Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE – Thierry - February.

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1 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE – Thierry - February 2014 Un espace collaboratif pour les WPs Proposition Version 2 13/02/2014

2 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Objectifs Travailler plus efficacement à l’intérieur du WP en valorisant et en gardant trace des informations produites Travailler plus efficacement à l’intérieur du WP en valorisant et en gardant trace des informations produites Gagner du temps sur les restitutions pour le management Gagner du temps sur les restitutions pour le management Donner, partager et échanger d’autres informations entre les WPS Donner, partager et échanger d’autres informations entre les WPS Contribuer à la stratégie de communication en alimentant les outils de communication Contribuer à la stratégie de communication en alimentant les outils de communication

3 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Remarques préliminaires Le concept d’espace collaboratif pour les WPs ne sera développé qu’après la validation de le proposition fonctionnelle contenue dans ce document. Le concept d’espace collaboratif pour les WPs ne sera développé qu’après la validation de le proposition fonctionnelle contenue dans ce document. Le concept d’espace collaboratif peut être utilisé par chaque WP du projet mais aussi par l’équipe de management Le concept d’espace collaboratif peut être utilisé par chaque WP du projet mais aussi par l’équipe de management Chaque espace de travail à la capacité de communiquer avec les autres espaces de travail et de partager ou d’échanger automatiquement des données (documents, Actualités, information de suivi …) Chaque espace de travail à la capacité de communiquer avec les autres espaces de travail et de partager ou d’échanger automatiquement des données (documents, Actualités, information de suivi …) Le concept d’espace de travail peut être décliné sous la forme d’une structure hiérarchique à plusieurs niveaux (WPs et le management, WP5 et les consortia …). Dans ce cas les informations des niveaux inférieurs remontent automatiquement aux niveaux supérieurs (budget et suivi des activités par exemple) Le concept d’espace de travail peut être décliné sous la forme d’une structure hiérarchique à plusieurs niveaux (WPs et le management, WP5 et les consortia …). Dans ce cas les informations des niveaux inférieurs remontent automatiquement aux niveaux supérieurs (budget et suivi des activités par exemple)

4 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Visite suggérée Comme il y a beaucoup de concepts dans l’espace collaboratif, il est conseillé de les parcourir dans l’ordre suivant : 1 - ANNUAIRE 1 - ANNUAIRE 2 – BIBLIOTHEQUE 2 – BIBLIOTHEQUE 3 - DOSSIERS DE DESCRIPTION DES ACTIONS 3 - DOSSIERS DE DESCRIPTION DES ACTIONS 4 - LECTEUR DE CALL/OPPORTUNITES DE FINANCEMENTS 4 - LECTEUR DE CALL/OPPORTUNITES DE FINANCEMENTS 5 - PLANS D’ACTION 5 - PLANS D’ACTION 6 – BUDGETS 6 – BUDGETS 7 – ID CONSORTIA 7 – ID CONSORTIA 8 – PLANS D’ACTION DES CONSORTIA 8 – PLANS D’ACTION DES CONSORTIA 9 – BUDGETS DES CONSORTIA 9 – BUDGETS DES CONSORTIA 10 – AGENDA INTERNE 10 – AGENDA INTERNE 11 – LECTEURS DE NEWS 11 – LECTEURS DE NEWS 12 – Voir les liens internes entre les outils (accès au bas de la page) 12 – Voir les liens internes entre les outils (accès au bas de la page) 13 – Voir les liens externes (accès au bas de la page) 13 – Voir les liens externes (accès au bas de la page) 12 – OUTILS (pas d’ordre préféré) 12 – OUTILS (pas d’ordre préféré)

5 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Allons-y ! Une fois que vous êtes sur le transparent suivant, cliquez sur les noms des concepts que vous souhaitez découvrir Une page de description du concept apparaitra et vous donnera des informations sur les objectifs et utilisations de ce concept Cliquez ensuite sur le bouton “Back” pour revenir au schéma général des concepts Et visitez un autre concept Bonne visite !!

6 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Suivi des activités du WP Suivi activités des Consortia RessourcesOutils Evènements Lecteur de NewsCalendrier interne Plans d'action Budgets ID Plans action Consortia Budgets Consortia Bibliothèque Annuaire Dossiers description des actions Lecteur Calls&Finance ments Gestionnaire de RV Prise de notes en line Tableau de bord de l’espace collaboratif WP Voir les liens entre les outils Moteur recherche par tags Gestionaire validation de Document collaboratif

7 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Lecteur de News Comment être informé sur les activités/évènements/informations internet ou externe du WP sans utiliser la messagerie ? Toutes les news sauf “Annonces du WP5” sont automatiquement récupérées et affichées dans le lecteur de News Toutes les news sauf “Annonces du WP5” sont automatiquement récupérées et affichées dans le lecteur de News Les “Activités du WP5” proviennent directement des dossiers de description des actions (champ Flash News” rempli) Les “Activités du WP5” proviennent directement des dossiers de description des actions (champ Flash News” rempli) Les “Activités des Consortia” proviennent directement des dossiers de description des actions (champ Flash News” rempli) Les “Activités des Consortia” proviennent directement des dossiers de description des actions (champ Flash News” rempli) Pour réaliser cela, le lecteur de News va récolter tous les textes écrits dans le champ “Flash New” des dossiers de description des actions. Une fois que ce texte est effacé du dossier, l’annonce disparait automatiquement du lecteur Pour réaliser cela, le lecteur de News va récolter tous les textes écrits dans le champ “Flash New” des dossiers de description des actions. Une fois que ce texte est effacé du dossier, l’annonce disparait automatiquement du lecteur En cliquant sur une annonce, on accède directement au dossier de description des actions concerné. En cliquant sur une annonce, on accède directement au dossier de description des actions concerné. Les “Annonces Paepard” proviennent de : Les “Annonces Paepard” proviennent de : – Dgroups et le blog. Selon le profil défini par WP5, le lecteur de news affiche automatiquement les informations relative à ce profil. Ces informations sont collectées et synthétisées par François. – du management qui peut alors diffuser une annonce sur tous les lecteurs des WPs – des aures WPs qui souhaitent partager une annonce interne Les “Annonces de WP5” ne sont pas récupérées par un processus automatique. Elles sont directement saisies par les membres du WP5 dans le lecteur de News. Le rédacteur peut choisir le niveau de visibilité de son annonce : Les “Annonces de WP5” ne sont pas récupérées par un processus automatique. Elles sont directement saisies par les membres du WP5 dans le lecteur de News. Le rédacteur peut choisir le niveau de visibilité de son annonce : – WP5 seulement, il s’agit d’une annonce interne – Management : annonce interne du WP5 + management – Autres WPS : l’annonce est copiée dans tous les lecteurs des autres WPs – Public : idem qu’au dessus + ajoutée dans le lecteur de News du site Internet de Paepard Activités du WP5 L’atelier inception sur la mangue est lancé La note conceptuelle du COLEACP est disponible Les AIFs vont se rencontrer en mars à Entebbe Activités des Consortia C1 a répondu au Call n°3344 Le Consortia C2 est maintenant formé Annonces du WP5 Atttention ! Le budget de la ligne 5.1 doit être actualisé Marie participera au Steering committee de EAFF Annonces Paepard De Dgroups : Réunion climate change du CTA De Dgroups : Rapport annuel de l’IPGRI disponible De Management : Prochain MTM le 22 Mars De WP3 : Essayez le nouvel intranet et donnez votre avis ! Pour les annonces internes du WP5 (saisie manuelle) Visibilité : Visibilité :- WP5 seulement - - Management - Autres WPS - Public

8 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Calendrier interne Comment avoir une vision rapide des actions ou évènements du WP ? Le calendrier est utilisé dans la zone des évènements de l’espace de travail pour afficher les dates des actions internes ou externes considérés comme pertinents pour le WP Le calendrier est utilisé dans la zone des évènements de l’espace de travail pour afficher les dates des actions internes ou externes considérés comme pertinents pour le WP Les membres du WP sont libres de rajouter des dates dans le calendrier car il s’git d’un calendrier interne au WP Les membres du WP sont libres de rajouter des dates dans le calendrier car il s’git d’un calendrier interne au WP Lorsque quelqu’un rentre une date dans le calendrier, il a la possibilité de la lier avec un dossier de description des actions. Alors, en cliquant sur cette date dans le calendrier cela provoquera l’affichage de toutes les informations relatives à cette action ou évènement (description, participants, information sur le suivi, documents, liens …). Lorsque quelqu’un rentre une date dans le calendrier, il a la possibilité de la lier avec un dossier de description des actions. Alors, en cliquant sur cette date dans le calendrier cela provoquera l’affichage de toutes les informations relatives à cette action ou évènement (description, participants, information sur le suivi, documents, liens …).

9 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Plans d’action Chaque action menée par le WP est définie dans son plan d’action Les plans d’actions Global et annuel peuvent être affichés dans cette zone, seules les couleurs des activités peuvent être modifiée pour matérialiser un changement d’état (en cours, terminée, retardée, bloquée …) Pour chaque activité du plan d’action, un dossier description des actions a été ouvert. Il contient le détail de l’activité, les participants, les différentes étapes, les résultats obtenus, les documents produits et des informations mensuelles sur le suivi) En cliquant sur l’activité dans le plan d’action, on accède directement au dossier qui la décrit. Ce plan d’action “colorié” et les dossiers description qui y sont liés sont automatiquement lu par le management Comment être informé et suivre les actions en cours ou programmées d’un WP ?

10 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Budgets Comment être informé et suivre les dépenses d’un WP ? Chaque action menée par le WP et financée par PAEPARD est inscrite dans le budget du WP Les budgets global et annuel peuvent être affichés dans cette zone. Seule les colonnes “Dépenses réelles” (en orange) peuvent être mises à jour. En renseignant régulièrement ces colonnes on affiche en ligne un état réel des dépenses du WP. Le management peut accéder automatiquement à ce document de budget

11 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Cartes d’identité des Consortia Nom du Consortium : Nom du Consortium : Meeting to discuss about action plan Crée le : Crée le : 06/02/2014 Theme : Theme : Fruits in Ouest Africa Description : Description : Improving the taste of pineapple to export to Asian country Organizations impliquées : Paffo Coleacp Pineapple fruiters of Senegal Cirad Participants : - - Peter PARKER from Paffo - - Luke SKYWALKER from Coleacp - Captain Hadock from Pineapple fruiters of Senegal - Peter Pan from Cirad Texte : This consortia aims to improve taste of pineapple dedicated to the Asian market. The ……….. Linked documents : - - Annual report of XXX - report of the first meeting Links : - www.paepard.blogspot/art23 www.paepard.blogspot/art23 Flash news : Flash news : The new consortia on pineapple was setting up ! Flan news visibility : Flan news visibility : - wp5 only - management - - others wps - public Nous devrons nous référer aux travaux de Joost et François pour l’élaboration des fiches sur les consortia Comment obtenir plus de détails sur les Consortia ? Chaque consortium est décrit par une carte d’identité Chaque consortium est décrit par une carte d’identité Le champ “Participants” est lié à l’ANNUAIRE Le champ “Participants” est lié à l’ANNUAIRE Le champ “Documents liés” est lié à la BIBLIOTHEQUE Le champ “Documents liés” est lié à la BIBLIOTHEQUE Les cartes d’identité des Consortia peuvent être lues par les autres membres du projet selon les autorisations données à ces cartes Les cartes d’identité des Consortia peuvent être lues par les autres membres du projet selon les autorisations données à ces cartes Si du texte est écrit dans le champ “Flash news” alors ce texte sera affiché dans le lecteur de News concerné : Si du texte est écrit dans le champ “Flash news” alors ce texte sera affiché dans le lecteur de News concerné : – Si “WP5 seulement” alors affiché sur le lecteur interne du WP – Si “Management” alors affiché sur les lecteurs du WP et du management – Si “Autres WPs” alors affiché dans tous les lecteurs des WPs + celui du management – Si “Public” alors affiché dans tous les lecteurs + celui du site Web Paepard

12 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Plans d’action des Consortia Le format des plans d’action des consortia reste à définir mais on pourrait utiliser la proposition de Denis faite à Nairobi Cette partie de l’espace de travail est propre à WP5 qui gère les consortia, les autres WP peuvent la supprimer de leur espace Ou, selon l’organisation qui sera retenue, il est aussi envisageable que les consortia disposent de leur propres espace de travail Comment être informé et suivre les actions en cours ou programmées des consortia ? Chaque action menée par le consortium est (devrait être ?) définie dans son plan d’action Les plans d’actions Global et annuel peuvent être affichés dans cette zone, seules les couleurs des activités peuvent être modifiée pour matérialiser un changement d’état (en cours, terminée, retardée, bloquée …) Pour chaque activité du plan d’action, un dossier description des actions a été ouvert. Il contient le détail de l’activité, les participants, les différentes étapes, les résultats obtenus, les documents produits et des informations mensuelles sur le suivi) En cliquant sur l’activité dans le plan d’action, on accède directement au dossier qui la décrit. Ce plan d’action “colorié” et les dossiers description qui y sont liés sont automatiquement rendus accessibles au management

13 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Budget des Consortia Le format des budget des consortia reste à définir mais on pourrait utiliser la proposition de Denis faite à Nairobi Cette partie de l’espace de travail est propre à WP5 qui gère les consortia, les autres WP peuvent la supprimer de leur espace Ou, selon l’organisation qui sera retenue, il est aussi envisageable que les consortia disposent de leur propres espace de travail Comment être informé et suivre les dépenses des consortia ? Chaque action menée par les consortia et financée par PAEPARD est inscrite dans le budget du consortium Les budgets global et annuel peuvent être affichés dans cette zone. Seule les colonnes “Dépenses réelles” (en orange) peuvent être mises à jour. En renseignant régulièrement ces colonnes on affiche en ligne un état réel des dépenses du consortia. Le management peut accéder automatiquement à ce document de budget

14 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 BIBLIOTHEQUE Titre : Titre : WP3 workplan and budget Date : Date : 06/01/2014 Description : Description : This document contents all the information relative to the 4YE wP3 action plan and budget. This document was approved by FARA.. Auteurs : - - Toto COTUGNO - - Mickey MOUSE - - Dark VADOR Remarques : Remarques : WP3 chose to store only the last version of this document in the library. Flash news : The last WP3 work plan is available ! Type de document : - rapport de réunion - étude - - présentation Livrable / obligatoire (Dgroups) : Livrable / obligatoire (Dgroups) : yes/no Visibilité : Visibilité :- WP seulement - - Management - - autres WPs - - public Mots clés : Mots clés : budget, workplan Comment stocker, partager et trouver des documents pertinents produits par le WP ? Chaque document peut être décrit et stocké dans une librairie partagée Chaque document peut être décrit et stocké dans une librairie partagée Le champ “Auteurs” est lié à l’ANNUAIRE Le champ “Auteurs” est lié à l’ANNUAIRE Les documents peut être recherchés et affichés selon tous les critères disponibles Les documents peut être recherchés et affichés selon tous les critères disponibles Les documents peuvent être lus par les autres membres du projet ou par d’autres personnes selon les autorisations attribuées : Les documents peuvent être lus par les autres membres du projet ou par d’autres personnes selon les autorisations attribuées : – Si “WP seulement” : seuls les membres du WP peuvent le lire ou le télécharger – Si “Management” : le document est virtuellement copié dans la bibliothèque du management – Si “Autres WPs” : le document sera virtuellement ajouté à la librairie commune des WPs – Si “public” : le document sera accessible à partir de la page ressources du site Web Paepard – Le texte écrit dans le champs “Flash news” sera affiché dans le lecteur de News

15 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Directory Name : Name : Obione Kenobi Organization : Organization : blackstars research society Function : Function : Administrator Links with PAEPARD : Links with PAEPARD : belongs to several consortia launched by Paepard Adresse : Adresse : 175 empire road 23 Tataouine Phones : Phones :+33467895678 +336345678 Fax : Fax : +334674356 Email : Email :OB1@KnoB.ta Skypeid : Skypeid : OB1.KnoB Domains/Themes of skills : - Training - Networking Type of contact : - Research organization - Farmer organization - - NGO - Private sector …. Visibility : Visibility :- WP internal only - - Management - - others WPs - - public Key words : Key words : mango, East africa, waste Flash news : If you’re interested by mango waste, consult information about Dr Obione Kenobi ! How to store (for re-use or to share) relevant information on partners working with the WP? Each partner could be described and stored into an shared directory Each partner could be described and stored into an shared directory Partners could be search of displayed by all the available criteria Partners could be search of displayed by all the available criteria Partner information could be read by others projects members or people according given authorizations : Partner information could be read by others projects members or people according given authorizations : – If “WP internal only” : only the wp workspace users can read and use the card – If “Management” : the partner card will virtually be copied into the management partners directory – If “others WPs” ; the document will virtually be added to the WPs common partners directory – If “public” : the partner will be added into the Partner database managed on the Paepard website The optional text written in the “Flash news” field will be displayed into the News displayer The optional text written in the “Flash news” field will be displayed into the News displayer

16 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Action description folder Title : Title : Meeting to discuss about action plan Date beginning : Date beginning : 06/02/2014 Date end : Description : Description : Some actions from the current action plan need to be budgeted. This meeting aims to obtain a shared vision by partners of this budget. Participants : - - Thierry HELMER - - François LABASTIE - - Agnes CARBON Text : Decisions : The activity 3.2.3 is not a priority, so budget will be allocated to activity 3.2.1. Agnès is in charge to check the balance of the WP3 whole budget. Linked documents : - WP3 work plan and budget - Minutes of the MTM of February 2014 Links :- Paeard.blog/budget_meeting Flash news : Flash news : The WP3 budget is now terminated ! Achievements : Achievements : 100 % See also (others linked cards) : - - general meeting for budget Type of card : Type of card : - action follow up - meeting - - Skype meeting - - consortia monitoring Visibility : Visibility :- WP internal only - - Management - - others WPs Key words : Key words : budget, workplan How to keep a track of all the relevant actions of the WP ? Each action, event, meeting could be described and stored into an “action description folder” Each action, event, meeting could be described and stored into an “action description folder” “Participants” field is linked to the Directory (linked means that by clicking on the link you access to the whole information of the participant) “Participants” field is linked to the Directory (linked means that by clicking on the link you access to the whole information of the participant) “Linked documents” field is linked to the Library “Linked documents” field is linked to the Library "Flash news” field is linked to the News reader "Flash news” field is linked to the News reader Action descriptions folders could be search or displayed by all the available criteria Action descriptions folders could be search or displayed by all the available criteria Action descriptions folders could be read by others projects members according given authorizations Action descriptions folders could be read by others projects members according given authorizations

17 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Calls/Funding opportunities reader Theme n°1 Common Fund for Commodities -- Fourth Call for ProposalsDead line : 01/10/14 Common Fund for Commodities -- Fourth Call for Proposals Nestlé Foundation -- Research Grants in Nutrition Dead line : 21/11/17 Nestlé Foundation -- Research Grants in Nutrition Theme n°2 McKnight Foundation -- Agricultural Research for Mali, Burkina Faso, and Niger Dead line : 31/10/14 McKnight Foundation -- Agricultural Research for Mali, Burkina Faso, and Niger Presbyterian Hunger Program -- Grants for Agriculture and Related Themes Dead line : 01/04/16 Presbyterian Hunger Program -- Grants for Agriculture and Related Themes Theme n°3 Conservation International (CI) -- Women and Environment in East Africa Dead line : 12/05/14 Conservation International (CI) -- Women and Environment in East Africa New England Biolabs Foundation -- Grants for Grassroots Conservation Dead line : 08/03/19 New England Biolabs Foundation -- Grants for Grassroots Conservation Remark Remark : defining key words used to characterize and to sort funding information (and more, all the information used by Paepard), is a complicate work (wp3 includes in its work plan a dedicated activity for this job) How to be informed about relevant calls or funding opportunities ? Sorted and relevant information on calls and funding opportunities are automatically displayed in the reader Sorted and relevant information on calls and funding opportunities are automatically displayed in the reader By clicking on a line in the reader you access directly to the internet page of this call of funding opportunity (either on the Paepard blog or on a specific website) By clicking on a line in the reader you access directly to the internet page of this call of funding opportunity (either on the Paepard blog or on a specific website) This information could be also sent to others WPs reader or to the Paepard website reader This information could be also sent to others WPs reader or to the Paepard website reader This information is updated (removed after deadline especially) by the Communication manager This information is updated (removed after deadline especially) by the Communication manager

18 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Appointment manager Remark Remark : Doodle could be used for this need but according constraints expressed by users WP3 will test and choose the most suitable available free tool How to find a suitable date for a meeting ? Find a suitable date to organize a meeting Find a suitable date to organize a meeting Avoid email exchanges Avoid email exchanges List of participants could be established from the Directory List of participants could be established from the Directory

19 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 On line reporting meeting Sharon suggested that we look for an other tool as Skype for managing web meeting. We need a tool that takes into account more efficient communication when network is weak, that allows to work on line together on a same document and to display part of the laptop desk How to draw up a shared meeting report during a web meeting ? Keep a track of Skype meeting decisions Keep a track of Skype meeting decisions Share the report building among all the participants Share the report building among all the participants On-line reporting, on-line validation by attendees On-line reporting, on-line validation by attendees Once the Skype meeting ends, the contents of the shared editor is copied into a Word file and flushed for the next use. The World file could be stored into the Library and linked to an action description folder relative to the context of this Skype meeting. Once the Skype meeting ends, the contents of the shared editor is copied into a Word file and flushed for the next use. The World file could be stored into the Library and linked to an action description folder relative to the context of this Skype meeting.

20 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Document validation manager How to organize document validation by a group of people ? We encountered difficulties to validate our documents due to several versions circulating on emails and follow up of who has already validated or not We encountered difficulties to validate our documents due to several versions circulating on emails and follow up of who has already validated or not We need a doodle like tool where we could find the document to be validated and the name of people concerned by the validation We need a doodle like tool where we could find the document to be validated and the name of people concerned by the validation Every time a participant made a validation, he uses this tools to store his version of the document and to check in his name Every time a participant made a validation, he uses this tools to store his version of the document and to check in his name

21 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Collaborative document in meeting How to build in a collaborative way a document during a meeting ? During a web meeting or a meeting, participants need to work together on a same document (Word like document or Excel like document) During a web meeting or a meeting, participants need to work together on a same document (Word like document or Excel like document) Every participant of the meeting could update or add information in the shared document directly from his laptop Every participant of the meeting could update or add information in the shared document directly from his laptop The modifications are immediately displayed to the others participants The modifications are immediately displayed to the others participants

22 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Search engine by tags How to find in a single search all the different types of information related to a specific topic ? Different types of information are stored in the WP work space Different types of information are stored in the WP work space Each type of information has its own search engine but if you want to gather all the date available on a specific topic you need to search successively into the directory, the library, the action description folder, the News displayer Each type of information has its own search engine but if you want to gather all the date available on a specific topic you need to search successively into the directory, the library, the action description folder, the News displayer By adding tags (Keywords) on every type of information managed by the WP work space we can gather in a single search all the types of information which have this tag By adding tags (Keywords) on every type of information managed by the WP work space we can gather in a single search all the types of information which have this tag For instance, by searching the tag “Mango” we display on the same screen : For instance, by searching the tag “Mango” we display on the same screen : – People from the Directory involved into mango actions – Documents from the Library related to mango – Actions cards from action description folders speaking about mango – Calls and funding opportunities from the Call&funding reader linked to mango – News from the News displayer in relation with mango Beware !!! Defining a good set of tags to describe all the Paepard project activity is not easy Wp-communication has included in its work plan a collaborative work with project team players and partners to establish a tags dictionary relative to the Paepard project context. See here, an others example of using the tagshere

23 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 Tags cloud How to get an overview of the information contained in the workspace and how to move directly to that information? Tags used to describe information stored into the WP workspace are displayed as a cloud Tags used to describe information stored into the WP workspace are displayed as a cloud The taller is the word, the more it is used to describe information in the work space The taller is the word, the more it is used to describe information in the work space By clicking on a tag, for instance “Wheat” we display on the same screen : By clicking on a tag, for instance “Wheat” we display on the same screen : – People from the Directory involved into wheat actions or skills – Documents from the Library related to wheat – Actions cards from action description folders speaking about wheat – Calls and funding opportunities from the Call&funding reader linked to wheat – News from the News displayer in relation with wheat

24 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 WP activities follow up Consortia activities follow up ResourcesTools Dashboard News displayerInternal calendar Annual action plan Annual budget ID Consortia Action plan Consortia budget Library Directory Action description folder Call&Funding reader Internal links between tools Show external links Appointment manager On line reporting Search engine by tags Document validation manager Collaborative document

25 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 WP activities follow up Consortia activities follow up ResourcesTools Dashboard News displayerInternal calendar Annual action plan Annual budget ID Consortia Action plan Consortia budget Library Directory Action description folder Call&Funding reader External links between tools Management Management, others WPs, Website Management, others WPs, Paepard Website Blog, Dgroups, external Websites Show links between tools Appointment manager On line reporting Search engine by tags Document validation manager Collaborative document

26 Platform for African-European partnership in agricultural research for development (Phase III) Communication tools - PAEPARD II 4YE - WP Communication – Thierry HELMER - February 2014 REMARKS AFTER PRESENTATION Provide tools for collaborative work during a meeting (on line building document) Provide tools for collaborative work during a meeting (on line building document) Find a better tool than Skype for managing during a meeting : online voice discussion, on line displaying and sharing document Find a better tool than Skype for managing during a meeting : online voice discussion, on line displaying and sharing document Make the workspace generic in order to use it at several level of the project (decentralized versions with links to the upper level ) Make the workspace generic in order to use it at several level of the project (decentralized versions with links to the upper level )