Manuel des procédures opérationnelles

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1 Manuel des procédures opérationnelles
pour l’assistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

2 Objectif du manuel Le “Manuel des procédures opérationnelles pour l’assistance aux entreprises et activités” illustre en détail les méthodes de travail adoptées pour l’exécution des procédures du CDE dans le cadre des assistances individuelles ou groupées. Ces méthodes de travail doivent être observées par tous les intéressés impliqués dans les processus décrits. Les exceptions aux méthodes de travail décrites dans ce document doivent être approuvées par le Chef d’unité responsable dans le domaine d’activité en question. Les modifications à ces procédures sont approuvées par la Direction. Le document amendé est communiqué à tout le personnel, soit en version imprimée ou par intranet. EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

3 Structure du manuel Ce « Manuel des procédures opérationnelles » explique en détail le processus de préparation des assistances aux entreprises ACP et des activités ou actions groupées. Il est divisé en deux parties: Première partie : Directives générales et critères d’éligibilité et d’évaluation des demandes d’assistance Deuxième partie: Procédures détaillées pour les diverses étapes dans le processus. Chaque chapitre décrit une étape du processus, en spécifiant : quand l’étape décrite doit être exécutée une vue d’ensemble schématique des procédures de l’étape les responsabilités de chaque intéressé les documents officiels à utiliser une description détaillée des principes et méthodes de travail les systèmes d’appui pour le suivi administratif des procédures opérationnelles P = “ responsable principal” = indique qui a la responsabilité finale pour une procédure/une activité I S A support” = indique qui assiste le responsable principal (sur demande du responsable principal) approbateur” = indique qui donne l’approbation finale informé” = indique qui doit être informé par le responsable principal C contrôleur” = indique qui doit contrôler l’exécution de la procédure/de l’activité EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

4 PREMIERE PARTIE Directives et critères généraux
d’éligibilité et d’évaluation d’une demande d’assistance EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

5 Introduction sur les directives et critères
Le CDE offre une large gamme d’assistance en vue de la création et du renforcement des entreprises ACP. Généralement, l’appui implique les capacités d’expertise et de consultance du CDE même (y compris ses antennes et consultants associés) qu’il offre à titre gratuit, et une contribution en subvention allant jusqu’aux deux tiers des dépenses éligibles d’assistance. La majeure partie des appuis du CDE aux entreprises est délibérément fournie dans le cadre de programmes sectoriels structurés, mais une facilité d’assistance est également disponible pour des demandes directes d’entreprises individuelles. Ceci implique une recherche pour la sélectivité et un ciblage aux résultats, combinés avec un degré de flexibilité approprié au contexte du secteur privé. En tout cas, le CDE applique des critères stricts et cohérents pour accorder son appui, en conformité avec les exigences de son mandat et sa stratégie établie: des critères de base doivent être remplis en ce qui concerne la taille et le lieu d’implantation de l’entreprise bénéficiaire, le type d’assistance demandée, etc.; les entreprises bénéficiaires doivent être solides à la base et compétentes pour mener à bien le projet proposé; le projet doit posséder les éléments prometteurs qui lui permettront d’améliorer de façon structurale et durable la performance de l’entreprise ou de réaliser un investissement faisable et profitable; en tant que gestionnaire de fonds publics et fournisseur d’assistance aux entreprises privées, le CDE doit obtenir une justification de l’utilité de l’assistance et de sa valeur économique (innovation, compétitivité, effet de démonstration, création de savoir-faire, etc.); les indicateurs de coût-efficience et de l’impact de l’assistance doivent être favorables. EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

6 Eligibilité de base – critères du CDE
Les entreprises bénéficiaires/projets d’investissement doivent être ou devenir des sociétés privées (avec une majorité de propriété privée ou opérant dans les conditions du marché privé), être légalement incorporées et avoir leur activité principale dans un pays ACP éligible pour l’assistance du CDE. Dans le cas d’un nouvel investissement, une entreprise basée dans l’UE peut être éligible si elle présente une proposition clairement établie pour un investissement situé dans un pays ACP éligible. La taille de l’entreprise doit être de l’ordre d’une PME, définie comme suit: pour une entreprise existante: valeur totale d’actif net de minimum € ou de ventes annuelles de € (avec des exemptions inférieures possibles pour les sociétés de services); pour la création d’une nouvelle entreprise, les mêmes montants s’appliquent pour l’investissement total prévu et les ventes annuelles prévues; dans les deux cas, la valeur d’actif net totale ou l’investissement total ne dépasseront généralement pas les 10 millions d’euros. L’assistance demandée au CDE doit être pour des services de développement d’entreprise visant à une amélioration structurelle de l’entreprise (c.à.d. qu’elle n’est pas destinée à contribuer aux investissement réguliers ou aux dépenses courantes); En tout cas, la contribution du CDE par intervention est limitée à un maximum de € et ne dépassera jamais les 20% de la valeur annuelle des ventes de l’entreprise bénéficiaire. Les bénéficiaires doivent fermement s’engager à contribuer au moins un tiers des dépenses éligibles de l’assistance. Les bénéficiaires doivent respecter les codes internationaux de bonne conduite applicables, en particulier en ce qui concerne les conditions de travail et l’environnement.  EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

7 Eligibilité de base – liste de contrôle
Une liste de contrôle précise (document EAP02) résume les critères pour évaluer l’éligibilité de base et la conformité administrative d’une requête EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

8 Evaluation des mérites – critères de sélection
En raison de son mandat et de ses contraintes budgétaires, le CDE doit être sélectif dans ses assistances aux entreprises et donc évaluer les mérites relatifs des propositions de projet. Une telle évaluation dépasse les conditions de base données ci-dessus comme conditions nécessaires. Cette évaluation est conduite avec des critères et des méthodes transparentes pour assurer le meilleur degré de justesse et d’objectivité (voir grille d’évaluation en annexe). Dans cette catégorie, les principaux critères appliqués sont les suivants: position actuelle et performance de l’entreprise (position sur le marché, capacité technique, compétence de gestion, conditions financières); perspectives du projet proposé, en termes d’amélioration de la performance, en particulier pour une productivité et une compétitivité plus élevées; avantage distinct de l’entreprise dans son secteur d’activité et de son potentiel d’innovation; contribution au progrès socio-économique (emploi et qualifications, lien et intégration dans l’économie, effet de démonstration pour l’émulation, etc.); clarté et cohérence de la proposition de projet, par rapport à la fourniture d’assistance et les résultats attendus; engagement démontré et participation active du gestionnaire dans la préparation et le suivi du projet; degré de pertinence du CDE et de sa valeur ajoutée en tant que fournisseur d’expertise et de subvention.  EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

9 Evaluation des mérites – grilles d’évaluation (1/2)
Le document EAP11 fournit un cadre commun pour les divers aspects à évaluer et se base sur une méthode de points pondérés pour évaluer les mérites d’une requête pour un projet d’amélioration d’une entreprise existante (n’impliquant pas un investissement majeur) afin d’arriver à une évaluation objective des diverses requêtes. EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

10 Evaluation des mérites – grilles d’évaluation (2/2)
Le document EAP12 fournit un cadre commun pour les divers aspects à évaluer et se base sur une méthode de points pondérés pour évaluer les mérites d’une requête pour un projet d’investissement (nouveau ou expansion majeure) afin d’arriver à une évaluation objective des diverses requêtes. EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

11 Procédures détaillées par étape du processus
DEUXIEME PARTIE Procédures détaillées par étape du processus EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

12 Introduction : vue d’ensemble du processus d’assistance
Assistance aux entreprises: Activités: Chapitre 1 Pré-requête Chapitre 2 Requête et Proposition d’assistance (PA) pages 13 à 19 pages 20 à 24 Sélection du Consultant Chapitre 5 Chapitre 6 Contrat et engagement Chapitre 7 Interventions et paiements Chapitre 8 Clôture de l’assistance pages 32 à 34 pages 35 à 37 page 38 pages 39 à 40 Chapitre 3 Requête pour activité/action Chapitre 4 PA pour activité/action Exécution et suivi du PA pages 25 à 26 pages 27 à 31 EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

13 Chapitre 1 : Pré-requête pour assistance aux entreprises – Vue d’ensemble
Quand Seulement pour les requêtes ad-hoc. D’une manière générale, pas pour les requêtes liées à un programme sectoriel. Ne s’applique pas pour les assistances < €. La pré-requête est obligatoire quand le BTI doit être rémunéré pour préparer une requête complète. Processus Responsabilités B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM.EVAL P S I 1.1 Elaboration de la pré-requête 1.2 Evaluation de la pré-requête Eligible ? N O 1.3 Notification au BTI et au RFO Notification au BTI et au RFO STOP REQUETE EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

14 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
1.1. Elaboration de la pré-requête Principes et méthode de travail Le BTI envoie le formulaire de pré-requête et les documents annexes à une adresse « centrale »* au CDE avec copie au RFO. L’ « Assistante des requêtes » de l’unité ROU vérifie l’éligibilité de base de la pré-requête et enregistre toutes les pré-requêtes éligibles dans la base de données des requêtes. L’ « Assistante des requêtes » transmet la pré-requête au coordinateur régional. Adresse « centrale » au CDE: boîte postale (courrier électronique et poste) réservée uniquement à la réception de toutes les (pré-)requêtes. Formulaires à utiliser Liste de contrôle d’éligibilité de base (voir première partie, p. 7) Formulaire de pré-requête (entreprises existantes ou projets d’investissement) Systèmes d'appui A FAIRE: Ouvrir une adresse réservée à la seule réception de toutes les (pré-) requêtes. Désigner une « Assistante des requêtes » dans l’unité ROU Programmer l’étape de pré-requête dans la base de données PIMS des requêtes: date d’enregistrement, origine de la pré-requête. EAP03_Formulaire Pré-requête Entreprises Existantes_v2.0_edit190406 EAP04_Formulaire Pré-requête Projets d’investissement_v2.0_edit190406 EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

15 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
1.2. Evaluation de la pré-requête et 1.3. Notification au BTI et au RFO Principes et méthode de travail Le coordinateur régional évalue la pré-requête, avec l’assistance du RFO et de l’expert sectoriel. Après consultation informelle (« comité virtuel »), il est décidé d’accepter ou de rejeter la pré-requête. L’ « Assistante des requêtes » ROU enregistre la décision et, si la pré- requête est rejetée, indique la raison du rejet (en sélectionnant sur une liste préétablie de raisons possibles celle qui convient le mieux). La décision est communiquée au RFO et au BTI: si la pré-requête est acceptée: confirmation de l’acceptation avec remarques éventuelles ET modalités de paiement pour l’élaboration de la requête complète (choix entre un forfait de € ou un nombre d’hommes/jour ne dépassant pas le coût du forfait). si la pré-requête est rejetée: réponse standard justifiant la raison du rejet (sélection à partir d’une liste préétablie de raisons possibles). Formulaires à utiliser Aucun Systèmes d'appui A FAIRE Programmer l’étape de pré-requête dans la base de données des requêtes PIMS: décision, date de la décision, raison du rejet. Vérifier la possibilité de générer des réponses automatiques (par la poste avec PIMS, possibilité d’utiliser le courrier électronique avec PROMIS). EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

16 Elaboration de la requête
Chapitre 2: Requête et PA pour l’assistance aux entreprises – Elaboration d’une requête Quand ? Pour chaque assistance, indépendamment du montant de la contribution du CDE, une requête doit être élaborée. Processus Responsabilités N.B. : il est toujours possible pour les entreprises/bénéficiaires d’introduire une requête directement auprès du CDE (p.ex. sans passer par le BTI ou le RFO). B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL P 2.1 Elaboration de la requête EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

17 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
2.1. Elaboration de la requête Principes et méthode de travail Le BTI assiste le demandeur à remplir le formulaire de requête, annexe les documents requis et envoie le tout à l’adresse « centrale »* au CDE avec copie au RFO. L’ « Assistante des requêtes » ROU enregistre la requête, la reliant à la pré-requête si elle existe. L’ « Assistante des requêtes » ROU transmet les documents de requête à l’expert en charge (coordinateur régional ou expert sectoriel). L’expert en charge vérifie l’éligibilité administrative de la requête (c.à.d. que la requête est complète avec tous les documents requis) et: en informe l’ « Assistante des requêtes » ROU qui enregistre le résultat de la vérification d’éligibilité dans la base de données des requêtes; en informe le bénéficiaire, avec copie au RFO et au BTI. * Adresse « centrale » au CDE: boîte postale (courrier électronique et poste) réservée uniquement à la réception de toutes les (pré-) requêtes. Formulaires à utiliser Courrier électronique standard pour l’accusé de réception (à rédiger) Formulaires de requête (entreprises existantes ou projets d’investissement) Systèmes d'appui Adapter la base de données des requêtes PIMS Rédiger un accusé de réception Vérifier la possibilité de générer des réponses automatiques (par la poste avec PIMS, par courrier électronique avec PROMIS). N.B. : Les données qui seront utilisées dans les fiches entreprise et intervention sont inclues dans le « Résumé » préparé par le BTI et annexé à la requête. EAP05_Formulaire Requête Entreprises Existantes_v2.0_edit190406 EAP06_Formulaire Requête Projets d’investissement_v2.0_edit190406 EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

18 Quand Processus Responsabilités
Chaptitre 2 : Requête & PA - Assistance aux entreprises – Vue d’ensemble évaluation des requêtes (1/3) Quand Si la contribution du CDE < €  responsabilités telles que décrites sur cette page Processus Responsabilités B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL P/A I P S 2.2 Evaluation de la requête et Proposition d’assistance (PA) Approbation? N O Notification demandeur CDE & BTI Notification demandeur CDE & BTI 2.3 Exécution et suivi du PA STOP EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

19 Quand Processus Responsabilités
Chapitre 2 : Requête & PA - Assistance aux entreprises – Vue d’ensemble évaluation des requêtes (2/3) Quand Si la contribution du CDE > € et < € La responsabilité diffère si le projet fait partie d’un programme ou pas  responsabilités telles que décrites sur cette page Processus Responsabilités Hors programme Dans un programme B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL S P A I B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL S P A I 2.2 Evaluation de la requête et proposition d’assistance (PA) approbation? N O 2.3 Notification demandeur RFO & BTI Notification demandeur RFO & BTI Exécution et suivi du PA STOP EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

20 Quand Processus Responsabilités
Chapitre 2 : Requête & PA - Assistance aux entreprises – Vue d’ensemble évaluation des requêtes (3/3) Quand Si la contribution du CDE > € et < € La responsabilité varie si le projet fait partie d’un programme ou pas  responsabilités telles que décrites sur cette page N.B. : La confirmation du DIR est requise avant d’envoyer la notification! Processus Responsabilités Hors programme Dans un programme B.T.. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM.EVAL DIR S P A I X B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL DIR S P A I X 2.4 Elaboration de la proposition d’assistance (PA) 2.5 Présentation au comité d’évaluation approbation? N O 2.6 Notification demandeur RFO & BTI Notification demandeur RFO & BTI Exécution et suivi du PA STOP Expert désigné en charge EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

21 Remarques préliminaires: Directives pour l’élaboration d’une Proposition d’assistance (1/2)
L’élaboration d’un PA doit évidemment être basée sur le formulaire de requête reçu du demandeur (entreprise bénéficiaire/promoteur de l’investissement), qui est souvent préparé avec l’aide du BTI local du CDE. Les informations complémentaires reçues directement du demandeur, des recherches ou diagnostics précédents, et toute autre documentation pertinente soumise avec la requête seront tenus en compte. Dans la procédure du CDE d’assistance aux entreprises, la décision d’octroyer ou non une assistance à une entreprise ou à un projet d’investissement sera prise sur la base du document de PA. Ce document devient la condition principale et la référence d’autorisation pour tout engagement budgétaire. De plus, il sera le seul document sauvegardé dans la base de données du CDE et contiendra toute information utile sur la société bénéficiaire/le projet et sur l’assistance accordée. Pour ce faire, le PA doit contenir trois éléments principaux: a) information de base sur l’entreprise ou le projet d’investissement et calendrier du projet; b) un résumé de l’assistance demandée avec les objectifs/résultats escomptés, les tâches principales de l’intervention et les budgets; c) une évaluation critique de l’éligibilité avec argumentation, jugement et justification, en accord avec les directives et critères du CDE. Il est important de noter que les points a) et b) contiendront des informations concises, factuelles et descriptives, telles qu’obtenues par la requête et vérifiées dans la mesure du possible. Par contre, au point c), il s’agit d’une évaluation critique de la requête comprenant le jugement professionnel de l’expert en charge, et non d’une simple adhésion et de la répétition des données déjà fournies avec la requête. EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

22 Remarques préliminaires: Directives pour l’élaboration d’une Proposition d’assistance (2/2)
En termes de formulaires du CDE, le document de PA sera composé de: -          la « fiche entreprise » -          la « fiche intervention » -       le « formulaire d’évaluation de demande d’assistance » (différent qu’il s’agisse d’une entreprise existante ou d’un projet d’investissement). Il conviendra de garder les fiches entreprise et intervention courtes et concises, se limitant aux données provenant des chapitres résumés des nouveaux formulaires de requête. Ces fiches sont en cours de révision et simplification (voir plus loin). Note importante: Un PA doit être préparé pour toute requête considérée comme répondant aux critères d’éligibilité de base; ceci veut dire que, même dans le cas d’une évaluation insuffisante où le rejet est recommandé, la proposition est présentée pour décision. EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

23 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
2.2. Evaluation d’une requête et Proposition d’assistance et 2.3. Notification (contribution < €) Principes et méthode de travail La contribution du CDE est inférieure à € Sur base des documents de requête, le RFO prépare la Proposition d’assistance (PA) et remplit le formulaire d’évaluation. Le RFO approuve ou rejette l’assistance, et documente sa décision dans le système. Max. 15 jours ouvrables après réception de la requête (date d’enregistrement par l’ « Assistante des Requêtes » OMD), le RFO doit communiquer sa décision au demandeur, avec copie au BTI, au coordinateur régional et à l’expert sectoriel du CDE. La contribution du CDE se situe entre € et € L’expert en charge sera en général le RFO. Il examine la requête et prépare le PA en consultation avec les experts géographiques et sectoriels au CDE. Le RFO introduit le PA dans le système (PROCeDE et FAST) et le présente pour approbation au Chef OMD. Le RFO s’assure que la décision est correctement documentée dans le système (les raisons principales qui ont conduit à l’attribution des points par l’expert et à la décision). Max. 15 jours ouvrables après réception de la requête (date d’enregistrement par l’ « Assistante des requêtes » OMD), le RFO doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI et à l’expert géographique au CDE (pour information). Formulaires à utiliser Directives pour les Propositions d’Assistance (voir première partie) Formulaires d’évaluation de demande d’assistance (entreprises existantes ou projets d’investissement) Systèmes d'appui PROCeDE et FAST: Pour tous les PA inférieurs à €, le RFO introduit le PA dans PROCeDE et FAST et enregistre la décision. EAP07_Formulaire d’évaluation Entreprises existantes_v2.0_edit190406 EAP08_Formulaire d’évaluation Projets d’investissement_v2.0_edit190406 EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

24 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
2.4 Elaboration de la Proposition d’assistance et 2.5 Présentation au Comité d’évaluation & décision et 2.6 Notification (contribution > €) Principes et méthode de travail L’expert en charge prépare la Proposition d’assistance (PA) en collaboration avec l’expert de soutien (back-up officer). L’assistante de l’expert en charge introduit le PA dans le système (PIMS et FAST). Le PA est envoyé à l’assistante du Comité d’évaluation qui le transmet aux membres du Comité d’évaluation. Les membres du Comité d’évaluation analysent le PA individuellement et remplissent le formulaire d’évaluation. Réunion hebdomadaire du Comité d’évaluation : présentation succincte par l’expert en charge détermination du score final décision résumée par le président (approbation ou rejet) rapport par l’Assistante du Comité d’évaluation. Le rapport résumé du Comité est envoyé au Directeur pour confirmation de la décision. L’expert en charge s’assure que la décision et les recommandations sont introduites dans le système. En cas de rejet, les points donnés par le Comité sont accompagnés des commentaires principaux sur la décision. Max. 20 jours ouvrables après réception de la requête (date d’enregistrement par l’ « Assistante des requêtes » ROU), l’expert en charge doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI et RFO MAIS UNIQUEMENT après confirmation de la décision par le Directeur. Formulaires à utiliser Directives pour les Propositions d’Assistance (voir deuxième partie, pp 21-22) Rapport résumé du Comité (à développer) Grille d’évaluation (pour les entreprises existantes ou les nouveaux investissements) (réf. 1ère partie, pp 9-10) Systèmes d'appui PIMS et FAST: L’assistante de l’expert en charge introduit le PA dans PIMS et FAST. L’assistante de l’expert en charge enregistre dans PIMS la décision par le Comité (tel qu’enregistré dans le Rapport résumé du Comité) et la confirmation de la décision par le Directeur. Les points donnés par chaque membre du Comité sont conservés dans le dossier du projet (à décider/vérifier les possibilités de conserver les scores dans PROMIS). EAP07_Formulaire d’évaluation Entreprises existantes_v2.0_edit190406 EAP08_Formulaire d’évaluation Projets d’investissement_v2.0_edit190406 EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

25 Chapitre 3 : Requête pour activité/action – Vue d’ensemble
Quand Dans le cas d’une activité générée par la demande, (co)financée par le CDE. Processus Responsabilités DEMANDEUR (PRINCIPAL) B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL P S I 3.1 Elaboration de la requête 3.2 Evaluation de base de la requête Eligible ? N O 3.3 Notification au demandeur et au RFO (et au BTI si requis) PA activité/action STOP EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

26 Principes et méthode de travail
3.1. Elaboration de la requête et 3.2. Evaluation de base de la requête et 3.3. Notification au demandeur et RFO Principes et méthode de travail Le demandeur (principal), avec l’assistance du RFO et BTI (sur demande) remplit le formulaire de requête et l’envoie, avec les documents annexes, à une adresse « centrale »* au CDE, avec copie au RFO. L’ « Assistante des requêtes » ROU enregistre toutes les requêtes d’activité/action dans la base de données des requêtes et transmet la requête au coordinateur régional. Le coordinateur avec, le cas échéant, l’assistance du RFO et/ou de l’expert sectoriel, réalise une évaluation de base de la requête pour vérifier si l’activité proposée entre dans le cadre du mandat du CDE. Si l’activité proposée n’est pas éligible pour une contribution du CDE, le coordinateur régional en informe le demandeur, avec copie au RFO (et/ou au BTI, au moyen d’une réponse standard justifiant la raison du rejet (sélectionnée à partir d’une liste préétablie de raisons possibles). * Adresse « centrale » au CDE: boîte postale (courrier électronique et poste) réservée uniquement à la réception de toutes les (pré)-requêtes. Formulaires à utiliser Formulaire de requête (activité/action) Systèmes d'appui A FAIRE: Ouvrir une adresse réservée à la seule réception de toutes les (pré-) requêtes (voir aussi Assistance aux entreprises). Désigner une « Assistante des requêtes » dans l’unité ROU. EAP14_Formulaire de requête pour activités_v2.0_edit190406 EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

27 Quand Processus Responsabilités
Chapitre 4 : PA pour activité/action – Vue d’ensemble (Contribution du CDE < €) Quand Si la contribution du CDE est < € Deux situations: générée par la demande (c.à.d. en réponse à une requête extérieure – voir chapitre 3). initiative interne au CDE (PA rédigé par l’expert en charge). La responsabilité dépend de ce que l’activité/l’action fait partie ou non d’un programme  les responsabilités sont décrites sur cette page. N.B. : La confirmation par le Directeur est requise avant notification! Processus Responsabilités Hors programme Dans un programme B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT chef SOU COM.EVAL DIR S P A I B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL DIR S P A I 4.1 Evaluation de la requête (le cas échéant) et élaboration du PA 4.2 Présentation du PA au Chef d’unité Approuvé? N O 4.4 Notification demandeur, RFO (& BTI) Notification demandeur, RFO (& BTI) Exécution et suivi du PA STOP EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

28 Quand Processus Responsabilité
Chapitre 4 : PA pour activité/action – Vue d’ensemble (Contribution du CDE > €) Quand Si la contribution du CDE est > € Deux situations: générée par la demande (c.à.d. en réponse à une requête extérieure – voir chapitre 3) initiative interne au CDE (PA rédigé par l’expert en charge) La responsabilité dépend de ce que l’activité/l’action fait partie ou non d’un programme  les responsabilités sont décrites sur cette page N.B. : La confirmation par le Directeur est requise avant notification! Processus Responsabilité Hors programme Dans un programme B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT chef SOU COM.EVAL DIR S P A I X B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL DIR S P A I X Evaluation de la requête (le cas échéant) et élaboration du PA 4.1 4.3 Présentation au Comité d’évaluation approuvé? N O 4.4 Notification demandeur, RFO (& BTI) Notification demandeur, RFO (& BTI) Exécution and suivi du PA STOP Expert désigné en charge EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

29 Principes et méthode de travail
4.1. Elaboration de la Proposition d’assistance (PA) Principes et méthode de travail L’expert en charge (le coordinateur régional ou l’expert sectoriel) élabore une Proposition d’assistance pour: l’activité et/ou les actions qu’il veut réaliser de sa propre initiative, sur base de ses propres réflexions et idées, etc., ou l’activité et/ou les actions proposées par un demandeur (proposées par le biais du formulaire de requête pour les activités/actions) L’Assistante de l’expert en charge introduit le PA dans le système. L’expert en charge présente l’évaluation et les recommandations sous forme de PA au Chef d’unité, pour décision (PIMS et FAST). L’expert en charge s’assure que la décision est documentée correctement dans le système (les raisons majeures de la décision et les points donnés par l’expert). Max. 15 jours ouvrables après réception de la requête (date d’enregistrement par l’ « Assistante des requêtes » ROU), l’expert en charge doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI, RFO et « back-up officer » (pour information). Formulaires à utiliser.7) Formulaire d’évaluation des activités/actions Systèmes d'appui PIMS et FAST: l’Assistante de l’expert en charge introduit les fiches d’activité et d’action dans le PIMS Elle prépare le PA dans PIMS et FAST Mises au point requises dans PIMS: Révision des fiches activité et action (données chiffrées et titres des textes) Modification du format du PA EAP15_Formulaire d’évaluation d’une activité/action _v2.0_ edit doc EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

30 Principes et méthode de travail
4.2. Evaluation du PA ou Présentation au Comité d’évaluation et notification (1/2) Principes et méthode de travail Contribution du CDE inférieure à € L’expert en charge présente l’évaluation et les recommandations sous la forme d’un PA au Chef d’unité pour décision (PIMS et FAST). L’expert en charge s’assure que la décision est documentée correctement dans le système (raisons majeures de la décision et des points donnés par l’expert). Si l’activité/l’action est générée par la demande (c.à.d. requise par un demandeur), l’expert en charge doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI, RFO et « back-up officer » (pour information) au maximum dans les 15 jours ouvrables après réception de la requête (date enregistrée par l’ « Assistante des requêtes » ROU). La contribution du CDE est supérieure à € Le PA est envoyé à l’Assistante du Comité d’évaluation qui le transmet aux membres du Comité d’évaluation. Les membres du Comité d’évaluation analysent individuellement le PA et remplissent le formulaire d’évaluation. Réunion hebdomadaire du Comité d’évaluation: présentation succincte par l’expert en charge détermination du score final décision résumée par le président (approbation ou rejet) rapport par l’Assistante du Comité d’évaluation. Le rapport du Comité d’évaluation est envoyé au Directeur pour confirmation de la décision. Formulaires à utiliser Formulaire d’évaluation des activités/actions (voir p. 29) Systèmes d'appui PIMS et FAST: L’Assistante de l’expert en charge enregistre dans PIMS la décision par le Chef d’unité ou par le Comité et la confirmation par le Directeur. Les points donnés par l’expert en charge, le Chef d’unité ou les membres du Comité sont conservés dans le dossier du projet (à décider/vérifier la possibilité de sauvegarder les scores dans PROMIS). Mises au point requises dans PIMS: Révision des fiches activité et action (données chiffrées et titres des textes) Modification du format du PA EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

31 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
4.2. Evaluation du PA ou Présentation au Comité d’évaluation et notification (2/2) Principes et méthode de travail La contribution du CDE est supérieure à € (suite) L’expert en charge s’assure que la décision et les recommandations sont introduites dans le système. En cas de rejet, les points donnés par le Comité sont accompagnés des commentaires principaux sur la décision. Si l’activité/l’action est générée par la demande (c.à.d. requise par un demandeur), l’expert en charge doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI, RFO et « back-up officer » (pour information) au maximum dans les 15 jours ouvrables après réception de la requête (date enregistrée par l’ « Assistante des requêtes » ROU) MAIS SEULEMENT après confirmation de la décision par le Directeur. Formulaires à utiliser Directives pour les Propositions d’assistance (voir 1ère partie, p. 7) Formulaire d’évaluation des activités/actions (voir p. 29) Systèmes d'appui PIMS et FAST: L’Assistance de l’expert en charge enregistre dans PIMS la décision par le Chef d’unité ou par le Comité et la confirmation par le Directeur. Les points attribués par l’expert en charge, le Chef d’unité ou les membres du Comité sont conservés dans le dossier du projet (à décider/vérifier la possibilité de sauvegarder les scores dans PROMIS). Mises au points requises dans PIMS: Révision des fiches activité et action (données chiffrées et titres des textes) Modification du format de PA EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

32 Quand Processus Responsabilité
Chapitre 5 : Sélection du consultant – Vue d’ensemble Quand Liste de consultants présélectionnés déjà soumise lors de la présentation du PA au Chef d’unité ou au Comité d’évaluation (voir chapitre 2) Sélection du consultant après l’approbation formelle du PA → la procédure dépend du montant de la contribution du CDE Note : Le terme « consultant » peut également comprendre d’autres types de prestataires de services/contractants Processus Responsabilité B.T.I. Expert en charge Chef d’unité Comité de sélection Comité évaluation Contrôle financier Comptable DIR S P A Présentation d’une liste de consultants présélectionnés 5.1 5.2 Elaboration des Termes de Référence (TdR) < € Y N 5.3 Négociation avec le consultant < €? Y N 5.4 Consultation de marché 5.5 Appel d’offres 5.6 Notification au consultant sélectionné CONTRAT & ENGAGEMENT EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

33 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
5.1 Présentation d’une liste de consultants présélectionnés et 5.2 Elaboration des Termes de Référence (TdR) Principes et méthode de travail Au moment de la préparation du PA (voir chapitre 2), l’expert en charge identifie les consultants qui pourraient fournir l’assistance requise. L’expert en charge peut puiser dans les ressources suivantes pour identifier les candidats possibles: la Base de données des ressources du CDE (RDB) les Bureaux techniques d’intervention (BTI) et les demandeurs les connaissances des collègues (RFO, coordinateurs géographiques, experts sectoriels, …) A la présentation de la requête/du PA (au Chef d’unité ou au Comité d’évaluation), l’expert en charge indique également quels consultants/ prestataires de services seront invités à participer à la consultation de marché. Par conséquent, quand le Chef d’unité ou le Comité d’évaluation approuve le PA, il donne également son accord sur la présélection des consultants. Le Chef d’unité et le Comité d’évaluation peuvent aussi ajouter et/ou retirer des prestataires de services de la liste. Après approbation du PA, l’expert en charge rédige en détail les Termes de Référence en accord avec les directives en la matière. Formulaires à utiliser Directives sur les Termes de Référence (à développer) Systèmes d'appui Base de données des ressources (RDB) EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

34 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
5.3 Négotiation avec le consultant et Consultation de marché ou Appel d’offres Principes et méthode de travail Pour les contrats dont la contribution du CDE est inférieure à €, l’expert en charge peut négocier directement avec un prestataire de services. Il peut sélectionner le consultant sans approbation formelle par d’autres. Pour les contrats dont la contribution du CDE est supérieure à €, les Règlements financiers exigent une consultation de marché. L’expert en charge doit suivre une procédure spécifique et garder trace de toutes les étapes du processus de consultation de marché. Pour les contrats supérieurs à €, un appel d’offres est requis. Formulaires à utiliser Procédure d’appel d’offres Procédure de consultation de marché (à développer) Systèmes d'appui Base de données des ressources (RDB) EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

35 Quand Processus Responsabilité
Chapitre 6 : Contrat et engagement – Vue d’ensemble Quand Circulation de la demande d’engagement avec le contrat. * Niveau d’approbation selon le montant et la délégation appropriée. Processus Responsabilité B.T.I. Expert en charge Chef d’unité Comité de sélection Comité évaluation Contrôle financier Comptable DIR P A C S 6.1 Elaboration du contrat 6.2 Préparation demande d’engagement 6.3 Circulation demande d’engagement N approuvé ?* Y 6.4 Signature du contrat par le CDE 6.5 Enregistrement de l’engagement 6.6 Envoi et réception du contrat (signature par le consultant) INTERVENTION & PAIEMENTS EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

36 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
6.1 Elaboration contrat et 6.2 Préparation demande d’engagement et 6.3 Circulation demande d’engagement Principes et méthode de travail L’expert en charge prépare, sur base d’un contrat standard CDE, le contrat pour le prestataire de services. Formulaires à utiliser Contrat standard CDE Dossier de circulation de la demande d’engagement Liste de contrôle des coûts éligibles (à développer) Systèmes d'appui FAST – demande d’engagement EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

37 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
6.4 Signature du contrat par le CDE et 6.5 Enregistrement de l’engagement et Envoi et réception du contrat signé par le consultant Principes et méthode de travail Tous les contrats (originaux) doivent être signés par le Directeur. Formulaires à utiliser Contrat standard CDE Dossier de circulation de la demande d’engagement Systèmes d'appui FAST – demande d’engagement EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

38 Quand Processus Responsabilité
Chapitre 7 : Intervention et paiements – Vue d’ensemble Quand Pendant le déroulement de l’assistance, un nombre de paiements (intermédiaires) sont faits. Le niveau d’approbation du paiement dépend du montant à payer (voir plan de délégation). Processus Responsabilité Enreg. courrier Expert en charge Chef d’unité Comité de sélection Comité évaluation Contrôle financier Comptable DIR S P P / A A C 7.1 Réception & enregistrement facture 7.2 Vérifier le bien-fondé de la facture Demande d’avance 7.3 Préparation de l’ordre de paiement 7.4 Circulation de l’ordre de paiement N Y approuvé? 7.5 Préparation du paiement 7.6 Transfert Isabel 7.7 Enregistrement du paiement et classement des documents justificatifs EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

39 Quand Processus Responsabilité
Chapitre 8 : Clôture de l’assistance – Vue d’ensemble Quand Immédiatement à la fin de l’assistance prévue, deux tâches principales doivent être réalisées: évaluation de l’assistance (qualité du service donné par le CDE) paiement final La décision sur la pertinence de réaliser une analyse de l’impact a été prise au moment de l’approbation du PA. L’analyse de l’impact est généralement réalisée un an après la clôture de l’assistance Processus Responsabilité B.T.I. Expert en charge Chef d’unité Qualité Coord. Comité évaluation Contrôle financier Comptable Equipe Mngmt P S I 8.1 Suivi de l’assistance/intervention 8.2 Réception du rapport final du consultant 8.3 Envoi du questionnaire de satisfaction au bénéficiaire 8.4 Evaluation résultats de l’assistance (joints à la fiche intervention) RECEPTION DE LA FACTURE FINALE ET CIRCULATION DU PAIEMENT FINAL N Sélectionné pour analyse de l’impact? STOP Y 8.5 Envoi questionnaire d’impact au bénéficiaire Evaluation de l’impact de l’assistance 8.6 EAP01F - v2.4 du 28/04/2006

40 Principes et méthode de travail Formulaires à utiliser
8.1 Suivi de l’assistance/intervention et Réception du rapport final du consultant et Envoi du questionnaire de satisfaction au bénéficiaire et Evaluation des résultats de l’assistance Principes et méthode de travail L’expert en charge a la responsabilité de s’assurer que l’assistance/ l’intervention est réalisée en conformité aux Termes de Référence du contrat. A la fin de la mission, le consultant/expert/prestataire de services… doit envoyer un rapport final à l’expert en charge (sauf si les Termes de Référence l’en exemptent explicitement). A la fin de la mission, l’expert en charge rappelle également au prestataire de services de demander au bénéficiaire de retourner le questionnaire d’évaluation de l’assistance du CDE (déjà inclus dans les clauses du contrat initial). L’expert en charge étudie le rapport final et les résultats de l’évaluation de l’assistance pour faire une première analyse de la qualité de l’assistance/ l’intervention. Les commentaires de l’analyse sont inclus dans le dossier d’intervention et les documents s’y rapportant sont joints. Ce n’est qu’après la réalisation de cette analyse que l’expert en charge approuve la facture finale et met l’ordre de paiement en circulation (voir processus administratif de paiement – chapitre 7). Formulaires à utiliser Evaluation de l’assistance du CDE par le bénéficiaire Systèmes d'appui PIMS : joindre les résultats de l’évaluation de l’assistance et l’évaluation finale à la fiche intervention FAST : clôture de l’intervention (après paiement final) EAP13_Evaluation de l’assistance du CDE par le bénéficiaire_v2.0_edit doc EAP01F - v2.4 du 28/04/2006