Améliorer son classement et préparer l’archivage

Présentation au sujet: "Améliorer son classement et préparer l’archivage"— Transcription de la présentation:

1 Améliorer son classement et préparer l’archivage
I. Le classement

2 Public visé et Objectifs
Agents de gestion administrative, secrétaires ou assistants amenés à classer des documents produits par le service. Objectifs Repérer et mettre en œuvre un classement adapté, efficace, accessible et fiable. Concevoir une organisation de classement simple et évolutive quelle que soit la modalité technique choisie (classement papier ou informatique). Identifier comment préparer les archives dans son service.

3 Vincent BOGAERS Etudes : Master RH à l'IGS Paris et MBA à l'ESG
Parcours : 12 ans d’expérience dans la formation - Entreprise de support technique (hotline) : norme qualité - Mairie : Marianne et démarche Qualité - Public (Formation & recrutement…) : 7 ans en collectivité Consultant formateur en Ressources Humaines, Management et Qualité (Marianne, Qualiville, Iso, …) « SAV » : Skype : soi.conseil

4 Caractéristiques Le point de vue adopté se situe au moment de la création du document (papier ou électronique). Le document créé est un document d’archives, c’est-à-dire qu’il doit être complet et exact et rendre compte de l’activité qui l’a produit. Le document sera soumis à des règles de conservation et de consultation.

5 Audit de votre classement et archivage

6 La gestion physique des documents :
Les types de dossiers : commun ou par spécialité ? Les types de classement classé ? Les durées de conservation sont-elles respectées ? Les procédures de versement, de tri et de destruction sont-elles connues et pratiquées ? En volumes, nous avons classiquement dans une Banque : 0,4 cm de papier à archiver par an par client, en provenance des agences, avec la répartition suivante : 70% d ’archives comptables 20% d ’archives de dossiers de prêts 10% d ’archives des services centraux.

7 Il devient le moyen de communication le plus important.
Le système informatique : Les archives sont-elles intégrées dans les procédures informatiques ? Les dossiers électroniques : Les archives physiques sont-elles intégrées dans la gestion des dossiers électroniques ? Existence de données communes ou de documents communs ? Les documents et les courriers électroniques : Les documents numériques : photos, radios, documents externes, etc. Le courrier électronique Il devient le moyen de communication le plus important. Il produit plusieurs données importantes, non imprimées. Que fait-on du contenu des bases, au delà de la sauvegarde. Exemple des progiciels ne passant pas l’an 2000.

8 Comment est réalisé le classement ?
Les documents physiques Dossiers en pochette ou en carton Dossiers courants et définitifs Dossiers dans les services Dossiers administratifs Les documents électroniques Interface au Système d’Information Interface aux logiciels de dossiers patients Le courrier électronique et les documents associés

9 LES LOCAUX D’ARCHIVES Localisation des locaux :
Proches des services ou éloignés Capacité en nombre de dossiers Capacité en durée d’archivage Dossiers administratifs Les procédures Communications de dossiers Tris et éliminations Gestion manuelle ou informatique

10 Pour le stockage, la prise en compte :
Type de mobilier : fixe ou mobile ? Type de classement : en continu, par date de naissance, par service, etc. ? Les sites : proches des services ou éloignés; avec ou sans sous-traitance ? Les dossiers: en pochette ou en carton ?

11 Les tris et éliminations :
Le récolement : Reprise ou pas. Si reprise, quelle ampleur ? Les moyens humains et techniques. Les tris et éliminations : Procédure agréée. Moyens humains compétents. Responsabilité.

12 Présentations des différentes techniques de classement

13 On ne classe par pour conserver, on classe pour retrouver facilement.

14 Un bon classement doit être :
simple pour permettre de trouver et replacer facilement un document rapide pour trouver et replacer rapidement un document sûr pour être certain que tous les documents sont à leur place et qu’aucun ne manque extensible pour permettre d’ajouter des documents ultérieurement.

15 Un « bon classement » : critères d’efficacité du classement
Le « bon classement » n’existe pas dans l’absolu. Caractéristiques d’un bon classement Accessible à jour Simple fiable Le matériel utilisé par le classement doit faire gagner du temps et de la fiabilité. le classement est basé sur une méthode ; les dossiers sont bien identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode la corbeille « classement en attente » est vide. il est « sans bruit ». Un bruit est un document qui n’a rien à faire dans le classement (le double, le brouillon, la énième version d’un même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc.). Le classement est sans « silence » c’est-à-dire qu’il ne manque pas de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par un « fantôme », c’est-à-dire, une feuille de papier qui comportera : le nom du document ou du dossier, le nom de l’emprunteur, la date d’emprunt.

16 Quelques règles un classement ne doit pas comporter une arborescence de plus de 4 niveaux. il ne faut pas que le classement implique plus de 4 ou 5 gestes au-delà de 3 ou 4 les couleurs ont plus tendance à nous perturber qu'à nous aider s'interdire de créer une rubrique "divers"

17 Un circuit sans retours
Transmission Classement Original Une copie ? Document entrant Trier Traiter TRI TRI TROP

18 Le mobilier de classement
Armoires à portes battantes ou coulissantes Classeurs multi-tiroirs Bibliothèques Etagères caissons mobiles A l’intérieur de ce mobilier, placez les accessoires les plus appropriés. corbeilles superposables en format A4 ou même A3 (pratique pour les plans) classeurs à levier dossiers suspendus ranges-revues intercalaires protège-documents chemises onglets et index marque-pages caisses à archives

19 Trucs et Astuces : code couleur
Utiliser des pochettes de couleur qui correspondent à l'aiguillage du document : une pochette rouge pour ce qui doit être signé en urgence, une verte pour ce qui peut attendre une semaine par exemple, une noire pour ce qui doit être directement classé. On peut aussi utiliser des pastilles adhésives colorées pour remplacer ce système : une pastille rouge est apposée pour traitement, une noire pour indiquer que le traitement est effectué.

20 De l'art de savoir... supprimer
L'une des causes majeures de mauvais classement concerne l'accumulation de documents inutiles. Par précaution, on a souvent tendance à garder plutôt qu'à jeter. Il est donc nécessaire de se demander quel document garder, et pendant combien de temps.  indiquer dès sa réception, la période de validité d'un document. Exemple, un catalogue fournisseur sera valable une année au maximum et ira rejoindre une boîte de classement « annuelle » avant destruction, alors qu'un document comptable devra rester disponible au moins pendant l'exercice en cours, avant d'être archivé pour toujours.

21 Prendre le temps de classer
Plutôt que de classer une fois par mois, réservez-vous une heure par semaine. Avec l’habitude, ce ne sera plus qu’une question de 20 à 30 minutes, pas davantage. Attention à ne pas céder aux tentations de report dans le genre « je ferai ça la semaine prochaine ». La tâche épreuve n’en sera que plus difficile !

22 Construire son classement
Les besoins des utilisateurs Un classement efficace répond aux demandes, à l’utilisation qu’on en a. QQOQCP Pourquoi ? Qui ? Qui utilise les dossiers ? Pour quelle raison ? Quoi ? Quels documents composent les dossiers ? Où ? Où sont rangés les dossiers ? Où les consulte-t-on ? Quand ? Quand utilise-t-on les dossiers ? (fréquence d’utilisation pour déterminer si le dossier est « vivant ») Combien ? Combien de dossiers ?

23 Les trois zones + 1 Zone 4 Zone 3 A portée de main Quotidiennement
Dans le bureau Fréquemment Proche / couloir Régulièrement Dans les archives Obligation de conserver

24

25 Classement et Informatique
Utiliser les mots clés (tags) Fichier / propriété / mots clés Mots clés = clé principal puis clé secondaire puis sujet Arborescence : la même que pour son classement papier Code couleur des dossiers Microsoft : idem que son classement papier Code couleur dossiers Outlook : idem que son classement papier

26 Retrouver rapidement les fichiers a usage fréquent
Sans doute avez-vous l'habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous tilisez fréquemment. L'ennui de cette technique, c'est que ces raccourcis finissent par encombrer le bureau. Il existe pourtant une autre alternative : épingler les fichiers dans leur logiciel d'origine. En d'autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts. Pour cela : ouvrez votre fichier avec votre application Office ; activez le bouton MS Office (version 2007) ou Fichier (version 2010 et plus) ; cliquez sur l'option Récent ; le nom du fichier ouvert apparaît dans la liste des documents ouverts les plus récemment ; cliquez sur l'épingle blanche située face au nom de fichier ; l'icone devient bleue et le fichier est désormais "épinglé". Vous y accéderez par le biais de l'option Fichier - Récent. Si vous n'utilisez plus un fichier épinglé, cliquez simplement sur l'icone bleue en face de son nom.

27 GED : Gestion Electronique des Documents
Classement et GED GED : Gestion Electronique des Documents Démarche Scanner Gérer le fichier de suivi des documents scannés Transmettre de façon dématérialisée Associer des mots clés aux documents scannés (cf. recherche ultérieure) But : Gain de temps Impératifs : Logiciel + scanners + ressources du réseau informatique Management : Habitudes de travail et « habilité » informatique