CENTRE DE COORDINATION ET DE GESTION DES PROGRAMMES EUROPEENS Fichier stagiaires annuel Plan d’actions Année N = année civile considérée 1 ère Année N.

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1 CENTRE DE COORDINATION ET DE GESTION DES PROGRAMMES EUROPEENS Fichier stagiaires annuel Plan d’actions Année N = année civile considérée 1 ère Année N concernée = 2015 Année N+1 = 2016

2 STAGIAIRE ? -Tout participant qui bénéficie de l’action de formation, de suivi, d’accompagnement… -Tout bénéficiaire sur le terrain des actions mises en place et désigné dans le projet soumis. -Si pas de stagiaire suivi en 2015, alors compléter uniquement les données d’identification du fichier (nom du projet, nom de l’organisme porteur, année : 2015) et nous le transmettre tel quel.

3 INTRODUCTION (1) Actions financées par le FSE  prouver la performance, la valeur ajoutée et l’impact de ces initiatives. Les règlements 2014-2020 imposent des dispositions renforcées en matière de suivi et d’évaluation des projets.  Chaque porteur de projet devra justifier l’éligibilité des actions en soumettant un fichier Excel « stagiaires » qui reprend de façon exhaustive la liste des stagiaires qui ont été suivis durant l’année civile de l’exécution du projet. Donc, pour 2015, il conviendra de remplir un premier fichier à ce sujet. Ce fichier reprendra tous les stagiaires suivis depuis la mise en place du projet (au plus tôt en novembre 2015) jusqu’au 31/12/2015. Janvier 2016 : transmission et Mars 2016 : récupération

4 INTRODUCTION (2) Le suivi des participants fait partie intégrante de la vie du projet et est donc un facteur de recevabilité du dossier, à défaut, les participants ne sont pas comptabilisés comme tels et ne peuvent pas être valorisés au FSE : les informations doivent être collectées pour chaque participant. Les informations doivent être collectées au moment de l’entrée du stagiaire, elles doivent refléter la situation du participant au moment où il entame sa formation ou son accompagnement (permet de mesurer le public cible). Dans le cas où un participant refuse de fournir les données administratives attendues, celui-ci doit l’attester formellement, mais un suivi doit pouvoir être réalisé (dossier à conserver, feuilles de présence aux activités signées par un responsable…). Le suivi mis en œuvre permet de vérifier si les cibles fixées ont été atteintes et le cas échéant de mettre en place des mesures afin de les atteindre. Si un opérateur, (par mesure décrétale par exemple) refuse de récolter certaines données dites sensibles, cet opérateur est tenu de fournir cette information globalement ou collectivement

5 INTRODUCTION (3)  toutes les informations relatives aux stagiaires qui seront transmises doivent être corroborées par des données individuelles contenues dans des dossiers administratifs individuels que l’opérateur tient à jour et mettra à disposition lors des contrôles.  lors des contrôles : pas de copie de document repris mais si donnée « anonymisée » : copie du document attestant de sa participation aux activités sera demandée.  si des dépenses individuelles pour ces stagiaires sont valorisées dans le dossier financier FSE, copie des preuves de paiement pourrait être demandée.

6 QUELQUES REGLES DE BASE (1) 3 onglets mais c’est le premier qui est votre feuille de travail; 23 colonnes dont 22 à remplir pour chaque stagiaire; Dans le fichier présenté, certaines colonnes sont surlignées en jaune : VOUS DEVEZ ABSOLUMENT LES COMPLETER sinon le participant ne sera pas subventionné dans le projet : ces données permettent de vérifier l’éligibilité des stagiaires.  les nom et prénom permettent d’identifier le nombre réel de participants et d’éviter les doublons.  Le code postal permet de valider l’éligibilité territoriale du stagiaire.  la date de naissance, le sexe, la nationalité, situation professionnelle, diplôme … permet de valider l’éligibilité du public.  les dates d’entrée et de sortie (sauf en cas de poursuite de la même action en N+1, donc ici en 2016) permettent de valider l’éligibilité temporelle.

7 QUELQUES REGLES DE BASE (2) Menu déroulant Utiliser le menu déroulant chaque fois qu’une colonne en est munie. 1 stagiaire = 1 ligne si 1 stagiaire participe à plusieurs activités différentes, ce stagiaire est repris une seule fois avec un nombre total d’heures d’activités additionnées mentionnées.

8 QUELQUES REGLES DE BASE (3) Ne pas sauter de ligne : elles doivent être toutes complétées ; Si l’accompagnement a débuté avec un stagiaire et qu’il se poursuit en 2016, indiquer grâce au menu déroulant « poursuite de la formation » et ne surtout pas indiquer de date de sortie dans ce cas uniquement ; S’il y a une date d’entrée pour l’accompagnement, il doit automatiquement y avoir sur la même ligne, SOIT une date de sortie (si abandon, mise à l’emploi…), SOIT pas de date de sortie si l’accompagnement et le suivi continuent en 2016 ; S’il y a une date de sortie, toujours indiquer un motif de sortie ; Si aucun stagiaire n’a été suivi en 2015, rendre le fichier vide, complété uniquement avec le nom du projet et le nom de l’établissement

9 Colonne par colonne fichier Excel 1. Colonne A = Id n° : déjà rempli 2. Colonne B = Nom : cette colonne doit être complétée (ou code identifiable par l’organisme porteur) 3. Colonne C = Prénom : cette colonne doit être complétée (idem) 4. Colonne D = Adresse (non obligatoire) 5. Colonne E = Code postal : obligatoire format 4 chiffres 6. Colonne F = Ville 7. Colonne G = N° de Tél. ou de GSM : non obligatorie ormat 9 ou 10 chiffres sans caractère

10 Colonne par colonne fichier Excel 8. Colonne H = Date de naissance : format jj/mm/aaaa ou jj/mm/aa; en cas de problème seule l’année est obligatoire et le format est 01/01/aaaa 9. Colonne I = Sexe : obligatoire (menu déroulant) 10. Colonne J = Nationalité : obligatoire (menu déroulant) 11. Colonne K = Situation professionnelle : obligatoire (menu déroulant) 12. Colonne L = Date d'inscription Forem / Actiris : uniquement si vous avez indiqué DE en colonne 11

11 Colonne par colonne fichier Excel 13. Colonne M = Diplôme : obligatoire (menu déroulant) 14. Colonne N = Ménage (menu déroulant : O/N) 15. Colonne O = Enfant(s) à charge (menu déroulant : O/N) 16. Colonne P = Difficulté liée à un handicap reconnu (menu déroulant : O/N) 17. Colonne Q = Autre difficulté rencontrée (menu déroulant : O/N)

12 Colonne par colonne fichier Excel 18. Colonne R = Date d’entrée : toujours la même date d’entrée par stagiaire même si on le retrouve l’année suivante 19. Colonne S = Date de sortie : ne pas remplir s’il poursuit l’année suivante 20. Colonne T = Total heures : toujours > 0 : totaliser toutes les heures des différentes formations si nécessaires : se comptent par année civile 21. Colonne U : Type de sortie ou poursuite en N+1 si pas de date de sortie : uniquement poursuite de la formation 22. Colonne V : Acquis en fin de formation – Qualification : à remplir une seule fois à l’issue de la formation ou lors de la sortie du projet 23. Colonne W : Validation de l’enregistrement