation des moyens : - Les clients sont-ils satisfaits ? - Le contrat de gestion est-il respecté ? - Compte d’exécution du budget ? - Grille d’affectation des moyens humains entre les différentes activités ? - Quelle est la part de prestations refacturée ? - Les conventions de services sont-elles formalisées ? - Chiffrage de la sous-traitance ? - … - Respect des planning ? - Qualité des évaluations des charges prévisionnelles? - Quel est le budget consacré aux demandes ponctuelles par rapport aux demandes planifiées (ex : pour les statistiques) ? - Quelle est la part du budget développement (en h/j) consacré à des tâches « non-projet » ? - Quelle est la part du budget consacrée à la maintenance ? - Quelle est a posteriori, la charge liée aux demandes non planifiées ? - … - Le plan de formation est-il respecté ? - Nombre de jours d’absences ? - Taux d’occupation du cadre ? - Recrutements ? - Toutes les compétences nécessaires sont-elles disponibles ? - … Le regard interne : les processus Le regard interne : les ressources Quels sont les éléments qui vont permettre à l’OIP d’évaluer l’efficacité de son pilotage afin de pouvoir identifier les mesures éventuelles à prendre ? Quels sont les éléments qui vont permettre à l’OIP de mesurer le bien- être du personnel, l’adéquation entre les profils et les besoins, … ? Que veut-on mesurer ?

25 Atelier SWEP – 20 juin 2012 25 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Approche : groupes de travail Un groupe de travail par « regard » ayant pour objectifs 1.de formaliser les questions qui sont posées : que veut-on mesurer ? 2.de définir les indicateurs permettant de répondre à ces questions 3.d’identifier les procédures qui doivent être revues ou mises en place 2. Le regard des demandeurs de services 1.Le regard du Gouvernement et du CA 3. Le regard interne « process » 4. Le regard interne « RH» Représentant(s) du Gouvernement et du CA Représentant(s) des demandeurs QUI ? Les responsables de l’OIP Et concrètement, comment collecter l’information

26 Atelier SWEP – 20 juin 2012 26 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Les tableaux de bord de suivi Il est indispensable de disposer d’un outil simple de type « vue hélicoptère » pour suivre l’avancement d’un programme d’actions : o Avancement par phase o État de santé o Atteinte des objectifs QUELQUES ILLUSTRATIONS SPECIFIQUES : 1)Avancement par phase 2)Etat de santé général par phase 3)Etat de santé avec indicateurs QUELQUES ILLUSTRATIONS SPECIFIQUES : 1)Avancement par phase 2)Etat de santé général par phase 3)Etat de santé avec indicateurs

27 Atelier SWEP – 20 juin 2012 27 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Illustration (1) : Avancement par phase

28 Atelier SWEP – 20 juin 2012 28 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Illustration (2) : Etat de santé général par phase

29 Atelier SWEP – 20 juin 2012 29 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Illustration (3) : Etat de santé avec indicateurs

30 Atelier SWEP – 20 juin 2012 30 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be 1.Le PST, c’est quoi ? Rappel … 2.Le PST, via un guide pratique 3.Quelques illustrations d’outils 4.En conclusion, 7 bonnes raisons de faire un PST

31 Atelier SWEP – 20 juin 2012 31 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be 4- En conclusion, 7 bonnes raisons de faire un PST 1.Professionnaliser la gestion communale par l’adoption d’une démarche stratégique 2.Avoir une vision à moyen terme 3.Fédérer les plans et programmes existants dans une commune sous un tout cohérent 4.Permettre une meilleure communication avec les citoyens, entreprises et monde associatif local 5.Planifier les ressources, prioriser les actions de manière réaliste et établir un plan financier de réalisation 6.Impliquer, motiver et fédérer les agents communaux autour d’un projet 7.Permettre une vue et une gestion transversale, décloisonnée, coordonnée, voire transcommunale des différents projets communaux

32 Atelier SWEP – 20 juin 2012 32 Brigitte SOMERS - www.bsb-consulting.be Merci pour votre attention ww.bsb-consulting.be Brigitte SOMERS brigitte.somers@bsb-consulting.be Brigitte SOMERS brigitte.somers@bsb-consulting.be