Ce gabarit de budget est un produit de lACTS en partenariat avec Organisports.

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1 Ce gabarit de budget est un produit de lACTS en partenariat avec Organisports

2 Que fait le logiciel budgétaire ? Il répartit les revenus et les dépenses en deux colonnes distinctes : Comptant et Biens et services Le programme permet deffectuer trois tâches principales : –Produire un budget; –Restructurer le budget en différente configurations avec laide de rapports spécifiques; –Établir un processus de suivi budgétaire.

3 Produire un budget qui: Suggère une structure budgétaire et pour chacun de ceux-ci identifie tous les items budgétaires potentiels en argent comptant ou ben biens et services ; Identifie, pour chaque item budgétaire en biens et services, les pourvoyeurs éventuels; Identifie, pour chaque item budgétaire les items qui ne sont pas taxables; Identifie, pour chaque item budgétaire les transactions qui étaient en devise étrangère; Inclus un critère de pourcentage pour chaque section du budget ; Produit des rapports généraux

4 De restructurer le budget en différentes configurations Identifie les items similaires répartis dans lensemble du budget, aux fins de présentation à un commanditaire ou un fournisseur éventuel; Regroupe tous les items quun gouvernement, une institution ou une entreprise va fournir; Mesure limpact économique en fonction du Modèle MEETS de lACTS ; Permet de calculer le retour des taxes de vente en fonction de chaque item budgétaire;

5 Permet un suivi budgétaire qui: Gère les flux de trésorerie (« cash flow »); Effectue le suivi budgétaire en imputant toutes les dépenses dans les postes budgétaires appropriés, de façon à vérifier si un poste budgétaire est suffisamment provisionné pour permettre lémission dun bon de commande; Produit le bon de commande; Effectue le suivi des factures reçues en fonction des bons de commande émis. Produit un rapport entre ce qui a été budgétisé, dépensé et prévu au flux budgétaire;

6 Exemple de structure budgétaire Division –e.g.: 01-01-00.000 Direction générale Subdivision –e.g: 01-05-00.000 Dépenses de réunions Poste budgétaire –e.g.: 01-05-01.000 Bureau de direction Exemples dobjets à même un poste budgétaire –683 Buffets avant lévénement –693 Boissons non alcoolisées –694 Café Le code du poste budgétaire pour le café servi pendant les réunions du Bureau de direction serait donc : 01-05-01.694

7 Gabarit de plan budgétaire – Version de base Tâche no 1 : Produire un budget

8 Page de bienvenue

9 Étape 1 : Saisir linformation sur votre événement

10 Étape 2 : Déterminer quels sont les seuls postes budgétaires que vous allez utiliser et y saisir les données

11 Vous pouvez décider dannuler certaines divisions, subdivisions ou postes budgétaires à laide du bouton « Non utilisé » ou, tel quillustré, vous pouvez décider douvrir un poste budgétaire spécifique

12 Étape 3 : Saisir les données pour un poste budgétaire dont vous avez besoin

13 Chaque poste budgétaire comprend une liste de tous les objets possibles en deux colonnes (Comptant et Biens et services) : vous ne choisissez que ceux dont vous avez besoin (colonnes Quantité et Prix). Pour chaque objet, vous pouvez aussi cocher sil sagit dun objet non taxable ou dun objet transigé à lorigine en devise étrangère. De plus, pour les objets en biens et services, pour pouvez saisir le pourvoyeur.

14 Étape 4 : Vous pouvez produire différents types de rapport budgétaire : Exemple du rapport budgétaire le plus détaillé

15 Vous pouvez utiliser des filtres afin de sélectionner une section spécifique du rapport

16 Rapport en fonction : – du poste budgétaire que vous avez conservé – des données que vous avez saisies

17 Étape 5 : Vous pouvez décider dinclure un pourcentage que vous ne voulez pas franchir

18 Les pourcentages peuvent être établis pour toutes les divisions et subdivisions

19 Vous pouvez vérifier dans un rapport si vous avez ou non des dépassements budgétaires en fonction du % projeté

20 La ligne rouge = un poste budgétaire au-dessus du pourcentage projeté

21 Vous pouvez modifier le nom dune division existante ou en créer une nouvelle

22 Vous pouvez modifier le nom dune subdivision existante ou en créer une nouvelle

23 Vous pouvez modifier le nom dun poste budgétaire ou en créer un nouveau

24 Vous pouvez créer de nouveaux objets ou inclure une valeur au Comptant ou en Biens et services qui sera automatiquement intégrée dans la structure du budget (ex. le coût du café)

25 Vous pouvez ajouter de nouveaux pourvoyeurs de Biens et services (gouvernements, institutions, entreprises)

26 Gabarit de plan budgétaire – Version de base Tâche no 2 : Restructurer le budget en différentes configurations

27 Vous pouvez restructurer votre budget automatiquement dans une configuration différente

28 Vous pouvez faire le suivi dobjets similaires répartis dans lensemble du budget en vue dune présentation à un commanditaire ou un fournisseur éventuel

29 Vous pouvez sélectionner un objet spécifique (ex. le café)

30 Liste des postes budgétaires où le café apparaît dans votre budget

31 Vous pouvez aussi obtenir le montant total des dépenses de café réparties dans lensemble du budget

32 Connaissant ce montant, vous êtes en mesure délaborer une proposition de commandite ou signer un contrat avec un fournisseur

33 Vous pouvez produire des rapports budgétaires par pourvoyeur de Biens et services que vous avez inscrit lors de la saisie des données

34 Il est facile de faire tenir sur une seule page tous les biens et services que la ville ou un commanditaire devrait fournir à votre événement

35 Vous pouvez produire un rapport budgétaire compatible avec le modèle MEETS de lACTS

36 Vous pouvez alors saisir ces chiffres dans le logiciel de MEETS de façon à connaître limpact économique de votre événement (à lexception des dépenses des visiteurs)

37 Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous avez inscrits comme non taxables

38 Il est alors facile de calculer quel est le montant du retour de taxes que vous recevrez

39 Vous pouvez produire des rapports budgétaires pour les objets que vous avez saisis en devises étrangères (Ex. US $ ou euros)

40 Il est alors facile dajuster votre budget en fonction des variations du taux de change du dollar canadien

41 Budget – Version avancée Tâche no 3 : Créer un processus de suivi du budget Module Flux de trésorerie

42 Étape 1 : Saisir votre période de flux de trésorerie pour lévénement

43 Étape 2 : Saisir vos flux de trésorerie

44 Pour chaque poste budgétaire avec un montant au Comptant : saisir votre flux de trésorerie

45 Une fois votre budget au comptant établi, vous navez quà choisir les boutons doption de flux de trésorerie

46 Rapports de flux de trésorerie

47 Flux de trésorerie total par mois pour votre événement

48 Rapport mensuel pour un poste budgétaire spécifique

49 Détails des flux de trésorerie dun poste budgétaire

50 Vous pouvez aussi vérifier quel est votre flux de trésorerie cumulatif pour le mois courant

51 Dans cet exemple, vous avez dépensé 22 $ alors que votre flux de trésorerie cumulatif projeté au 29 septembre nétait que de 10 $. La ligne rouge vous prévient quà la fin de lévénement, vous pourriez être en situation de dépassement budgétaire

52 Budget – Version avancée Tâche no 3 : Créer un processus de suivi budgétaire Module Bon de commande / Facture

53 Étape 1 : Saisir vos fournisseurs au comptant pour votre bon de commande ou un contrat

54 Étape 2 : Saisir vos pourvoyeurs de Biens et services pour votre bon de commande ou un contrat

55 Étape 3 : Saisir un bon de commande

56 Vous pouvez ouvrir un bon de commande existant ou en créer un nouveau

57 Si le poste budgétaire nest pas suffisamment provisionné, le logiciel vous le laissera savoir. Vous pouvez alors ne pas autoriser le bon de commande. Dans lexemple illustré, vous disposez de suffisamment dargent.

58 Vous pouvez maintenant transmettre votre bon de commande à votre fournisseur

59 Vous pouvez aussi vérifier létat actuel dune subdivision budgétaire

60 Dans 01-05-000, vous avez dépensé 22 $ alors que votre flux de trésorerie cumulatif projeté au 29 septembre nétait que de 10 $. La ligne rouge vous prévient quune fois lévénement terminé, vous pourriez vous retrouver en situation de dépassement budgétaire

61 Dans 02-01-000, vous avez dépensé 1000 $ alors que votre budget nétait que de 100 $. La ligne rouge vous prévient que vous êtes en situation de dépassement budgétaire

62 Vous pouvez vérifier quels bons de commande ont été transmis à un fournisseur

63 Vous pouvez vérifier quels bons de commande nont pas été déjà transmis à un fournisseur

64 Vous pouvez vérifier quels bons de commande ont été transmis, mais pour lesquels vous navez pas encore reçu la facture correspondante

65 Vous pouvez obtenir un rapport par fournisseur utilisant des bons de commande et savoir combien dargent vous lui avez payé ou combien vous lui devez

66 Saisir une facture

67 Quand vous recevez une facture, vous saisissez linformation en vue de :: - relier la facture au bon de commande approprié. - ou sil ne sagit pas dun bon de commande, vous le saisissez comme un paiement dun contrat (ex. la facture de téléphone) : le logiciel vous fera savoir si vous avez assez dargent pour payer cette facture

68 Liste des factures (bons de commande) par ordre chronologique

69 Liste des factures (paiements de contrat) par ordre chronologique

70 Vous pouvez produire des rapports par fournisseur et savoir combien dargent vous leur avez payé ou combien vous leur devez

71 Le Gabarit de budget : Suit la structure du Gabarit de plan daffaires Est complet en proposant une telle structure et une liste de tous les objets Est souple en vous permettant deffacer les divisions, subdivisions et postes budgétaires dont vous navez pas besoin Peut être adapté à votre propre structure budgétaire Peut être modifié puisquil est en format Microsoft Access Vous offre une variété complète de rapports différents Vous avertit si vous produisez un bon de commande sans disposer de largent nécessaire dans un poste budgétaire précis Vous laisse savoir si vous serez en situation de dépassement budgétaire pour un poste budgétaire spécifique

72 Finalement Le Gabarit de plan de budget Vous épargne Temps, effort et argent !!!!

73 Pour toute question ou si vous souhaitez quOrganisports produise / personnalise votre budget? ORGANISPORTS Tél. : +1 (819) 345-5003 Téléc. : +1 (819) 346-7939 Courriel : info@organisports.com Pour plus dinformation, visitez notre site Internet à ladresse : www.organisports.com