Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Gestion des Doublons.

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1 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Gestion des Doublons

2 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Le but de ce documents est de repérer les doublons dans l'ENT et de les supprimer, afin que l'utilisateur n'ait qu'un seul compte pour se connecter. D'où viennent les doublons : La source principale des doublons est la double saisie d'un responsable déjà existant dans la base SCONET ( Un parent qui possède deux enfants dans l’établissement apparaît en double à l’arrivée de son second enfant dans l’établissement.

3 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre La méthode est plutôt simple, avec votre code Admin, vous allez récupérer le fichier des identifiant dans l'ENT. D'abord, cliquer sur « Annuaire », ensuite choisir « Administration » sur votre gauche, (Voir image ci-dessous )

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5 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre 1-Cliquer sur « Fichier des identifiants » 2- Pour générer un fichier contenant tous les comptes de l'établissement, laissez la date non renseignée, puis Cliquez sur «Valider » 3- va s'ajouter à la listes déjà existantes, un nouveaux fichier d'identifiants plus volumineux, avec la date du jour. Cliquez sur « Télécharger » (Voir image ci-dessous )

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7 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Ouvrir le fichier.CSV, que vous venez de télécharger avec ex : Libre Office Calc. Vous allez d'abord sélectionner tout le fichier avec CTRL+A, ensuite faire un tri par ordre alphabétique (croissant : de A à Z)

8 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Ce tri permet de rassembler les fratries et repérer les doublons. Afin d'avoir une meilleure visibilité, vous pouvez masquer les colonne inutiles, avec un clique droit sur la colonne en question, cliquer sur maquer, ex : Colonne RNE, UID...

9 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre L' étape suivante va nous aider à mettre en avant les doublons : Se positionner sur une cellule, le but est de la comparer à la cellule précédente et suivante, dans cette exemple on pris la cellule A3. Allez dans les menus cliquer sur Format puis Formatage conditionnel, une petite fenêtre va s’ouvrir (Voir image ci-dessous )

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11 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre 1- Vous allez appliquer une 1ère formule sur la cellule A3 et choisir la Formule est. 2- la formule se traduit par : Si le contenu de la cellule A3 est différent du contenu de la cellule A2 et le contenue de la cellule A3 est différent de la cellule A4.(mettre le $ pour la valeur absolue) 3- vous allez cliquer sur Nouveau style et choisir de ne pas rendre visible ce contenu en choisissant une couleur très claire. 4- la 2ème formule est celle qui va repérer les doublons 5- la formule se traduit par : Si le contenu de la cellule A3 est égale au contenu de la cellule A2 ou le contenue de la cellule A3 est égale au contenu de la cellule A4. 6- Cliquez sur Nouveau style et choisir de rendre visible ce contenu. (Voir image ci-dessous )

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13 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Appliquer les formules sur toute les cellules du fichier : -Rester sur la cellule A3, -Cliquer sur le pinceau ci-dessous, - Glisser le pinceau sur la totalité des cellules. Le résultat est visible sur la page suivante,

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15 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Ce qui nous intéresse, ce sont les cellules colorés en bleu claire. Afin de repérer les doublons il suffit de : - Prendre 2 lignes colorés en bleu qui concerne une famille. - Glisser le curseur de Gauche à Droite les cellules non colorés, sont la preuve de la différence entre les lignes. Pour exemple : les prénoms des frères ou sœurs ne sont pas colorés en bleu, évidement car ils ne peuvent pas avoir des prénoms identiques.

16 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre En revanche, ce qui doit rester coloré en bleu, ce sont les informations concernant les représentants légaux, exemple en image : -La 1ére ligne contient un doublons, car le nom de la mère a été rempli différemment pour le 2eme enfant, en ajoutant son nom marital (sans doute), aussi l'adresse n'est pas la même -La 2éme ligne ne contient pas de doublons.

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18 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Pour supprimer ces doublons, il faut demander à la secrétaire de mettre à jour sa basse SIECLE en synchronisant les informations, tel que adresse différentes, nom orthographié Différemment (espace, majuscule, minuscule), nom différent... Ensuite rapprocher les parents aux enfants.

19 Traitement des doublons Pôle d'appui Toulouse-Centre Une fois la base SIECLE corrigée, il faut compter quelques jours pour que les comptes en doubles soient supprimés dans l'ENT pour que les utilisateurs n'aient qu'un seul compte pour se connecter.