DRM FORMATION PCnet Des actions complémentaires Relancer une recherche Bénévole trouvé avant diffusion de l’annonce Bénévole candidat sans qu’il ne soit.

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1 DRM FORMATION PCnet Des actions complémentaires Relancer une recherche Bénévole trouvé avant diffusion de l’annonce Bénévole candidat sans qu’il ne soit dans le fichier Plusieurs bénévoles à affecter sur une même DRM

2 Dans ce tutoriel nous allons d’abord traiter quelques situations moins fréquentes que vous pouvez rencontrer si vous avez besoin de : Relancer et rediffuser une recherche infructueuse Sélectionner un bénévole avant la diffusion : Bénévolat Accompagnement Sélectionner un bénévole non enregistré dans la base Sélectionner plusieurs bénévoles pour une même DRM

3 Relancer une recherche infructueuse -Solution : le bouton « redémarrer » dans l’état demande diffusée Cette relance peut intervenir à plusieurs stades selon que cette situation intervient après une recherche infructueuse ou que la mission débutée ait du être interrompue en cours de réalisation. N’est traitée dans ce tutoriel que la situation ou il est décidé de relancer la recherche. L’ensemble du process à suivre est traitée dans le module « Suivre et clôturer la mission ».

4 L’annonce a été diffusée. Vous n’avez pas reçu de réponses ou les candidatures reçues n’étaient pas adaptées. Vous souhaitez en accord avec l’association la rediffuser avec ou sans modification de l’annonce initiale L’annonce étant en diffusion effectuée. Vous ne pouvez rien modifier. Vous devez cliquer sur le bouton redémarrer il vous est proposé 3 solutions. Pour - Redémarrer à l’étape « Recherche des prioritaires » ou - Redémarrer à l’étape « Recherche élargie » Dans ces 2 cas la suite de la DRM est à traiter de façon habituelle jusqu’à la demande de diffusion si aucun prioritaire n’a été sélectionné Pour - Redémarrer à l’étape rédaction de l’annonce » cliquer sur l’onglet « annonce ». Vous avez maintenant la possibilité d’apporter des modifications à l’annonce que ce soit sur la présentation de l’association, l’objet de la recherche, les compétences souhaitées, la région de diffusion de l’annonce. Ces modifications doivent être réalisées dans l’annonce elle-même en utilisant le bouton « aperçu de l’annonce modifiée » Le bouton « abandonner » permet de revenir à l’état précédent de l’annonce diffusée si vous décidez de ne pas faire de changement La recherche a été infructueuse. Elle est rediffusée

5 Après avoir modifié les éléments de l’annonce le process reprend normalement avec la proposition de « soumettre l’annonce modifiée » à l’association, ce qui est préférable quand des modifications substantielles ont été apportées. Si ces modifications sont minimes ont été apportées et que vous considérez que l’accord de l’association n’est pas nécessaire il suffit d’informer votre contact dans le mail d’accompagnement qu’il s’agit d’une étape technique incontournable et que vous n’attendez pas spécialement de réponse de sa part. Si vous ne souhaitez vraiment que ce mail soit adressé à votre contact la seule solution provisoire est de « caviarder » avec une erreur l’adresse mail du contact afin que celui-ci ne soit pas reçu par le destinataire. Bien penser à remettre l’adresse correcte ensuite. Le traitement de la DRM se fait ensuite normalement : Recherche de prioritaire, recherche élargie et demande de diffusion. La recherche a été infructueuse. Elle est rediffusée

6 -Michel_Patrick : tu as déjà traité en visuel cette partie dans « suivre et clôturer la mission ». Il suffit de reprendre en partie les éléments Relancer une recherche suite à mission interrompue Solution : Le bouton « Passer en recherche redémarrée » dans l’état suivi de mission -Il peut arriver pour diverses raisons qu’une mission en cours soit interrompue. Cette situation est traitée dans le module « Suivre et clôturer la mission. » -Nous ne traiterons dans ce tutoriel que le cas où la décision de recommencer une recherche est prise en accord avec l’association

7 La mission est interrompue et la décision de la reprendre par la recherche d’un nouveau bénévole est prise, en accord avec l’association Après que vous ayez cliqué sur Mission interrompue, vous trouverez toujours celle-ci dans « Vos DRM en cours » sous l’état mission interrompue. Vous pouvez alors Passer en recherche redémarrée La DRM initiale passe en demande terminée mais reparaît sous un nouveau N° dans les recherches en cours. Le redémarrage de cette DRM se fait au niveau de « proposition d’annonce à soumettre à l’association. » A partir de ce moment la DRM est à traiter dans le process normal : Demande de validation, recherche de prioritaire, etc. La mission est interrompue puis redémarrée

8 Le bénévole est sélectionné avant la diffusion Solution : Le bouton « Répondre à une demande » dans la fiche du bénévole » Dans certaines situations comme par exemple les missions de bénévolat d’accompagnement le bénévole est sélectionné avant la diffusion. Mais cela peut aussi arriver dans d’autres cas exceptionnels La bénévole est sélectionné avant diffusion -Michel_Patrick : tu as déjà traité en visuel cette partie dans « Bénévole 2 ème partie ». Il suffit de reprendre en partie les éléments

9 Le traitement de la DRM se déroule selon le process habituel jusqu’à la validation de l’annonce par l’association. Après cette validation vous arrivez sur l’écran « recherche de prioritaire » Vous n’avez pas besoin de traiter les prioritaires proposés. - Aller sur la fiche du bénévole pré-sélectionné. - Cliquer sur « répondre à une DRM » -Choisir et sélectionner la DRM dans le menu déroulant Le bénévole apparaît maintenant dans l’état des prioritaires proposés. Sa candidature peut maintenant être traitée dans le cours habituel jusqu’à la réception de la feuille de route.

10 Le bénévole candidat n’est pas dans le fichier P&C Solution : Le bouton « Répondre à une demande » dans la fiche du bénévole » Après diffusion, certaines candidatures parviennent de bénévoles non recensés dans la base de P&C. Cela peut être le cas pour des bénévoles qui ont pris connaissance de la mission par Linkedin ou Viadéo, ou par l’intermédiaire d’un relais, ou directement sur le site. Le candidat retenu n’est pas dans le fichier -Michel_Patrick : tu as déjà traité en visuel cette partie dans « Bénévole 2 ème partie ». Il suffit de reprendre en partie les éléments

11 Le bénévole n’apparaît pas dans la liste de diffusion « Recherche Elargie ». pour pouvoir traiter sa candidature si vous l’estimer intéressante pour la mission, vous devez d’abord, avec son accord, créer sa fiche après avoir vérifié qu’elle n’existait pas déjà Une fois celle-ci créée - Utiliser le bouton « Répondre à la demande ». - Sélectionner dans le menu déroulant la DRM à laquelle vous voulez associer ce bénévole. - Sa candidature est directement enregistrée dans la liste des candidats « Interessés » sur l’état recherche élargie. Puis traiter la suite dans le processus habituel.

12 Plusieurs bénévoles à affecter sur une même DRM Solution : Les enregistrer sur la même DRM Pour certaines offres P&C (Phosphore, Bourse aux Experts) la mission nécessite plusieurs bénévoles. Cela arrive aussi sur des missions dites classiques. Il est possible de les enregistrer sur la même DRM

13 Chacun de ceux sélectionnés pour cette mission doit être traité de « Potentiel » jusqu’à « Feuille de route validée » Dès que la feuille de route de l’un des bénévoles a été validée vous pouvez passer la DRM aux étapes suivantes Déclencher la facturation Point intermédiaire pour arriver en suivi de mission Les autres bénévoles qui se rattachent à la mission vous devez cliquer sur « feuille de route validée » mais vous ne pourrez l’enregistrer. Ces bénévoles seront quand même affectés sur la DRM et apparaitront en phase de suivi Dans certains cas ce peut être à vous ou au bénévole leader du projet de rédiger une synthèse et de l’enregistrer. C’est à vous d’apprécier quelle est la meilleure solution selon la nature de la mission. La recherche concerne plusieurs bénévoles

14 Si vous avez une difficulté pour réaliser l’une de ces actions moins fréquentes vous pouvez demander conseil au référent de l’antenne. A bientôt

15 DRM FORMATION PCnet Offres spécifiques Bénévolat d’accompagnement P&C Phosphore Bourse aux Experts, P&C clic

16 Nous allons aborder dans ce tutoriel plusieurs offres spécifiques qui sont proposées par P&C à destination des associations. Vous en trouverez les fiches descriptives sur le SIDOC Rubrique 14 Marketing les offres de P&C Ces offres demandent des traitements aménagés par rapport au process normal d’une Mission Classique

17 Elle permet d’offrir un accompagnement individualisé sur une période longue (6 mois à 1 an) à un responsable associatif. Dans cette situation le bénévole est choisi dans une base existante de bénévoles recensés et formés à cette approche. Le choix du bénévole est réalisé de manière concertée avec le référent antenne BA ou l’équipe nationale dédiée au Bénévolat d’accompagnement. La DRM est a renseigner normalement jusqu’à l’étape « Recherche de prioritaire ». A cette étape le bénévole est connu et identifié. Il vous suffit d’aller sur sa fiche et de cliquer sur « Répondre à la DRM » puis choisir dans le menu déroulant le N° de DRM concerné. Le bénévole est directement affecté à celle-ci sur la liste des prioritaires. Traiter alors sa candidature normalement jusqu’à la réception de la feuille de route pour passer en « Mission en cours » Tu peux prendre en exemple la 5590 qui est en cours. J’ai le bénévole qui est Olivier ENDELIN. Je ne fais pas la manip. comme cela tu pourras la réaliser sans créer une DRM Bénévolat d’accompagnement

18 Réunion sur une ½ journée de 6 à 8 bénévoles multi-compétences pour un échange libre et créatif souhaité par une association. La passerelle crée la DRM et procède à la recherche des bénévoles. Le fonctionnement de cette recherche est celui d’une action multi-bénévoles, dans laquelle les bénévoles rattachés à cette DRM peuvent l’être lors de la phase « Recherche Prioritaire » et « Recherche Elargie » ou par « Répondre à une DRM ». Comme il s’agit d’une action limitée dans le temps sur un thème précis, le document qui fait office de route et à rédiger soit par la Passerelle Principale ou par l’animateur bénévole de cette demi-journée. Elle peut être très simple : Date, thème., mais est nécessaire pour déclencher la facturation et passer aux phases de suivi A la fin de la mission les questionnaires bilans sont à adresser à l’association et à chaque bénévole. Phosphore

19 Un groupe d’experts va rencontrer sur un thème précis plusieurs associations lors d’une même session. Les experts vont consacrer 30 à 60 mn à chaque association. Cette prestation gratuite est réservée aux associations adhérentes. La démarche est centralisée par l’équipe P&C dédiée qui s’occupe de créer les DRM pour chaque association et d’y rattacher les bénévoles. La participation à une bourse aux experts apparaît ainsi sur la fiche des associations et bénévoles impliqués MP mettre juste un exemple pour illustrer ce qui apparaît sur la fiche asso et la fiche bénévole. Tu peux prendre la 5024 ou toute autre DRM sur le thème en partant des DRM gérées par Patrick Moreau Bourse aux Experts

20 Cette prestation gratuite réservée aux associations adhérentes dont la cotisation est à jour. Sur des questions ponctuelles posées par des associations la demande est traitée par l’équipe dédiée (groupe modérateurs P&C Clic) Elle sollicite parmi une équipe de bénévoles identifiés celle qui traitera la demande selon le thème. Ces missions sont suivies dans une base indépendante sans lien avec Pcnet pour le moment. Dans la liste des bénévoles il est possible de sélectionner dans groupe les « Modérateurs PC Clic » et « Bénévoles PCClic » pour les identifier. PC Clic

21 Ce tutoriel sur le traitements et des offres spécifiques est terminé. Il se peut que sur une DRM en antenne vous rencontriez des situations ou l’un de ces process peut être utilisé de manière similaire. Nous vous conseillons néanmoins de vous rapprocher au préalable de votre référent PCNet local ou de l’un des référents nationaux. Voir liste groupe référents PCNet dans la rubrique bénévole Il vous conseillera sur la méthode la plus adaptée et la plus efficace. A bientôt