Projet dharmonisation inter- conseils: les détails Congrès annuel de lACES Montréal, le 4 novembre 2013 Présenté par Gordana Krcevinac Directrice, Projet.

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1 Projet dharmonisation inter- conseils: les détails Congrès annuel de lACES Montréal, le 4 novembre 2013 Présenté par Gordana Krcevinac Directrice, Projet dharmonisation des BESC

2 Ordre du jour Raison dêtre de lharmonisation Contexte des BESC Phase de conceptualisation Mobilisation des intervenants Exécution des programmes de BESC harmonisés Échéancier de mise en œuvre Questions 2

3 Raison dêtre de lharmonisation 3

4 4 Assurer le leadership des trois organismes subventionnaires dans un contexte de formation en recherche et de carrières axées sur la recherche en constante évolution Éliminer les barrières à linnovation Répondre aux préoccupations de la communauté et des étudiants Maximiser la revue par les pairs Éliminer le double emploi dans les tâches administratives Renforcer la collaboration inter-conseils

5 Contexte des BESC 5

6 2003 Les Bourses détudes supérieures du Canada (BESC) sont mises sur pied par le gouvernement fédéral 105 millions de dollars par an sont alloués au soutien des meilleurs et des plus brillants candidats aux études supérieures au Canada Les trois organismes subventionnaires offrent 2 000 bourses de maîtrise et 2 000 bourses de doctorat 2007 27 millions de dollars supplémentaires sont alloués au programme Les trois organismes subventionnaires remettent 2 500 bourses de maîtrise et 2 500 bourses de doctorat Les BESC sont renommées pour rendre hommage à des chercheurs et entrepreneurs dexception : Alexander Graham Bell (Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie [CRSNG]), Frederick Banting et Charles Best (Instituts de recherche en santé du Canada [IRSC]) et Joseph-Armand Bombardier (Conseil de recherches en sciences humaines [CRSH]) 6

7 Processus antérieurs des concours pour lobtention de BESC M Organisme Université Organisme Université Organisme 7

8 Processus des concours pour lobtention de BESC D Organisme Université Organisme Université O O O 8

9 Contexte de lharmonisation 2008 Lancement des bourses de doctorat Vanier (167 par année ) 2010 Lancement des bourses postdoctorales Banting (70 par année) 2012 Formation de léquipe du projet dharmonisation interorganismes 9

10 Le secrétariat des bourses Vanier et Banting Une plateforme de demande Un formulaire de demande Mêmes critères de sélection Services Web partagés Gouvernance inter-conseils 10

11 Distribution des BESC par lorganisme Bourses détudes supérieures du Canada Bourses de maîtrise : 17 500 $ (1 an) Bourses de doctorat : 35 000 $ (jusquà 3 ans) Répartition des bourses par organisme CRSH : Maîtrise : 1 300, doctorat : 1 300 CRSNG : Maîtrise : 800, doctorat : 800 CRSNG : Maîtrise : 400, doctorat : 400 Suppléments pour études à létranger Michael Smith – Jusquà 6 000 $ pour étudier 6 mois à létranger. Doit bénéficier dune BESC. 11 CRSH 22 300 000 $CRSH 45 500 000 $ CRSNG 14 000 000 $CRSNG 28 000 000 $ CRSNG : 80CRSH : 125 IRSC : 45 Nombre de bourses disponibles par année par organisme subventionnaire Maîtrise * Doctorat * IRSC 14 000 000 $ IRSC 7 000 000 $ *Dépenses annuelles totales liées aux BESC par organisme

12 Financement direct global pour la formation 12 IRSC Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1 er cycle au postdoctorat) 55 000 000 $ CRSNG Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1 er cycle au postdoctorat) 116 000 000 $ CRSH Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1 er cycle au postdoctorat) 115 000 000 $

13 Survol des budgets visant la formation * Ne comprend pas les bourses stratégiques des IRSC 13 CRSHCRSNGIRSC BESC M22 800 000 $BESC M14 000 000 $BESC M7 000 000 $ BESC D45 500 000 $BESC D28 000 000 $BESC D14 000 000 $ BESC – Total68 300 000 $BESC – Total42 000 000 $BESC – Total21 000 000 $ Suppléments Michael Smith750 000 $ Suppléments Michael Smith480 000 $ Suppléments Michael Smith270 000 $ CRSH – Doctorat22 900 000 $ B. détudes sup. – Maîtrise2 200 000 $BEDE1 100 000 $ B. détudes sup. – Doctorat28 200 000 $ B. détudes sup. – Total30 400 000 $ Vanier8 300 000 $Vanier8 300 000 $Vanier8 300 000 $ Banting3 200 000 $Banting3 200 000 $Banting3 200 000 $ BRPC13 700 000 $ ESII – Maîtrise3 100 000 $ ESII – Doctorat2 500 000 $ ESII – Total5 600 000 $ BP11 600 000 $BP12 300 000 $BP21 000 000 $ Total – fonds directs115 000 000 $Total – fonds directs116 000 000 $Total – fonds directs54 800 000 $ FONCER (indirect)19 800 000 $ ISFRS (indirect)15 600 000 $ Étudiants recevant indirectement de laide par des subventions (2 500)40 000 000 $ Étudiants recevant indirectement de laide par des subventions (18 500) 282 000 000 $ Étudiants recevant indirectement de laide par des subventions ()130 100 000 $ Total global155 000 000 $Total global 417 800 000 $Total global199 700 000 $ * Ne comprend pas les bourses stratégiques des IRSC

14 Phase de conceptualisation 14

15 Tâches de léquipe du projet dharmonisation interorganismes Examiner dun œil critique la façon dont les trois organismes exécutent leur programme relatif aux BESC M et D et leurs autres programmes semblables Réexaminer certains des principes fondamentaux des programmes Évaluer les résultats des consultations menées récemment par les organismes Nouvelle conception Mise en œuvre 15

16 Principes fondamentaux du projet dharmonisation Intégration Simplicité Qualité du service Excellence Obligation de rendre compte 16

17 Objectifs de conception Simplifier les procédures et processus relatifs à la soumission dune demande et à la sélection des étudiants diplômés et des établissements denseignement postsecondaire Favoriser une meilleure harmonisation interorganismes des principales caractéristiques des possibilités de financement (critères dadmissibilité et de sélection, dates limites importantes, etc.) Offrir aux établissements denseignement postsecondaire canadiens la possibilité de faire un meilleur usage des bourses en tant quoutils pour recruter les meilleurs étudiants Offrir de nouvelles occasions pour les établissements et les organismes de rationaliser les tâches administratives et de favoriser lefficience dans un contexte de restrictions budgétaires Utiliser plus efficacement les ressources dévaluation par les pairs Réaliser des économies, offrir une plus grande souplesse et favoriser la réduction des obstacles inutiles qui touchent les mandats des organismes 17

18 Possibilités relatives à la conception : BESC M Éliminer les évaluations effectuées par les organismes Regrouper les activités liées au recrutement et à la prise de décision concernant les bourses au niveau de létablissement Financer les bourses au moyen de subventions versées aux établissements Le CRSNG renoncerait à offrir des bourses détudes supérieures à létranger 18

19 Modèle dentrée par rapport au modèle de sortie Modèle dentrée : létudiant fait une demande pour obtenir une BESC par lentremise de luniversité où il souhaite étudier Modèle de sortie : létudiant fait une demande pour une BESC par lentremise de luniversité quil fréquente au moment de la demande 19

20 Pourquoi un modèle dentrée? Pour que les universités puissent utiliser les BESC comme un outil de recrutement Pour aider les universités à retenir leurs meilleurs étudiants Pour poursuivre des objectifs stratégiques harmonisés avec les forces de létablissement Pour utiliser les bourses afin de soutenir lélaboration de nouveaux programmes de recherche Pour augmenter lefficience en éliminant la catégorie des demandeurs sans intermédiaire 20

21 Possibilités relatives à la conception : BESC D Le nouveau modèle sappliquerait aux BESC et aux bourses de doctorat propres aux organismes. Il faudrait revoir : les formulaires de demandes et la plateforme électronique, le CCV Règles dadmissibilité, le processus dévaluation, la revue par les pairs Politiques communes, réglements et pratiques administratives la méthode de calcul des quotas ladministration des fonds après loctroi 21

22 Portail des demandes Les organismes ont accepté dutiliser le Portail de recherche en tant que portail de demande unique Des ressources ont été allouées à la préparation dun formulaire en ligne Les trois éléments dune demande : 1) CV commun canadien 2) Renseignements concernant la demande 3) Pièces jointes 22

23 Suppléments pour études à létranger Michael Smith Intégrer des éléments de linitiative Suppléments pour études à létranger Michael Smith dans la demande dune BESC afin de simplifier le processus et de le rendre efficient Décentraliser encore plus le processus pour que lévaluation de ladmissibilité revienne à létablissement Apporter dautres changements pour faire connaître davantage le programme et faire augmenter le nombre de demandes 23

24 Mobilisation des intervenants 24

25 Activités de mobilisation Guide de discussion en ligne : 2 000 visiteurs pendant la période de consultation Courriel : observations reçues détudiants, dadministrateurs, de chercheurs et de doyens Sondage : réponses de 69 agents de liaison avec les étudiants et de 52 établissements Rencontres en personnes : rencontres avec 26 représentants dassociations partenaires qui ciblent les études supérieures Conseil consultatif : a fourni des conseils en matière de conception Présentations : lors de conférences et dautres rassemblements Consultation interne : avec le personnel des trois organismes subventionnaires 25

26 Commentaires sur la mobilisation Le projet arrive à un moment opportun, et il pourrait améliorer le système pour tous les utilisateurs Lharmonisation des BESC (modèle unique) soulève lenthousiasme Lharmonisation des dates limites à léchelle du pays est bien accueillie La souplesse en matière des sujets de recherche est aussi bien accueillie Le modèle dentrée et laugmentation possible de la charge de travail pour les établissements suscitent de lappréhension On note des préoccupations concernant les changements à la formule de quotas et les répercussions sur les établissements qui en découleraient 26

27 Exécution des programmes de BESC harmonisés 27

28 Processus de demande Portail unique pour les demandes-Portail de recherche Harmonisation des formulaires de demande Adoption du CV commun canadien Portail pour les administrateurs des bourses Adoption de dates limites à léchelle du pays Harmonisation des objectifs de formation en recherche Harmonisation des politiques, des règles et des règlements relatifs aux programmes, de ladministration des fonds après loctroi et des pratiques dévaluation du mérite virtuelles 28

29 Programme de BESC M harmonisé Adoption du modèle dentrée Les étudiants pourront faire une demande auprès dun maximum de cinq établissements Le processus de sélection ne comportera désormais quune étape au lieu de deux Les universités géreront le processus de sélection et lattribution des bourses; les organismes ne procéderont plus à la sélection centralisée à léchelle nationale Lévaluation de ladmissibilité des sujets soumis sera déléguée aux universités Les universités recevront leur quota de BESC par organisme. La formule de calcul sera fondée sur la distribution moyenne actuelle du nombre de bourses à chaque établissement (lieu de validité des bourses) au cours des trois dernières années. Quotas en vigueur pendant trois ans. 29

30 Processus actuels relatifs aux concours pour lobtention dune bourse de maîtrise 30 Université Organisme subven- tionnaire Université Demandeurs sans intermédiaire

31 Processus proposés relatifs aux concours pour lobtention dune bourse de maîtrise 31 Quotas Organisme

32 Programme de BESC D harmonisé Concours à léchelle nationale Portail unique pour les demandes et la recherche Adoption du CV commun canadien Adoption dun modèle de cogestion par tous les organismes (changement au processus des IRSC). Le quota visant les demandes demeure en vigueur en 2013 La formule de calcul des quotas sera revue Adoption de dates limites à léchelle du pays Processus de sélection virtuel 32

33 33 BESC D IRSC D CRSNG D CRSH D

34 Quotas des bourses 2 500 bourses de maîtrise pour les étudiants (BESC M) sont disponibles chaque année IRSC : 400 bourses, CRSNG : 800 bourses, CRSH :1 300 bourses Ces quotas sont établis pour les concours de 2014 à 2016 La formule pour calculer les quotas est basée sur la répartition moyenne du nombre de BESC M détenues à chaque université (lieu de validité des bourses) au cours des dernières années de concours. Les universités doivent attribuer les bourses selon le quota de BESC M reçues par année et par organisme – Ces bourses ne peuvent ni être reportées à une année subséquente ni être transférées à un autre organisme – Le quota demeure en vigueur pendant trois ans Au cours de lautomne, les organismes mettront au point un processus dattribution dun quota pour les nouveaux venus (universités) Les organismes reverront la formule de calcul pour la répartition des quotas 34

35 Changements administratifs Bourses versées aux établissements Élimination des obstacles structurels au niveau des organismes en ce qui concerne les questions dadmissibilité des sujets de recherche Rationalisation de ladministration des fonds après loctroi grâce à la collaboration directe avec les universités Rationalisation de la production des rapports Adoption dune structure de gouvernance du programme souple pour les trois organismes subventionnaires 35

36 Rôles et responsabilités Organismes : Exécuter le programme des BESC Fournir aux universités les politiques et les lignes directrices gouvernant le programme de BESC Fournir aux universités les quotas relatifs aux subventions pour les BESC M Fournir aux universités des outils harmonisés de gestion pour gérer le processus de sélection et les subventions pour le programme de BESC M, notamment : un portail commun pour la soumission des demandes sur le Web (le portail de recherche) des lignes directrices pour la sélection et ladministration des subventions par les universités les modalités relatives aux subventions qui doivent être fournies aux candidats retenus Soumettre des rapports distincts produits par les trois organismes au Parlement du Canada sur lutilisation des fonds destinés aux BESC et les résultats du programme Se réserver le droit dinterpréter et de faire respecter les politiques et les lignes directrices régissant le programme de BESC M établies dans la documentation publiée 36

37 Rôles et responsabilités Universités : Administrer le processus de sélection des étudiants pour attribuer les BESC M Respecter les politiques et les lignes directrices qui régissent le programme des BESC M Accepter les rôles et responsabilités décrits dans ce document Informer les candidats des résultats Gérer et administrer les subventions Utiliser les outils des organismes pour exécuter le programme de BESC M Faire rapport aux organismes de lutilisation des fonds destinés aux BESC M et des résultats du programme, pour chaque aspect du mandat des organismes Respecter les modalités de lentente (Entente sur ladministration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche ), y compris le cadre de référence (Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche)Entente sur ladministration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de rechercheCadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche 37

38 Annonce des résultats et des offres Portail pour les administrateurs des bourses 1 er April: Date unique pour annoncer les résultats du concours et pour afficher les offres de bourse Processus flexible Disponible à lannée 38

39 Production de rapport, surveillance, administration des fonds après loctroi Le travail dharmonisation se poursuit : Guide des boursiers Politiques (sur le congé parental, par exemple) Administration des fonds/production de rapport Révision des formules pour calculer les allocations et quotas Suppléments pour études à létranger Michael Smith Harmonisation des BESC D Groupe de travail des agents de liaison 39

40 Page web trois-agences 40

41 41

42 Portail de recherche photographie 42

43 43

44 44

45 Échéancier de mise en œuvre 45

46 Échéancier proposé 201220132014-20152015-2016 Lancement du projet sur lharmonisation des trois organismes subventionnaires (Complété) Conception du programme de BESC harmonisé (Complété) Mise en œuvre des changements à apporter au programme de BESC M (Complété) Compléter conception du programme BESC D Revue des formules pour calculer les allocations et quotas Compléter lévaluation du programme BESC Compléter lévaluation du programme Vanier IRSC développement dune stratégie de formation Mise en œuvre des changements à apporter au programme de BESC D 46

47 Échéances importantes Mi-septembre : Lancement du portail de recherche Début novembre: Lancement du portail des administrateurs des bourses 1 er décembre :Date limite de soumission des demandes pour obtenir une BESC M 1 er avril :Communication des résultats du concours 47

48 Des questions? 48

49 Merci! Des questions ou des commentaires? Veuillez communiquer avec léquipe responsable de lharmonisation des BESC à ladresse suivante : Harmonization@BESC-BESC.gc.ca 49