SOMMAIRE : AVANT PROPOS  I-Introduction a-Définition d’une société coopérative b-les principes coopératifs universels.

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1 GUIDE DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SOCIETES COOPERATIVES

2 SOMMAIRE : AVANT PROPOS  I-Introduction a-Définition d’une société coopérative b-les principes coopératifs universels

3 II- Gestion administrative 2-1- mécanismes de fonctionnement des organes d’une société coopérative les organes d’une société coopérative l’Assemblée générale conseil d’administration comité de surveillance

4 2-2- responsabilités et rôles des administrateurs 2. 3
2-2- responsabilités et rôles des administrateurs 2.3. responsabilités et rôles des membres du comité de surveillance  2.4. le personnel salarié 

5 III- gestion financière et comptable 3-1-les documents de gestion de trésorerie 3-2-les documents de gestion des stocks 3-3-les documents de gestion du crédit

6 3-4- les documents de gestion des biens meubles et immeubles IV- quelques notions sur le bilan financier d’une société coopérative 4-1-programme annuel d’activités prévisionnel V-le budget VI- annexes

7 AVANT PROPOS De plus en plus, les populations pensent à leurs problèmes de nourriture, d’eau, de santé et d’argent. Pour trouver des solutions à ces problèmes, des hommes et des femmes se regroupent pour constituer des associations, des groupements, mais surtout des sociétés coopératives.

8 Ainsi, on assiste à une création massive de sociétés coopératives dont la plupart cesse de fonctionner par insuffisance d’organisation et de gestion entre autres.  

9 Le présent guide veut nous aider à mieux comprendre ce qu’un gestionnaire d’une société coopérative doit savoir pour bien gérer son entreprise. Dans une société coopérative, les responsabilités sont partagées entre plusieurs personnes.

10 Toute personne qui occupe une fonction ou qui a des tâches de gestion s’appelle gestionnaire. De ce point de vue, le gestionnaire n’est pas uniquement celui qui gère l’argent, mais celui qui assure la bonne marche de la coopérative.  

11 On peut alors définir la gestion administrative et financière d’une société coopérative comme étant l’ensemble des opérations devant permettre à une société coopérative de planifier et d’organiser le travail, de diriger les personnes, de vérifier si le déroulement des activités se passe comme prévu et d’évaluer les résultats atteints par rapport aux objectifs fixés.  

12 Pour travailler, toute société coopérative a besoin de ressources matérielles, humaines, financières et économiques (outils, marchandises, équipements…) dont l’utilisation judicieuse et efficiente relève d’une bonne gestion .  

13 En effet, il a été prouvé que si les personnes représentent la ressource la plus précieuse d’une société coopérative, il n’en demeure pas moins qu’elles restent la plus difficile à gérer. Aussi , le gestionnaire doit-il savoir comment diriger chacune des personnes que compose le groupe de manière à en tirer le maximum.

14 Chaque responsable d’une fonction dans la société coopérative est comme un maillon de la chaîne et doit s’acquitter correctement de ses tâches au risque de briser cette chaîne et d’entraver ainsi le développement de la société coopérative.  

15 Le présent guide n’a pas la prétention de fournir toutes les réponses à tous les problèmes de gestion, mais vise plutôt à mettre à la disposition des gestionnaires des sociétés coopératives des outils simples de gestion devant leur permettre d’améliorer leur système d’organisation du travail et de rentabilisation de leurs ressources humaines et financières.  

16 I- INTRODUCTION Le désengagement de l’Etat de certaines activités, la démocratisation et la décentralisation en cours dans le pays, et enfin la mondialisation ont plaidé en faveur de l’adoption d’une politique et stratégie nationales de promotion des sociétés coopératives concrétisée par la loi N° du 18 Juillet 2001.

17 Le présent « Guide de gestion administrative et financière sur les Sociétés Coopératives » est conçu pour les coopérateurs, les services techniques et tous les partenaires impliqués dans le processus de création, d’animation, d’appui conseil, de contrôle et de gestion des Sociétés Coopératives.

18 a-Définition d’une Société Coopérative :  La loi du 18 Juillet 2001 stipule en son article 1er qu’une société coopérative est une société de personnes, de type particulier, fondée sur les principes d’union, de solidarité et d’entraide mutuelle dont les membres se sont volontairement regroupés pour atteindre un but de développement économique et social commun, par la constitution d’une entreprise qu’ils gèrent démocratiquement à leurs avantages et / ou à leurs risques communs et au fonctionnement de laquelle ils s’engagent à participer activement .

19 b- Les principes coopératifs universels :  A l’occasion de son centenaire célébré en 1995, l’Alliance Coopérative Internationale a redéfini les valeurs et principes universels de la coopération. Selon cette déclaration, «  les coopératives se basent sur des valeurs d’entraide, d’auto responsabilité, de démocratie, d’égalité, d’équité et de solidarité ». Dans la tradition de leurs fondateurs, les membres des coopératives adhèrent aux valeurs éthiques d’honnêteté, de franchise et de responsabilité sociale.

20 Les principes coopératifs, qui doivent mettre en pratique ces valeurs , sont au nombre de six (6) :  1.l’ adhésion libre;  2. la gestion démocratique ;  3. l’équité dans la répartition éventuelle des résultats économiques ;  4. l’intérêt limité au capital  ;   5.  l’éducation ;  6. et l’inter coopération .

21 NB. Une des recommandations de l’OIT suivant la convention N°193 attire une attention particulière sur le fait que les sociétés coopératives doivent s’occuper des problèmes de la communauté.

22 II. GESTION ADMINISTRATIVE 2
II. GESTION ADMINISTRATIVE 2.1-les mécanismes de fonctionnement des organes d’une société coopérative les organes d’une société coopérative Une société coopérative est administrée, gérée et contrôlée par trois (3) types d’organes : - l’Assemblée Générale (AG) ; - Le Conseil d’Administration (CA); - Le Comite de Surveillance (CS).  

23 L’Assemblée Générale : C’est l’instance suprême de décision et de délibération dont découlent tous les pouvoirs des autres organes. Il existe trois (3) types d’Assemblée Générale : L’Assemblée Générale Constitutive ; L’Assemblée Générale Ordinaire ; L’Assemblée Générale Extraordinaire.  L’Assemblée Générale regroupe tous les adhérents à la société coopérative.  

24 a- L’ Assemblée Générale Constitutive ( cf article 22) : Elle est la toute première réunion au cours de laquelle la société coopérative est mise en place. Cette Assemblée a pour objet de : - adopter les statuts et règlement intérieur ; - vérifier la souscription et la libération des cotisations et parts sociales ; - élire les membres du Conseil d’Administration et parmi eux le Président de ce Conseil ; - élire les membres du Comité de Surveillance ; - examiner et adopter le programme d’activités de la première année.  

25 b- L’Assemblée Générale ordinaire : (cf. article 24):
b- L’Assemblée Générale ordinaire : (cf. article 24):  L’Assemblée Générale Ordinaire qui se réunit au moins une fois par an sur convocation du Président du Conseil d’Administration. La convocation et la validité des résolutions de l’assemblée générale ordinaire obéissent à un certain nombre de préalables qui sont :

26 - elle doit être convoquée par le président quinze jour avant la date prévue en précisant l’ordre du jour ; -le quorum requis doit être égal ou supérieur à la majorité simple des membres convoqués; -Les décisions de l’Assemblée Ordinaire sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés.

27 Lorsqu’elle est convoquée, l’assemblée générale est appelée à:  -entendre et discuter les rapports du Conseil d’Administration, du Comité de Surveillance et, le cas échéant, des commissions ou comités élus ; -examiner, approuver ou rectifier les comptes et le rapport de gestion, donner ou refuser le quitus aux administrateurs ; -nommer les réviseurs et fixer la durée de leur mandat ainsi que leur rémunération ; -fixer le plafond d’endettement de la société coopérative et autoriser les investissements ou placements de fonds ;

28 -déterminer les modalités de répartition des ristournes aux coopérateurs ainsi que les modalités d’apurement des déficits ; -élire et révoquer les membres du Conseil d’Administration et ceux des autres instances élues de la société coopérative ; -adopter les règlements intérieurs ou leurs modifications ; -décider les variations du capital social ; -adopter le programme d’activités et le budget de la société coopérative ; -décider de l’acceptation ou non d’usagers ;

29 -d’une manière générale, délibérer sur toutes les autres questions figurant à son ordre du jour, qui ne sont pas de la compétence de l’Assemblée Générale Extraordinaire. N B : Seuls les membres à jour de leurs versements au capital social ont droit de vote à l’assemblée générale et peuvent être élus au conseil d’administration ou au comité de surveillance selon l’article 21.

30 Chaque membre dispose d’une seule voix quelque soit le montant des parts sociales qu’il détient. En cas d’empêchement, un membre peut donner mandat à un autre pour le représenter, mais nul ne peut être détenteur de plus d’un mandat. Le vote se fait à main levée, mais si l’assemblée générale le décide, il peut se faire au bulletin secret. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

31 c-Assemblée Générale Extraordinaire :  L’Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée à la demande du Président du Conseil d’Administration, du Comité de Surveillance ou du tiers des membres de la Société Coopérative et décide des questions importantes notamment :  · les modifications des statuts ;

32 ·la fusion avec une autre Société Coopérative ; ·la scission de la Société Coopérative ; ·l’adhésion à une union, fédération ou confédération de Coopératives ; ·la dissolution anticipée de la Coopérative ou la prolongation de sa durée au delà du terme fixé ; ·l’élection de nouveaux membres du Conseil d’Administration en cas de vacance de poste au Conseil de plus de la moitié des membres en exercice.

33 Les délibérations de l’Assemblée Générale Extraordinaire sont faites sur la base des deux tiers des membres inscrits présents ou représentés lors de la session. Les décisions de l’Assemblée Générale Extra-Ordinaire sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

34 2. 1. 3 Le conseil d’Administration :
2.1.3 Le conseil d’Administration : a) Définition: C’est l’organe d’exécution d’une société coopérative dont les membres sont élus par l’assemblée générale et parmi les membres en règle vis à vis de la dite société coopérative.

35 Le nombre des administrateurs est fixé par les statuts de chaque Société Coopérative et ne doit pas être inférieur à trois personnes et supérieur à dix (10). Certaines dispositions sont définies par la loi à savoir que les ascendants, les descendants, les conjoints, les frères et les sœurs et autres alliés du même degré ne peuvent être simultanément membres du même Conseil d’Administration, sauf dérogation spéciale de l’assemblée générale (cf .article 31).

36 b- Prérogatives : Le Conseil d’Administration doit : -diriger les activités de la coopérative conformément aux dispositions des statuts et aux directives et orientations de l’Assemblée Générale ; -tenir ou faire tenir des comptes précis et exacts, ainsi qu’un relevé fidèle de l’inventaire, de l’actif et du passif de la coopérative ;

37 -prendre toutes les mesures nécessaires pour la sauvegarde des fonds, avoirs, équipements, stocks et biens de la société coopérative ; -surveiller la gestion de la coopérative si elle est confiée à un directeur ou gérant et contrôler l’inventaire et les comptes établis par celui-ci ; -veiller à ce qu’un système de tenue des registres, livres et comptes de la société coopérative soit établi ; -rappeler aux membres de la sociétés coopératives lors de la deuxième assemblée générale la fin des mandats, par conséquent aider à la programmation du renouvellement du mandat des différents organes.

38 Il doit en outre : -représenter les intérêts des membres de façon objective et impartiale ; -établir un système d’information périodique des adhérents sur les activités, problèmes et résultats de gestion de la société coopérative et développer en eux le sens d’appartenance, de loyauté et de responsabilité envers leur organisation ; -se tenir régulièrement informé des besoins, attitudes, sollicitations ou revendications des membres à l’égard de la société coopérative ;

39 -encourager, par toute mesure utile, l’éducation coopérative des membres ; -préparer et convoquer les réunions des assemblées générales ; -présenter à l’Assemblée Générale annuelle un rapport d’activités de l’exercice écoulé tant sur le plan économique que social, et un projet du budget de l’exercice suivant ; - faire toutes propositions en vue d’améliorer et de développer les services fournis aux membres ;

40 -faire toutes propositions sur la répartition éventuelle des excédents nets et de l’intérêt à servir aux parts ; -donner toute assistance aux personnes habilitées à vérifier les comptes ainsi que les membres des autres instances élues de la société coopérative ; -appliquer toute recommandation des rapports d’inspection ou de contrôle de l’Administration chargée des sociétés coopératives afin de redresser les erreurs, fautes de gestion ou d’administration.

41 C-FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION: Le Conseil d’Administration est dirigé par un Président assisté d’un vice Président tous élus par l’assemblée générale ( c f .article 37). Les autres membres sont élus suivant la nature de l’activité à mener. Le Conseil d’Administration dispose des pouvoirs étendus en matière de gestion et peut après consultation du Comité de Surveillance recruter tout personnel salarié nécessaire à la bonne marche de la Société Coopérative.

42 Il peut, comme l’Assemblée Générale, faire appel à la collaboration des personnes connues pour leur compétence en matière de coopérative et designer des conseillers techniques pour prendre en charge des missions de conseils de gestion, d’information, de contrôle ou autres. Le Conseil d’Administration se réunit en sessions ordinaires au rythme d’une réunion tous les deux (2) mois à la demande de son Président ou de la majorité de ses membres ou en session extraordinaire en cas de besoin.  

43 La délibération n’est valable que si la moitié au moins de ses membres est présente et les décisions sont prises à la majorité simple. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante. Les dimensions et les activités d’une Société Coopérative peuvent être très importantes. Dans ce cas le Conseil d’Administration d’une Société Coopérative peut déléguer les pouvoirs nécessaires à un directeur ou gérant en vue d’assurer sous son contrôle le fonctionnement de la Société Coopérative.

44 Le directeur ou le gérant peut être recruté en dehors des membres de la société coopérative, mais s’il en est membre il ne peut cumuler ces fonctions avec celles d’administrateur ou de membre du comité de surveillance. Il peut cependant assister aux réunions du conseil d’administration avec voix consultative (cf. article 42).

45 III- GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
3-1-LES DOCUMENTS DE GESTION DE TRESORERIE

46 a-Le livre de caisse : C’est le livre principal du trésorier qui lui permet d’enregistrer les entrées et les sorties d’argent, ainsi que ce qui reste. Pour ces opérations, le trésorier utilise des pièces comptables telles que le reçu, la facture, la dépense de caisse. Le trésorier doit remplir régulièrement le livre de caisse afin de : -savoir à quel moment telle opération a été faite ; -voir toutes les opérations d’entrée et de sortie de la journée, de la semaine, du mois. Le livre de caisse est arrêté et signé à la fin de chaque mois par le président et le trésorier qui en est responsable.

47 Le Président du CA est tenu de communiquer chaque année à l’Administration chargée des Sociétés Coopératives, les documents suivants : ·le rapport annuel d’activités ; ·le bilan et ses annexes ( Compte d’Exploitation Générale, PV des travaux d’inventaires etc.) ·le programme d’activités prévisionnel et le budget ; ·le rapport du Comité de Surveillance ; ·le rapport du contrôleur externe pour certification des comptes (cf. article 38 de la loi).

48 N B. Pour être membre, il faut remplir les conditions suivantes (cf
N B. Pour être membre, il faut remplir les conditions suivantes (cf. article 31): -être de nationalité malienne ; -jouir des droits civiques et civils ; -résider effectivement dans le ressort territorial de la Société Coopérative ; -n’avoir pas être condamné à une peine affective ou infamante pour crime ; -n’avoir pas fait l’objet d’une déclaration de faillite conformément à la réglementation commerciale en vigueur ;

49 - ne pas participer de façon permanente ou occasionnellement à une activité concurrente ou connexe de celle de la Société Coopérative ; - être à jour de ses cotisations. A l’expiration d’un second mandat consécutif, les membres sortants ne sont rééligibles qu’au terme d’une période de trois ans.

50 2.1.4Le Comité de Surveillance :
a- Définition :Le Comité de Surveillance est l’organe de contrôle interne permanent de la Société Coopérative.

51 Le Comité de Surveillance est élu parmi les membres de la Société Coopérative par l’Assemblée Générale et le nombre est compris entre deux et cinq personnes qui ne peuvent faire partie ni du Conseil d’Administration ni du personnel salarié et qui n’ont pas participé à la gestion de la Société Coopérative au cours de l’exercice précédent.  Les conditions pour être membre du Comité de Surveillance sont les mêmes que celles du Conseil d’Administration.

52 b- Prérogatives :  Le Comité de Surveillance a pour tâche de: -contrôler la conformité des activités de la Société Coopérative par rapport aux statuts, aux règlements intérieurs et aux décisions de l’Assemblée Générale; -faire appel avec l’accord de l’Assemblée Générale, à des personnes qualifiées en matière de contrôle des comptes pour l’aider à accomplir correctement sa mission ;

53 -vérifier les livres comptables , la caisse, les comptes et avoirs de la Société Coopérative et contrôler la régularité des inventaires et des bilans ; -exercer tout contrôle qu’il juge opportun et informer le Conseil d’Administration de toutes lacunes, erreurs ou irrégularités commises ; -rappeler lors de la tenue de l’assemblée générale ordinaire de la deuxième année la période de renouvellement des différents organes et recommander que des dispositions soient prises à cet effet .

54 c- Fonctionnement du Comité de Surveillance :  Le Comité de Surveillance se réunit chaque fois que besoin est et à la demande d’au moins deux (2) de ses membres. Ses décisions sont prises à la majorité simple et il exerce ses pouvoirs de façon collégiale. La composition du comité de surveillance est fixée par les statuts.

55 2.2 Les responsabilités et rôles des administrateurs Les informations qui suivent constituent de brèves descriptions des taches de quelques administrateurs et du gérant. Les taches énumérées ne sont pas exhaustives et il n’est pas dit que chaque société coopérative est organisée de la même façon. Elles ne sont qu’indicatives et servent seulement à donner une idée générale.

56   Le Président du Conseil d’Administration Il est le premier responsable de la gestion de la société coopérative. Il représente la société coopérative dans tous les actes de la vie civile y compris en justice. Sa signature engage la coopérative. Il signe tous les documents de la société coopérative. Il convoque et préside les réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale. Il est ordonnateur du budget, le garant du respect des textes et de la cohésion sociale.  

57  Le Vice Président Il seconde le président dans ses taches et le remplace en cas d’empêchement ou d’absence. Il doit travailler en étroite collaboration avec le président.

58 Le Trésorier Il est responsable de la tenue régulière et la conservation des documents de trésorerie. Il est cosignataire avec le président des fonds de la société coopérative et détient la caisse.

59 Le secrétaire administratif: Il est chargé de: - préparer les avis de réunions et de les ventiler ; - tenir les procès verbaux des réunions; - classer les archives (statuts et règlement intérieur, récépissé et l’acte d’enregistrement, correspondances ); - tenir les registres (courrier départ et arrivé, registre des membres).

60 Le Secrétaire à l’Approvisionnement Il s’occupe de l’approvisionnement régulier et correct de la société coopérative en biens de consommation courante répondant aux besoins des coopérateurs. Il doit élaborer chaque année un plan d’approvisionnement prévisionnel du magasin de la société coopérative et tisser de bons rapports avec les fournisseurs.  

61 Les Secrétaires à l’Organisation Ils s’occupent de l’organisation matérielle des réunions du CA et également des assemblées générales. Les commissaires aux conflits Ils sont chargés de prévenir les conflits entre les membres et le cas échéant les régler à l’amiable.  

62 2.3. responsabilités et rôles des membres du comité de surveillance : (cf . statuts et règlement intérieur)   NB. A l’expiration de leurs mandats, les responsables du conseil d’administration et du comité de surveillance ne peuvent plus représenter la société coopérative dans ses actes.

63 2.4. le personnel salarié :  Le gérant ou le magasinier : est un employé de la coopérative recruté par le Conseil d’Administration. Il travaille sous la responsabilité du Conseil d’Administration.        Le gérant est responsable de la gestion du magasin.  Le comptable : la société coopérative peut recruter un comptable chargé de la tenue des documents comptables et des états financiers.

64 III- GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE
3-1-LES DOCUMENTS DE GESTION DE TRESORERIE

65 a-Le livre de caisse :  C’est le livre principal du trésorier qui lui permet d’enregistrer les entrées et les sorties d’argent, ainsi que ce qui reste. Pour ces opérations, le trésorier utilise des pièces comptables telles que le reçu, la facture, la dépense de caisse. Le trésorier doit remplir régulièrement le livre de caisse afin de : -savoir à quel moment telle opération a été faite ; -voir toutes les opérations d’entrée et de sortie de la journée, de la semaine, du mois. Le livre de caisse est arrêté et signé à la fin de chaque mois par le président et le trésorier qui en est responsable.

66 LIVRE DE CAISSE N° Mois de ……………………
LIVRE DE CAISSE N° Mois de …………………….……… Arrêté le présent livre de caisse à la somme de Fait, ………… le président le trésorier N° d’ordre Date Numéro de la pièce justificative Nature des opérations Entrées Sorties Solde Total report

67 b-Le reçu : c’est une pièce que le trésorier remet à une personne qui est venu verser de l’argent dans la caisse. Il est toujours établi avec une souche. Il est détenu par le trésorier Exemple Reçu Reçu n° B.P.F de La somme de------ Motif : Date : Le trésorier Reçu n° B.P.F.--- de  Le trésorier

68 c- Le carnet de dépenses de caisse : C’est un carnet de dépenses établi en triplicata (trois) par lequel le président autorise une dépense au profit d’une personne qui ne peut pas délivrer une facture. Il est détenu par le président ou le trésorier.  Exemple : Société Coopérative de :………….. Dépense de caisse N°……………  Montant : ……………………………………………………( en chiffres) Reçu de Mme/Mlle ou Mr ………………………………………… La somme de …………………………………………………………………… Motif …………………………………………………………………….   ………., le ……….. Bon à payer pour acquit Le président le bénéficiaire le Trésorier

69 d-Le bon de sortie de caisse : C’est un document tenu par le Président du CA qui est l’ordonnateur des dépenses de la coopérative. Il est émis par le Président du CA à l’adresse du trésorier pour effectuer toute opération financière; il est au départ signé par le Président et à l’exécution par le trésorier, il est acquitté par le bénéficiaire et gardé par le trésorier comme pièce justificative Modèle : BON  DE SORTIE DE CAISSE N° :……..  Je soussigné Mr…….. Président de la société coopérative …….autorise la sortie de la somme de……………………………………………francs CFA Motif :……………………………………………………………………………………….……………………………………………………………   Date : Le bénéficiaire Le Président du CA

70 e-Le procès verbal de vérification de caisse :  Il est dressé par le Comité de Surveillance (CS ) ou toute personne habilitée pour contrôler la caisse. Il permet la vérification des valeurs en espèces gardées en caisse par le trésorier ou toute autre personne habilitée. Le comptage se fait par ordre de valeur décroissant en commençant par la coupure de grandes valeurs pour terminer par les pièces. Le montant des valeurs et des espèces doit être conforme au solde du livre de caisse. le PV de vérification de caisse est conjointement signé par le président, le trésorier et le vérificateur (CS , comptable agrée).

71 Suite Procès verbal de vérification de caisse
Suite Procès verbal de vérification de caisse.  L’an deux mille ……………et le ………. du mois de …………. nous …………….. nous sommes présentés à la caisse de Mr ………… trésorier de ………… et l’avons requis de mettre sous nos yeux les valeurs existant dans sa caisse. Obtempérant à notre demande M………trésorier de ……a compté immédiatement en notre présence les valeurs et espèces ci-dessous détaillées existantes dans sa caisse à savoir :

72 Suite - Billet de 10 000 f x……. = ………. - Billet de 5 000f x………. = ………
Suite -         Billet de 10 000 f x…… = ………  -         Billet de f x………. = ………..  -         Billet de 2 000f x……… = ………..  -         Billet de 1000 f x……… = ………..  -         Pièce de 500 f x……… = ………..  -         Pièce de 250 f x……… = ………..  -         Pièce de 200 f x……… = ………..  -         Pièce de 100 f x……… = ………..   Pièce de 50 f x……… = ……….   Pièce de 25 f x……… = ………. -         Pièce de 10 f x……… = ………..  -         Pièce de 5 f x……… = ………..    

73 suite Valeurs de caisse : - Bons de caisse……… - Autres valeurs……
suite Valeurs de caisse : -         Bons de caisse……… -         Autres valeurs……  Total général = ………. FCFA  Solde de caisse = ……….. FCFA  Ledit total s’élevant à la somme de……. étant conforme (ou non) au solde existant dans le livre de caisse, nous avons invité le trésorier à signer avec nous le présent PV et nous l’avons clos les jour, mois et an ci-dessus .   ……, le……….  Le trésorier général le Président le comptable  

74 3-2 -LES DOCUMENTS DE GESTION DES STOCKS a-le livre de gérant :   C’est le livre principal du gérant qui permet de suivre toutes les marchandises prises en charge et tous les versements effectués à la caisse. Le livre de gérant est arrêté à la fin de chaque mois par le gérant. Il est rempli à partir des différents bordereaux de livraison et de réception et autres bons de sortie.

75 Exemple : Livre de gérant Mois de…………
Exemple : Livre de gérant Mois de………… Arrêté le présent livre de gérant à la somme de ………………(en lettre et en chiffre) ……….,le …… Le Président Le gérant   ENTREES SORTIES Date Libellés Montant Report….. Total

76 b-Le bordereau de réception : Document duplicata (deux) où sont enregistrées par le gérant ou le secrétaire à l’approvisionnement toutes les prises en charge des marchandises mises à sa disposition. C’est un document qui justifie l’entrée des marchandises dans le magasin. Il est signé par le responsable à l’approvisionnement et le gérant s’il y en a, pour reçu conforme. Il est tenu et conservé par le responsable à l’approvisionnement. L’original du Bordereau est envoyé à la comptabilité, une copie est remise au gérant et la dernière reste avec le responsable à l’approvisionnement.

77 Désignation des Produits N° du BL ou N° de Facture d’achat
BORDEREAU DE RECEPTION N° ……………… Arrêté le présent Bordereau de réception à la somme de : ………………………… …………, le ………   le Secrétaire à l’approvisionnement le gérant   N° d’ordre Désignation des Produits N° du BL ou N° de Facture d’achat Quantité Prix Unitaire achat Montant

78 c- La fiche de stock : C’est une fiche individuelle établie pour chaque produit existant dans le magasin et qui permet de connaître la vitesse d’écoulement de chaque produit en vue des dispositions à prendre. Elle est détenue par le magasinier ou gérant.

79 Date Libellés Entrées Sorties Stocks
Société Coopérative de : Fiche de stock   Nature du produit : ………… unité de mesure : ………….   Date Libellés Entrées Sorties Stocks

80 d-Le livre d’inventaire de marchandises :   C’est un document qui permet d’inventorier tous les produits qui se trouvent dans le magasin. Il permet de vérifier l’exactitude du solde du livre de gérant et de déterminer le volume des avaries ou coulage. Ce document est tenu et conservé par le président du Comité de Surveillance (CS). Il est signé par le gérant, les présidents du CA , du CS ou le comptable agrée le cas échéant.

81 INVENTAIRE DES MARCHANDISES
INVENTAIRE DES MARCHANDISES. Mois de ……………… Arrêté le présent livre d’inventaire de marchandises à la somme de :….(lettre –chiffre) ……. le ………  Le Président Reconnu exact le Président du CS du CA le gérant     N° d’ordre Désignation Quantité Prix d’achat Prix de vente Report

82 e-Le journalier de vente :   Il permet de suivre quotidiennement l’écoulement des produits et de connaître le nombre d’opérations effectuées par chaque membre avec la coopérative, tout en ayant une idée sur les produits les mieux vendus, afin de prendre des dispositions pour l’approvisionnement. Il est arrêté à la fin de chaque journée de vente par le gérant .

83 Exemple : Date Prénom et nom Nature Quantité Prix de vente Observation
Unitaire Total

84 3-3- LES DOCUMENTS DE GESTION DE CREDIT
a- L’accord de crédit :

85 C’est un formulaire qui reprend toutes les conditions convenues pour les opérations de prêts dont l’usage permet de : -retrouver les caractéristiques de chaque opération de prêt ; -disposer d’une reconnaissance de dette formelle ; -disposer des engagements formels d’éventuels avaliseurs associés à l’opération de prêt. Il est signé par le Président du CA et le bénéficiaire.

86 ACCORD DE CREDIT N°………. La Société Coopérative …
ACCORD DE CREDIT N°……….. La Société Coopérative ….accepte d’accorder un prêt de……. à Mr……adresse ……avec intérêt de …(%) soit ………… CFA. Mr ……accepte de rembourser à la Société Coopérative au plus tard le ……….....…………………………………………… Si pour une raison quelconque le remboursement n’est pas effectué à la date indiquée, un intérêt de….. (%) par mois sera porté sur les arriérés.   En outre la Société Coopérative se réserve le droit de ne plus accorder de prêt. Lu et approuvé par les deux parties   ………..le………  le bénéficiaire le Président du CA

87 b-la fiche individuelle de crédit : Elle enregistre au jour le jour toutes les opérations en rapport avec un prêt réalisé par un membre, son usage permet de : -connaître à tout moment la situation du compte prêt et intérêt auprès de chaque membre ; -apprécier à tout moment les remboursements effectués par le bénéficiaire d’un prêt et de reconnaître les éventuels retards accusés par celui -ci . Il est tenu par le trésorier.

88 FICHE INDIVIDUELLE DE CREDIT Nom et Prénom ……. Adresse ……………
Date Libellé Accord de crédit n° Sommes dues Échéances Remboursements Reste

89 3-4-LES DOCCUMENTS DE GESTION DES BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES
Le registre des immobilisations

90 Tenu par le Président, il enregistre les acquisitions de terrain, de construction, d’équipement, de matériels de transport, de matériels et outillage, de mobilier de bureau. Il est gardé par le Président et précise dans l’ordre chronologique la nature, l’origine et la valeur de l’immobilisation. Il donne la situation du patrimoine matériel de la société coopérative. Il est important que ce registre soit paraphé par le CS à chaque page.  

91 REGISTE DES IMMOBILISATIONS
N° d’ordre Date enregistrement désignation Date d’acquisition Valeur d’acquisition Pièces justificatives affectation observations

92 IV- QUELQUES NOTIONS SUR LE BILAN FINANCIER D’UNE SOCIETE COOPERATIVE :  Pour confectionner le bilan, il faut au préalable élaborer un certain nombre de documents dont entre autres : -         Inventaire des marchandises -         Tableau des amortissements -         Balance avant inventaire -         Balance après inventaire -         Balance clients -         Balance fournisseurs -         PV de vérification des caisses -         Compte des résultats -         Compte d’exploitation générale NB. Il est recommandé de faire appel au service d’un comptable agrée.

93 Le bilan d’une coopérative est la photo de sa situation financière à une date donnée. Pour établir le bilan, il faut faire un inventaire des biens et des dettes de la coopérative. Par exemple, il faut connaître la liste et la valeur des biens : -         les stocks -         ce que nous doivent nos clients -         ce qu’on doit recevoir -         ce qu’on a en banque -         ce qu’on a en caisse

94 Il faut aussi connaître la liste et la valeur des dettes de la coopérative : -         le montant des fonds propres de la coopérative -         les subventions reçues -         les emprunts -         ce qu’on doit aux fournisseurs -         ce qu’on doit payer

95 Le bilan permet au gestionnaire de montrer les biens de la Société, et d’où provient l’argent qui a permis la réalisation des activités. Le bilan se présente sous la forme d’un tableau divisé en deux parties : -         la partie gauche où se trouve la richesse est appelée ACTIF la partie droite d’où provient la richesse est appelée PASSIF

96 Voici quelques éléments que l’on peut retrouver dans l’Actif du bilan d’une coopérative : -         terrains -         bâtiments -         matériels agricoles -         matériels de bureau -         engrais -         semences -         produits d’entretien -         clients -         cotisations à recevoir des membres -         prêts accordés aux membres -         argent en banque argent en caisse

97 Voici quelques éléments qu’on peut retrouver dans le PASSIF du bilan d’une coopérative : -         le capital social -         dettes à long et moyen terme -         dettes à court terme -         fournisseurs subventions reçues

98 Le résultat du bilan figure toujours dans le PASSIF du bilan : -         quand le résultat est positif, on l’appelle excédent , il est alors précédé du signe ( + ) -         quand le résultat est négatif, on l’appelle perte, il est précédé du signe (- ) Il faut toujours préciser la date à laquelle le bilan est fait.

99 Exemple de confection d’un bilan Pour des raisons de comptabilité, les biens durables sont regroupés sous l’appellation de Valeurs immobilisées . Ce sont : les terrains, les bâtiments, les outillages, le matériels de bureau Les stocks sont appelés Valeurs d’exploitation Ce que nous doivent nos clients est appelé Valeurs réalisables Ce que nous doivent nos fournisseurs est appelé valeurs exigibles L’argent en banque et en caisse est appelé Valeurs disponibles Dans la partie PASSIF , les fonds propres sont appelés Capitaux propres par opposition aux capitaux étrangers.

100 Exemple Société Coopérative de……… Bilan au 31/12/2003

101 ------ A C T I F Montant brut Amortissement Montant net P A S S I F
Valeurs immobilisées Frais d’établissement-- Terrains Bâtiments Outillage Matériel de bureau --- Valeurs d’exploitation (stocks) Semences Engrais Pesticides Valeurs réalisables --- Clients Valeurs disponibles -- Caisse Banque   Capitaux propres Capital social -Cotisations -Parts sociales Réserves -       légales -         statutaires Subventions -         dons -         legs Dettes à long terme Subventions reçues Emprunts  Dettes à court terme Fournisseurs Ristourne Résultat d’exercice T O T A L ------

102 4-1- PROGRAMME ANNUEL D’ACTIVITES PREVISIONNEL : 4-1-1– La Programmation des activités Définition : la programmation est tout acte tendant à établir à l’avance une suite d’opérations pour trouver la solution à un problème donné. Elle se rapporte à la planification ou l’ordonnancement des activités d’une organisation.

103 Les étapes de la programmation :  Quand on parle de programmation des activités, on parle :  - d’objectifs envisagés ;  - d’activités à entreprendre pour atteindre les objectifs ;  - des ressources qu’on a et de celles qu’on n’a pas pour réaliser les activités ;  - du temps qu’il faut pour faire les activités ;  - des moyens à utiliser pour avoir les ressources.

104 Exemple : Programmation des activités de la Société Coopérative de…….
objectifs activités responsables moyens chronogramme 1---- 2---- 3---- ------ ----- J F M A O S N D

105 V- BUDGET : 5-1 Définition :  Le budget est un programme à court terme, détaillé, coordonné et valorisé permettant d’atteindre, grâce à des moyens antérieurs définis, les objectifs issus de la stratégie de chaque institution.  C’est l’état de prévisions chiffrées en recettes et en dépenses d’une entité pour généralement la période d’une année. On distingue deux sortes de budget :   - Le budget d’investissement élaboré pour la prise en charge des grandes dépenses d’investissement (infrastructures, équipement et logistique) et qui implique l’élaboration d’un tableau d’amortissement pour chaque élément,  - Le budget d’exploitation divisé en budget de dépense et de recettes.

106 5-2- Importance de l’élaboration d’un budget :  - Le budget est un outil de planification pour la société coopérative ;  - Il permet à la société coopérative de conduire les évènements et non d’être conduite par les évènements ;  - Il oriente la société coopérative dans les prises de décision ;  - Il facilite la gestion de la société coopérative ;  - Il facilite l’affectation des ressources de la société coopérative ;  - Il est un instrument d’évaluation à mi-parcours ou en fin d’exercice.  Tout ceci montre que le budget est un outil de travail indispensable dont personne, individu, famille, organisation ne peut se passer.

107 Exemples du budget :  BUDGET CONSTRUCTION BANQUE DE CEREALES DE LA SOCIETE COOPERATIVE DE ……
Désignation coûts Plan de financement Apport interne Apport externe TOTAL

108 BUDGET ANNUEL DE LA SOCIETE COOPERATIVE DE………….
Désignation coûts Plan de financement Apport interne Apport externe Activité 1…… Activité 2…… Etc………… ……………… TOTAL

109 VI- ANNEXES DISTRICT DE ……. COMMUNE DE…. SOCIETE COOPERATIVE DE………
VI- ANNEXES  DISTRICT DE ……. COMMUNE DE….. SOCIETE COOPERATIVE DE………..   Registre des membres   n° d’ordre Date d’inscription n° carte Noms –prénoms adresse cotisation Parts sociales observation souscription libération

110 EXEMPLE D’UN PROCES VERBAL DE REUNION PROCES VERBAL DE REUNION L’an deux mil………………….et le………………du mois de………s’est tenue à……… la réunion…………de la société coopérative de ………………….. Bureau de séance : ) président :…………… -         2) assesseur(2) : ………..et …………….. -         3) le secrétaire de séance : …………….. Ouverture de la séance : …………..H Ordre du jour : 1)…………………… )…………………… )……………………. Président de séance : - vérification de présence présentation de l’ordre du jour Développement : Interventions diverses :………… Conclusions : - décisions retenues recommandations etc..  la séance est levée à : …………….H   Fait à…………., le………….  Le président de séance le secrétaire de séance        

111 FIN FIN