Système de Téléphonie Teckn-O-Laser Département des Technologie de lInformation Version 1.01, 10-juin-2005.

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1 Système de Téléphonie Teckn-O-Laser Département des Technologie de lInformation Version 1.01, 10-juin-2005

2 Contexte du Système Actuel Laugmentation des pannes augmente de façon alarmante causant ainsi: – Dans une certaine mesure, un désagrément auprès de la clientèle – Un niveau restreint de productivité des utilisateurs – Et conséquemment, un certain impact sur la profitabilité de lentreprise Le système actuel ne répond plus aux besoins Le système actuel est trop souvent défectueux et coûteux à réparer, est limité, non évolutif et noffre aucune relève Le système actuel aurait besoin dune importante mise à jour qui serait trop coûteuse par rapport à labsence de gain de fonctionnalité. De plus les avantages souhaités ne sont pas disponibles

3 Observation des pannes Importantes de Système Voici la liste des dernières pannes observées par Sylvie Roy depuis Novembre 2004 Voici la liste des dernières pannes observées par Sylvie Roy depuis Novembre 2004 Boîtes vocales nembarquent pas, 3-11-04 Boîtes vocales nembarquent pas 10-11-04, 11h49 Boîtes vocales nembarquent pas 12-11-04, 11h04 Panne générale 18-11-04, 14h10 Panne générale 1-12-04, 15h55 Panne générale 3-12-04, 8h30 Boîtes vocales nembarquent pas 15-12-04, 14h53 Boîtes vocales nembarquent pas 20-12-04, 16h30 Boîtes vocales nembarquent pas 18-01-05, 14h30 Boîtes vocales nembarquent pas 20-01-05, 15h35 Panne générale 7-03-05, 15h10 Boîtes vocales nembarquent pas 23-03-05, 10h50 Panne générale 15-04-05, 10h15 Boîtes vocales nembarquent pas 19-04-05, 14h45 Boîtes vocales nembarquent pas 22-04-05, 11h19 Boîtes vocales nembarquent pas 25-04-05, 9h30 Boîtes vocales nembarquent pas 29-04-05, 14h50 Panne général 3-05-05, 11h45 Boîtes vocales nembarquent pas 5-05-05, 14h00 Panne général 13-05-05, 9h15 Boîtes vocales nembarquent pas 13-05-05, 13h18 Boîtes vocales nembarquent pas 24-05-05, 11h50 Panne général 25-05-05, 13h25 Panne général 26-05-05, 14h00 Boîtes vocales nembarquent pas 27-05-05, 10h40 Boîtes vocales nembarquent pas 30-05-05, 14h05 Boîtes vocales nembarquent pas 2-06-05, 10h40 Boîtes vocales nembarquent pas 6-06-05, 10h00

4 Recommandations Il faudrait remplacer le système en entier, une mise à jour ne suffirait pas et ne pourrait de toute façon pas répondre aux besoins Il faudrait choisir un fournisseur denvergure nationale afin de garantir un service rapide et adéquat dans toutes les régions Il faudrait choisir un système hybride qui permet autant la téléphonie analogue que IP. Ceci permettrait de réutiliser tous les appareils téléphoniques analogues que lentreprise possèdent Maintenant que la technologie supporte mieux la convergence voix et données. Ce même système devrait être doté des fonctionnalités nécessaires afin de permettre une étroite intégration aux différents systèmes de données de Teckn-O- Laser

5 Soumissionnaires Bell Canada Bell Canada Techno-Services Techno-Services, revendeur Telus (Telus ne fait pas de ventes directes de systèmes) ExcelTelecom ExcelTelecom (revendeur de Bell) TelTech TelTech (revendeur Avaya)

6 Analyse Sommaire Comparative

7 Évaluation des soumissionnaires Bell Canada – Avantages Expérience et réputation du fournisseur au dessus de la moyenne Excellente qualité du support et du service Haut niveau de récupération et dintégration du matériel existant Le seul soumissionnaire qui a effectué volontairement une analyse de site complète avant de remettre sa soumission 2 personnes-ressources attitrées au même compte, 1 pour la voix et 1 pour les données Couverture géographique nationale Haut niveau dimputabilité. Point de contact unique pour lensemble des besoins en télécommunication – Désavantages Facturation imprécise et peut être difficile à déchiffrer (exige un suivi adéquat)

8 Évaluation des soumissionnaires (2) Excel Telecom – Avantages Expérience et réputation du fournisseur dans la moyenne Qualité du support et du service incertaine Niveau adéquat de récupération et dintégration du matériel existant – Désavantages Ce soumissionnaire a procéder à une analyse de site très sommaire avant de remettre sa soumission Ce soumissionnaire est un intermédiaire (revendeur de Bell), il pourrait donc y avoir une possibilité de délais supplémentaires lors dune panne ou lorsque quil y a une demande de service pour les sites en dehors du Québec

9 Évaluation des soumissionnaires (3) Telus (Techno-Services) – Avantages Couverture géographique nationale par Telus mais non par le soumissionnaire (Techno-Services) – Désavantages Expérience et réputation du fournisseur (Telus) sous la moyenne Qualité du support et du service médiocre et dans plusieurs cas inacceptable Ce soumissionnaire na pas proposé de solution pour la récupération et lintégration du matériel existant Ce soumissionnaire na pas proposé de solution pour la récupération et lintégration du matériel existant Ce soumissionnaire na pas procédé à une analyse de site avant de remettre sa soumission ni même à une visite afin de rencontrer le client Ce soumissionnaire na pas procédé à une analyse de site avant de remettre sa soumission ni même à une visite afin de rencontrer le client Ce soumissionnaire est un intermédiaire (revendeur de Telus), il pourrait donc y avoir une possibilité de délais supplémentaires lors dune panne ou lorsque quil y a une demande de service pour les sites en dehors du Québec

10 Évaluation des soumissionnaires (4) TelTech (Avaya - AT&T) – Avantages Aucun dans le présent contexte sauf que la qualité et létendue de la gamme de produits Avaya est excellente – Désavantages La solution proposée est IP seulement et noffre aucune interopérabilité avec les systèmes traditionels Aucune solution de récupération et dintégration du matériel existant dû à lincompatibilité absolue du système Avaya avec nos appareils téléphoniques existants Aucune solution de récupération et dintégration du matériel existant dû à lincompatibilité absolue du système Avaya avec nos appareils téléphoniques existants

11 Recommandation sur le choix du fournisseur Nous recommandons la sélection de Bell Canada pour les raisons déjà mentionnées ci-haut ainsi que pour les suivantes: – Lexpérience de travail que nous avons acquise avec ce fournisseur auprès de dautres clients nous offre lassurance que celui-ci sera une fois de plus à la hauteur des exigences du client – Ce fournisseur nous a démontré quil possédait lenvergure nécessaire afin de répondre aux attentes présentes et futures de Teckn-O-Laser

12 Caractéristiques et Avantages de la solution choisie (en anglais seulement) Le système Business Communication Manager (BCM) de Nortel Networks IP Telephony supports powerful new e-business applications that level the playing field with larger competitors, extend network services to remote workers, increase portability, simplify moves and changes, and eliminate toll charges on site-to-site calls. Universal Internet Access for all connected users and workstations, including access to corporate intranets, support for intra-site Virtual Private Networks (VPNs), and remote connectivity for mobile or home users. Call Center Applications combine the reach of the Web with personalized agent interaction and customer support. Wireless Solutions break the chains that tie users to their workstations, giving Call Center agents hands-on access to samples and supporting wireless scanners for efficient inventory procedures. Hybrid Environment leverages existing investments in Meridian, Norstar and Communication Server 1000 systems, offering a future-proof migration strategy. Unified Messaging allows users to manage all their voice, fax, and e-mail messages from a single application on their multimedia-equipped PC or laptop. Interactive Voice Response allows businesses to offload routine transaction and customers to access pertinent information 24 hours a day, 365 days a year. Centralized Voice Mail and Management The networking capabilities of IP telephony make centralized applications for messaging and management more cost effective than ever before. Enterprises receive the benefits of standard greetings, global administration, and a common interface across their network.

13 Caractéristiques spécifiques aux besoins de Teckn-O-Laser Le système Business Communication Manager (BCM) de Nortel Networks – Système téléphonique hybride, numérique et IP permettant linteropérabilité – Système de boîtes vocales très flexibles – Logiciel de messagerie unifiée et de centre dappel multimédia inclus et pouvant être reliés à Outlook/Exchange ainsi quau module CRM dAXAPTA (devra être validé avec Microsoft) – Les nouveaux téléphones acquis pourront être des téléphones IP – Possibilité future de relier lensemble des succursales par la technologie IP – Espace suffisant pour ajout de téléphones lors des projets dexpansion – Rapport qualité / prix avantageux – Fiabilité du système – Accès à une équipe technique de haut niveau – Option de maintenance 5-8 ou 24-7 – Offre globale permettant de financer une partie de lacquisition par une maximisation des économies potentielle sur les services Bell Canada actuels

14 Description technique de la solution choisie Solution de télécommunication voix BCM 400 évolué ( pour communication voix et data-IP (futur), Liste détaillée déquipements. – Qté Description – 1 PLATEFORME BCM400 2 V 3.6 AVEC REDONDANCE – 1 PLATEFORME DEXPANSION BCM REDONDANCE – 1 MODULE DE LIGNE RNIS (MÉGALINK) BCM – 1 MODULE DE LIGNES 4 ACCÈS, SGA – 4 MODULE DE POSTE 32 POSTES NUMÉRIQUES – 17 T-7316 REMIS À NEUF ANTHRACITE – 8 T-7316 AVEC GRILLE FONCTIONS ANTHRACITE – 1 MODULE VOYANT T24 ANTHRACITE – 82 APPAREILS BCM EN PLACE À PROGRAMMER (EPA) – 1 ALGO 2503 – 1 MESSAGERIE VOCALE BCM – LICENCES ILLIMITÉES – 1 MESSAGERIE UNIFIÉE BCM - 32 LICENCES – 1 LOGICIEL CENTRE DAPPEL PROFESSIONNEL – 1 RACK MOUNT SINGLE KIT – 1 BLOC PILES 17 AH ASC 0-900BC – – Cette configuration permet une capacité de 128 postes numériques et 90 postes IP. Dans le cas ou il faudrait ajouter plus de 128 postes numériques, il est possible dajouter un second BCM afin dêtre en mesure daugmenter la capacité de 192 postes numériques additionnels. – Le nombre de boîtes vocales a une capacité de 300 sans ajout de licences additionnelles – Le centre dappel professionnel peut contenir jusquà 250 agents dont 48 actifs simultanément et comprend lapplication de rapport centre dappel évolué. – La convergence téléphonie/informatique est possible en activant des licences ETV sur le BCM afin de relier la base de donnée Axapta au centre dappel lui-même ceci à la condition que ce dernier soit compatible avec Microsoft TAPI.

15 Coût de la solution choisie QtéItemsPrix 1BCM 400 V3.6 avec redondance 66 373.28$ Installation, configuration (Équipements) 7 790.00$ Formation (BCM) 2 660.00$ Maintenance 3 ans pour le BCM (8 h à 17 h 5 jours 4 heures) 7 797.48$ Sous total84 620.76$ Escompte-26 220.65$ Total58 400.11$ Rabais de Nortel-1 950.00$ Grand Total avec 3 ans de maintenance56 450.11$ *Taxes en sus *Prix sujet à changement

16 Financement de la solution choisie EntenteLocalInterurbainsPrix 3 Ans128$750$878$ OptionFinancement 5ans (mensualités) Économies mensuelles totales Mensualité additionnelle finale BCM Évolué1171$878$ 293.00$

17 Étapes Suivantes… Pré-implantation – Aspect financier Est-ce que cette dépense rencontre les exigences budgétaires de lentreprise? Est-ce que la dépense est autorisée? – Analyse approfondie des attentes Établir une liste de besoins à laquelle le fournisseur devra apporter les solutions souhaitées Établir une rencontre avec le fournisseur pour discuter en détails de la liste ainsi que de nos attentes Établir la liste du personnel qui devra assister à une session de formation (gratuite) décrivant les fonctionnalités du système Validation de la faisabilité

18 Étapes Suivantes…(2) Pré-implantation – Établissement de léchéancier dimplantation – Le processus dacquisition est enclenché Implantation – Installation du système en parallèle – Formation, validation des fonctionnalités et tests – Définition de la date de mise en production

19 Période de Questions… Merci