VDX – Livraison électronique de documents aux usagers Mai, 2012.

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1 VDX – Livraison électronique de documents aux usagers Mai, 2012

2 Livraison électronique - Contexte La présentation qui suit décrit les étapes à suivre pour attacher un document à une transaction VDX, et ensuite donner accès à ce document, en format PDF à lusager. Historique: Testée et documentée de janvier à avril 2011. Présentation du fonctionnement au sous comité des bibliothèques de la CREPUQ en novembre 2011. Pas de recommandations CREPUQ. Chaque établissement est libre de faire ce quil désire mais il est recommandé de demander un avis juridique. Première implantation prévue: Juin 2012.

3 Livraison électronique - Contexte Livraison sécurisée et droit dauteur: Lavis à lusager expédié par VDX contient un texte en regard de la loi et du respect du droit dauteur. Laccès au document via un lien url sur un serveur distant sécurisé. Laccès au document seffectue préalablement avec laffichage dune page WEB rappelant le respect du droit dauteur. Cette page contient un bouton dacceptation. Le document lui-même peut contenir une page de garde qui réitère les conditions dutilisation. Leffacement du document sur le serveur sécurisé de façon automatique par latteinte dune ou plusieurs conditions délimination.

4 Livraison électronique - Configuration dAriel Dans la barre de menu dAriel / Settings Préférences, dans le menu déroulant Onglet Mail Paramétrer adéquatement Ariel pour pouvoir expédier des courriels. Au besoin, demander de laide à votre bureau des systèmes afin de saisir les variables appropriées.

5 Livraison électronique - Configuration dAriel Création dune entrée VDX dans lAddress book Dans la barre de menu dAriel: Address Book Sélectionner Entries dans le menu déroulant. Cliquer sur le bouton Add. Inscrire un Alias (VDX) Inscrire ladresse courriel appropriée de VDX Cliquer sur OK pour enregistre r

6 Livraison électronique - Configuration de VDX Limiter laccès de lusager au document électronique Il est possible de limiter laccès au document électronique en paramétrant certaines permissions. Une fois cette ou ces permissions atteintes, le document est automatiquement effacé. Ces permissions sont : Nombre de fois que lusager peut accéder au document (2 fois, 3 fois, etc…) Temps que lusager peut accéder au document, en nombre de jours à partir de la première visualisation du document. Nombre de jours écoulés depuis lenvoi de lavis de réception du document à lusager. Combinaison possible de ces trois variables.

7 Livraison électronique - Configuration de VDX Avis de réception ExtracDoc Nouvel Avis à lusager par le programme ExtracDoc. Avis envoyé automatiquement à lusager lorsque laction Réception document est faite sur la transaction, contient un lien URL qui lui permet davoir accès à son document. Deux conditions nécessaires pour déclencher lAvis ExtracDoc: Type de service = Copie Mode de Livraison = Courriel, Ariel via courriel, Ariel via FTP, Transfert de fichier (FTP) ou WebPDF. Sinon VDX déclenche lAvis de réception standard, sans les coordonnées donnant accès au document

8 livraison électronique - Opérations dans Arie l Document reçu via ARIEL Sélectionner un document dans la fenêtre Received Queue dAriel Cliquer sur licône Send dAriel

9 Livraison électronique - Opérations dans Ariel Document reçu via Ariel (suite) Inscrire le Document ID comme suit: vdx_numéro emprunteur Cliquer Include Coversheet pour insérer une page de garde contenant les avis sur le droit dauteur et les permissions daccès Inscrire lAlias VDX à Destination To: Cliquer sur OK pour transmettre le document dans la transaction VDX

10 Livraison électronique - Opérations dans Ariel Document reçu par Courriel Sauvegarder le document dans un dossier accessible par le poste Ariel Dans la barre de menu dAriel, cliquer sur Document Sélectionner Import dans le menu déroulant. Sélectionner ensuite Send comme option

11 Livraison électronique - Opérations dans Ariel Document reçu par Courriel (suite) Dans la fenêtre Import dAriel, sélectionner le document approprié Cliquer ensuite sur le bouton Ouvrir

12 Livraison électronique - Opérations dans Ariel Document reçu par Courriel (suite) Inscrire le Document ID comme suit: vdx_numéro emprunteur Cliquer Include Coversheet pour insérer une page de garde contenant les avis sur le droit dauteur et les permissions daccès Inscrire lAlias VDX à Destination To Cliquer sur OK pour transmettre le document dans la transaction VDX

13 Livraison électronique - Opérations dans VDX Après avoir joint les documents aux transactions VDX à laide dAriel, aller au module Recherche avancée de VDX et faire la recherche suivante : Inclure demandes terminées et inclure demandes infructueuses État: Reçu par courriel ou par FTP

14 Livraison électronique - Opérations dans VDX Toutes les transactions pour lesquelles vous venez dattacher un document safficheront. Action: Réception document. Termine la transaction et transmettre lAvis ExtracDoc à lusager.

15 Livraison électronique – Opérations dans VDX Ajout dun document électronique sans ARIEL

16 Livraison électronique – Opérations dans VDX Ajout dun document électronique sans ARIEL (suite)

17 Livraison électronique – Opérations dans VDX Ajout dun document électronique sans ARIEL (suite)

18 Livraison électronique - Point de vue de lusager Avis de réception (ExtracDoc)

19 Livraison électronique - Point de vue de lusager Avant davoir accès au document en format PDF, lusager doit accepter une Déclaration de Copyright, en cliquant sur le bouton OK

20 Livraison électronique – Point de vue de lusager LOGO de létablissement CREPUQ Nom de la bibliothèque Service du prêt entre bibliothèques Adresse 1 Adresse 2 Ville, Province, Pays Code postale Tél : (999) 999-9999 Fax : (999) 999-9998 @ : colombo@universite.crepuq.cacolombo@universite.crepuq.ca Web : www.colombo.universite.ca/PEB/www.colombo.universite.ca/PEB/ CETTE REPRODUCTION DUNE ŒUVRE PROTÉGÉE PAR LA LOI CANADIENNE SUR LE DROIT DAUTEUR NE PEUT ÊTRE UTILISÉE QUÀ DES FINS DÉTUDE PRIVÉE OU DE RECHERCHE (L.R.C. 1985, c C-42, ART. 30.2 OU 30.21). TOUT USAGE À DAUTRES FINS EXIGE LAUTORISATION DU TITULAIRE DES DROITS. DES RECOURS CIVILS ET CRIMINELS SONT PRÉVUS EN CAS DE VIOLATION DU DROIT DAUTEUR. Cette copie numérique ne peut être utilisée que pour la reproduction dune copie papier pour le demandeur. Cette copie numérique doit être détruite après la reproduction de la copie papier. Coversheet dAriel, page de garde contenant les directives et lavis sur le droit dauteur

21 Livraison électronique – Point de vue de lusager

22 Lusager peut également avoir accès à son document via ZPortal sous le module Mes recherches. Il doit par contre sélectionner parce que ces demandes sont terminées dans VDX.

23 Livraison électronique – Conclusion Révision en cours de la loi du droit dauteur qui pourrait changer notre problématique. Documentation complète sur demande.