Introduction aux tableurs Utilité, logiciels, fonctionnement… 1

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1 Introduction aux tableurs Utilité, logiciels, fonctionnement… 1 renaud.angles@redraiden.com

2 Présentation Un tableur… Est un outil de calcul puissant et complexe Propose de nombreux outils que lon peut classifier Permet de gérer et traiter des données Un tel outil nécessite une certaine rigueur dans les termes utilisés, et une bonne compréhension de son fonctionnement global De nombreuses suites logicielles incorporent un tel outil (Microsoft Office, LibreOffice, StarOffice, OpenOffice, …) 2

3 Kit de survie Pour Excel ou pour le reste, vous ne saurez sans doute jamais TOUT ce que lon attend de vous Vous devez donc savoir vous débrouiller avec les moyens du bord Un petit kit de survie semble approprié pour ne pas mourir dans datroces souffrances le jour de lexamen 3

4 Kit de survie : le bon sens paysan Vous êtes doté de réflexion et de libre arbitre (au-delà de toute considération philosophique) Lorsque vous testez une formule, des indices peuvent vous indiquer son degré de pertinence : Laffichage dune date au lieu dun pourcentage Un stock négatif Un moyenne supérieure à la note maximale … Réfléchissez et nappliquez pas bêtement. Réfléchissez aux causes probables dun résultat incohérent, sans vous énerver, et de façon objective : vous pouvez vous être trompé, la série étudiée peut contenir des valeurs « hors normes » Contrôlez en modifiant des valeurs de la population que vous testez par exemple Plusieurs formules mènent au même résultat, essayez en deux quand vous le jugez nécessaire, et que vous le pouvez : Moyenne(A1:A3) SOMME(A1:A3) / 3 (A1+ A2 + A3) / 3 4

5 Kit de survie : les outils Vous serez rarement confronté à un problème pour lequel aucune aide ne vous est accordée Excel regorge daides en tous genres Touche F1 : Aide globale de Excel Les petits boutons ou liens « Afficher laide » La fenêtre dinsertion dune fonction vous offre un moteur de recherche si vous avez oublié, ou ne connaissez carrément pas la fonction dont vous avez besoin Les messages derreur lorsque votre saisie est erronée Internet est plus vaste que Facebook et Gmail ! * Les moteurs de recherche sont efficaces Des sites et forum spécialisés existent www.siteduzero.com www.wikipedia.org www.ilemaths.net www.excel-pratique.com … Des gens qui savent Le professeur nest pas là pour juger, mais pour faire comprendre Des power points extraordinaires * 5 *(sauf le jour de lexamen) >> Le cours

6 Sommaire Applications concrètes A la maison En entreprise Terminologie Les fonctions 6

7 Applications concrètes : à la maison Gérer ses comptes, planifier un budget, etc… Faire des statistiques sur son équipe de foot préférée Sauvegarder les numéros de ses contacts Avec lapparition des Smartphones cela tend à disparaitre Gérer une médiathèque 7

8 Applications concrètes : en entreprise Certaines entreprises, y compris denvergure internationale, utilisent des tableurs dans des domaines variés : Comptabilité Gestion de stock Tableaux de bords Gestion de projet … Il nest cependant pas réaliste de gérer la comptabilité dune multinationale via tableur, le volume des données, et la complexité des traitements doivent rester mesurés. Le meilleur moyen de déterminer un volume dactivité pouvant être traité par tableur reste lexpérimentation 8

9 Sommaire Applications concrètes Terminologie Le logiciel Le fichier Lespace de travail Les fonctions 9

10 Terminologie : menu du logiciel 1. Ruban 2. Onglets 3. Barre doutils Accès rapide 4. Titre du fichier 5. Autres commandes 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 10

11 Terminologie : menu du logiciel 1. Ruban Il sagit du menu principal. Le ruban change selon longlet sélectionné, et affiche les principales fonctionnalités 2. Onglets Ils regroupent les outils du logiciel par catégories. Longlet Fichier est un peu particulier, et permet de gérer le fonctionnement du logiciel, la sauvegarde, limpression, ou le partage du fichier mail. 3. Barre doutils Accès rapide Personnalisable, cette barre permet de créer des raccourcis vers des actions (annuler, imprimer, nouveau fichier, etc. …) 4. Titre du fichier Affiche le nom du fichier, ce qui permet dêtre sûr de ne pas travailler sur un fichier similaire (correction/énoncé, ou bilan 2011/bilan 2012, etc…) 5. Autres commandes Les 3 boutons du haut ont le comportement connu, mais leurs miniatures situés dessous permettent de réduire/ agrandir, et fermer le document courant, au lieu du logiciel entier. 11

12 Terminologie : le fichier tableur Un fichier de type tableur, également appelé classeur, est composé dune ou plusieurs feuilles. Les feuilles sont dimmenses matrices de cellules. fichier tableur = classeur ClasseurFeuille 1 Cellule A1 Cellule A2 … Cellule B1 Cellule B2 ………… Feuille 2 Cellule A1 Cellule A2 … Cellule B1 Cellule B2 ………… Feuille 3 Cellule A1 Cellule A2 … Cellule B1 Cellule B2 ………… … 12

13 Terminologie : lespace de travail 1. Cellule 2. Plage de cellules 3. Feuille 4. Nom de la sélection 5. Barre de formule 6. Entête de colonne 7. Entête de ligne 4 4 5 5 6 6 7 7 2 2 1 1 3 3 13

14 Terminologie : lespace de travail 1. Cellule Champ pouvant contenir du texte, des nombres, dates, pourcentages, etc… Une cellule peut aussi contenir des formules de calculs. Une cellule est identifiée par un index de ligne, (nombre) et un index de colonne (lettre) 2. Plage de cellules Matrice de cellules. Une plage de cellules est identifiée par un binôme C1:C2, où C1 est la cellule haut gauche, et C2 la cellule bas droit. 3. Feuille Une feuille de calcul est identifiée par un nom (qui apparait en bas de lespace de travail) 4. Nom de la sélection Permet de nommer un cellule ou plage de cellules sélectionnées. Permet aussi de sélectionner un cellule ou plage de cellule précédemment nommées 5. Barre de formule Affiche le contenu littéral de la cellule (et non pas le résultat du calcul). Il est possible de modifier le contenu depuis cette barre ou directement dans la cellule 6. Entête de colonne Permet de sélectionner toute une colonne en cliquant dessus 7. Entête de ligne Permet de sélectionner toute une ligne en cliquant dessus 14

15 Sommaire Applications concrètes Terminologie Les fonctions 15

16 Les fonctions : introduction Elles permettent deffectuer des calculs plus complexes que les opérations arithmétiques de base (+ - * / %) Amortissement, recherche de valeur, partie entière, vrai/faux, opérations ensemblistes, etc… Le tableur dispose de la liste complète des fonctions quil gère Elles suivent toutes le même format : 16

17 Les fonctions Nom de la fonction Cela identifie la fonction qui va être appelée. Chaque fonction a un nom, et un comportement qui lui sont propres. Paramètres Ils permettent de …paramétrer… le comportement de la fonction. Le type et le nombre de paramètre dune fonction dépend de celle-ci. On ne peut pas les déduire, il faut les connaitre, ou consulter la documentation Valeur de retour Chaque fonction produit un résultat, éventuellement dépendant des paramètres. On appelle ce résultat valeur de retour. SI(condition ; valeur_si_vrai ; valeur_si_faux) 17

18 Les fonctions : dissection approximative SI(condition ; valeur_si_vrai ; valeur_si_faux) { Analyse et test de la condition; Si condition = vrai retourner valeur_si_vrai; Sinon retourner valeur_si_faux; } SI(condition ; valeur_si_vrai ; valeur_si_faux) { Analyse et test de la condition; Si condition = vrai retourner valeur_si_vrai; Sinon retourner valeur_si_faux; } Algorithme faux ! Cela sert juste à faire comprendre ce quil se passe. 18

19 Les fonctions : dissection approximative RechercheV(Valeur_cherchée ; Matrice ; Index_Col; [Proche]) { Pour chaque ligne de Matrice { si Cel(Col_1 ; n°_de_ligne) = Valeur_Cherchée retourner Cel(Index_Col ; n°_de_ligne); } retourner faux } RechercheV(Valeur_cherchée ; Matrice ; Index_Col; [Proche]) { Pour chaque ligne de Matrice { si Cel(Col_1 ; n°_de_ligne) = Valeur_Cherchée retourner Cel(Index_Col ; n°_de_ligne); } retourner faux } Algorithme faux ! Cela sert juste à faire comprendre ce quil se passe. 19 Pour aller plus loin Un paramètre entre crochet signifie, par convention quil est facultatif. Tous les paramètres optionnels se trouvent obligatoirement en fin de liste. Une valeur par défaut lui est attribuée automatiquement sil nest pas renseigné. On représente généralement cela de la façon suivante : Fonction(… ; … ; [opt1] = xxx ; [opt2] = xxx) Pour aller plus loin Un paramètre entre crochet signifie, par convention quil est facultatif. Tous les paramètres optionnels se trouvent obligatoirement en fin de liste. Une valeur par défaut lui est attribuée automatiquement sil nest pas renseigné. On représente généralement cela de la façon suivante : Fonction(… ; … ; [opt1] = xxx ; [opt2] = xxx)

20 Sommaire Applications concrètes Terminologie Les fonctions Les fonctions (avancé) 20

21 Les fonctions imbriquées Il arrive que lon ne connaisse pas lun des paramètres dune fonction… Comment traduire tout ça..? 21 SI(Age < 24 et classe=L1 ou L2; 10% ; 0%) SI(ET(AGE<24 ; OU(classe= L1 ; classe = L2)) ; 10% ; 0%) Ce concept est trop compliqué pour être exprimé en un paramètre simple. Il faut alors le décomposer en plusieurs concepts simples (sur une feuille ou de tête) : Age < 24 ET (classe= L1 OU classe = L2) Il faut maintenant organiser tout ceci, et le traduire en Excel… Age < 24 ET (OU(classe= L1 ; classe = L2) ET(AGE<24 ; OU(classe= L1 ; classe = L2)) Ce concept est trop compliqué pour être exprimé en un paramètre simple. Il faut alors le décomposer en plusieurs concepts simples (sur une feuille ou de tête) : Age < 24 ET (classe= L1 OU classe = L2) Il faut maintenant organiser tout ceci, et le traduire en Excel… Age < 24 ET (OU(classe= L1 ; classe = L2) ET(AGE<24 ; OU(classe= L1 ; classe = L2))

22 Les fonctions imbriquées 22 Pour aller plus loin Comment savoir sil sagit dun « paramètre compliqué » ? Un tableur ne comprendra un paramètre que sil sagit dune opération arithmétique simple (, =, <>, vrai, faux, « Texte », Nombre, date, etc…) Pourtant on met des fonctions à la place dopérations arithmétiques simples… Il faut garder à lesprit que le tableur va résoudre les fonctions en commençant par les plus imbriquées. Hors, la valeur de retour dune fonction est nécessairement une opération arithmétique simple, il remplace donc durant la résolution la fonction par la valeur quelle retourne. Peut on imbriquer nimporte comment ? Non. Il faut sassurer que le type de retour corresponde au type du paramètre et que cela ait un sens. Cest la seule et unique contrainte. Il est donc possible dimbriquer autant de fonction que nécessaire, sur nimporte quels paramètres. Pour aller plus loin Comment savoir sil sagit dun « paramètre compliqué » ? Un tableur ne comprendra un paramètre que sil sagit dune opération arithmétique simple (, =, <>, vrai, faux, « Texte », Nombre, date, etc…) Pourtant on met des fonctions à la place dopérations arithmétiques simples… Il faut garder à lesprit que le tableur va résoudre les fonctions en commençant par les plus imbriquées. Hors, la valeur de retour dune fonction est nécessairement une opération arithmétique simple, il remplace donc durant la résolution la fonction par la valeur quelle retourne. Peut on imbriquer nimporte comment ? Non. Il faut sassurer que le type de retour corresponde au type du paramètre et que cela ait un sens. Cest la seule et unique contrainte. Il est donc possible dimbriquer autant de fonction que nécessaire, sur nimporte quels paramètres.

23 Les fonctions imbriquées Il existe 2 façons de traiter ce genre de problème : A larrache On écrit la fonction comme si on connaissait tous les paramètres, et on décompose les paramètres lun après lautre (diapo précédente), quand le problème se présente Intelligemment On regarde au préalable tous les paramètres dont on a besoin, et on les pré-calcule les uns après les autres (diapo précédente) Les deux méthodes ont des avantages et inconvénient, libre à chacun de leur usage 23

24 Les fonctions imbriquées Imbriquer deux (ou plusieurs) fonctions revient à calculer au préalable les paramètre compliqués dans des cellules intermédiaire, puis appeler la fonction « mère » en utilisant en paramètre les références à ces cellules. 24 Pour aller plus loin Pourquoi imbriquer alors ? Cela permet de ne pas polluer notre feuille avec des calculs intermédiaires qui nont pas de sens ni dutilité. Si un calcul intermédiaire est utilisé à de nombreuses reprises, il est judicieux de le calculer dans une cellule de référence Pour aller plus loin Pourquoi imbriquer alors ? Cela permet de ne pas polluer notre feuille avec des calculs intermédiaires qui nont pas de sens ni dutilité. Si un calcul intermédiaire est utilisé à de nombreuses reprises, il est judicieux de le calculer dans une cellule de référence

25 Sommaire Applications concrètes Terminologie Les fonctions Les fonctions (avancé) Les fonctions financières 25

26 Les fonctions financières Quelques fonctions à retenir 26 NomPourquoi ? VA()Combien jai au début ? VC()Combien jaurai à la fin ? VPM()Combien jéconomise tous les mois ? NPM()Pendant combien de temps ? TAUX() PRINCPER()Combien je rembourse ce mois-ci ? INTPER()Combien je paye dintérêt ce mois-ci ?

27 Les fonctions financières Pour ne pas se rater… Il convient de détecter le type de valeur que vous voulez trouver (ce qui vous donnera la formule à utiliser) Assurez-vous que les taux, npm, et vpm soient exprimés dans la même unité de temps (et que cette unité soit cohérente avec les données de lexercice…) 27 Pour aller plus loin Comment trouver lunité de temps adéquate ? Repérez dans lénoncé toutes les indications temporelles Cest la période de rémunération qui fait foi (généralement mensuelle quand elle nest pas explicitée) Homogénéisez les taux, npm, et vpm dans cette unité Le résultat de votre fonction sera exprimé sur la même période, vous devrez peut-être le ramener sur la période demandée Exemple : Pour une rémunération mensuelle à un taux X, en combien dannées remboursez vous un prêt à raison de Y par mois ? La période de référence pour le calcul est le mois. Il faudra donc diviser par 12 le npm pour obtenir un nombre dannées. Pour aller plus loin Comment trouver lunité de temps adéquate ? Repérez dans lénoncé toutes les indications temporelles Cest la période de rémunération qui fait foi (généralement mensuelle quand elle nest pas explicitée) Homogénéisez les taux, npm, et vpm dans cette unité Le résultat de votre fonction sera exprimé sur la même période, vous devrez peut-être le ramener sur la période demandée Exemple : Pour une rémunération mensuelle à un taux X, en combien dannées remboursez vous un prêt à raison de Y par mois ? La période de référence pour le calcul est le mois. Il faudra donc diviser par 12 le npm pour obtenir un nombre dannées.

28 Sommaire Applications concrètes Terminologie Les fonctions Les fonctions (avancé) Les fonctions financières Les fonctions statistiques 28

29 Les fonctions statistiques Un tableur met à disposition un ensemble de fonctions statistiques simples permettant déviter des calculs certaines pourraient même être calculées à la main : 29 MOYENNE(A1:A5) SOMME(A1:A5) / 5

30 Les fonctions statistiques Quelques fonctions à comprendre 30 NomPourquoi ? MOYENNE calcule la moyenne d'une série de valeurs MIN renvoie la plus petite valeur d'une série MAX renvoie la plus grande valeur d'une série RANG calcule le classement d'une valeur parmi une série de valeurs MEDIANE renvoie le nombre qui se trouve au milieu d'une série de nombres ECARTYPE évalue l'écart type en se basant sur un échantillon de valeurs ECARTYPEP évalue l'écart type en se basant sur la population complète des valeurs NBVAL compte les cellules non vides NB compte uniquement les cellules avec nombre NB.SI compte les cellules répondant à un critère

31 Les fonctions statistiques La fonction FREQUENCE Retourne les effectifs de chaque classe (i.e. chaque intervalle) pour les valeurs données Problème : On donne une matrice dintervalles et non un seul intervalle. Quel effectif retourne alors la fonction ? 31 FREQUENCE(VALEURS ; Matrice_dintervalles)

32 Les fonctions statistiques Tous… 32

33 Sommaire Applications concrètes Terminologie Les fonctions Les fonctions financières Les fonctions statistiques Les fonctions matricielles 33

34 Les fonctions matricielles Une fonction est dite matricielle lorsquelle effectue des calculs de types matriciels Multiplier deux plages de cellules entre elles Inverser ou transposer une matrice … Pour les appliquer dans Excel, au lieu dappuyer sur entrée, il faut appuyer sur ctrl + maj + entrée 34

35 Les fonctions matricielles Nous avons vu quune fonction avait une valeur de retour Nous avons vu que cette valeur avait un « type simple » Et pourtant Une fonction matricielle peut retourner un tableau de valeurs (chacune delles sera de type simple) 35

36 Les fonctions matricielles Une valeur de retour 1 cellule X valeurs de retour X cellules Pour appliquer une fonction, il faut habituellement sélectionner une cellule. Pour appliquer une fonction retournant un tableau de valeur, il faut sélectionner autant de cellules que nen contient le tableau de retour 36 Une cellule = une valeur

37 Les fonctions matricielles Pour aller plus loin Toutes les cellules qui entrent en jeu dans une formule matricielle sont liées, et il nest pas possible de modifier la formule pour une seule de ces cellules http://www.excelabo.net/pasapas/matricielles Pour aller plus loin Toutes les cellules qui entrent en jeu dans une formule matricielle sont liées, et il nest pas possible de modifier la formule pour une seule de ces cellules http://www.excelabo.net/pasapas/matricielles 37

38 Les fonctions matricielles Retour sur la fonction FREQUENCE() 38

39 Les fonctions statistiques Tous… 39

40 Les fonctions statistiques Il sagit dune fonction matricielle, par opposition à celles vues jusqualors Elle ne sutilise pas sur une cellule, mais une plage de cellules Elle retourne donc leffectif de chaque classe (+1) passée en second paramètre, sur autant de cellules quil ny a de classes : Retournera leffectif des classes : ]-inf;10] ]10; 20] ]20; 30] ]30; +inf[ 40 FREQUENCE(PLAGE_DE_VALEURS ; {10 ; 20 ; 30} )

41 Les fonctions statistiques Protocole On sélectionne n+1 cellules contigües dune colonne (n=nombre ditems de la matrice dintervalles) On commence à saisir la formule : =FREQUENCE(A1:A40;… On renseigne la borne sup de chaque intervalle/classe sous forme dune matrice sans valider : =FREQUENCE(A1:A40;{10;20;30}) On applique cette fonction matricielle sur la …matrice… sélectionné en appuyant sur : ctrl + maj + entrée 41

42 Sommaire Applications concrètes Terminologie Les fonctions Les fonctions (avancé) Les fonctions financières Les fonctions statistiques Les fonctions statistiques II 42

43 Rappels Fiche pratique Retours sur des notions importantes : http://qotsaupload.free.fr/seconde/statdesc/cours1.PDF http://qotsaupload.free.fr/seconde/statdesc/cours1.PDF Tendance Évolution globale de la série (souvent en version anglophone : trend) Cest une notion assez naturelle : légère augmentation, forte diminution, stagnation, etc… Croissance Évolution dune série sur une période (généralement en pourcent) Si la croissance est stable sur chaque période, la série statistique étudiée est de forme linéaire (évolution stable). Si lévolution change (augmentation de la croissance, augmentation de la décroissance, etc…), la série statistique est de forme exponentielle ou logarithmique Les statistiques sont des estimations… 43

44 Les fonctions statistiques 44 NomPourquoi ? TENDANCE(p1 ; p2 ; p3) [matricielle] Estime lévolution dune série à tendance linéaire p1 sur les périodes p3 (valeurs connues sur les périodes p2) CROISSANCE(p1 ; p2 ; p3) [matricielle] Estime lévolution exponentielle dune série p1 sur les périodes p3 (valeurs connues sur les périodes p2) DROITEREG(p1 ; p2 ; p3 ; p4) [matricielle] Calcule une droite affine (y=mx+b) représentant au mieux les valeurs p1 sur les périodes p2. La fonction retourne une matrice de la forme {m;b} LOGREG(p1 ; p2 ; p3 ; p4) [matricielle] Calcule une courbe exponentielle (y=bm^x) représentant au mieux les valeurs p1 sur les périodes p2. La fonction retourne une matrice de la forme {m;b}

45 Comment appliquer ces fonctions ? Les fonctions TENDANCE() et DROITEREG() sont utilisées sur les séries à tendance linéaire. On les utilise aussi lorsque lon arrive pas vraiment à déterminerla tendance de la série Les fonction CROISSANCE() et LOGREG() sont utilisées lorsque lévolution est à tendance exponentielle ou logarithmique 45 Pour aller plus loin Un bon moyen de déterminer la tendance dune série est de la représenter sous forme dun graphe. Dans certains cas où lon narrive pas vraiment à déterminer la forme de la croissance, dans le cas de lévolution de la population mondiale par exemple, on peut appliquer les deux méthodes, et travailler sur les résultats des deux séries ainsi produites. Pour aller plus loin Un bon moyen de déterminer la tendance dune série est de la représenter sous forme dun graphe. Dans certains cas où lon narrive pas vraiment à déterminer la forme de la croissance, dans le cas de lévolution de la population mondiale par exemple, on peut appliquer les deux méthodes, et travailler sur les résultats des deux séries ainsi produites.

46 Sommaire Applications concrètes Terminologie Les fonctions Les bases de données 46

47 Les bases Une base de données est une agrégation dinformations organisées Sous forme de tableaux (90% du temps) On parle de champs pour faire référence aux colonnes de ces tableaux On parle denregistrements pour faire référence aux lignes 47

48 Manipuler une base de données Excel dispose dun ensemble de fonctions pour manipuler les bases de données. Elles sont toutes de la forme : 48 NomPourquoi ? BD________(p1;p2;p3) La fonction retourne un résultat (dépendant de la fonction utilisée) portant sur le champ p2 de la base p1 selon un ou des critères définis par p3 Autre fonction du TD : SOUS.TOTAL() Retourne le sous total de la formule spécifiée en argument p1, appliquée sur le tableau p2. Le résultat retourné tient compte des filtres appliqués sur le tableau.

49 Comment faire Nommer la plage de cellule qui servira de base Définir une zone pour les critères Appliquer les formules souhaitées sur votre BD, en définissant et utilisant les critères nécessaires 49