Guide de saisie - Autorisation d'absence

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1 Guide de saisie - Autorisation d'absence
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2 NOM Inscrire votre nom. RETOUR

3 PRÉNOM Inscrire votre prénom. RETOUR

4 NUMÉRO DU DOCUMENT Ne rien inscrire. RETOUR

5 RETOUR NUMÉRO D’ASSURANCE SOCIALE
Inscrire votre numéro d’assurance sociale. RETOUR

6 NOM VALIDEUR Inscrire les sept (7) premières lettres consécutives ou moins du nom de famille de l’employé, ne pas inscrire de trait d’union, d’apostrophe ou de point. Ex. : Lachance LACHANC Roy ROY Roy-Bernard ROYBERN Ste-Marie STEMARI O’Neil ONEIL RETOUR

7 DIRECTION Inscrire le nom de votre direction. RETOUR

8 RETOUR UNITÉ ADMINISTRATIVE
Inscrire le nom de votre unité administrative, s’il y a lieu. RETOUR

9 RETOUR ADRESSE ET LIEU DE TRAVAIL
Inscrire l’adresse de travail, l’édifice et le numéro de l’étage. RETOUR

10 CODE DE GESTION Inscrire le centre de responsabilité de votre unité administrative. Vous pouvez obtenir cette information auprès de votre gestionnaire. RETOUR

11 CATÉGORIE D’EMPLOI Cocher votre catégorie d’emploi. RETOUR

12 STATUT D’EMPLOI Cocher votre statut d’emploi. RETOUR

13 CODE D’ABSENCE Inscrire le code correspondant à la nature de l’absence. Liste des code d’absence – cliquez-ici RETOUR

14 Liste des codes d’absence - Page 1 / 5
Congés avec traitement 110 Vacances annuelles 114 Heures supplémentaires compensées 116 Temps d’assignation 120 Maladie - Préciser la nature de la maladie et joindre un certificat médical, s’il y a lieu 122 Crédit horaire de l’horaire variable 123 Congé compensatoire (aménagement et réduction du temps de travail) : 124 Remise de jours fériés  - Préciser le jour férié ainsi reporté et la raison du report 125 Congé en compensation de la Loi concernant les conditions de travail dans le secteur public et le secteur municipal (L.Q. 102, 1993, c. 37) 126 Crédit de session 128 Heures de temps intermédiaire compensées 132 Heures supplémentaires accumulées lors de séjours sur lieux de surveillance et d’exploitation 134 Heures supplémentaires accumulées lors de travail en infiltration 136 Congé tenant lieu d’allocation d’ambiance 138 Congé pour affaires personnelles; utilisation des vacances 140 Congé mobile ­ ­ ­ Congé de préretraite ­ ­ ­ Départ volontaire; utilisation des congés de maladie Page suivante

15 Liste des codes d’absence - Page 2 / 5
Congés pour événements familiaux 310 Mariage de l’employé - Préciser la date 312 Mariage de ses père, mère, fils, fille, frère, sœur - Préciser le lien de parenté et la date 314 Décès du conjoint, fils, fille - Préciser la date des funérailles 316 Décès de ses père, mère, frère, sœur : - Préciser le lien de parenté et la date des funérailles 317 Décès d’un enfant à charge (si précisé comme tel dans la convention collective)  - Idem au code 314 318 Décès de ses belle-mère, beau-père, beau-frère, belle-sœur, gendre, bru, grand-père, grand-mère, qui résidait au domicile  - Idem au code 316 320 Décès de ses belle-mère, beau-père, beau-frère, belle-sœur, gendre, bru, grand-père, grand-mère, qui ne résidait pas au domicile ou décès de l’enfant de son conjoint : - Idem au code 316 322 Un des événements relatifs aux codes 312, 316, 317 ou 320 et se produisant à plus de 241 km  - Préciser le lieu de l’événement et la distance de votre résidence 324 Changement de lieu de domicile - Fournir la nouvelle adresse 326 Présence requise auprès de sa famille immédiate, pour une raison sérieuse, urgente et imprévisible – Énoncer les raisons à l’appui de la demande de façon que le sous-ministre puisse juger du caractère sérieux, urgent et imprévisible de la situation 328 Réserve de congés pour événements familiaux – Préciser le nombre de jours ainsi utilisés Page suivante

16 Liste des codes d’absence - Page 3 / 5
Congés spéciaux avec traitement 410 Pour appel de classement : présence à l’enquête demandée par le comité ad hoc ou à la séance d’arbitrage - Préciser à quel titre votre présence est requise et annexer l’avis de convocation 410 Pour remise de congé hebdomadaire à la suite d’une participation à un comité de sélection, d’avancement de classe, de changement de grade ou de promotion - Préciser la date du congé hebdomadaire ainsi reporté 410 Pour participer à un examen d’avancement de classe, de promotion ou de changement de grade à titre de candidat  - Joindre l’avis de convocation 410 Pour comparution devant la Commission des affaires sociales ou devant un arbitre dans une cause concernant votre régime de retraite  - Annexer l’avis de convocation 412 Don de sang  - Transmettre l’attestation délivrée par la Croix-Rouge 414 Déménagement à la demande de l’employeur – Préciser le lieu du port d’attache actuel et le lieu du futur de même que la distance entre les deux. Préciser la nouvelle adresse, s’il y a lieu. 416 Départ volontaire 420 Congé spécial pour situation exceptionnelle  - Préciser les motifs justifiant le congé. 422 Absence pour activités liées à la santé et sécurité au travail 424 Accident du travail (jour de l’accident) Page suivante

17 Liste des codes d’absence - Page 4 / 5
Congé pour affaires judiciaires 510 Juré - Joindre l’avis délivré par l’autorité judiciaire. 512 Témoin dans une cause où l’employé n’est pas partie ou témoin dans une cause où il est l’une des parties en raison de faits survenus dans l’exercice de ses fonctions  - Joindre la citation à comparaître ou tout autre avis délivré par l’autorité judiciaire. 514 Témoin expert  - Joindre l’avis délivré par l’autorité judiciaire et transmettre par la suite l’avis de taxation comme témoin si vous avez reçu pareil paiement pour votre témoignage. - Témoin dans une cause où l’employé est l’une des parties  - Idem au code 512 Développement des ressources humaines 520 Congé avec traitement pour participer à une activité de formation ou de perfectionnement, à un congrès, à un colloque, à des études à temps partiel  - Préciser la date, le lieu et la nature du mode de perfectionnement et si celui-ci est prévu au plan annuel de développement des ressources humaines. 522 Activité professionnelle – Congé sans traitement pour participer à une activité de formation ou de perfectionnement, à un congrès, à un colloque ou à des études à temps partiel  - Idem au code 520 Divers 118 Déclaration des retards ou départs hâtifs 220 Relevé provisoire de fonction 614 Audition d’un plaignant (cas d’arbitrage) Page suivante

18 Liste des codes d’absence - Page 5 / 5
Congés parentaux 700 Visite médicale reliée à la grossesse; congé spécial avec traitement; - joindre un certificat médical. 710 Complication ou danger d’interruption de grossesse; utilisation des congés de maladie  - joindre un certificat médical attestant de la grossesse et de la date prévue pour la naissance et préciser la durée prescrite de l’arrêt de travail. 712 Interruption de grossesse naturelle ou provoquée légalement : utilisation des congés de maladie - Idem au code 710. ­ ­ ­ Interruption de grossesse naturelle ou provoquée légalement; assurance-salaire  - Idem au code 710. 714 Visite chez un professionnel de la santé liée à la grossesse; utilisation des congés de maladie – Joindre un certificat médical. ­ ­ ­ Visite chez un professionnel de la santé liée à la grossesse; assurance salaire : - Idem au code 714. 716 Congé social à l’employé dont la conjointe accouche  - Préciser la date de l’accouchement et la date de retour à la maison. 718 Congé pour adoption  - Joindre une copie du contrat de placement d’un enfant en vue de son adoption délivré par le ministère des Affaires sociales. 720 Congé social lors de l’adoption d’un enfant  - Idem au code 718. 730 Congé pour responsabilités parentales; utilisation des congés de maladie  - Joindre une preuve justifiant une telle absence. ­ ­ ­ Congé en vue de l’adoption d’un enfant ­ ­ ­ Congé pour un déplacement hors du Québec en vue d’une adoption ­ ­ ­ Congé de maternité et son extension  - Joindre un certificat médical attestant de la grossesse et de la date prévue pour la naissance. ­ ­ ­ Prolongation du congé de maternité ou pour adoption  - Dans le cas de partage du congé entre l’employée et son conjoint, préciser les modalités de ce partage et identifier l’employeur du conjoint. ­ ­ ­ Retrait préventif  - Joindre un certificat médical attestant la grossesse et la date prévue pour la naissance. RETOUR

19 SOUS-CODE D’ABSENCE Ne rien inscrire. RETOUR

20 ABSENCE TOTALE Inscrire la DURÉE TOTALE DE L’ABSENCE, soit le nombre de « jours / heures, minutes » selon l’horaire de l’employé. Si moins de une (1) journée, inscrire les heures et les minutes. Toutes les cases de ce bloc doivent être remplies par des « 0 » aux endroits où l’on n’indique rien. Employé avec horaire de 35 heures/semaine Ex. : absence de 3 jours et 3 heures 30 minutes : Jour(s) 003 Heures 03 Minutes 30 Ex. : absence d’un demi-jour : Jour(s) 000 Heures 03 Minutes 30 Employé avec horaire de 35 heures/semaine avec accumulation de congés compensatoires Ex. rémunération de 32 heures pour un travail de 35 heures, soit 6 heures 24 minutes par jour ou 3 heures 12 minutes par demi-jour Absence de 3 jours et demi : Jour(s) 003 Heures 03 Minutes 12 Employé avec horaire réduit Ex. : horaire de 4 jours de 8 heures, avec congé le vendredi Absence de 4 jours et demi : Jour(s) 004 Heures 04 Minutes 00 RETOUR

21 DATE DU DÉBUT Inscrire la date de début de l’absence. RETOUR

22 HEURE DE DÉBUT Inscrire l’heure de début de l’absence selon votre horaire de travail. EX. : 13 h 00 et non pas 1 h 00. RETOUR

23 DEMI-JOUR Cocher le demi-jour correspondant à l’heure de début de l’absence (am ou pm). RETOUR

24 DATE DE FIN Inscrire la date de retour au travail de l’employé. La date de retour au travail ne peut pas correspondre à un jour de congé prévu au calendrier de travail ou à l’horaire de l’employé. RETOUR

25 HEURE DE FIN Inscrire l’heure de retour au travail. RETOUR

26 DEMI-JOUR Cocher le demi-jour correspondant à l’heure de retour au travail (am ou pm). RETOUR

27 DATE DE DÉBUT Inscrire la date de début de l’absence. RETOUR

28 HEURE DE DÉBUT Inscrire l’heure de début de l’absence. RETOUR

29 AM OU PM Cocher le demi-jour correspondant à l’heure de début de l’absence (am ou pm). RETOUR

30 DATE DE FIN Inscrire la date de retour au travail de l’employé. La date de retour au travail ne peut pas correspondre à un jour de congé prévu au calendrier de travail ou à l’horaire de l’employé. RETOUR

31 HEURE DE FIN Inscrire l’heure de retour au travail. RETOUR

32 AM OU PM Cocher le demi-jour correspondant à l’heure de retour au travail (am ou pm). RETOUR

33 RETOUR POUR LE MOTIF SUIVANT
Indiquer le motif de l’absence. Si c’est une absence sans traitement, inscrire le numéro de l’article des conditions de travail et le nombre de périodes de paie pour répartir la coupure, s’il y a lieu. Vous pouvez obtenir plus d’information auprès de votre gestionnaire. RETOUR

34 RETOUR DÉTAILS DE LA DEMANDE
Inscrire des précisions sur la demande, s’il y a lieu. RETOUR

35 RETOUR SIGNATURE DE L’EMPLOYÉ
Signer le formulaire et inscrire la date. Vous devez acheminer le formulaire selon les règles établies dans votre organisation (autorisation et signature des gestionnaires). RETOUR

36 RETOUR RECOMMANDATION DU SUPÉRIEUR AUTORISÉ
Toute personne autorisée par le gestionnaire ou la gestionnaire peut remplir cette partie de la section. RETOUR

37 RETOUR DÉCISION DU GESTIONNAIRE AUTORISÉ
Le gestionnaire, autorisé en vertu du plan de délégation, signe et inscrit la date. RETOUR

38 RETOUR POUR LES AUTRES ABSENCES
Compléter cette partie pour une absence non codifiée. Absences non codifiées : absences avec prestations (ex. : invalidité, préretraite, droits parentaux, etc.) ou sans traitement. EXEMPLE : CONGÉ SANS TRAITEMENT Il ne faut pas inscrire sur un même formulaire des absences avec code et des absences sans code; ces dernières doivent être acheminées au Centre de gestion de la rémunération pour traitement sur la paie. Consultez la liste des codes d’absence pour plus de détails : Liste des code d’absence – cliquez-ici RETOUR

39 Liste des codes d’absence - Page 1 / 5
Congés avec traitement 110 Vacances annuelles 114 Heures supplémentaires compensées 116 Temps d’assignation 120 Maladie - Préciser la nature de la maladie et joindre un certificat médical, s’il y a lieu 122 Crédit horaire de l’horaire variable 123 Congé compensatoire (aménagement et réduction du temps de travail) : 124 Remise de jours fériés  - Préciser le jour férié ainsi reporté et la raison du report 125 Congé en compensation de la Loi concernant les conditions de travail dans le secteur public et le secteur municipal (L.Q. 102, 1993, c. 37) 126 Crédit de session 128 Heures de temps intermédiaire compensées 132 Heures supplémentaires accumulées lors de séjours sur lieux de surveillance et d’exploitation 134 Heures supplémentaires accumulées lors de travail en infiltration 136 Congé tenant lieu d’allocation d’ambiance 138 Congé pour affaires personnelles; utilisation des vacances 140 Congé mobile ­ ­ ­ Congé de préretraite ­ ­ ­ Départ volontaire; utilisation des congés de maladie Page suivante

40 Liste des codes d’absence - Page 2 / 5
Congés pour événements familiaux 310 Mariage de l’employé - Préciser la date 312 Mariage de ses père, mère, fils, fille, frère, sœur - Préciser le lien de parenté et la date 314 Décès du conjoint, fils, fille - Préciser la date des funérailles 316 Décès de ses père, mère, frère, sœur : - Préciser le lien de parenté et la date des funérailles 317 Décès d’un enfant à charge (si précisé comme tel dans la convention collective)  - Idem au code 314 318 Décès de ses belle-mère, beau-père, beau-frère, belle-sœur, gendre, bru, grand-père, grand-mère, qui résidait au domicile  - Idem au code 316 320 Décès de ses belle-mère, beau-père, beau-frère, belle-sœur, gendre, bru, grand-père, grand-mère, qui ne résidait pas au domicile ou décès de l’enfant de son conjoint : - Idem au code 316 322 Un des événements relatifs aux codes 312, 316, 317 ou 320 et se produisant à plus de 241 km  - Préciser le lieu de l’événement et la distance de votre résidence 324 Changement de lieu de domicile - Fournir la nouvelle adresse 326 Présence requise auprès de sa famille immédiate, pour une raison sérieuse, urgente et imprévisible – Énoncer les raisons à l’appui de la demande de façon que le sous-ministre puisse juger du caractère sérieux, urgent et imprévisible de la situation 328 Réserve de congés pour événements familiaux – Préciser le nombre de jours ainsi utilisés Page suivante

41 Liste des codes d’absence - Page 3 / 5
Congés spéciaux avec traitement 410 Pour appel de classement : présence à l’enquête demandée par le comité ad hoc ou à la séance d’arbitrage - Préciser à quel titre votre présence est requise et annexer l’avis de convocation 410 Pour remise de congé hebdomadaire à la suite d’une participation à un comité de sélection, d’avancement de classe, de changement de grade ou de promotion - Préciser la date du congé hebdomadaire ainsi reporté 410 Pour participer à un examen d’avancement de classe, de promotion ou de changement de grade à titre de candidat  - Joindre l’avis de convocation 410 Pour comparution devant la Commission des affaires sociales ou devant un arbitre dans une cause concernant votre régime de retraite  - Annexer l’avis de convocation 412 Don de sang  - Transmettre l’attestation délivrée par la Croix-Rouge 414 Déménagement à la demande de l’employeur – Préciser le lieu du port d’attache actuel et le lieu du futur de même que la distance entre les deux. Préciser la nouvelle adresse, s’il y a lieu. 416 Départ volontaire 420 Congé spécial pour situation exceptionnelle  - Préciser les motifs justifiant le congé. 422 Absence pour activités liées à la santé et sécurité au travail 424 Accident du travail (jour de l’accident) Page suivante

42 Liste des codes d’absence - Page 4 / 5
Congé pour affaires judiciaires 510 Juré - Joindre l’avis délivré par l’autorité judiciaire. 512 Témoin dans une cause où l’employé n’est pas partie ou témoin dans une cause où il est l’une des parties en raison de faits survenus dans l’exercice de ses fonctions  - Joindre la citation à comparaître ou tout autre avis délivré par l’autorité judiciaire. 514 Témoin expert  - Joindre l’avis délivré par l’autorité judiciaire et transmettre par la suite l’avis de taxation comme témoin si vous avez reçu pareil paiement pour votre témoignage. - Témoin dans une cause où l’employé est l’une des parties  - Idem au code 512 Développement des ressources humaines 520 Congé avec traitement pour participer à une activité de formation ou de perfectionnement, à un congrès, à un colloque, à des études à temps partiel  - Préciser la date, le lieu et la nature du mode de perfectionnement et si celui-ci est prévu au plan annuel de développement des ressources humaines. 522 Activité professionnelle – Congé sans traitement pour participer à une activité de formation ou de perfectionnement, à un congrès, à un colloque ou à des études à temps partiel  - Idem au code 520 Divers 118 Déclaration des retards ou départs hâtifs 220 Relevé provisoire de fonction 614 Audition d’un plaignant (cas d’arbitrage) Page suivante

43 Liste des codes d’absence - Page 5 / 5
Congés parentaux 700 Visite médicale reliée à la grossesse; congé spécial avec traitement; - joindre un certificat médical. 710 Complication ou danger d’interruption de grossesse; utilisation des congés de maladie  - joindre un certificat médical attestant de la grossesse et de la date prévue pour la naissance et préciser la durée prescrite de l’arrêt de travail. 712 Interruption de grossesse naturelle ou provoquée légalement : utilisation des congés de maladie - Idem au code 710. ­ ­ ­ Interruption de grossesse naturelle ou provoquée légalement; assurance-salaire  - Idem au code 710. 714 Visite chez un professionnel de la santé liée à la grossesse; utilisation des congés de maladie – Joindre un certificat médical. ­ ­ ­ Visite chez un professionnel de la santé liée à la grossesse; assurance salaire : - Idem au code 714. 716 Congé social à l’employé dont la conjointe accouche  - Préciser la date de l’accouchement et la date de retour à la maison. 718 Congé pour adoption  - Joindre une copie du contrat de placement d’un enfant en vue de son adoption délivré par le ministère des Affaires sociales. 720 Congé social lors de l’adoption d’un enfant  - Idem au code 718. 730 Congé pour responsabilités parentales; utilisation des congés de maladie  - Joindre une preuve justifiant une telle absence. ­ ­ ­ Congé en vue de l’adoption d’un enfant ­ ­ ­ Congé pour un déplacement hors du Québec en vue d’une adoption ­ ­ ­ Congé de maternité et son extension  - Joindre un certificat médical attestant de la grossesse et de la date prévue pour la naissance. ­ ­ ­ Prolongation du congé de maternité ou pour adoption  - Dans le cas de partage du congé entre l’employée et son conjoint, préciser les modalités de ce partage et identifier l’employeur du conjoint. ­ ­ ­ Retrait préventif  - Joindre un certificat médical attestant la grossesse et la date prévue pour la naissance. RETOUR