Les coûts dans la politique documentaire quotidienne

Présentation au sujet: "Les coûts dans la politique documentaire quotidienne"— Transcription de la présentation:

1 Les coûts dans la politique documentaire quotidienne
Deux outils parmi d’autres Bertrand Calenge - Poldoc

2 1 - Montrer l’évolutivité d’une collection vivante
Un dessin vaut mieux qu’un long discours… Bertrand Calenge - Poldoc

3 Un prévisionnel budgétaire
Une ville de habitants devrait disposer de 2 docs/hab., soit docs; or la bibliothèque n’en possède que , et le budget annuel est de € Le maire propose d’atteindre la collection idoine en 10 ans. Selon lui, il manque donc docs, à 20 € pièce, soit € ; il suffirait donc de € par an pour rattraper le retard ! Il double le budget, donc fixé à € Bertrand Calenge - Poldoc

4 Introduire les paramètres
Paramètres Valeur Masse vivante de départ 60 000 Masse obsolète de départ - Budget acquisition 80 000 Coût moyen du document 20 Taux d'inflation Taux d'érosion annuelle 3 Taux d'obsolescence 10 Taux de retrait des obsolètes 100 Population à servir 40 000 Masse vivante optimale (nb hab x ) 2 Bertrand Calenge - Poldoc

5 Présenter le vrai prévisionnel
Paramètres Valeur Masse vivante de départ 60 000 Masse obsolète de départ - Budget acquisition Coût moyen du document 20 Taux d'inflation Taux d'érosion annuelle 3 Taux d'obsolescence 10 Taux de retrait des obsolètes 100 Population à servir 40 000 Masse vivante optimale (nb hab x ) 2 Bertrand Calenge - Poldoc

6 Maintenir une collection existante
Après cette brillante démonstration, vous avez réussi à atteindre votre niveau de collection ( docs) Le maire sait qu’il faut renouveler 10% de la collection chaque année, docs pensez-vous, soit € Bertrand Calenge - Poldoc

7 Maintenir la collection : hypothèse basique
Paramètres Valeur Masse vivante à maintenir 80 000 Masse obsolète de départ - Budget acquisition Coût moyen du document 20 Taux d'inflation Taux d'érosion annuelle 3 Taux d'obsolescence 10 Bertrand Calenge - Poldoc

8 Maintenir la collection : intégrer usure et obsolescence
Paramètres Valeur Masse vivante à maintenir 80 000 Masse obsolète de départ - Budget acquisition Coût moyen du document 20 Taux d'inflation Taux d'érosion annuelle 3 Taux d'obsolescence 10 Bertrand Calenge - Poldoc

9 Intérêt et limites de cette représentation graphique
Intérêts : Lisibilité de l’impact du budget sur la collection dans la durée Possibilité d’ajuster les efforts (sur 3 ans, 5 ans, 10 ans…) Limites : Nécessité de tâtonner pour trouver « le juste budget » Nécessité de calculs préalables pour déterminer les paramètres d’une collection « complexe » Bertrand Calenge - Poldoc

10 2 - Tableau de bord de suivi à l’intention des acquéreurs
Un outil d’appropriation personnelle de la politique d’acquisition Bertrand Calenge - Poldoc

11 Tableau de bord de suivi à l’intention des acquéreurs
Donner les moyens d’élaborer et de suivre ses objectifs En respectant un cadre collectif En utilisant un outil facilement accessible Et en intégrant l’outil dans le travail ordinaire Bertrand Calenge - Poldoc

12 Etablir le budget prévisionnel
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13 En tenant compte des coûts moyens (affectés automatiquement)
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14 Equilibrer le budget prévisionnel général
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15 … et respecter quelques règles communes (signalées automatiquement)
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16 Reporter les acquisitions au quotidien…
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17 … en renseignant quelques informations (sur listes contrôlées)
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18 Bertrand Calenge - Poldoc
Et c’est tout ! Pas de calculs complexes Chaque acquéreur est maître de son budget Le budget prévisionnel est modifiable en cours d’année Les listes contrôlées sont identiques pour tous les acquéreurs Bertrand Calenge - Poldoc

19 Tableau de bord automatique: suivi du budget
Bertrand Calenge - Poldoc

20 Bertrand Calenge - Poldoc
Tableau de bord automatique: suivi des commandes et coûts moyens en temps réel Bertrand Calenge - Poldoc

21 Tableau de bord automatique: suivi des sujets alimentés
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22 Tableau de bord automatique: suivi des genres
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23 Tableau de bord automatique: suivi des niveaux
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24 Intérêts et limites de l’outil
Maitrise personnelle de l’outil Suivi instantané individuel Possibilités de tris complémentaires Limites : Non intégré au SIGB Des limites dues à Excel Quelques bugs si manipulations maladroites Bertrand Calenge - Poldoc

25 En guise de conclusion…
Rendre visible l’impact des coûts Mettre en relation coûts et contenus Faire confiance aux acteurs Bertrand Calenge - Poldoc