2016_09_01 1 Principes et barèmes de remboursement des frais professionnels Sédentaires FONCTIONNEMENT VEHICULES PERSONNELS ET SOCIETE REPAS ET HOTEL REGLES.

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1 2016_09_01 1 Principes et barèmes de remboursement des frais professionnels Sédentaires FONCTIONNEMENT VEHICULES PERSONNELS ET SOCIETE REPAS ET HOTEL REGLES COMPTABLES, FISCALES ET SOCIALES

2 2016_09_01 2 REMBOURSEMENT FRAIS PROFESSIONNELS- FONCTIONNEMENT(1/2) Le service des frais professionnels ne rembourse que les frais liés à des déplacements. –Pour les frais de fonctionnement, vous devez obligatoirement passer commande auprès des services habilités : service Documentation : achat de livres, documentation et abonnements service Moyens Généraux : achat de fournitures service Téléphonie : achat de téléphonie Remarques : –Les frais liés à des évènements autres que professionnels (naissance, mariage, départ en retraite, décès d'un proche du salarié...) ne sont pas pris en charge par le groupe. Pour certains évènements familiaux prévus par la Chartre d’Entreprise, il est toutefois admis que des fleurs puissent être offertes au nom de l'Entreprise : naissance ou adoption d'un enfant du salarié décès d’un proche du salarié : descendants (enfants), ascendants (père/mère) ou conjoint –Les collaborateurs des filiales en déplacement sur le territoire français sont soumis à la politique France en matière de remboursement de frais. Ainsi, pour les transports en avion, la réservation en Classe économique est obligatoire pour tout vol d'une durée effective cumulée inférieure ou égale à 5 heures.

3 2016_09_01 3 REMBOURSEMENT FRAIS PROFESSIONNELS- FONCTIONNEMENT(2/2) Virements : –Nous vous rappelons que les notes de frais doivent être établies régulièrement (par mois, par quinzaine, voire par semaine selon la fréquence de vos déplacements). Les virements sont effectués quotidiennement à l’issue des contrôles. Cas particulier des déplacements à l'étranger : –Plafond spécifique de remboursement pour les hôtels à l'international : 200 euros pour une nuit, sauf exception tenant compte de la spécificité de certaines villes (gestion assurée par le bureau Voyages). Pour justifier des taux de change qui vous ont été appliqués, joignez aux notes de frais (ou envoyez ultérieurement si vous ne les avez pas à ce moment-là) : – une copie des relevés de votre compte bancaire, – ou bien les bordereaux de change de devises.

4 2016_09_01 4 VEHICULES PERSONNELS ET SOCIETE (1/4) Taux des indemnités kilométriques –Véhicules personnels : taux applicables à partir du 1er avril 2014 Préalablement à la première saisie de frais kilométriques ou bien en cas de changement de véhicule, vous devrez adresser une copie de votre carte grise à votre gestionnaire de frais qui procédera à réception, à son enregistrement dans ALIZE. –Véhicules de société : taux applicables à partir du 1 er octobre 2016 Puissance fiscaleI.K /km 3 CV0,310 4 CV0,362 5 CV0,398 6 CV0,417 7 CV et +0,438 Gasoil0,0808 €/km Essence0,1096 €/km

5 2016_09_01 5 VEHICULES PERSONNELS ET SOCIETE (2/4) Principe général –Les remboursements de frais kilométriques : se comptent à partir du lieu de travail, dans la limite des frais supplémentaires réellement engagés supérieurs au trajet Domicile / Lieu de travail. –Les kilomètres effectués du domicile vers le lieu de travail ne donnent pas lieu à des remboursements kilométriques.

6 2016_09_01 6 VEHICULES PERSONNELS ET SOCIETE (3/4) Cas particuliers : Déplacement sur un site différent du lieu de travail

7 2016_09_01 7 VEHICULES PERSONNELS ET SOCIETE (4/4) Les principales distances entre les sites et vers les destinations courantes sont calculées via le site Mappy. Certains lieux ou implantations sont regroupés en un même site : –Belair, Pastel = Lavaur Véhicule de location : l'usage d'un véhicule de location à la place du véhicule personnel est obligatoire pour tout déplacement supérieur à 200 km (400km aller- retour) sauf autorisation préalable de la Direction de branche ou Direction générale adjointe.

8 2016_09_01 8 VEHICULES PERSONNELS ET SOCIETE (3/3) Taxis : –le justificatif doit comporter impérativement les précisions suivantes : les lieux de départ et d'arrivée la date de prise en charge. Le tarif Parking aéroports : –Vous devez utiliser le parking le moins onéreux en fonction de la durée prévue de votre déplacement. Exemple aéroport Blagnac : –P0 - Pour accueillir ou déposer un invité (maximum 3 h) –P1, P2, P3 Pour une durée inférieure à 3 jours –P5, P6 - A compter de 3 jours

9 2016_09_01 9 REPAS ET HOTEL(1/4) Plafonds de remboursement : Barèmes en vigueur au 1er avril 2014 –France : *Bordeaux, Lyon, Marseille, Strasbourg, Toulouse, Lille, Nice, Montpellier, Nantes et Monaco Le périmètre géographique PARIS est étendu aux départements limitrophes : 92 Hauts-De- Seine, 93 Seine-Saint-Denis et 94 Val-De-Marne Pour toute demande de remboursement sur ces départements, la zone PARIS sera donc à préciser dans le formulaire de saisie. Les boissons hors repas et les minibars ne sont pas remboursés. Les seuls « Repas de travail » midi ou soir sur Castres, pris en charge comme frais professionnels sont : –Ceux pris au Carla, réservés au mieux une semaine à l’avance et au minimum 24h à l’avance auprès du service des Relations Extérieures à l’aide du formulaire-type en ligne sur The Place –Lorsque le Carla n’est pas disponible, ceux réservés par le service des Relations Extérieurs dans un restaurant de Castres. Une copie de l’acceptation de la réservation sera alors jointe à votre demande de remboursement. –Dans ce cas, pour Castres, le barème suivant s’applique : »repas du midi = 16,00 € »repas du soir = 28,00 € Nature de la dépenseParis Grandes villes* Province Repas (Boissons incluses)33 €28 € Petit déjeuner11 €8 € Nuit + petit déjeuner156 €113 €93 € Nuit + petit déjeuner + repas = soirée 189 €141 €121 €

10 2016_09_01 10 REPAS ET HOTEL(2/4) Plafonds de remboursement : Barèmes en vigueur au 1er avril 2014 –France : Petit déjeuner : Nature de frais plafonnée, à réserver uniquement lorsque les heures de départ en déplacement professionnel ne permettent pas la prise d’un petit déjeuner à domicile ou à l’hôtel. Collation : A utiliser dans le cadre de r é union de travail –Sites Pierre Fabre : R é unions r é unissant des Internes et Externes, –Hors sites Pierre Fabre : R é unions r é unissant des Internes et/ou Externes, Sont donc exclues, les r é unions de travail sur les sites Pierre Fabre r é unissant uniquement des Internes. –International : Plafond pour une nuit = 200 euros (sauf exception tenant compte de la spécificité de certaines villes (gestion par le Bureau Voyages)). Boissons hors repas : les consommations non alcoolisées seront remboursées pour les collaborateurs en déplacement à l’étranger à l’exception de celles prises au minibar.

11 2016_09_01 11 REPAS ET HOTEL(3/4) Remboursement sur la base des frais réels : –Remboursement dans la limite de plafonds fixés pour chaque nature de frais –Nécessité de fournir des justificatifs : qui soient des documents originaux, (pas de photocopies, ni de reçus de paiement par CB) qui comportent le motif de la réception (s'il n'est pas donné par ailleurs sur la note de frais) Tout dépassement de ces plafonds reste à votre charge Invitation –Le barème Repas est appliqué pour tout repas pris dans le cadre d'une relation de travail –Invitation par le collaborateur de l’Entreprise : l’invitation entre collaborateurs de même site n’est pas autorisée sans accord du RRH. L’invitation est acceptée en cas de présence de collaborateurs d’autres sites ou d’invités externes au Groupe. le collaborateur à l’origine de l’invitation doit prendre en charge le règlement du repas (quelque soit le montant du repas ou le nombre d’invités). pour se faire rembourser, il devra déclarer une nature de frais REP_INVIT_MIDI ou REP_INVIT_SOIR dans l’application des frais professionnels ALIZE en indiquant les invités (interne et/ou externe) et joindre les justificatifs. En conséquence, aucune facture ne sera réglée par la Comptabilité.

12 2016_09_01 12 REPAS ET HOTEL(4/4) Repas midi pris au CARLA ou dans un restaurant de l’Entreprise : –le collaborateur à l’origine de l’invitation devra déclarer une nature de frais REPAS_CARLA dans l’application des frais professionnels ALIZE et indiquer les invités (interne et/ou externe) –Pour les sites mettant à disposition un restaurant d’entreprise, le collaborateur à l’origine de l’invitation doit déclarer une nature de frais REPAS_REST_ENT dans l’application des frais professionnels ALIZE et indiquer les invités (interne et/ou externe) Plateaux repas –Pour le bassin castrais, lors de la commande des plateaux repas sur DIAPASON, le collaborateur doit déclarer une nature de frais REPAS_PLATEAU_M ou REPAS_PLATEAU_S dans l’application des frais professionnels ALIZE en indiquant les invités (interne et/ou externe) Rappel de bon usage Groupe : le recours au plateau repas doit faire l’objet d’un usage mesuré et les structures internes comme le Carla répondent aux besoins de réunion, de réception et de restauration sur Castres Pour les évènements particuliers : –les séminaires, le collaborateur continuera à faire une demande sur DIAPASON.

13 2016_09_01 13 REGLES COMPTABLES, FISCALES ET SOCIALES (1/1) Avantages en nature : –Le remboursement des frais de repas peut générer, le cas échéant, une réintégration dans le salaire pour : un calcul de charges sociales salariales et patronales, au-delà de certains seuils, une prise en compte pour la déclaration des revenus par les particuliers.  pour ces raisons, aucune facture de repas ne peut être traitée par la comptabilité –Séparation des exercices comptables Cette règle fiscale impose que les frais engagés sur une année donnée soient réglés, et donc traités, l’année de la dépense.