1 Délégation Aquitaine-Limousin - S.F.C. Public : Chercheurs et ITA des laboratoires Réunions des 8 juin (Limoges), 13 juin (Pessac) et 16 juin (Pau) 2006.

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1 1 Délégation Aquitaine-Limousin - S.F.C. Public : Chercheurs et ITA des laboratoires Réunions des 8 juin (Limoges), 13 juin (Pessac) et 16 juin (Pau) 2006 Présentation : M.A. Thibord (ACS), M.C. Ferre (Contrôle Missions), M. Deleuze (Adjointe CSF) MISSIONS et DEPLACEMENTS Temps de présentation : 1 h 30

2 2 Guide des missions : ACP Ce diaporama est une synthèse du guide des missions mis en ligne sur le site web de lAgence Comptable Principale du CNRS http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/form_ftr_fi.htm Deux versions (une détaillée et une allégée) sont disponibles sur ce même lien.

3 3 Quest-ce quune mission ? Est en mission lagent qui se déplace, pour lexécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale. Résidence administrative : territoire de la commune sur lequel se situe le service où lagent est affecté. Résidence familiale : lieu où se situe la résidence ou le domicile de lagent au sens du code civil.

4 4 Lordre de mission Tout agent en mission doit être en possession dun ordre de mission, établi préalablement à son départ et signé par le directeur dunité. Lordre de mission : Atteste que le missionnaire est en situation régulière dabsence et assure, pour tout agent CNRS, la garantie de la couverture des accidents de service pour les accidents survenus à loccasion de lexécution de la mission. Permet à lagent, CNRS ou non, dêtre remboursé des frais engagés, sous réserve de la production des pièces justificatives.

5 5 Lordre de mission ORDRE DE MISSION = Approche JURIDIQUE et FINANCIERE

6 6 Guide des missions : ACP

7 7 Il est nécessaire de : Remplir une demande dordre de mission. Cette demande, établie préalablement à la mission, doit être transmise suffisamment tôt au directeur de laboratoire pour établissement de lordre de mission. Joindre un RIB ou RIP pour la première mission ou en cas de changement de compte bancaire.

8 8 Il est nécessaire de : Pour un colloque : joindre les pages du programme du colloque indiquant la date de la manifestation et les prestations éventuellement comprises dans les frais dinscription : nombre de repas, de nuitées et frais de transport. En cas dutilisation du véhicule personnel Recueillir laccord de votre directeur dunité, Justifier auprès de votre gestionnaire de la souscription dune police dassurance.

9 9 Il est nécessaire de : Une carte dabonnement ou autre formule proposée par les transporteurs (SNCF, Air-France…) peut être prise en charge par le CNRS en partie ou en totalité, en cas de déplacements fréquents, sil en résulte une économie par rapport à lachat unitaire de billet. Si votre demande est acceptée, lachat de labonnement se fait : soit par remboursement sur présentation de la facture que vous avez réglée et dune copie de labonnement, soit par paiement direct par le CNRS à la compagnie de transport ou à lagence de voyage, sur facture et copie de labonnement, sous réserve des modalités à mettre en œuvre dans le cadre du nouveau marché.

10 10 Détermination de vos droits Lordre de mission indique les éléments nécessaires à la détermination de vos droits : Identification agent (groupes pour létranger) Séjour (dates, ville, pays) Objet et motif de la mission Le mode de transport et la classe autorisés : avions classe économique, train 1 ère ou 2 ème classe, utilisation de la couchette, véhicule de location, véhicule personnel, autocar, navette, etc. Et, le cas échéant, la prise en charge des frais facultatifs : taxi, péage, parking gares ou aéroports, bus, RER, métro etc.

11 11 Pour éviter davoir à faire lavance des fonds Prendre contact avec votre gestionnaire dans lunité qui doit tout mettre en œuvre pour que vous soyez libéré au maximum des démarches à effectuer tant au niveau du transport que de lhébergement. Les frais de transport : train, avion, véhicule de location, navette aéroport, frais de visa, carte dabonnement doivent être pris en charge, dans la mesure du possible, par voie de bons de transport. Les frais dhébergement peuvent être pris en charge dans le cadre de contrats conclus avec des établissements hôteliers.

12 12 Avance sur mission Une avance sur mission peut vous être accordée, si vous êtes contraint de faire lavance des frais. Informer votre gestionnaire dans lunité de votre demande qui sera renseignée sur lordre de mission, Joindre, le cas échéant, à la copie de lordre de mission, un RIB (si cest la première demande de mission ou en cas de changement de compte bancaire), Remettre ces documents au directeur dunité. France et étranger Assiette :indemnités journalières de mission Taux : limité à 75% des sommes présumées dues à la fin du déplacement.

13 13 Carte Affaires Le missionnaire titulaire dune carte affaires trouvera par le débit différé une réponse mieux adaptée à ses besoins.

14 14 Guide des missions : ACP

15 15 Pour obtenir un remboursement rapide des frais engagés, il est indispensable de transmettre à votre gestionnaire, dans les plus brefs délais, les pièces justificatives nécessaires listées ci-après. Démarche à suivre

16 16 Les frais ont été réglés directement par le CNRS. Remplir létat de frais de déplacement, le signer et le remettre à votre directeur dunité pour visa. Vous navez engagé aucun frais

17 17 Vous avez engagé des frais Remplir exhaustivement létat de frais de déplacement. Nomettez pas de compléter les rubriques correspondant à votre situation. Signer létat de frais et le remettre à votre directeur dunité pour visa. Joindre à lappui de lordre de mission et de létat de frais, les pièces justificatives suivantes :

18 18 Guide des missions : ACP

19 19 Pièces à joindre : Mission en France métropolitaine Remboursement sur la base dun forfait 1. Hébergement Facture dhébergement établie à votre nom ou toute autre pièce justifiant dun hébergement à titre onéreux. Le montant de la facture ou du document produit, quil soit supérieur ou inférieur au montant de lindemnisation forfaitaire, na pas dincidence sur le niveau de remboursement.

20 20 Pièces à joindre : Mission en France métropolitaine Le taux Paris (= 53,36 ) sapplique à Paris et aux communes suburbaines limitrophes. Toutefois, MEUDON, GIF-SUR-YVETTE et THIAIS relèvent des indemnités au taux Province (38,11 ). 2. Restauration Aucune pièce à produire : létat de frais correctement rempli suffit (repas = 15,25 ) 3. Utilisation du véhicule personnel Aucune pièce à produire : versement dindemnités kilométriques ou sur la base du tarif SNCF 2 ème classe si utilisation pour convenance personnelle.

21 21 Pièces à joindre : Mission en France métropolitaine Remboursement aux frais réels Joindre les pièces originales suivantes : 1. Frais de transport individuels TaxiFacture ou reçu Location de véhiculeFacture du loueur Péage autorouteTicket ou reçu Frais de parking à proximité des gares et aéroports : missions nexcédant pas 72 h Ticket ou reçu ou facture Frais de carburant uniquement pour les locations de véhicule ou véhicules de service Facture ou reçu

22 22 Pièces à joindre : Mission en France métropolitaine 2. Frais de transport en commun Train, couchette, wagon-lit, formules trains+hôtel, frais de supplément obligatoire, de réservation Billet ou ticket SNCF AvionCoupon de la carte dembarquement et facture. Si paiement effectué par internet : document « itinéraire – reçu de paiement » électronique et coupon de la carte dembarquement. Autocar, navette, bateauTicket ou titre de transport. Métro, RER, busBase déclarative

23 23 Guide des missions : ACP

24 24 Pièces à joindre : Mission à létranger Remboursement sur la base dun forfait Principe Lagent en mission à létranger peut prétendre au paiement dindemnités journalières de mission destinées à le rembourser forfaitairement de ses frais supplémentaires de nourriture et de logement ainsi que des frais divers ne faisant lobjet daucun remboursement particulier.

25 25 Pièces à joindre : Mission à létranger Que comprennent les frais divers ? Frais de transport en commun ou de taxi engagés à lintérieur de la localité de mission : ces frais ne donnent lieu à aucun remboursement particulier. Ils sont compris dans lindemnité journalière de mission. 1. Hébergement et restauration Pas de pièce à produire. Compléter les cases concernées sur létat de frais pour indiquer si vous avez bénéficié de nuitées ou de repas gratuits.

26 26 Pièces à joindre : Mission à létranger 2. Frais de transport en commun ou de taxi engagés à lintérieur de la localité de mission Pas de pièce à produire : aucun remboursement particulier, les indemnités journalières versées couvrant ces frais. 3. Utilisation du véhicule personnel pour convenance personnelle Remboursement sur la base dun forfait : - soit 50 % du coût de la voie aérienne la plus directe et la plus économique - soit 50% du prix du train 1 ère classe pour les destinations limitrophes de la France, - …

27 27 Pièces à joindre : Mission à létranger - soit 50 % des lindemnités kilométriques, sous réserve de respecter la limite ci- dessus, pour les destinations limitrophes de la France et les pays de la Communauté économique européenne. 4. Utilisation du véhicule personnel pour les besoins du service Remboursement sur la base des indemnités kilométriques métropolitaines.

28 28 Pièces à joindre : Mission à létranger Remboursement aux frais réels : frais de voyage et de déplacement Principe Prise en charge directe des frais de voyage par le CNRS, par voie aérienne la plus directe et la plus économique, ou par voies ferrée, terrestre ou maritime à des coûts nexcédant pas celui de la voie aérienne la plus économique.

29 29 Pièces à joindre : Mission à létranger Pour le cas où vous auriez fait lavance des frais Remboursement dans la limite du coût quaurait représenté une prise en charge directe du voyage par ladministration et sur présentation des pièces justificatives originales suivantes : Avion : Coupon de la carte dembarquement et facture. Si le paiement a été effectué par internet : document « itinéraire – reçu de paiement » électronique et coupon de la carte dembarquement.

30 30 Pièces à joindre : Mission à létranger Remboursement limité au prix de la voie aérienne la plus économique, excepté pour les missions : - dune durée inférieure ou égale à une semaine, délais de vol compris, - dont la durée du voyage est égale ou supérieure à 7 heures. Dans ce cas particulier, sur décision du directeur dunité, vous pouvez être remboursé de vos frais de voyage sur la base du tarif de la classe immédiatement supérieure à la classe la plus économique.

31 31 Pièces à joindre : Mission à létranger Frais de déplacement annexes obligatoires Transports en commun, navettes et taxis en cas dabsence de moyen de transport en commun qui précèdent lembarquement et qui suivent le débarquement. Ticket ou reçu ou facture. Train : Billet de train.

32 32 Pièces à joindre : Mission à létranger Utilisation dun véhicule de location : 1. Pour se rendre sur le lieu de mission Pour convenances personnelles Même base de remboursement que pour lutilisation du véhicule personnel pour convenances personnelles. Pour besoins de service Remboursement dans la limite du coût de la voie aérienne la plus directe et la plus économique. Facture du loueur.

33 33 Pièces à joindre : Mission à létranger 2. Déplacement à lintérieur de la localité de mission Principe réglementaire : Aucun remboursement particulier, ces frais étant compris dans lindemnité journalière de mission. Deux dérogations : Sur autorisation préalable et motivée du délégué régional ou du directeur dunité, le recours au véhicule de location est autorisé.

34 34 Pièces à joindre : Mission à létranger Dans 2 séries de circonstances : - accès à des centres de recherche implantés dans des sites isolés, - travaux de recherche sur le terrain. Aux 2 conditions suivantes : - absence ou inefficacité des transports en commun, - obligation, pour les intéressés, de transporter du matériel fragile, lourd ou encombrant, lorsque les transports publics sont inadaptés. Si ces conditions sont remplies, remboursement sur production de la facture du loueur.

35 35 Pièces à joindre : Mission à létranger Frais liés à la délivrance dun passeport, dun visa, aux vaccinations obligatoires Facture ou reçu. Utilisation collective du taxi ou du véhicule de location Il est préférable que le règlement des frais de taxi ou de location de véhicule soit effectué par un seul agent afin que le gestionnaire nait quun seul remboursement à effectuer.

36 36 Guide des missions : ACP

37 37 Quel remboursement en cas de perte dun titre de transport ? En cas de perte : dun billet de train ou dun billet davion : remboursement sur la base du prix du billet de train 2 ème classe ou du prix du billet davion en classe la plus économique, dun ticket ou reçu de taxi, dautocar, de navette, de péage dautoroute ou de parking : aucun remboursement nest accordé.

38 38 Remboursement des frais dinscription à un colloque Rappel du principe : Les frais dinscription doivent normalement être réglés directement par le CNRS à lorganisateur du colloque. Toutefois, dans le cas où vous avez fait lavance des fonds, joindre : - la facture portant la mention de votre règlement ou le reçu de paiement, - et, si linscription et le paiement ont été effectués par internet : le formulaire électronique dinscription et le reçu électronique associé.

39 39 Subventions pour frais de recherche sur le terrain Une subvention de faible montant peut vous être octroyée, pour faire face à des situations extrêmes ne permettant pas denvisager de pouvoir obtenir des pièces de dépenses régulières : paiement de porteurs, piroguiers… lors de missions se situant le plus souvent dans des pays lointains ou des contrées difficiles daccès. La procédure à suivre est la suivante :

40 40 Subventions pour frais de recherche sur le terrain Avant votre départ en mission Faire une demande doctroi de subvention appuyée : dun budget prévisionnel détaillé par poste de dépense dûment approuvé par le directeur de votre unité ou son délégataire, de la copie de lordre de mission signé par lordonnateur, dun RIB. Transmettre ces pièces au service financier de la délégation pour établissement dune décision dattribution de subvention.

41 41 Subventions pour frais de recherche sur le terrain A votre retour de mission Joindre un état récapitulatif des dépenses réglées sur place accompagné des pièces ou factures originales obtenues. Dans lhypothèse où la subvention versée serait supérieure aux dépenses effectuées et acceptées : vous devrez reverser immédiatement la différence à lagent comptable de la délégation.

42 42 Guide des missions : ACP Liens utiles Bibliothèque pratique - Finances et comptabilité http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/form_ftr_fi.htm http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/form_ftr_fi.htm Espace « Missions et Déplacements » sur le Web de la Délégation Aquitaine-Limousin http://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/rubrique.php3? id_rubrique=209 http://www.cnrs.fr/aquitaine-limousin/rubrique.php3? id_rubrique=209

43 43 Guide des missions : ACP

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45 45 Spécificité Nouveau Marché : Agence de voyage

46 46 Marché : Agence de voyage Contexte 88 000 agents dont les frais de mission ont été pris en charge par le CNRS en 2005 (soit 11 % daugmentation des voyages par rapport à 2004) Éviter la gestion par chaque délégation dun marché complexe Un marché national notifié le 1 er juin 2006 Société FRAM

47 47 Les services Titres de transport (train, avion y compris low cost et autres offres promotionnelles) Location de véhicule Hébergement Assistance à la préparation du déplacement (itinéraire, offre économiquement avantageuse, formalités, informations pratiques, …) Réservation (livraison des billets, des billets électroniques, gestion des urgences, des abonnements, …) Service après-vente (modification, annulation, remboursement) Marché : Agence de voyage de façon optionnelle

48 48 Marché : Agence de voyage Les accès Site web offrant une interface unique pour la préparation des déplacements et la réservation Accessible à tous les personnels habilités par le CNRS, 24H/24 et 7J/7 avec une compatibilité Mac, PC et Linux Téléphone, télécopie, mél Plateau de 10 conseillers bilingues travaillant exclusivement pour le CNRS

49 49 Marché : Agence de voyage Le calendrier Mai-Juin 2006 Paramétrage de loutil de réservation en ligne (assuré par lUPSACA, la DR3, la DSI et le BPC) Juillet-Septembre 2006 Validation paramétrage par site pilote (DR Ile-de-France Sud) Septembre à fin décembre 2006 : Déploiement du service Entrée progressive des délégations en fonction de léchéance de chacun des marchés locaux ou de la date souhaitée par chaque délégation

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51 51 Spécificité Nouveau Marché : Carte Affaires

52 52 Marché : Carte Affaires Contexte Éviter au missionnaire titulaire dune carte affaires de faire lavance de fonds lors de déplacements pour les besoins de service Simplifier la vie du missionnaire Réduire le nombre des avances sur frais de déplacement Garantir les délais de remboursement Nécessité dune utilisation simple Un marché national notifié le 1 er juin 2006 BNP PARIBAS

53 53 La Carte Affaires Principe Carte établie au nom patronymique du porteur avec mention CNRS Une seule carte par porteur quel que soit lorganisme financeur Carte internationale Le missionnaire doit être muni dun ordre de mission (CNRS, Université, …) Carte paramétrable Maximum retrait numéraire autorisé : 500 sur 7 jours glissants Maximum paiement autorisé : 5000 sur 30 jours glissants

54 54 La Carte Affaires Carte adossée au compte personnel du porteur Carte à débit différé Arrêté des comptes de BNP PARIBAS : le 25 du mois Débit sur compte personnel du porteur 45 jours à date darrêté des comptes de BNP PARIBAS

55 55 La Carte Affaires Types de dépenses autorisées Toutes les dépenses liées aux missions Frais de transport, dhébergement et de restauration (remboursement dans la limite des plafonds réglementaires) Dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission (par exemple : frais de documentation scientifique sur le lieu de mission) Les frais de réception

56 56 La Carte Affaires Le calendrier 2005 Expérimentation menée avec 3 délégations régionales : - délégation Paris Michel-Ange - délégation Ile-de-France Est (Thiais) - délégation Nord Est (Nancy) 1 er Juin 2006 Notification du marché national BNP PARIBAS Mai-Juin 2006 Travail sur formulaire de délivrance des cartes affaires Juillet 2006 : Déploiement du dispositif Confection des cartes affaires par BNP PARIBAS Distribution des cartes affaires par les délégations

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