PRACTICAL INFORMATION CONFERENCE CREW European Guide and Scout Conference.

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1 PRACTICAL INFORMATION CONFERENCE CREW European Guide and Scout Conference

2 LES EQUIPES ADMINISTRATION (SEC) COMMUNICATION (COM) RESSOURCES HUMAINES (HR) ANIMATION (ANI) LOGISTIQUE (LOG) FINANCES (FIN) PRINCIPE GENERALE: Ton équipe = ton nid Missions principales > ton équipe Plus: aide aux autres teams aux heures de pointe

3 CHARGE DE TRAVAIL Schéma de missions Division dans léquipe Missions spécifiques extras: LOG: montage, démontage SEC: copies ANI: acteur, actrices, figurant, animateur de défis (Anne) Autres: bar, fourage (courses, préparations, service, …), babysitting candidez dans votre conference crew chart tantôt! briefing le jour avant (chaque jour à 11h – sauf 17/07)

4 Un exemple Samedi le 17 juillet – Jean du team LOG -09h: acceuil à laeroport de Zaventem (ANI) -lunch surplace -14h-15h: transport -15-20h: montage cérémonie douverture (LOG) -23-01h: démontage salle Horta (LOG) -01h10: une verre bien méritée dans le bar

5 LE PROGRAMME – jour par jour Le jeudi 15 juillet LOG: transports vers Bruxelles HR: installation surplace (Huis vh Nederlands) KERN: installation surplace (hôtel?) Le vendredi 16 juillet 09h: acceuil Conference Crew surplace (Huis vh Nederlands) (administration, paiement, installation, …) 10h: briefing montage 11h: début du travail, montage, décorations Lunch surplace 19h: diner 20h: briefing 17 juillet 21h: dernières missions + bar

6 LE PROGRAMME – jour par jour Le samedi 17 juillet Acceuil aux gares et aéroports (ANI + …) Acccompagnement vers lhôtel (ANI + …) Acceuil dans lhôtel, administration, conference kit (SEC + COM) Babysit Courses + préparer lunch (HR + …) Moment inter-réligieuse (ANI + …) Montage cérémonie douverture – salle Horta (LOG + ANI + …) Cérémonie douverture (LOG + ANI + …) Photo & vidéo (COM) Démontage cérémonie douverture – salle Horta (LOG + ANI + …) Bar (HR + …) On a besoin de plus de monde!

7 LE PROGRAMME – jour par jour Le dimanche 18 juillet Info-desk dans lhôtel, administration, lost&found, … (SEC) Copies, traductions, pigeon holes, … (SEC) Babysit Courses + préparer lunch (HR + …) Conférence de presse (COM) Montage soirée internationale (LOG + …) Photo & vidéo (COM) Démontage soirée internationale (LOG + …) Bar (HR + …) Briefing à 11h

8 LE PROGRAMME – jour par jour Le lundi 19 juillet & le mardi 20 juillet Info-desk dans lhôtel, administration, lost&found, … (SEC) Copies, traductions, pigeon holes, … (SEC) Babysit Courses + préparer lunch (HR + …) Accompagnement motivational speaker (COM) Activité de détente avec le Conference Crew?! Préparations cérémonie de clôture – bricolage? Bar (HR + …) Briefing à 11h

9 LE PROGRAMME – jour par jour Le mercredi 21 juillet Info-desk dans lhôtel, administration, lost&found, … (SEC) Copies, traductions, pigeon holes, … (SEC) Babysit Courses + préparer lunch (HR + …) Montage cérémonie de clôture (LOG + ANI + …) Cérémonie de clôture + fête (LOG + ANI + …) Photo & vidéo (COM) Démontage cérémonie de clôture + fête (LOG + ANI + …) Bar (HR + …) On a besoin de plus de monde!

10 Les heures de pointe Le samedi 17 juillet Le mercredi 21 juillet Besoin de plus de monde (aide dune journée) Équipe internationale de chaque fédération Cadres de chaque fédération Tes copains-scouts et amies-guides?! Contactez-les et envoyez un mail à hr@europeanconference.be

11 INFOS PRATIQUES Sécretariat des HR à lhôtel briefings questions relax Bar Huis vh Nederlands relax bar (le soir)

12 INFOS PRATIQUES Bonne nuit! chez toi? Logés? Huis vh Nederlands emportez votre sac de couchage et matelas! Bon appétit! petit déjeuner: Huis vh Nederlands lunchpakket dîner avec les participants ou en équipe

13 INFOS PRATIQUES Money, money, money… 6,5 par jour bar év. activité de détente Uniforme?! foulard GSB tu en as un??? T-shirt/polo Conférence tu en veux un 2ième??? Notez sur ton chart tantôt! ( uniforme de ta fédé )

14 INFOS PRATIQUES Transport transport en commun! Gare du Midi tout près! Métro Anneessens surplace: à pied, à vélo tu ammènes ton vélo? Parking pas pour le moment on cherche sans doute à payer! évitez de venir en voiture!!!

15 ON VOUS ATTEND… Le 16 juillet Préférable: entre 9h et 10h Acceuil et administration entre 9h et 10h Briefing montage à 10h Montage Ou bien: entre 19h et 20h Acceuil et administration entre 19h et 20h Briefing générale + 17 juillet à 20h

16 LA FIN… Le 22 juillet Dèmontage jusquà +/- 17h Repas festive & remerciements Féte du Conference Crew (Gentse Feesten?) Possibilité de logement dune nuit en plus (à Gand/à BXL) Le 23 juillet (?) Transport matos (?)

17 TO DO ! Conference Crew Chart + photo À remplir maintenant Donnez-le à Griet ou Dominiek Listes des matos (Dimi) Qui peut aider à trouver des matériels? Regardez les listes! Questions