AMUE – SIFAC Formation « Dépenses »

AMUE – SIFAC Formation « Dépenses »
Cursus Ordonnateur

Sommaire Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers
Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion

Modélisation 2 2 Modélisation 3 3 2 3
Introduction Service fait valorisé, non valorisé, avec ou sans mandats ? Dans la présentation suivante, nous utiliserons la correspondance suivante : Avec val SF – Sans bord. mandats Modélisation 2 2 Sans val SF – Sans bord. mandats Modélisation 3 3 Notes au formateur Rappel : une organisation d’achat est propre à chaque établissement rattaché au titre de l’article L du code de l’Education (un Article 43 est un établissement et donc a sa propre organisation d’achat) DEM-DEP-01 : Organisation d’achat Pour SIFAC, une organisation d’achat unique est mise en œuvre pour l’établissement et ses SACD.L’organisation d’achat représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat et de l’approvisionnement des articles et services pour une ou plusieurs divisions. C’est dans l’organisation d’achat que sont définies les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur. Une organisation d’achat est liée à une société (FI) par l’intermédiaire des divisions (MM). Tout fournisseur créé dans la base de tiers, est lié à une organisation d’achat. Dans l’exécution de la dépense, toute commande devra référencer une organisation d’achat. La souche SIFAC possédera une organisation d’achat unique pour l’établissement et l’ensemble de ses SACD. Cette organisation d’achat sera codifiée alpha numériquement sur 4 caractères (Z100) Les écoles, instituts rattachés à un établissement tels que définis dans le Code de L'Education, (Partie Législative), Section 4 : Relations extérieures, Article L719-10, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, sans lien particulier avec leur établissement de rattachement. Ils auront donc une organisation d’achat propre. 2 3

Introduction Modélisation « Achats » de l’établissement
La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets : - l’organisation d’achat la division CR feuille SACD BIU ou SAIC Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Division Organisation d’achat La société FI correspondant à la division doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).

Introduction Structures organisationnelles « Achats »
Une organisation d’achat : unique est définie pour l’établissement et ses SACD correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat Une division : est rattachée à une seule société FI représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats porte la notion de secteur de TVA Remarque: plusieurs divisions peuvent être rattachées à une même société Notes au formateur Rappel : une organisation d’achat est propre à chaque établissement rattaché au titre de l’article L du code de l’Education (un Article 43 est un établissement et donc a sa propre organisation d’achat) DEM-DEP-01 : Organisation d’achat Pour SIFAC, une organisation d’achat unique est mise en œuvre pour l’établissement et ses SACD.L’organisation d’achat représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat et de l’approvisionnement des articles et services pour une ou plusieurs divisions. C’est dans l’organisation d’achat que sont définies les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur. Une organisation d’achat est liée à une société (FI) par l’intermédiaire des divisions (MM). Tout fournisseur créé dans la base de tiers, est lié à une organisation d’achat. Dans l’exécution de la dépense, toute commande devra référencer une organisation d’achat. La souche SIFAC possédera une organisation d’achat unique pour l’établissement et l’ensemble de ses SACD. Cette organisation d’achat sera codifiée alpha numériquement sur 4 caractères (Z100) Les écoles, instituts rattachés à un établissement tels que définis dans le Code de L'Education, (Partie Législative), Section 4 : Relations extérieures, Article L719-10, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, sans lien particulier avec leur établissement de rattachement. Ils auront donc une organisation d’achat propre.

Introduction Référentiels et données de gestion
Le flux dépense dans SIFAC utilise 1 référentiel de gestion, et une nomenclature de données de gestion : Le référentiel fournisseur : chaque commande d’achat devra référencer un fournisseur créé préalablement dans le référentiel fournisseur. La nomenclature des groupes de marchandise : chaque commande d’achat devra spécifier un groupe de marchandise représentant la catégorie d’achat, et dont la base de données est alimentée avec la nomenclature Nomades.  Les données contenues dans la fiche fournisseur sont automatiquement dérivées dans les documents d’achats et de facturation Exemples : Conditions de paiement Coordonnées bancaires …

Introduction L’adresse budgétaire
Le budget est attribué à une adresse budgétaire, qui est définie comme la combinaison de 5 axes du module FM : Le compte budgétaire (nature), Le domaine fonctionnel (destination), Le centre financier (structure organisationnelle budgétaire), Le fonds (origine de financement), Le programme de financement (opération annuelle et pluriannuelle, convention) Axes d’imputation SAP/FM Compte budgétaire Domaine Fonctionnel Centre Financier Fonds Programme de financement Mise en œuvre des axes Nomenclature par nature Nomenclature de gestion Structure Organisationnelle budgétaire Origine de financement Opérations Pluriannuel. / annuel. Conventions Arborescence Chapitre/ Article Destination Sous-destination Établissement Unité budgétaire Centre de responsabilité Origine de Financement Opérations Conventions

Introduction Contrôles budgétaires
Étanchéité des trois masses La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle d’investissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de l’établissement Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA pour les établissements non passés aux RCE Rappel : Les dépenses sur crédits limitatifs ne peuvent être engagées et ordonnancées que dans la limite des crédits ouverts. Contrôle du disponible sur l’UB et le chapitre pour les établissements non passés aux RCE Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au-delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de l’enveloppe d’une convention relevant de la catégorie des ressources affectées Etanchéité des crédits alloués à la convention RA Contrôles optionnels internes : Contrôle sur l’enveloppe allouée au CR Les crédits alloués au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables par les autres centres financiers Etanchéité de l’enveloppe du CR au sein d’une même masse Idem que précédent + Les crédits alloués à la masse de fonctionnement au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables en masse de personnel sur ce même centre financier Contrôles du disponible sur le programme de financement qui matérialise l’enveloppe de crédits du projet pour les conventions et les opérations. Il est possible de rendre les conventions non-RA aussi étanches que les RA Contrôles spécifiques au sein du SAIC : Budget évaluatif SAIC Tout mouvement budgétaire à l’intérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter l’équilibre fonds de roulement

Introduction Contrôles budgétaires – Spécificités RCE
Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle UB/Chapitre disparait, au profit d’un contrôle Etablissement/Masse Auparavant, lorsque l’intégralité des crédits budgétés au chapitre 61 étaient engagés, et même si des crédits étaient encore disponibles au chapitre 60, un virement budgétaire était nécessaire pour engager des dépenses sur un compte faisant partie du chapitre 61. Désormais, l’ensemble des crédits d’une masse peut être utilisé dans distinction de chapitre, dans l’ensemble de l’établissement Conséquences Chute de la volumétrie des virements chapitre  chapitre Un nouveau contrôle optionnel interne est mis en place pour les établissements passés aux RCE Contrôle sur l’enveloppe agrégée au niveau 2 (prenant en compte le centre de niveau 2 et tous ses fils) Les crédits alloués peuvent être contrôlés par enveloppe, masse ou chapitre

Introduction Processus de la Dépense
3 Service fait sans valorisation sans mise sous bordereaux de mandats : Comptable Ordonnateur Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Contrat ME31K Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) MIGO pour le service fait pour fourniture ML81N pour le service fait pour prestation de service Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consommation des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 401 Impact analytique

2 Service fait avec valorisation (1/2): Cas 1 « La facture et le service fait concordent » Comptable Ordonnateur Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Contrat ME31K Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 C 401 Impact analytique

2 Service fait avec valorisation (2/2): Cas 2 « La facture est différente du service fait » Comptable Ordonnateur Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Annuel Pluriannuel Contrat ME31K Réservation de fonds FMX1 Commande d’achat ME21N Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Ajustement des crédits Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 D/C 6xx / 2xx C 401 Impact analytique Ajustement analytique

Référentiel Fournisseur Généralités
XK01 Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC. Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Données de Base Mandant Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables Société Gestion de comptes Moyens de paiement XK (plus fin) ou FK (vue comptabilité) Données d’Achat Organisation d’Achat Achat Partenaires

Référentiel Fournisseur Initialisation d’un fournisseur
XK01 A l’initialisation d’un fournisseur, il est nécessaire de définir le groupe de comptes et l’organisation d’achat du fournisseur : XK (transaction fournisseur) Société: renseigner la société dans laquelle le fournisseur doit être créé Organisation d’achat Groupe de comptes: permet la classification des fiches fournisseurs. Il détermine les informations nécessaires à la définition du fournisseur.

Référentiel Fournisseur Initialisation d’un fournisseur
XK01 Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC. Groupe de compte Critère d’unicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins l’un des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère d’unicité Z005 Agents Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même. Z006 Fournisseurs occasionnels Z007 Prestations Internes Z008 Partenaires Z009 Agents invités Le groupe de compte Z008 Partenaires rassemble les fournisseurs uniquement référencés comme partenaires auprès d’autres fournisseurs. Le groupe de compte Z006 Fournisseurs occasionnels permet la création d’un fournisseur modèle unique qui pourra être modifié dans la commande d’achat pour représenter un fournisseur particulier occasionnel.

Référentiel Fournisseur Données de base
XK01 L’écran d’« adresse » permet de définir les données de base du fournisseur : Nom : Titre de civilité Nom Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du fournisseur. Adresse postale : Numéro et rue Code postal et ville Pays Des informations de communication (tel, , fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet mais ne sont pas obligatoires

XK01 L’écran de « données de pilotage » permet de définir le contrôle des comptes et les identifiants du fournisseur : Contrôle des comptes : Client : permet d’indiquer un lien entre le tiers fournisseur et le tiers client Clé du groupe Identifiants du fournisseur : N° SIRET : sur 14 caractères Identifiant N° identifiant TVA

XK01 L’écran d’« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires : Coordonnées bancaires: Pays (Domiciliation du compte) Clé bancaire (Code banque) Compte (Numéro de compte) Titulaire (Banque) Clé (clé RIB) Code IBAN

Référentiel Fournisseur Données comptables
XK01 La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : Le code intérêts est toujours celui correspondant au taux légal. Tenue de compte: Compte centralisateur, Code cession/opposition Calcul des intérêts : Code intérêts Données de référence : Ancien N° de compte

Référentiel Fournisseur Données comptables
XK01 La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : Opérations de paiement : Destinataire du paiement fixe s’il diverge du fournisseur lui-même Code de blocage paiement Correspondance : Chargé de compte chez le fournisseur

Référentiel Fournisseur Données de vente
XK01 La vue Achat permet de définir toutes les données d’achat du fournisseur : Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents) x correspond au mode de paiement : Virement, Chèque, G virement à échéance, T virement étranger. Conditions : Devise : utilisée par le fournisseur Condition de paiement

Référentiel Fournisseur Données de vente
XK01 3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle définie dans les données générales du fournisseur Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes d’achat Auteur de la facture si l’auteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la commande a été passée Code partenaire Nom et Numéro du partenaire

Engagement Financier Généralités
2 3 L’engagement financier permet de réserver des crédits en vue d’une dépense. L’engagement financier peut être préalable, ou concomitant à un engagement juridique, Il existe plusieurs types d’engagements financiers préalables : Provisionnel : engagement financier réalisé au début de l’exercice Spécifique : engagement financier réalisé en cours d’exercice Sur convention : engagement financier réalisé sur conventions L’engagement financier préalable est modélisé dans SIFAC par la transaction de réservation de fonds, FMX1. Chaque type d’engagement préalable est modélisé par un type de pièce. L’engagement financier concomitant est modélisé, comme l’engagement juridique, par la transaction de commande d’achat (ME21N), et sera vu par la suite dans le chapitre engagement juridique.

Engagement Financier Généralités
2 3 L’engagement financier préalable ne référence pas de tiers. Il ne référence qu’une adresse budgétaire et un montant. De manière à modéliser le processus de validation de l’engagement financier, seuls les valideurs pourront « sauvegarder » les engagements financiers. Les autres profils ne pourront que « pré-enregistrer » les pièces, action n’impactant pas le budget. Il est possible de modifier les données d’un engagement financier : L’adresse budgétaire : Tant que l’EF n’est référencé dans aucun engagement juridique, via la transaction de modification de réservation de fonds FMX2. Le montant : A la hausse dans la limite du budget, et à la baisse dans la limite des montants d’engagements juridiques référençant l’EF, via la transaction FMXPM1. Il est également possible de bloquer un engagement financier (rendant son utilisation impossible), ou de le solder (libérant les crédits sur l’adresse budgétaire).

Engagement Financier Création d’une réservation de fonds – Initialisation
2 3 FMX1 La transaction FMX1 permet la création de tous les types d’engagement financier préalable. Renseigner: - Type de pièce (EP : engagement provisionnel, ES : engagement spécifique, EO : engagement sur convention) Société Éventuellement le modèle de pièce, de manière à créer une pièce par copie d’une pièce existante (adresse budgétaire et description de l’EF sont copiées)

Engagement Financier Création d’une réservation de fonds – Imputation
2 3 FMX1 Les types d’engagement financier provisionnel, et spécifique, référencent les mêmes données à la création : NA Renseigner: Texte de description d’en tête Le montant d’origine (TTC) Le compte budgétaire Le centre financier Le fond Le domaine fonctionnel

Engagement Financier Création d’une réservation de fonds – Imputation
2 3 FMX1 Le type d’engagement financier sur opération/convention doit référencer l’élément d’OTP modélisant la convention: Renseigner: Texte de description d’en tête Le montant d’origine L’élément d’OTP Le compte général Le compte budgétaire est alors dérivé du compte général Le centre financier et le domaine fonctionnel sont dérivés de l’EOTP A aujourd’hui, le compte général doit être saisi. Ceci est en cours d’étude pour pouvoir saisir le compte budgétaire et dériver le compte général. Il peut exister une tolérance entre la commande et l’engagement financier qu’elle référence. Il en va de même entre une liquidation directe et l’engagement financier que cette dernière référence.

Engagement Financier Création d’une réservation de fonds – Validation
2 3 FMX1 Seuls les valideurs pourront « sauvegarder » les engagements financiers. Les autres profils ne pourront que « préenregistrer » les pièces, action n’impactant pas le budget. FMX2 permet de reprendre la résa de fonds pré-enregistrée et de la sauvegarder, ce qui revient à la valider en termes métier.

Engagement Financier Modification d’une réservation de fonds
2 3 FMX2 La transaction FMX2 permet de modifier l’adresse budgétaire, de bloquer en utilisation, ou de solder une ligne d’engagement financier : Le compte budgétaire, le centre financier, le fond, et le domaine fonctionnel sont modifiables. Dans l’écran de détail de la ligne de pièce, il est possible de cliquer sur : Poste « Traité », pour solder la ligne de poste, (lorsque l’EF n’a jamais été référencé, ceci correspond à annuler l’EF) Poste bloqué, pour bloquer l’utilisation de la ligne de poste. Cette modification est une action accessible aux valideurs. Attention: En termes métier, le blocage du budget est une action transitoire mais n’est pas nécessaire. La transaction FMX2 ne permet de ne changer que l’adresse budgétaire mais pas le montant d’un engagement.

Engagement Financier Modification d’une réservation de fonds
2 3 FMX2 La transaction FMXPM1 permet de modifier le montant d’un engagement financier qui a déjà été validé (sauvegardé). Dans l’écran d’initialisation, spécifier : s’il s’agit d’un complément d'engagement ou de dégagement - - Le type et le n° de pièce à modifier Puis valider avec Entrée Complément d’engagement ou de dégagement (action accessible aux valideurs) Dans l’écran de saisie de l’ajustement, saisir : La valeur de l’augmentation ou de la dépréciation (Engagement ou dégagement) La description de l’ajustement Puis sauvegarder

Exercice 2 3 15 min Exercice 1 Saisie d’un Engagement financier provisionnel en début d’année

Exercice 2 3 15 min Exercice 2 Ajustement à la hausse d’un EF sur convention simple

Engagement Juridique Généralités
2 3 L’engagement juridique représente la commande de fournitures ou de services passée par l’établissement auprès d’un fournisseur. L’engagement juridique impacte le budget en réservant les crédits. Budgétairement, l’engagement juridique référence : Un engagement financier préalable ayant déjà réservé des crédits sur le budget, Directement une adresse budgétaire lorsqu’aucun engagement financier n’a été créé préalablement pour la commande passée. L’engagement juridique fait alors office d’engagement financier, et on parle d’engagement financier concomitant à l’engagement juridique. Une seule unité budgétaire (UB), appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE On distingue plusieurs types d’engagements juridiques : Le marché ou accord-cadre formalisé Le marché ou accord-cadre à procédure adaptée La prestation interne La commande soumise à dérogation du Code des Marché Publics (article 3) L’engagement juridique est modélisé dans SIFAC par la transaction de commande d’achat ME21N Chaque type d’engagement juridique est modélisé par un type de pièce de la transaction ME21N de commande d’achat.

Engagement Juridique Généralités
2 3 Il est possible de créer des commandes d’achat en montant/quantité (fournitures), ou de en valeur (services) sur des flux de : Fonctionnement sur et hors convention, Fonctionnement stocké sur et hors convention, Investissement sur et hors convention, Prestation interne Les engagements juridiques sont soumis à validation. La transaction de lancement de commande ME29N permet de valider les commandes d’achat. Il est possible de modifier les données d’une commande d’achat : L’adresse budgétaire : Tant que l’EJ n’est référencé dans aucune liquidation, via la transaction de modification de commande d’achat ME22N. Le montant : A la hausse dans la limite du budget ou de l’engagement financier référencé, et à la baisse dans la limite des montants facturés, via la transaction ME22N. Il est possible de solder une commande d’achat (libérant les crédits sur l’adresse budgétaire, ou sur l’engagement financier référencé).

Engagement Juridique Computation des seuils de marché
2 3 Contexte : Au-delà d’un certain seuil, le pouvoir adjudicateur doit recourir à l’une des procédures formalisées définies par l’article 26 du CMP pour passer ses marchés et accords-cadres, Lorsque la valeur estimée du besoin est inférieure aux seuils définis à l’article 26 du CMP, les marchés de fournitures, de services ou de travaux peuvent néanmoins être passés selon une procédure adaptée (article 28 du CMP), L’article 30 définit que les marchés et les accords-cadres ayant pour objet des prestations de services qui ne sont pas mentionnées à l'article 29 peuvent être passés, quel que soit leur montant, selon une procédure adaptée, dans les conditions prévues par l'article 28. L’article 27 du CMP définit les modalités de calcul du montant estimé du besoin, Les achats relevant de l’article 3 du CMP ne sont pas soumis aux règles de computation des seuils. les achats scientifiques ne relèvent pas quant à eux du code des marchés publics, mais de l’ordonnance du 6 juin 2005 : Les achats scientifiques soumis à computation des seuils sont les achats relevant de l’article 10 du décret d’application de l’ordonnance (décret du 30 décembre 2005). Les achats scientifiques non soumis sont les achats relevant de l’article 7 de l’ordonnance

2 3 Il existe trois types de combinaisons d’éléments de computation selon le type de prestation et le caractère récurrent ou ponctuel de l’achat :

2 3 Le solde automatique d’une commande d’achat SAP à la facture est pris en compte. Ainsi, il y a mise à jour automatique du montant cumulé correspondant à la combinaison d’éléments de computation référencée dans la commande ainsi soldée automatiquement. De manière générale, la computation des seuils de marché suit le même processus que l’engagement budgétaire Si une tolérance est mise en place entre la facture et la commande et qu’une facture est supérieure à une commande d’achat dans la limite de cette tolérance et du disponible budgétaire, cette différence est prise en compte dans la computation des seuils.

Engagement Juridique Structure de la commande d’achat
2 3 Données organisationnelles Société Orga. d’achat Groupe acheteur Données clients N° de marché Nature Unité fonctionnelle ou opération Niveau de besoin Article du CMP/procédure Stratégies de lancement Stratégie de lancement Code lanc. Etat En-tête Synthèse des postes Type d’imputation Type de poste Quantité Prix unitaire Groupe de marchandise Division Contrat (marché) Document d’achat (création d’une commande par copie) Type de commande N° fournisseur Limites Valeur limite Facture Code TVA Facture finale CF bas/EM Imputation Imputation comptable Imput. Budgétaire Imput. analytique Historique de commande Documents associés à la commande (service fait, facture) Détail du poste Adresse de livraison Livraison Entrée march Livraison finale Fiche immobilisation Commande d’achat Champ Onglet Section Bouton

Engagement Juridique Structure de la commande d’achat
2 3 ME21N Tous les types de commandes d’achat respectent la même structure de saisie, seuls les champs et les données à renseigner varient d’un type à l’autre : Données d’en tête : Type de commande Fournisseur Données organisationnelles Conditions de paiement Données de computation des seuils Données de poste: Type d’imputation Désignation Type de poste (service, fournitures) Quantité Prix Groupe de marchandise (catégorie d’achat) Division … Données de détails de poste : Données d’imputation TVA Prix ……

Engagement Juridique Commande d’achat – Types d’imputation
2 3 Type d’imputation Libellé Description Z Fonctionnement Utilisé pour les commandes de fonctionnement sur et hors marché. I Fonctionnement Op/Cv Utilisé pour les commandes de fonctionnement sur et hors marché sur opération/convention. S Fonctionnement stock Utilisé pour les commandes de fonctionnement stockées sur et hors marché. J Fct stock Op/Cv Utilisé pour les commandes de fonctionnement stockées sur et hors marché sur opération/convention. V Invest. sans immo Utilisé pour les commandes d’investissement sur et hors marché ne référençant pas de fiche d’immobilisation L Invest ss Immo Op/Cv Utilisé pour les commandes d’investissement sur et hors marché ne référençant pas de fiche d’immobilisation sur opération/convention. O Invest. avec immo Utilisé pour les commandes d’investissement sur et hors marché référençant une fiche d’immobilisation La fiche Immo Utilisée pour référencer ou non une convention. Y Prestation interne Utilisé pour les commandes de prestations internes.

Engagement Juridique Commande d’achat – Types d’imputation et groupe de marchandises
2 3 Toute commande doit référencer : Un type d’imputation : Type de flux de la dépense (fonctionnement, investissement, stock …) Un groupe de marchandise : Catégorie d’achat La dérivation du compte général de charge se réalise à partir de la combinaison de ces 2 éléments. Exemple : Type d’achat Groupe de marchandises Type d’imputation Compte général dérivé Ordinateurs 40.01 – Ordinateurs Z – Fonctionnement S – Fonctionnement Stock V – Investissement (sans fiche immo) (compte technique) O – Investissement (avec fiche immo) Ex : (compte dérivé de la fiche immo)

Engagement Juridique Commande d’achat – Données d’imputation
2 3 L’utilisateur doit connaître, en plus du groupe de marchandise et du type d’imputation, le centre de coût ou l’élément d’OTP (pour un flux sur convention) et le domaine fonctionnel si celui-ci n’est pas dérivé du centre de coût ou de l’élément d’OTP. Tous les autres éléments d’imputation sont dérivés automatiquement par le système à partir des 4 cités ci-dessus. S’il existe un engagement financier préalable, l’utilisateur doit le spécifier. Le type de poste permet de définir si une commande est gérée en montant ou en quantité. La prestation interne fait appel à un type de poste spécifique. TYPE DE POSTE (Vide) P M DEFINITION Fournitures Prestation de service internes

Engagement Juridique Commande d’achat – Règles de dérivation
2 3 Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké) Centre de coûts Centre financier Domaine fonctionnel * Programme de financement => « NA » Fonds Compte comptable Compte budgétaire Domaine d’activité Page reprise du support de formation « Référentiels et Organisations » Rappel : module MM : dépense ; module SD : recette ; FI : comptabilité gén. aux., CO : compta. Analytique, PS : gestion de projet (conventions, opérations pluriannuelles) Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la combinaison (groupe de marchandises, type d’imputation) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Détermination du centre financier à partir du centre financier renseigné dans la fiche du centre de coût Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche du centre de coût Programme de financement à positionner à « NA » Fonds à saisir (sinon « NA ») Nature comptable * La dérivation Centre de coûts  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Engagement Juridique Commande d’achat – Règles de dérivation
2 3 Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké) eOTP Fonds * Compte comptable Programme de financement Centre financier Centre de coûts Domaine fonctionnel Domaine d’activité Compte budgétaire Page reprise du support de formation « Référentiels et Organisations » Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la combinaison (groupe de marchandises, type d’imputation) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Dérivation du programme de financement à partir de l’eOTP (via règles de dérivation budgétaire – option de personnalisation sur nombre de caractères pour les Opérations pluriannuelles) Détermination du centre de coût à partir du centre de coût renseigné dans la fiche de l’eOTP et sinon, saisi par l’utilisateur Dérivation du centre financier à partir soit du centre financier renseigné dans la fiche du centre de coût (zone « centre responsable ») Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche de l’eOTP (à saisir par l’utilisateur dans la commande sinon) Fonds à saisir (sinon « NA ») Nature comptable * La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Engagement Juridique Engagement financier concomitant
2 3 ME23N La réservation de crédit est créée au moment de la validation de la commande La pièce budgétaire peut être visualisée via le menu : Menu > Environnement > Pièce d’engagement de gestion comptable.

Engagement Juridique Types de commandes d’achat
2 3 ME21N La première action à faire à la création d’une commande d’achat est d’en spécifier le type: Le marché ou accord-cadre formalisé  01 - BC/OS sur marché Le marché ou accord-cadre à procédure adaptée  02 - Bon de cde simple La prestation interne  04 - Autre commande Le type de commande détermine les champs obligatoires à la saisie complète de la commande d’achat. Remarque : La saisie d’une commande de type 01 – BC/OS sur marché est abordée en formation Marché, et ne sera pas abordée en détail dans cette formation Dépense

Engagement Juridique Saisie d’une commande simple – En-tête
2 3 ME21N Après avoir indiqué un type de commande 02 – Bon cde simple, la saisie débute avec les données d’en tête Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur. Dans l’onglet Données organisationnelles, renseigner : L’organisation d’achats Le groupe d’acheteur (voir règles ci-dessous) La société UTILISATION DES GROUPES D’ACHETEURS Représente un groupe d’individus auxquels des droits de validation de commandes d’achat sont attribués. Z01 : Groupe n’ayant aucun droit de validation de commande. Entre 0 et 15000€ de commande, une étape de validation est nécessaire. Au-delà de 15000€, deux étapes de validation sont nécessaires. Z02 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes jusqu’à 15000€ sans nécessité de validation. Au-delà de €, une validation est nécessaire. Z03 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes sans plafond de montant sans nécessité de validation.

2 3 ME21N A la validation du fournisseur et des données organisationnelles, le système affiche alors tous les partenaires du fournisseur déclarés dans la fiche fournisseur. Il peut alors être nécessaire de sélectionner : L’auteur de la facture L’adresse de facture  Les données de partenaires sélectionnées seront automatiquement reprises par le système à la création du document de facturation.

2 3 ME21N Dans l’onglet Données client, il est nécessaire de renseigner les données de computation des seuils de marché : La Nature : TRAVAUX ou FOURNITURE ou SERVICES L’unité fonctionnelle ou Opération (uniquement pour certaines combinaisons de computation) La Nature de l’achat : Ponctuel ou Récurrent Le Niveau de besoin : exemple 01 La zone UB (stockant le centre typé « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) n’est pas accessible. Elle est valorisée lors de la sauvegarde de la commande d’achats.

Engagement Juridique Saisie d’une commande simple – Synthèse
2 3 ME21N Après avoir renseigné les données d’en tête de la commande d’achat, la saisie se poursuit avec les données de poste (synthèse des postes) : Valorisé par défaut par SIFAC (aucune action nécessaire de la part de l’utilisateur) : Date de livraison : ce champ se renseigne par défaut à la date du jour par le système mais reste modifiable Devise : renseigné par défaut avec la devise déclarée dans la fiche du fournisseur. Par : spécifie à combien d’articles s’applique le prix Net entré précédemment Q : spécifie la quantité des articles précisés dans la zone « Par »

Engagement Juridique Saisie d’une commande simple – Synthèse
2 3 ME21N Renseigner obligatoirement, quel que soit le type de commande : Imputation (colonne « I ») : Z par exemple Type de poste : « » (à blanc) Désignation du poste Grpe marchandise : permet d’indiquer la catégorie d’achat de la commande. Div. (Division) : il est nécessaire de spécifier la division de la commande -> société de la commande. Quantité : quantité commandée, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou montant de la prestation, pour les commandes en valeur UA (Unité d’Achat) : PC pour pièce, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou VAL pour valeur, pour les commandes en valeur Prix net : prix HT , pour les commandes en quantité*prix unitaire ou « 1 », pour les commandes en valeur Dans le cas de commande en valeur (services), la quantité et les montant sont inversés. Il est possible de saisir plusieurs lignes de poste par commande sur des centres financiers appartenant à la même UB (au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)

Engagement Juridique Saisie d’une commande simple – Détail
2 3 ME21N Après avoir saisi les données de poste, la saisie se poursuit avec les données de détail de poste : Dans l’onglet Imputation : Le compte général (classe 6 pour le fonctionnement) est déduit par SIFAC de la combinaison du type d’imputation et du groupe de marchandise. Chaque poste de commande peut être réparti sur plusieurs imputations en modifiant l’affichage de l’onglet. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré Toujours dans l’onglet Imputation, il est nécessaire de renseigner : Le centre de coûts : il détermine le centre financier et peut déterminer le domaine d’activité et le domaine fonctionnel si ces derniers sont renseignés dans la fiche du centre de coûts Le domaine d’activité s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts Le domaine fonctionnel s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts Le fonds si nécessaire - La réservation de crédits s’il y en a une en amont de la commande : référence à la réservation de fonds dont les données d’imputation sont reprises, mais restent modifiables par l’utilisateur.

2 3 ME21N Dans l’onglet facture, renseigner : Le code TVA La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA qui déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Les codes TVA sont assignés suivant la division. La division est donc porteuse de la notion de secteur de TVA : taxé, exonéré, mixte, etc. A chaque division est associée la liste des codes TVA correspondants. Les codes TVA permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération I pour TVA intra communautaire Remarque : les codes TVA suivants sont assignés suivant la division à laquelle ils sont rattachés. Par exemple : pour la division Z100, il ne peut y avoir que les codes de déductions partielles (P0,P1,P2 et P3) ou le code d’exonération de TVA X0. D0 TVA déductible B&S 19,6% D1 TVA déductible Immos 19,6% D2 TVA déductible B&S 5,5% D4 TVA déductible B&S 2,1% N0 TVA non déductible B&S 19,6% N1 TVA non déductible Immos 19,6% N2 TVA non déductible B&S 5,5% P0 TVA déd. coeff. tax. forf. & déd. B&S 19,6% P1 TVA déd. coeff. tax. forf. & déd. Immos 19,6% P2 TVA déd. coeff. tax. forf. & déd. B&S 5,5% P3 TVA déd. coeff. tax. forf. & déd. Immos 5,5% C0 TVA collectée à 19,6% C1 TVA collectée à 5,5% X0 Pas de TVA ***Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires.

2 3 ME21N Dans l’onglet Adresse de livraison, l’adresse de livraison du centre financier est rapatriée. Pour les commandes ayant plusieurs centres financiers donc potentiellement des adresses différentes, c’est l’adresse de la première ligne de poste qui est éditée sur le bon de commande. Il faut donc positionner le centre financier réceptionnaire de la marchandise sur la première ligne de poste d’une commande multi postes.

2 3 Possibilité de dispatcher une commande dans plusieurs centres de coûts d’une même Unité Budgétaire, y compris sur une même ligne de commande Attention, le service fait ne peut être valorisé si l’on choisit d’effectuer une multi-imputation (plusieurs imputations sur une même ligne de commande. Ainsi, si l’on tient à ce que le service fait soit valorisé dans tous les cas, alors il faudra, pour un même « article » commandé, saisir une ligne de commande par imputation Nécessité de rigueur dans la saisie du libellé de la commande qui va être repris dans toute la chaine de dépenses jusqu’en Comptabilité analytique  indispensable pour le contrôleur de gestion et les analyse de coûts complets sur un centre de coûts Exemple : ‘loyer 01-07’ pour indiquer la période 2 Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires.

Engagement Juridique Particularités des commandes de fonctionnement stocké et sur convention
2 3 Type d’imputation S  Commande de fonctionnement stocké  dérivation automatique du compte général sur stock de la commande (602XXXX). Type d’imputation I  Commande de fonctionnement sur convention  Saisie obligatoire d’un élément d’OTP et dérivation du compte général de fonctionnement de classe 6. Type d’imputation J  Commande de fonctionnement stocké sur convention  Saisie obligatoire d’un élément d’OTP et dérivation automatique du compte général sur stock de la commande (602XXXX).

Exercice 2 3 25 min Exercice 3 Création d’une commande d’achat avec poste géré en montant/quantité

Exercice 2 3 25 min Exercice 4 Création d’une commande d’achat avec poste en valeur (services)

Engagement Juridique Commandes d’investissement référençant une fiche immo
2 3 ME21N L’imputation O permet la saisie d’une commande d’investissement sur et hors convention en référençant ou en créant concomitamment une fiche d’immobilisation. Les éléments d’imputation sont alors dérivés dans la commande à partir de la fiche d’immobilisation indiquée ou créée

Engagement Juridique Commandes d’investissement ne référençant pas de fiche immo
2 3 Type d’imputation V  Commande d’investissement sans référencer de fiche d’immobilisation  dérivation automatique du compte général générique d’investissement ( ) et le compte budgétaire d’immobilisation unique associé (2154). Type d’imputation L  Commande d’investissement sur convention sans référencer de fiche d’immobilisation  Saisie obligatoire d’un élément d’OTP et dérivation automatique du compte général générique d’investissement ( ) et le compte budgétaire d’immobilisation unique associé (2154).  Il sera alors possible de : Référencer une fiche d’immobilisation dans le document de facturation. L’imputation comptable et analytique correcte sera alors dérivé de la fiche d’immobilisation. Saisir la facture sur le compte technique d’immobilisation, et réaliser une opération de régularisation comptable et analytique post prise en charge à la création de la fiche d’immobilisation.

Engagement Juridique Autres types de commande
2 3 La saisie des autres types de commandes s’apparente à la saisie de la commande de type 02 – Bon de cde simple, à quelques variations près. Pour la commande de type « 01 - BC/OS sur marché » : Il est nécessaire d’indiquer dès le début de la saisie le contrat représentant le marché que la commande doit référencer, et dont les données sont rapatriées dans les lignes de poste de la commande d’achat. Pour la commande de type « Prestation Interne » Merci de se référer à la partie afférente de la présentation Pour la commande de type « 04 – Autre commande » : Il n’est pas nécessaire de renseigner les données de computation des seuils de marché de l’onglet Données client des données d’en tête

Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur
2 3 ME21N Lancer la transaction commande d’achat : ME21N Sélectionner le Type de commande : 01 – BC/OS sur marché Référencer le numéro du contrat SAP généré automatiquement lors de la saisie du marché SAP : Recherche du numéro de ce contrat SAP dans le match code du champ « contrat cadre » des lignes de postes de commande. Recherche de ce numéro par numéro de marché, objet du marché, numéro d’ordre interne du marché, groupe de marchandise, code fournisseur, nom de fournisseur (ou recherche croisée sur ces différents critères).

Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur – Contrat Marché
2 3 ME32K La saisie d’une commande 01 – BC/OS sur marché se réalise en référence à un contrat cadre créé automatiquement par le système et liant la structure juridique du marché à l’exécution de la dépense et notamment à la commande d’achat (cf. formation marché), La transaction ME32K permet de visualiser (et aussi de modifier, attention !) le contrat cadre créé automatiquement par le système : Les données d’en tête portent, outre le fournisseur: Les dates de validité du contrat : en dehors desquelles aucune commande ne pourra être passée La valeur cible : que l’ensemble des commandes ne pourront dépasser L’écran de synthèse de postes portent les données qui seront rapatriées dans la commande : Groupe de marchandises, Désignation,

Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur – En-tête
2 3 ME21N Une fois le numéro de contrat SAP référencé : En-tête, onglet « Données Clients » : sont rapatriées : toutes les informations du contrat SAP saisies au niveau des ordres internes du marché (le numéro de marché et les données de computation des seuils). sont à saisir par l’utilisateur : les données « Opération » ou « Unité fonctionnelle » de la computation des seuils si la nature d’achat est à « P – Ponctuel ». En-tête, onglet « Données organisationnelles » : sont rapatriés : l’organisation d’achat, la société et le groupe d’acheteurs (qui est modifiable) défini dans le marché. Le créateur de commande doit posséder un niveau de validation au moins égal à celui défini dans le marché (groupe d’acheteurs)

Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur - Poste
2 3 ME21N Valoriser les champs : Sur la ligne de poste du BC/OS : modifier OBLIGATOIREMENT le Type d’imputation (qui ne doit pas rester à « H ») renseigner la zone Division valoriser la Quantité commandée par le montant de la prestation le Prix net est toujours à « 1 » Aller sur l’onglet au niveau du poste de commande pour accéder à l’écran des imputations

Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur – Imputation
2 3 ME21N Renseigner les données d’imputation (poste): le numéro d’ordre interne auquel le contrat est attaché Pour le reste de la saisie, se reporter au module « Dépenses » Sauvegarder

2 3 Démonstration Démonstration
20min Démonstration Création d'une commande sur marché (en saisissant un numéro de contrat)

Engagement Juridique Validation des commandes d’achat
2 3 Il est possible de valider les commandes individuellement, ou de manière groupée, en utilisant respectivement les transactions ME29N et ME28, Les commandes créées avec le groupe d’acheteur Z01 doivent être validées : Par 1 valideur habilité à la clé de validation Z1 si la commande est inférieure à 15000€ Par 2 valideurs, l’un habilité à la clé de validation Z1, et le second habilité à la clé Z2, si la commande est supérieure à 15000€ Les commandes créées avec le groupe d’acheteur Z02 : N’ont pas besoin d’être validées si la commande est inférieure à 15000€ Par 1 valideur habilité à la clé Z2 si la commande est supérieure à 15000€ Les commandes créées avec le groupe d’acheteur Z03 n’ont pas besoin d’être validées. Toute modification de commande entraîne l’annulation de la validation de la commande.

2 3 ME29N La transaction ME29N permet la validation (ou le refus) individuelle d’une commande. Après avoir référencé le numéro de commande et fait apparaître la commande à valider, la validation se réalise dans l’onglet Stratégie lancement. 1. La commande est tout d’abord bloquée, en attente de la validation de niveau 1 2. En cliquant sur , le valideur de niveau 1 habilité à la clé Z1 valide la première étape.  Le statut de la commande reste à Bloqué 3. En cliquant sur , le valideur de niveau 2 habilité à la clé Z2 valide la seconde étape. Le statut de la commande passe à Validé Rq : Cliquer sur permet de refuser la validation de la commande Une commande refusée peut être modifiée et soumise à nouveau à validation.

2 3 ME28 La transaction ME28 permet de sélectionner des commandes selon plusieurs critères : la clé de lancement à apposer (Z1 ou Z2), l’organisation d’achat, les numéros de documents, les types de documents, le groupe d’acheteur, le fournisseur, la date des documents … Le système déduit les documents à valider à partir des conditions saisies dans l’écran initial. (ex: clé Z1 pour une validation à 1 niveau pour le groupe d’acheteur Z001) Puis il est possible de lancer les documents souhaités tour à tour en les sélectionnant et en cliquant sur Lancer.

Engagement Juridique Edition du bon de commande
2 3 Le bon de commande n’est éditable que pour les commandes d’achat validées. Pour une nouvelle commande créée, le bon de commande est éditable en 1 exemplaire original, et 2 duplicata depuis la transaction SP01. L’adresse de livraison est celle du centre financier de la première ligne de poste. Le bon de commande peut également être édité automatiquement dès validation de la commande d’achat (choix d’instanciation) En cas de modification de la commande après qu’il y ait eu édition d’un premier bon de commande, il est possible de rééditer le bon en 1 exemplaire original et 2 duplicata. Il est possible de visualiser un aperçu du bon de commande depuis la transaction de visualisation de commande d’achat ME23N, moyennant que celle-ci soit validée (si elle présente une stratégie de validation)

2 3 ME23N Depuis la transaction de visualisation de commande d’achat ME23N : Le système affiche les types de bon de commande (original et duplicata), qu’il est possible de visualiser en cliquant sur l’aperçu

2 3 SP01 Depuis la transaction de sélection d’ordres de Spool SP01: Le système affiche les commandes à éditer en cliquant sur exécuter, en fonction des critères saisis dans l’écran initial. Ex : Créateur du bon de commande Date de création Il est possible : De visualiser l’aperçu en cliquant sur , D’éditer le bon de commande en cochant la case de N° de Spool correspondant au document à éditer, puis en cliquant sur Imprimer sans modification

Engagement Juridique Aperçu du bon de commande
2 3 Adresse du fournisseur Adresse de livraison (unique): Adresse du centre financier de la 1ère ligne d’imputation du 1er poste de la commande d’achat (modifiable) Adresse de facturation (unique) : Adresse du centre financier de la 1ère ligne d’imputation du 1er poste de la commande d’achat (non modifiable) Lignes de commande : Correspondant aux différents postes de la commande d’achat Imputation budgétaire : Reprend l’ensemble des imputations budgétaires différentes saisies dans la commande d’achat BC/OC n° : Reprend le numéro de commande SAP de la commande d’achat

Exercice 2 3 45 min Exercice 5 Cas d'une commande d’achat simple pour une facture d’électricité (avec computation des seuils), avec réservation concomitante des crédits.

2 3 Démonstration Démonstration 1
15 min Démonstration 1 Visualisation des commandes à valider et validation de 5 commandes en masse

Consultations sur engagements Engagements financiers (réservations de crédit)
2 3 S_P99_ La transaction S_P99_ est un état de détail qui permet de visualiser toutes les réservations de crédit en cours à valider ou bien déjà validées (préenregistrées ou enregistrées), ainsi que leur montant global et leur montant non soldé. Sélection/Filtre sur : N° de document Type d’engagements (spécifique, provisionnel, sur convention…) Dates Créateur de l’engagement Sélection/Filtre sur l’adresse budgétaire à consulter

Consultations sur engagements Engagements financiers (réservations de crédit)
2 3 S_P99_ Adresse budgétaire Montants N° d’engagement Montant : montant global de l’EF Montant non soldé : reste à consommer

Consultations sur engagements Engagements juridiques (commandes d’achat)
2 3 ZME2K La transaction ZME2K de liste de commandes d’achat (engagements juridiques) permet de consulter, d’éditer, et d’exporter sous Excel : Les quantités et montants commandés, Les quantités et montants restant à livrer, Les quantités et montants restant à facturer Accéder à la variante « Commande SIFAC »

Données logistiques et financières
Consultations sur engagements Engagements juridiques (commandes d’achat) 2 3 ZME2K N° de document Description de la commande et des données de commande ( fournisseur et groupe d’acheteur, catégorie d’achat, imputation, dates …) Données logistiques et financières En haut à droite, le champ « reste à facturer » fait la différence entre : Cas du SF valorisé : le montant commandé et [SF valorisés + Δ (factures +/- SF valorisés) qui ont déjà eu lieu] Cas du SF non valorisé : le montant commandé et les factures qui ont déjà eu lieu Statut de validation Données d’imputation Accès à l’historique

Consultations sur engagements Export sous Microsoft Excel
2 3 Il est possible de créer des totaux, des sous totaux pour chacune des colonnes (éléments d’imputation, fournisseurs, groupes de marchandise …) des restitutions S_P99_ et ZME2K. Les restitutions S_P99_ et ZME2K sont exportables sous Excel. Sélectionner Modifier mise en forme. Puis déplacer dans les critères de sous totaux les champs sur lesquels les tris et sous totaux doivent être faits Sélectionner l’export vers un fichier local Puis sélectionner Calcul avec tableur

Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire
2 3 FMAVCR01 Cet état permet de consulter le disponible budgétaire au croisement UB / chapitre, mais aussi par enveloppe allouée au centre financier Le menu SAP : > Gestion Comptable > Gestion du secteur public > Comptabilité budgétaire > Système d’information > Enregistrement de totaux > Système de gestion budgétaire (BCS) > Contrôle des disponibilités > FMAVCR01 – Synthèse des valeurs annuelles

2 3 FMAVCR01 Le disponible au croisement de l’UB et du chapitre nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger : 9H (contrôle des dispo au croisement UB/chapitre) Centre financier : UB pour visualiser tout ce qui concerne l’UB sans restriction sur un chapitre ou un autre Eventuellement compte budgétaire : chapitre Le fonctionnement est identique dans le cas des sites passés aux RCE, il faut sélectionner en lieu et place de la combinaison UB/Chapitre la combinaison Niveau1/masse 2 1

A : Montants budgétés (budget + DBM + virements ajustements)
Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 2 3 FMAVCR01 Le résultat obtenu est le disponible de l’UB tous chapitres confondus. A : Montants budgétés (budget + DBM + virements ajustements) C : Fonds disponibles C = A - B B : Montant consommés (engagements non encore liquidés + factures + liquidations directes + réimputations

2 3 FMAVCR01 Puis en cliquant sur l’utilisateur visualise le disponible par chapitre et au sein de chaque chapitre, l’adresse budgétaire imputée (fonds, centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, programme de financement). Les montants associés aux comptes de recette sont présentés en négatif (signe « - » à la fin du montant). En double-cliquant sur le montant associé à une adresse budgétaire, l’utilisateur obtient la liste des pièces associées à ce montant (état de détail) La lecture de l’adresse budgétaire se fait comme suit: Fonds / CF / Cpt Budg / DF / PFinancement

2 3 FMAVCR01 Le disponible au niveau de l’enveloppe nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger* : ZH (contrôle des dispo au niveau enveloppe) Centre financier : préciser le CR Ne pas changer les autres données. * Ledger : aussi appelé catégorie budgétaire, est assimilé à la table dans laquelle sont stockées les données qui lui sont associées. Exemple : 9H : disponible budgétaire au croisement UB / chapitre qui se met à jour automatiquement lors des opérations de mise en place du budget et d’’exécution budgétaire 2 1

2 3 FMAVCR01 Disponible au niveau enveloppe Disponible par masse pour le CR. Montants dotés et imputés par adresse budgétaire. Possibilité de voir le détail des pièces associées en double-cliquant sur le montant.

2 3 FMAVCR01 Le disponible au niveau de l’enveloppe agrégé de niveau 2 * (pour les Etablissements passés aux RCE) nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger : Z2 (contrôle des dispo optionnel agrégé pour CFi de niveau 2) Centre financier de niveau 2 Eventuellement compte budgétaire : compte / chapitre ou masse ou compte « DEPENSES » en fonction de l’option de contrôle optionnel du centre * Le centre financier de niveau 2 doit être typé à ‘5’ (CFi de niveau 2) 2 1

2 3 FMAVCR01 Disponible au niveau enveloppe Disponible par masse pour le centre. Montants dotés et imputés par adresse budgétaire. Possibilité de voir le détail des pièces associées en double-cliquant sur le montant.

Exercice 2 3 15 min Exercice 6 Visualisation du disponible d’un CR

Exercice 2 3 20 min Exercice 7 Visualisation de la liste des commandes d'achat (recherche de pièces et export sous Excel)

Service fait Généralités
2 3 La Constatation du service fait consiste à vérifier la réalité d’une dette. Cette opération a donc pour but de s’assurer que la personne ou l’organisme avec lesquels l’établissement a traité ont bien accompli les obligations qui leur incombent. La constatation du service fait permet de confirmer : La quantité livrée par le fournisseur et ce par rapport à une quantité commandée, Ou le montant d’une prestation réalisée par le fournisseur, et ce par rapport au montant de la prestation commandée. La constatation du service fait est la première étape de la liquidation. Elle doit être préalable à toute facture. La constatation du service fait peut être totale, ou seulement partielle en référence à un engagement juridique. Les montants et quantités réceptionnés ne peuvent en aucun cas excéder les montants et quantités commandés. Il est possible d’annuler un service fait tant qu’il n’a pas été émis de document de facturation le référençant.

Service fait Généralités
2 3 Le service fait peut être valorisé ou non. La saisie se réalise dans les 2 cas de la même manière. Cependant, ils n’ont pas le même impact: le service fait valorisé impacte les 3 comptabilités le service fait non valorisé n’en impacte aucune (cf slide de processus de la dépense). 1 transaction SAP permet de modéliser 2 types de constatations de service fait : en quantité et en valeur Type d’achat Mode de Commande Mode de Constatation du Service fait Modélisation SAP de la constatation du service fait En Quantité Quantité commandée (associée à un prix unitaire) Quantité livrée (associée au prix unitaire) Le mouvement de stock (MIGO) En Valeur Valeur commandée x Prix unitaire à 1 Montant du réalisé

Service fait Saisie d’un service fait en référence à un poste de commande en quantité
2 3 MIGO Lorsqu’une commande d’achat a été passée en quantité (fourniture), la réception du service fait se réalise via la transaction MIGO. Le service fait se réalise par un mouvement d’Entrée de marchandise, toujours en référence à une commande qui doit être validée. Le système affiche alors les postes de commande qu’il est possible de réceptionner. Pour réceptionner la marchandise, il est alors nécessaire de : Renseigner la quantité à réceptionner Cliquer le poste OK Pour réceptionner le poste suivant, sélectionner le poste et répéter l’action. Puis Enregistrer.

Service fait Saisie d’un service fait en référence à un poste de commande en valeur
2 3 ML81N Lorsqu’une commande d’achat est de type « services » (en valeur), la réception du service fait se réalise (également) via la transaction MIGO. Le service fait se réalise par un mouvement d’Entrée de marchandise, toujours en référence à une commande qui doit être validée. Le système affiche alors les postes de commande qu’il est possible de réceptionner. Pour réceptionner le service, il est alors nécessaire de : Renseigner le montant de la prestation à réceptionner (dans Qté en unité saisie) Cliquer le poste OK Puis Enregistrer.

Service fait Annulation totale d’un service fait
2 3 MIGO Il est possible d’annuler une réception de marchandise dans la MIGO: Il faut spécifier le mouvement d’annulation. Puis référencer le document de réception à annuler Le système affiche alors les postes réceptionnés qu’il est possible d’annuler (pas de document de facturation émis) Pour annuler la réception de marchandise, il suffit de cliquer le poste OK. Puis Enregistrer

Service fait Annulation partielle d’un service fait
2 3 MIGO Il est possible d’annuler partiellement une réception de marchandise dans la MIGO: Il faut spécifier le mouvement d’annulation. Puis référencer le document de réception à annuler Le système affiche alors les postes réceptionnés qu’il est possible d’annuler. Seule la quantité ou seul le montant non facturé peuvent donner lieu à une annulation de service fait. Pour annuler partiellement la réception de marchandise ou de services, il suffit d’apposer la quantité dans le cas montant/quantité, ou le montant dans le cas des services, A ANNULER. Cliquer le poste OK. Puis Enregistrer

Service fait Visualisation du service fait dans la commande d’achat
2 3 ME23N Un service fait est visualisable à partir de la visualisation de l’historique de la commande d’achat (ME23N): Accéder à l’onglet Historique de commande des données de détail de poste Visualiser le N° de document article actant la réception (N° 5XXXXXXXXXX) La quantité réceptionnée

Exercice 2 3 15 min Exercice 8 Création d'un service fait en montant

Exercice 2 3 10 min Exercice 9 Création d'un service fait en quantité

Exercice 2 3 10 min Exercice 10 Création d'un service fait en quantité en référence à la commande d’achat créée à l’exercice 3

Facture et rapprochement Généralités
2 3 Lors de la saisie de la facture, on compare les montants et quantités commandés, les montants et quantités reçus (service fait), et les montants et quantités facturés. Les montants et quantités facturés ne peuvent excéder les montants et quantités réceptionnés (service fait). Enregistrement comptable de la facture  règlement

Facture et rapprochement Ajustement des seuils de computation
2 3 Rappel sur la mise à jour de la computation des seuils au moment de la facture Le solde automatique d’une commande d’achat SAP à la facture (coche « Facture finale » des postes de la facture) est pris en compte. Ainsi, il y a mise à jour automatique du montant cumulé correspondant à la combinaison d’éléments de computation référencée dans la commande ainsi soldée automatiquement. Si une tolérance est mise en place entre la facture et la commande et qu’une facture est supérieure à une commande d’achat dans la limite de cette tolérance et du disponible budgétaire, cette différence est prise en compte dans la computation des seuils.

3 La transaction de facture fournisseur enregistrée MIRO permet la création de la facture et le rapprochement dans le cas d’un flux avec service fait non valorisé et pas de mise sous bordereau, A l’enregistrement de cette facture, l’impact se fait dans les trois comptabilités. A la fin de la saisie, l’on comptabilise la pièce.

2 La transaction de facture fournisseur enregistrée MIRO permet la création de la facture et le rapprochement dans le cas d’un flux avec service fait valorisé et pas de mise sous bordereau, Si le service fait valorisé et la facture portent le même montant, la facture fournisseur a un impact limité aux comptes de classe 4 (D 408/C 4012) Si la facture fournisseur est différente du service fait valorisé, une pièce d’ajustement vient mettre à jour les trois comptabilités. Ceci se retrouve dans les états associés. A la fin de la saisie, l’on comptabilise la pièce.

Facture et rapprochement Saisie d’une facture sur commande
2 3 MIRO La saisie d’une facture débute avec la spécification de la date de saisie de la facture, et le référencement de la commande sur laquelle le document de facturation est créé. Données de facture Données de commande La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Les codes TVA sont assignés suivant la division. La division est donc porteuse de la notion de secteur de TVA : taxé, exonéré, mixte, etc. A chaque division est associée la liste des codes TVA correspondants. Les codes TVA permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires. Dans la partie données de facture, sélectionner, puis saisir : L’opération : Facture La Date de la facture : correspondant à la date figurant sur la facture reçue du fournisseur. Référence : correspond au n° de la facture reçue du fournisseur (contrôle des doublons) Puis dans la partie données de commande, spécifier la commande à référencer.  Le système rapatrie alors automatiquement l’ensemble des postes de commande qu’il est possible de facturer.

3 MIRO A la facture, il est possible de modifier les données suivantes : Modifier les montants et quantités proposés suite au service fait , à la baisse uniquement Affiner l’imputation comptable de la dépense Affecter une fiche d’immobilisation Répartir une ligne de poste mono imputation sur plusieurs imputations Ces modifications se réalisent dans la partie données de commande de la facture Permet le référencement d’une fiche d’immobilisation Permet la répartition sur plusieurs imputations ou sur plusieurs taux de TVA Remarque: En Service fait valorisé, il n’est pas possible d’accéder au bouton d’imputation pour pouvoir saisir plusieurs taux de TVA. Il faut nécessairement passer par l’onglet « compte général » (qui n’est accessible que pour le Service fait valorisé). Données de montants et de quantités modifiables à la baisse Données d’imputation Possibilité d’affiner le compte général

2 MIRO A la facture, il est possible de modifier les données suivantes : Modifier les montants et quantités proposés suite au service fait , à la baisse uniquement Affiner l’imputation comptable de la dépense Affecter une fiche d’immobilisation Répartir une ligne de poste mono imputation sur plusieurs imputations Ces modifications se réalisent dans la partie données de commande de la facture Permet le référencement d’une fiche d’immobilisation La répartition sur plusieurs codes TVA et/ou plusieurs imputations est possible au niveau de l’onglet « compte général » Remarque: En Service fait valorisé, il n’est pas possible d’accéder au bouton d’imputation pour pouvoir saisir plusieurs taux de TVA. Il faut nécessairement passer par l’onglet « compte général » (qui n’est accessible que pour le Service fait valorisé). Données de montants et de quantités modifiables à la baisse Données d’imputation Possibilité d’affiner le compte général

2 3 MIRO Après avoir référencé la commande, il faut saisir les données de paiement de la facture : Dans la partie données de facture, dans l’onglet paiement, saisir : La Date de base = date de départ du délai global de paiement. Reste modifiable même post prise en charge Puis visualiser : La condition de paiement dérivée de la fiche fournisseur, est modifiable à la commande et à la facture La date d’échéance de délai global de paiement est calculée par le système en fonction de la date de base et des conditions de paiement. Le blocage paiement : permet de bloquer le paiement Visualiser : Le fournisseur : Entité d’où provient la facture. Correspond soit au fournisseur initial, soit à l’auteur facture si cette fonction partenaire a été sélectionnée dans la commande Les coordonnées bancaires du fournisseur Visualiser : Le mode de paiement : dérivé de la condition de paiement. V pour virement, C pour chèque … Banque partenaire: possibilité de sélectionner un RIB particulier du fournisseur Destinataire de paiement: possibilité d’indiquer un tiers cessionnaire (affacturage)

2 3 MIRO Il convient également de visualiser et de modifier si nécessaire les données de détail de la facture : Dans la partie « données » de facture, dans l’onglet Détail : Saisir des coûts indirects d’acquisition (ex : frais de port …) - Ces coûts ne sont pas computés - Les coûts indirects d’acquisition sont répartis sur les lignes de la facture au prorata des montants HT de ces lignes - Ils sont inclus dans le montant TTC (l’onglet « données de base », zone « montant ») ATTENTION : Si les coûts indirects d’acquisition sont soumis à une TVA différente des autres lignes de facture ou si les lignes sont multi-TVA, les coûts indirects d’acquisition doivent être ajoutés à la commande d’achat (ligne supplémentaire), une étape de service fait doit être effectuée avant de pouvoir saisir la facture. Dans ce dernier cas, les coûts indirects d’acquisition apparaissent en lignes de facture et ne sont plus traités dans l’onglet Détail. Dans ce dernier cas, les CIA sont computés. Référencer un auteur facture: ce champ est dérivé de l’auteur facture sélectionné dans la commande d’achat, et reste modifiable. Il correspond à l’entité ayant envoyé la facture. Les coûts indirects d’acquisition sont répartis sur les comptes de classe 6 / 2 des lignes de la facture.

2 3 MIRO Pour comptabiliser la facture, cliquez sur le bouton « Comptabiliser » Indiquer : Le code TVA de la facture : qui doit être le même que celui de la commande (en cas de facture sur plusieurs taux de TVA, les différents taux applicables sont indiqués dans l’onglet Taxes) Le montant TTC Le montant de la TVA  S’assurer que le Solde est bien égal à 0 (montant commande = montant facture) Sélectionner la/les ligne(s) de poste à facturer dans la partie données de commande.

Exercice 2 3 20 min Exercice 11 Création d'une facture fournisseur en référence à la commande d’achat de l’exercice 3 . L’exercice est effectué sur un flux sans valorisation du service fait, mais la procédure à suivre est la même pour la répartition d’une ligne sur deux codes TVA et l’ajout de coûts indirects d’acquisition dans le cas où le service fait est valorisé.

Exercice 2 3 20 min Exercice 12 Création d’une facture de fournitures avec répartition en 2 codes TVA. L’exercice est effectué sur un flux sans valorisation du service fait, mais la procédure à suivre est la même pour la répartition d’une ligne sur deux codes TVA et l’ajout de coûts indirects d’acquisition dans le cas où le service fait est valorisé.

Facture et rapprochement Liquidation directe - Généralités
2 3 De manière générale, il est nécessaire de suivre un flux de dépense classique avec commande d’achat et service fait préalable pour toute dépense dans SIFAC, Pour les dépenses hors marché non soumises à computation des seuils de marché (prestations internes et les dépenses soumises à dérogation du CMP), il est possible de saisir de manière exceptionnelle des factures directement sans commande préalable  La saisie de liquidation directe pour ces types de dépenses se réalise avec la transaction FB60. Il n’est pas possible de réaliser de liquidation directe pour les dépenses sur marché. Elles doivent obligatoirement faire l’objet d’une commande d’achat (01 – OS/BC sur marché) et d’un service fait préalable. Pour les dépenses hors marché soumises à computation des seuils de marché à payer rapidement, il faut : saisir une commande d’achat (02 – Bon de cde simple) en désélectionnant l’étape de service fait préalable, créer une facture fournisseur MIRO en référence à cette commande. MIR7 et F871 pour les établissements avec bordereau MIRO et FB60 pour les établissements sans bordereau Dans la MIRO et la FB60, l’utilisateur comptabilise la pièce directement : établissement sans valorisatin du service fait : impact dans les 3 comptabilités établissement avec valorisatin du service fait : impact en comptabilité générale (401 / 408) et éventuellement ajustement en compta. budgétaire et analytique

Facture et rapprochement Saisie d’une facture directe
2 3 FB60 Avant de commencer la saisie, il faut activer un modèle de travail : a b Lors de la première saisie, certaines options peuvent être définies et mémorisées : Via l’option « Activer les modèles de travail » , a’. choisissez la variante de saisie Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double – cliquez pour la sélectionner b. Des options de traitement peuvent être définies par chaque utilisateur La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Ils permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré a’

2 3 FB60 Cette saisie entraine un impact dans les trois comptabilités. 1 2 3 4 6 5 1. L’opération Facture proposée par défaut est conservée. Le type de pièce KR est automatiquement déterminé. Saisir : 2. le tiers facturant 3. la date de la facture (la date comptable est déterminée automatiquement) 4. la référence chez le fournisseur de la facture 5. le montant TTC et le montant de TVA 6. la devise de la facture La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Ils permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré

2 3 FB60 7 7. Indiquer : le secteur de TVA applicable (division), le compte d’imputation de la dépense, le montant HT du poste puis valider par la touche Entrée, le code TVA (la liste déroulante limite les codes TVA à ceux pertinents pour le secteur), le centre de coûts ou e-OTP à imputer Compléter les axes budgétaires non dérivés (fonds, domaine fonctionnel si non défini au niveau du centre de coûts ou e-OTP), le domaine d’activité si non déterminé automatiquement (secteur fiscal) La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Ils permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré

2 3 FB60 Vous pouvez double-cliquez sur le poste pour compléter les imputations (Option Plus) ou naviguer sur la variante d’écran par la barre Outil La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Ils permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré

2 3 FB60 8. L’échéance est calculée en fonction de la date de base et des conditions de paiement (rapatriées par défaut des données Tiers) 9. La zone Banque partenaire permet de sélectionner les coordonnées bancaires du tiers : par défaut, ce sont les coordonnées bancaires principales (“ “) qui sont définies comme devant être utilisées pour le paiement 10. La zone Destinataire de paiement permet de sélectionner un des tiers divergents autorisés et donc de déterminer un tiers différent du tiers facturant pour le paiement 8 9 10 La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Ils permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré

2 3 FB60 L’option de simulation permet de visualiser l’écriture comptable avant enregistrement L’enregistrement comptable n’est possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant n’est généré Aprés enregistrement, le N° de la pièce comptable est indiquée en bas d’écran La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Ils permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré

2 3 FB60 Les transactions de liquidation directe peuvent donner lieu à un pré-enregistrement (de type complet avec impact budgétaire ou simple sans impact budgétaire) La facture ou avoir doit ensuite être modifiée et éventuellement complétée pour être comptabilisée Chemin d’accès :   Gestion comptable   Comptabilité financière   Comptabilité générale / Fournisseurs / Clients   Pièce   Pièces préenregistrées FBV0 – Enregistrer/supprimer a a. Indiquez les références de la pièce préenregistré puis validez b.Enregistrez la pièce pour comptabilisation b La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA. Ils déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Ils permettent d’imputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération Les codes TVA commençant par I et J concernent les flux intracommunautaires. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré

Exercice 2 3 15 min Exercice 13 Cas d'une facture directe (ne nécessitant pas computation – article 3 du CMP) Cet exercice est propre aux établissements qui choisiront « sans valorisation du service fait et avec bordereau de mandats »

Prestations internes Généralités
2 3 On appelle "prestation interne" dans un EPSCP, tout échange de biens ou de services entre deux centres financiers de deux composantes différentes (les échanges entre centres financiers d’une même composante ne relèvent pas des prestations internes). Il correspond à une dépense interne pour une composante (l’acheteur) et une recette interne pour l’autre composante (le vendeur). Cet échange n’engendre aucun flux de trésorerie. Cet échange n'est jamais soumis aux règles du code des marchés publics. En matière de TVA, cet échange ne correspond pas à une activité économique au sens de la TVA et ne peut donc relever du champ d’application de cet impôt. En conséquence, dans Sifac cet échange fait partie des opérations dites « hors champ ». En matière de fiscalité directe, l’achat peut contribuer à la réalisation d’une opération appartenant à un des trois secteurs mais relève nécessairement du secteur exonéré pour le vendeur. Enfin, les Prestations Internes peuvent intervenir entre un établissement principal et un SACD ou entre SACD. Le flux de prestation interne s’inscrit dans les flux classiques définis dans Sifac incluant toutes les modélisations des dépenses et recettes (avec ou sans mise sous bordereau). En conséquence

Prestations internes Flux de prestations internes
2 3 Commande d’achat Interne Commande de vente Facture d’achat Transformation en commande de vente. Transformation effectuée avec succés Facture de vente. Comptabilisation 1 2 3 3’ 4 5 5’ 6 8 Service fait 7 1 : Création de la commande d’achat interne. 2 : Transformation de la commande d’achat interne en commande de vente interne (étape détaillée dans la suite du document). 3 : sauvegarde de la commande de vente interne, événement déclencheur de l’étape 3’. 3’ : Verrouillage de la commande d’achat interne et de la commande de vente interne (le verrouillage correspond aux règles de gestion : …) 4 : Création de la facture de vente interne. 5 : Comptabilisation de la facture de vente interne, événement déclencheur de l’étape 5’. 5’ : Déverrouillage de la commande d’achat (non modifiable) => possibilité de constater le service fait. 6 : Création du service fait. 7 : Création de la facture d’achat interne 8 : Comptabilisation de la facture d’achat interne

Prestations internes Création des tiers
2 3 Un fournisseur et un client représentent l’établissement Il faudra ensuite créer, pour chaque centre financier impliqué dans des prestations internes : Un fournisseur pour les prestations internes à l’intérieur de la société (de l’établissement principal) Un fournisseur pour les prestations internes entre l’établissement et un des SACD

Prestations internes Création d’un fournisseur interne
2 3 XK01 A l’initialisation d’un fournisseur interne, il est nécessaire de définir le groupe de comptes Z007 sans renseigner l’organisation d’achat : XK (transaction fournisseur) Nom du fournisseur Société: renseigner la société dans laquelle le fournisseur doit être créé Groupe de comptes: permet la classification des fiches fournisseurs. Il détermine les informations nécessaires à la définition du fournisseur.

2 3 XK01 L’écran de « données de pilotage » permet de définir la clé interne, permettant de signaler que le fournisseur peut intervenir dans des PI intra-établissement ou extra-établissement Contrôle des comptes : Clé du groupe : INTRA ou EXTRA

2 3 XK01 La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur. Ici, la zone Zentrale permet de passer les écritures de ce fournisseur interne sur le compte de l’établissement principal Tenue de compte: Zentrale : Indiquer ici le fournisseur « Etablissement principal »

Prestations internes Création d’un client interne
2 3 XD01 Initialisation du client : Nom du client Société: renseigner la société dans laquelle le client doit être créé Organisation commerciale, Canal de distribution et secteur d’activité dans lequel le client va être créé

2 3 XD01 L’écran de « données de pilotage » permet de définir la clé interne, permettant de signaler que le client peut intervenir dans des PI intra-établissement ou extra-établissement Contrôle des comptes : Clé du groupe : INTRA ou EXTRA

2 3 XD01 La vue société permet de définir toutes les données comptables du client. Ici, la zone Centrale permet de passer les écritures de ce client interne sur le compte de l’établissement principal Tenue de compte: Centrale : Indiquer ici le client « Etablissement principal »

2 3 XD01 L’onglet « Facture » permet de définir la classification du client Comptabilité: Groupe d’imputation : 02 Client Interne Classification fiscale : 1 Interne

2 3 XD01 L’onglet « Rôles partenaires » permet de modifier le payeur principal (établissement) Rôles partenaires: Modifier le rôle partenaire « Payeur » vers le client « Etablissement principal »

Prestations internes Saisie d’une commande de prestations internes
2 3 ME21N Après avoir indiqué un type de commande de prestations internes (PRSA pour les prestations internes INTRA et PRST pour les prestations internes INTER), la saisie débute avec les données d’en tête Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur ayant un groupe de compte du même type (INTRA ou INTER). Dans l’onglet Données organisationnelles, renseigner : L’organisation d’achats Le groupe d’acheteur La société

2 3 ME21N Après avoir renseigné les données d’en tête de la commande d’achat, la saisie se poursuit avec la désignation du poste (synthèse des postes) Dérivation automatique du type d’imputation Y, du type de poste M, de la division hors champ, du code TVA HD, du domaine fonctionnel Valorisé par défaut par SIFAC (aucune action nécessaire de la part de l’utilisateur) : Date de livraison : ce champ se renseigne par défaut à la date du jour par le système mais reste modifiable Devise : renseigné par défaut avec la devise déclarée dans la fiche du fournisseur. Par : spécifie à combien d’articles s’applique le prix Net entré précédemment Q : spécifie la quantité des articles précisés dans la zone « Par »

2 3 ME21N Renseigner obligatoirement, quel que soit le type de commandes : Quantité : quantité commandée Unité d’achat : Unité de commande Prix net : prix unitaire HT Grpe marchandise : permet d’indiquer la catégorie d’achat de la commande.

2 3 ME21N Après avoir saisi les données de poste, la saisie se poursuit avec les données de détail de poste : Dans l’onglet Imputation : Le compte général (classe 186 pour le fonctionnement) est déduit par SIFAC de la combinaison du type d’imputation et du groupe de marchandise. Chaque poste de commande peut être réparti sur plusieurs imputations en modifiant l’affichage de l’onglet. Le domaine d’activité peut être déterminé automatiquement à partir de la fiche du centre de coûts si ce dernier en possède un. Sinon l’utilisateur saisit parmi les 3 valeurs suivantes : 0001 – non lucratif 0002 – lucratif 0003 – exonéré Toujours dans l’onglet Imputation, il est nécessaire de renseigner : Le centre de coûts : il détermine le centre financier et peut déterminer le domaine d’activité et le domaine fonctionnel si ces derniers sont renseignés dans la fiche du centre de coûts Le domaine d’activité s’il n’est pas déterminé – i.e. il n’est pas présent dans la fiche du centre de coûts Le fonds si nécessaire

Prestations internes Transformation de la commande d’achat
2 3 ZSIFACSDTR_PRESTA Commande de vente interne: Renseigner Société Donneur d’ordre (client) Organisation commerciale Agence commerciale Article concerné Centre de profit imputé

Prestations internes Transformation de la commande d’achat
2 3 ZSIFACSDTR_PRESTA Cliquez sur « Transformation Automatique »

Prestations internes Affichage de la commande de vente
2 3 VA03

Sommaire Jour 1 Introduction (10’) Référentiel fournisseur (45’)
Engagements financiers (1h) Engagements juridiques (2h30) Consultations / Éditions sur engagements (1h) Jour 2 Service fait (45’) Facture et rapprochement (2h) Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets (1h) Opérations de régularisation (1h) Flux sur fournisseurs occasionnels (15’) Ordres de paiement (35’) Intérêts moratoires (25’) Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations (55’) Conclusion (10’) et conseils aux formateurs (10’)

Visa Présence du visa comptable dans les pièces d’origine
2 3 MIR4 Affichage du document facture (transaction MIR4) Un code blocage « V » est automatiquement apposé sur chaque poste lors de l’enregistrement de la facture. Ce code n’est donc pas accessible par l’utilisateur

Visa Liste des factures à viser
2 3 ZSIFACFITR_LIST_DEP Liste des factures (Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP) 2 1 a b c d Un état détaillé des factures saisies s’affiche et peut être édité pour accompagnement des pièces justificatives : 1. Les critères suivants sont notamment disponibles : a. Société b. Type de pièce (facture/avoir sur commande d’achat, liquidation directe ...) c. Date comptable (= date de saisie) d. Nom de l’utilisateur Sont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, l’UB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE)... 2. Cliquer sur Exécuter

2 3 ZSIFACFITR_LIST_DEP Liste des factures (Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP) 3 2 1 Sélectionner les pièces à transmettre pour visa : individuellement ou en masse Lancer l’édition Nota : accès à l’affichage des pièces comptables (transaction FB03) par simple double-clic

2 3 ZSIFACFITR_LIST_DEP 5 a b c 4. Sélectionner le type d’impression souhaité (si non mémorisé) 5. Exemple de liste : a. date et nom de l’émetteur b. critères de sélection du traitement c. nombre de pièces d. liste détaillée des pièces e. total signé d 4 e

Visa Traitement des pièces non visées
2 3 MR8M L’annulation (extourne) d’une facture s’effectue via : - la transaction MR8M pour les factures relatives à un flux d’achat classique - le transaction FB08 pour les liquidations directes 2 Chemin d’accès :   Logistique   Gestion des articles   Contrôle des facture logistique   Poursuite traitement MR8M – Annuler document de facturation 1 Indiquer : le N° du document de facturation (document logistique) ainsi que l’exercice comptable d’enregistrement, le motif d’annulation 05 la date du jour comme date comptable 2. Avant validation de l’extourne, le document peut être affiché (principe de précaution) 3. Valider l’extourne par

Visa Traitement des pièces non visées
2 3 FB08 Chemin d’accès :   Gestion comptable   Comptabilité financière   Comptes généraux / Fournisseurs / ou Clients   Pièce   Contre-passer FB08 – Contre-passation individuelle 2 1 Indiquer : le N° de la pièce comptable ainsi que la société et l’exercice comptable d’origine le motif d’annulation 05 la date du jour comme date comptable 2. Avant validation de l’extourne, le document peut être affiché (principe de précaution) 3. Valider l’extourne par

Solder un engagement Etapes à suivre
3 Création commande d’achat (ME21N) Poste 10 : 1000 € Création de la facture (MIRO) Somme : 950 € Service fait non-valorisé (MIGO) Réservation de crédit 1000 € Consommation € À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut être inférieur au montant commandé les crédits engagés restent égaux au montant référencé dans la commande Pour libérer ces crédits (budgétairement), il faut : soit cocher la zone « Facture finale » dans le poste de facture fournisseur soit cocher la zone « Facture finale » dans le détail du poste de commande « Facture finale »  50 € libérés Réservation de crédit ramenée à 950 €

Solder un engagement Etapes à suivre – Ecart en quantité
2 Création commande d’achat (ME21N) Quantité = 100 Poste 10 : 1000 € Service fait valorisé (MIGO) Quantité = 95 Poste 10 : 950 € Annul.partielle du service fait (MIGO) Quantité = 3 Poste 10 : 30 € Création de la facture (MIRO) Quantité = 92 Poste 10 : 920 € Réservation de crédit de 1000 € Consommation 950 € Correction de la Consommation à 920 € À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut être inférieur aux quantités réceptionnées les crédits engagés restent égaux au montant référencé dans la commande Annulation partielle du service fait pour régulariser l’écart entre le service fait et le montant facturé via utilisation de la transaction MIGO avec code mouvement 102. Pour libérer l’écart entre la quantité réceptionnée et la quantité commandée, la zone « Livraison Finale » doit être cochée dans le détail du poste de commande Correction de la consommation 30 € (pièces FI/FM/CO générées) « Livraison finale »  80 € libérés Réservation de crédit ramenée à 920 €

Solder un engagement Etapes à suivre – Ecart en montant négatif
2 Création de la facture (MIRO) Quantité = 95 Poste 10 : 920 € (en écart de prix) Création commande d’achat (ME21N) Quantité = 100 Poste 10 : 1000 € Service fait valorisé (MIGO) Quantité = 95 Poste 10 : 950 € Consommation 950 € Réservation de crédit 1000 € Correction de la Consommation à 920 € Réservation de crédit ramenée à 970 € À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut être inférieur au montant commandé avec un écart de prix négatif L’écart de prix génère une correction de la consommation du montant de l’écart, dans notre exemple -30 euros (pièces FI/FM/CO générées) et une libération pour ce même montant des crédits engagés Pour libérer l’écart entre la quantité réceptionnée et la quantité commandée, la zone « Livraison Finale » doit être cochée dans le détail du poste de commande « Livraison finale »  50 € libérés Réservation de crédit ramenée à 920 €

Solder un engagement Etapes à suivre – Ecart en montant positif
2 Création de la facture (MIRO) Quantité = 95 Poste 10 : 980 € (en écart de prix) Création commande d’achat (ME21N) Quantité = 100 Poste 10 : 1000 € Service fait valorisé (MIGO) Quantité = 95 Poste 10 : 950 € Consommation 950 € Réservation de crédit 1000 € Consommation ramenée à 980 € Réservation de crédit ramenée à 1030 € À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut être inférieur au montant commandé mais avec un écart de prix positif (selon la tolérance définie par l’établissement) L’écart de prix génère une correction de la consommation du montant de l’écart, dans notre exemple +30 euros (pièces FI/FM/CO générées) et une augmentation pour ce même montant des crédits engagés Pour libérer l’écart entre la quantité réceptionnée et la quantité commandée, la zone « Livraison Finale » doit être cochée dans le détail du poste de commande « Livraison finale »  50 € libérés Réservation de crédit ramenée à 980 €

Solder un engagement Etapes à suivre – Ecart en quantité (Clôture)
2 Création commande d’achat (ME21N) Quantité = 100 Poste 10 : 1000 € Service fait valorisé (MIGO) Quantité = 95 Poste 10 : 950 € Création de la facture (MIRO) Quantité = 92 Poste 10 : 920 € Réservation de crédit 1000 € Consommation 950 € Gérer compte d’attente EM/EF (MR11) Poste 10 : 30 € Consommation ramenée à 920 € A titre exceptionnel, en fin d’année ou de période, la transaction MR11 peut être exécutée. Il ne s’agit pas d’un acte de gestion courante. Cette opération permet de libérer les crédits et d’annuler les services faits valorisés résiduels. La régularisation est ainsi faite avec la génération d’une écriture comptable, analytique et budgétaire. La transaction MR11 est la dernière opération exécutée sur une commande. Réservation de crédit ramenée à 970 € « Livraison finale »  50 € libérés Réservation de crédit ramenée à 920 € Correction de la consommation 30 € (pièce FI/FM/CO générées)

Solder un engagement Coche « Facture finale » sur le document de facturation
3 MIRO

Solder un engagement Coche « Facture finale » sur la commande d’achats
3 ME23N

Solder un engagement Coche « Livraison finale » sur la commande d’achats
2 ME23N La coche « Livraison Finale » permet de solder la commande et non de bloquer d’éventuelles autres entrées de marchandise sur le reste à livrer.

Solder un engagement Gestion de l’écart Entrées de marchandises / Entrées de facture
2 MR11 Dans le cas des commandes de fournitures, lorsque le service fait est valorisé et dans le cadre des opérations de clôture, il est également possible defaire re l’ajustement EM/EF via la transaction MR11 Renseigner le n° de commande à solder Sélectionner les commandes à solder, et cliquer sur « Enregistrer »

Opérations de régularisation Ordre de reversement
2 3 L’ordre de reversement permet de régulariser une dépense effectuée avec des montants et/ou des quantités trop élevés, L’ordre de reversement prend la forme d’une facture de type « avoir » en référence à : Une commande d’achat ayant donné lieu à un mandat issu d’une facture trop élevée Utilisation de la transaction MIRO Une adresse budgétaire, comptable, et analytique, impactée par un mandat issu d’une facture directe trop élevée (avec Service fait Valorisé) Utilisation de la transaction FB65 L’ordre de reversement peut être partiel ou total (Annulation de la facture), il est saisi par la transaction MIRO. MIRO / FB65 : établissements sans mise sous bordereau Comptabiliser : établissement sans valorisatin du service fait : impact dans les 3 comptabilités établissement avec valorisatin du service fait : impact en comptabilité générale (401 / 408) et éventuellement ajustement en compta. budgétaire et analytique

Opérations de régularisation Ordre de reversement référençant une commande
2 3 MIRO Les transactions MIR7 / MIRO avec le type d’opération « avoir » permet la saisie d’un ORV sur commande : Indiquer notamment : le type d’opération « Avoir », le champ Référence pourra reprendre le n° de mandat qu’il faut réduire. puis référencer la commande initiale sur laquelle la facture a été prise en charge avec un montant et une quantité trop élevée Le système affiche le montant et les quantités qu’il est possible de reverser, ainsi que les imputations budgétaire, analytique et comptable de la dépense initiale issue de la commande. Il est alors possible de saisir un montant et une quantité (pour une commande de fourniture) inférieurs (ORV partiel) ou égaux (ORV total) aux montants et quantités initiaux.

2 3 MIRO Dans l’onglet Détail : - Référencer le type de pièce : Avoir (type de pièce RA) L’ORV se saisit ensuite comme une facture: Spécification dans la partie Données de facture du montant, de la TVA, et des données de paiement Sauvegarde complète de la pièce pour déclencher l’impact budgétaire

2 MIGO En service fait valorisé, l’ordre de reversement saisi via la transaction MIRO (et non une annulation de la facture via la transaction MR8M) génère une annulation automatique du service fait à hauteur de l’avoir avec le code motif ORV.

2 ME23N Le mouvement 102 généré apparaît dans l’onglet « historique de commande » de la commande d’achat. Pour une nouvelle création de facture : Saisir un nouveau service fait Créer la facture

2 MIGO Pour l’annulation de l’ORV en service fait valorisé (suite à une erreur de saisie) : Annuler le mouvement 102 généré automatiquement lors de la création de l’ORV, via la transaction MIGO Annuler l’ORV via la transaction MR8M

Opérations de régularisation Ordre de reversement « direct »
2 3 FB65 La transaction d’avoir fournisseur FB65 permet la création d’un avoir dans le cas d’un flux sans bordereau de mandat (avec ou sans valorisation du service fait). La transaction FB65 se saisit exactement de la même manière que la transaction de création de facture FB60, sauf que l’opération est typée « avoir » et le type de pièce associé est KG – Réduction de liquidation directe (apparaît automatiquement).

2 3 Démonstration Démonstration 3 15 min
Création d'un ordre de reversement (ORV) Cet exercice est effectué sur une commande sans service fait valorisé, mais l’opération est exactement la même avec une commande ayant un service fait valorisé. Seul l’impact comptable change (et éventuellement analytique et budgétaire s’il y a un ajustement).

Opérations de régularisation Réimputations
2 3 Dans le cas où une erreur a été faite sur l’imputation comptable et budgétaire Saisir un ordre de reversement (facture MIRO) Le service fait de la commande initiale est annulé automatiquement à hauteur de l’avoir, Corriger le groupe de marchandise référencé dans la commande d’achat, Générer de nouveau un service fait, Émettre une nouvelle facture avec un blocage du paiement afin qu’elle ne soit pas réglée une seconde fois. Dans le cas où une erreur a été sur les autres axes budgétaires Utilisation de la transaction KB61 (Réimputation Analytique avec impact budgétaire) Une autre possibilité est que l’ordonnateur demande au comptable de saisir une pièce comptable via la transaction FB50 (aucune validation par l’ordonnateur n’est possible – ce dernier doit donc transmettre toutes les informations nécessaires au comptable).

Opérations de régularisation Réimputations analytique avec impact budgétaire
2 3 KB61 Dans cet écran : spécifier le numéro de la pièce comptable à corriger. Exemple : Pour des besoins de modification par masse : il est également possible de réaliser cette réimputation en cherchant les pièces par centres de coûts. Une autre possibilité est que l’ordonnateur demande au comptable de saisir une pièce comptable via la transaction FB50 (aucune validation par l’ordonnateur n’est possible – ce dernier doit donc transmettre toutes les informations nécessaires au comptable).

Opérations de régularisation Réimputations analytique avec impact budgétaire
2 3 KB61 Après avoir exécuté le programme, SIFAC ramène automatiquement les éléments d’imputation de la pièce FI, et permet de modifier les éléments d’imputation. Corriger les éléments d’imputation : Une autre possibilité est que l’ordonnateur demande au comptable de saisir une pièce comptable via la transaction FB50 (aucune validation par l’ordonnateur n’est possible – ce dernier doit donc transmettre toutes les informations nécessaires au comptable).

Flux sur fournisseur occasionnel Création du tiers
2 3 XK01 La création d’un fournisseur occasionnel présente les caractéristiques suivantes : a. La codification du tiers n’est pas automatique – elle doit être saisie par l’utilisateur. Elle doit être très générique. b. Le groupe de comptes dédié est Z006. c. Les données générales à gérer sont limitées et non significatives. Chemin d’accès :   Comptabilité générale   Comptabilité financière   Fournisseurs   Données de base   Gestion centrale XK01 – Créer c a b

Flux sur fournisseur occasionnel Création du tiers
2 3 XK01 Les autres éléments de la fiche du tiers générique sont équivalentes à celles d’un tiers classique avec simplement des données partenaire limitées

Flux sur fournisseur occasionnel Utilisation du fournisseur
2 3 ME21N Lors de la création de la commande d’achat (transaction ME21N), le tiers générique (Etudiants) est utilisé comme fournisseur. L’identité propre au fournisseur (données individuelles) est définie dans l’onglet d’en-tête Adresse : Titre, Nom, Adresse

2 3 ME21N Saisissez l’ensemble des éléments relatifs à l’identité du tiers Cliquez sur l’icône de contrôle pour compléter les données (fuseau horaire)

2 3 MIRO Lors de la saisie/liquidation de la facture en référence à la commande (transaction MIR7 / MIRO), les éléments détaillés saisis quant à l’identité du tiers sont affichés : le tiers reste générique (Etudiants) Nota : les fonctionnalités présentées sont équivalentes dans les flux de liquidation directe

2 3 MIRO Lors de l’enregistrement de la liquidation ou de la facture, l’écran de détails des données individuelles est affiché avec possibilité de modifier les données ou de les compléter (coordonnées bancaires notamment)

2 3 MIRO Les données détaillées du tiers sont affichées sur l’ensemble des pièces du flux (document de facturation et pièce comptable associée) et peuvent être modifiées ou complétées

Flux sur fournisseur occasionnel Visualisation de la pièce comptable
2 3 MIRO En double-cliquant sur le poste Tiers, l’écran des données individuelles est affiché

Flux sur fournisseur occasionnel Visualisation du compte fournisseur
2 3 FBL1N Les postes sont imputés sur le tiers générique Etudiants mais chaque ligne porte l’identification du tiers

Exercice 2 3 15 min Exercice 14 Création d’une commande d’achats avec un fournisseur occasionnel Cet exercice est propre aux établissements qui auront choisi avec valorisation du service fait.

DPAO et avances sur marché Flux complet
2 3 1. Création de la demande d’acompte (F-47) avec le type de pièce OP et le code CGS cible : A pour l’avance fournisseur et O pour la DPAO Ordon. 2. Paiement automatique de la demande d’acompte (F110) : Débit (avance) / (DPAO) Tiers Crédit 5xxx Compta. 3. Réception de la facture fournisseur via le flux dépense (MM) – Blocage au paiement Ordon. 4. Compensation de l’acompte (F-54) – avance ou DPAO Débit Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture d’origine Crédit (avance) / (DPAO) Tiers Compta. 5. Déblocage de la facture fournisseur Seul les blocs 1 et 3 concernent l’ordonnateur. Tous les blocs grisés concernent le comptable. Compta. 6. Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de l’acompte Débit Tiers (pour le montant restant) Crédit 5xxx Compta.

DPAO et avances sur marché Création de la demande d’acompte
2 3 F-47 NB: Conjointement à la saisie de la DPAO par l’ordonnateur, il faut faire une réservation de fonds La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO Code Transaction: F-47 (Demande) 1. Saisir le compte fournisseur et le code CGS concerné

DPAO et avances sur marché Création de la demande d’acompte
2 3 F-47 La demande d’acompte permet d’initier la demande de paiement de l’avance ou de la DPAO 2. Compléter: - Montant - Code TVA - Mode de paiement du tiers Particularité des avances sur marché : Le numéro d’ordre interne de plus bas niveau 3. Compléter: - D. d’activité - Texte 4. Via le bouton de synthèse des postes, l’utilisateur obtient l’écran suivant : 5. Sauvegarder.

Intérêts moratoires Généralités
2 3 Tous les fournisseurs sont soumis au délai global de paiement (DGP), sauf les agents La date de début du délai global de paiement est saisie par l’utilisateur dans le champ « date de base » des factures fournisseur et liquidations directes. Ce champ demeure modifiable (même post prise en charge). Le délai global de paiement est contenu dans la condition de paiement de la fiche fournisseur, modifiable à la commande et à la facture. La suspension est gérée par la possibilité de mettre un code blocage intérêt, pour ne plus calculer les intérêts moratoires sur une facture (cf: agent) 1 2 3

Intérêts moratoires Taux applicable
2 3 Cas des dépenses sur marché : Le taux applicable est le type de taux renseigné dans la fiche marché (champ obligatoire). Cas des dépenses hors marché : Le taux applicable est le type de taux légal porté par la fiche fournisseur (données société, vue « Tenue de la comptabilité »)

Intérêts moratoires Calcul automatique
2 3 ZSIFACFITR_MORATOIRE La transaction ZSIFACFITR_MORATOIRE permet d’accéder à l’écran de calcul des intérêts de retard. - Deux modes de lancement sont possibles : un traitement dit en masse et un traitement unitaire avec sélection des pièces sur lesquelles doit porter le calcul des intérêts moratoires. Deux variantes correspondant à ces modes de traitement sont disponibles : MASS *et UNI* - Suivant la modélisation choisie par l’Etablissement (avec ou sans émission de mandat), sélection la variante correspondante.

2 3 ZSIFACFITR_MORATOIRE Critère renseigné avec exclusion des pièces portant un code blocage intérêts (= ‘ ‘ ) Renseignez le code société : Z100. Renseignez le N° de fournisseur Sélection de la période d’imputation date comptable de début et fin Limiter le calcul des intérêts moratoires par les codes Z1 et Z2

2 3 ZSIFACFITR_MORATOIRE Pilotage comptabilité Les deux cases doivent être cochées Nom du dossier batch input crée qui sera exécuté manuellement Renseignez la date comptable de la pièce et la date écriture intérêts Le centre de coût indique l’imputation analytique

2 3 ZSIFACFITR_MORATOIRE SIFAC : Calcul en masse des intérêts de retard Un état détaillé des pièces sélectionnées et des IM calculés s’affiche à l’écran. L’état affiché informe l’utilisateur du résultat du traitement : le feu tricolore à gauche est vert lorsque le calcul des IM donne lieu à comptabilisation (liquidation) et rouge dans le cas contraire (montant d’IM calculé inférieur au plancher, pièce bloquée pour calcul d’IM). Ce programme génère un batch qui doit ensuite être lancé pour que les pièces comptables soient enregistrées complètement. L’état affiché informe l’utilisateur du résultat du traitement : le feu tricolore à gauche est vert lorsque le calcul des IM donne lieu à comptabilisation (liquidation) et rouge dans le cas contraire (montant d’IM calculé inférieur au plancher, pièce bloquée pour calcul d’IM). Les éléments suivants sont détaillés avec un niveau de regroupement correspondant à la pièce de paiement : - Numéro SIFAC de la pièce d’origine, base du calcul - Type de pièce d’origine - Code blocage renseigné dans les pièces d’origine - Numéro de compte fournisseur

2 3 ZSIFACFITR_MORATOIRE Il est possible d’accéder à la visualisation des pièces. Par exemple pour visualiser la pièce 155 il suffit d’un simple clic. Afficher pièce : Vue de la saisie

Intérêts moratoires Comptabilisation des pièces générées
2 3 SM35 Comptabilisation des pièces d’IM : SM35 Pour comptabiliser les pièces d’IM, il faut lancer le dossier batch généré précédemment, en cliquant sur le dossier batch à traiter : Puis en cliquant sur puis Journal de l’exécution de la comptabilisation Accessible via les boutons Protocole puis Afficher : L’état affiché informe l’utilisateur du résultat du traitement : le feu tricolore à gauche est vert lorsque le calcul des IM donne lieu à comptabilisation (liquidation) et rouge dans le cas contraire (montant d’IM calculé inférieur au plancher, pièce bloquée pour calcul d’IM). Les éléments suivants sont détaillés avec un niveau de regroupement correspondant à la pièce de paiement : - Numéro SIFAC de la pièce d’origine, base du calcul - Type de pièce d’origine - Code blocage renseigné dans les pièces d’origine - Numéro de compte fournisseur

Intérêts moratoires Exclusion de pièces dans le calcul automatique
2 3 FB02 Blocage des pièces IM : FB02 L’apposition d’un code blocage pour le calcul d’intérêts moratoires sur le poste fournisseur d’une pièce comptable permet d’exclure cette dernière du processus de calcul des intérêts. Cette gestion du code blocage s’effectue via les transactions classiques de modification de pièces ou de postes fournisseur. Par exemple en FB02. Deux codes blocage sont disponibles : Code A : suspension temporaire du délai global de paiement par l’ordonnateur. Code B : suspension définitive du délai global de paiement par l’agent comptable. L’état affiché informe l’utilisateur du résultat du traitement : le feu tricolore à gauche est vert lorsque le calcul des IM donne lieu à comptabilisation (liquidation) et rouge dans le cas contraire (montant d’IM calculé inférieur au plancher, pièce bloquée pour calcul d’IM). Les éléments suivants sont détaillés avec un niveau de regroupement correspondant à la pièce de paiement : - Numéro SIFAC de la pièce d’origine, base du calcul - Type de pièce d’origine - Code blocage renseigné dans les pièces d’origine - Numéro de compte fournisseur

Consultations / Editions sur liquidations Liste des documents de facturation (facturation sur commande) 2 3 ZMIR5 La transaction ZMIR5 permet de consulter les pièces logistiques factures et ordres de reversement avec leurs montants brut, net et de TVA issus du flux classique (avec commande d’achat) de dépense. Cliquer sur Accéder à variante pour sélectionner la variante permettant le listing des factures (Z_FACTURE), ou d’ordres de reversement (Z_REVERS). Puis Exécuter

Consultations / Editions sur liquidations Liste des documents de facturation (facturation sur commande) 2 3 ZMIR5 Description de la facture (Utilisateur, Date de saisie, Référence, Auteur facture) N° de document Données financières

Consultations / Editions sur liquidations Solde du compte fournisseur
2 3 FBL1N La transaction FBL1N permet de consulter les pièces comptables de facturation et de paiement par fournisseur : Indiquer un ou plusieurs fournisseurs, ou laisser à vide pour sélectionner tous les fournisseurs Cocher Poste préenregistrés rapatriera uniquement les poste préenregistrés (pas de prise en charge en comptabilité générale) Cocher Postes standard rapatriera uniquement les postes pris en charge

Consultations / Editions sur liquidations Solde du compte fournisseur
2 3 FBL1N Pour filtrer la requête sur les factures et ordres de reversement, aller dans Activer Filtres Sélectionner un filtre sur le type de pièce Sélectionner ensuite le/les type(s) de pièce désirés pour la requête (voir ci-contre) Le système affiche alors l’ensemble des pièces voulues

Consultations / Editions sur liquidations Analyse selon ratio
2 3 FMKFR01 Cet état permet de visualiser des données des différents ledgers : 9F : Dotations 9A : Données d’exécution 9H : Contrôle des disponibles Il se base sur des ratios (formules de calcul) standards proposés par SAP ainsi que des ratios créés spécifiquement pour SIFAC Cet état ne permet pas d’obtenir une vision synthétique du budget disponible, car les objets sélectionnés ne sont pas forcément les objets contrôlés Menu SAP : > Gestion Comptable > Gestion du secteur public > Comptabilité budgétaire > Système d’information > Enregistrement de totaux > Système de gestion budgétaire (BCS) > Budget > FMKFR01 – Analyse selon ratio

2 3 FMKFR01 La consultation via FMKFR01 permet suivant les variantes de visualiser l’état de : L’élaboration budgétaire : variante ELAB_BUDG Exécution budgétaire des dépenses au niveau UB / chapitre : variante CONSO_BUDGET Exécution budgétaire des dépenses aux enveloppes du CR : variante CONSO_CR Exécution budgétaire des recettes : variante RECETTES Exécution budgétaire sur conventions (dépenses et recettes) : variante CONVENTIONS

2 3 FMKFR01 Sélectionner une variante avec le bouton : 1 4 2 3 Suivant les variantes différents ratios sont sélectionnés.

2 3 FMKFR01 Budgété : Montant total budgété Liquidé : Total liquidé* Il est possible d’accéder à la liste des pièces saisies en double cliquant dans les cases souhaitées, puis directement au détail du journal des pièces FMRP_RFFMEP1AX en double cliquant directement sur la pièce souhaitée. * Cas SF valorisé : Liquidé = SF valorisés + Δ (factures +/- SF valorisés) Cas SF non valorisé : Liquidé = factures Montant dispo : Montant disponible croisement UB / chapitre ou enveloppe du CR Commande : Total des commandes créées Adresse budgétaire Eng. Fin. : Total des engagements financiers créés

2 3 FMKFR01 Particularité de la colonne « montant disponible » - Ratio « ZZ_DISPONIBLE » Pour toutes les lignes budgétaires correspondants à un même croisement UB / chapitre, le montant disponible est le même, exemple au croisement de l’UB 920 et du chapitre 60. La colonne Montant disponible ne doit pas être totalisée : le montant disponible est bien de ,45 pour l’UB 920 et chapitre 60. Comme les écritures sont détaillées pour tous les comptes budgétaires ce montant est repris sur chaque ligne. Le fait de totaliser cette colonne faussera l’interprétation de l’état.

2 3 FMKFR01 Particularité de la colonne « montant disponible » - Ratio « ZZ_DISPONIBLE » (Suite) La différence entre le budgété et le montant disponible ne peut pas être égale à la somme des commandes, engagements financiers et factures MM : SIFAC fait la différence entre les commandes qui ne référencent pas d’engagement financier et qui sont donc à prendre en compte et les commandes référençant un engagement financier. Si une commande est supérieure à l’engagement financier (tolérance) et si une facture est supérieure à la commande (tolérance), SIFAC prend en compte cette différence dans son calcul du montant disponible. Le montant disponible prend en compte les factures directes, ORV directs et les réimputations positives ou négatives. Le montant disponible est bien sûr égal à celui retrouvé dans l’état FMAVCR01 au même croisement UB / chapitre :

Exercice 2 3 15 min Exercice 15 Consultation de la liste des factures et ORV fournisseurs Cet exercice est valable pour tous les types d’établissements.

Exercice 2 3 10 min Exercice 16 Consultation de la liste des postes individuels fournisseurs (factures vs. Ordres de reversement) et des factures réglées Cet exercice est valable pour tous les types d’établissements.

Conclusion Conseils aux formateurs
Vérifier que les périodes logistiques sont ouvertes, et au besoin, les décaler (transaction MMRV pour consulter, MMPV pour les décaler) Ne pas hésiter à passer du temps sur la commande d’achat (engagement juridique), et mettre l’accent sur l’importance qu’elle prend dans le flux de la Dépense. Ne pas hésiter à retourner aux pages de présentation du flux de la dépense pour que les élèves comprennent bien les étapes au fur et à mesure de la présentation. Rappeler que le service fait, bien que constituant une étape supplémentaire dans le flux par rapport à Nabuco, est très rapide à saisir Ne pas hésiter à passer beaucoup de temps sur les exercices et dans SIFAC. Insister sur le fait que la liquidation directe doit être réalisée de manière exceptionnelle.

Conclusion Glossaire Société : Entité juridique à part entière. C’est au niveau société que sont créés le bilan et le compte de résultat Division : Elément porteur de la notion de secteur de TVA Organisation d’achat : Unité organisationnelle en charge de l’achat et de l’approvisionnement des articles et services. Structure dans laquelle sont applicables les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur. Groupe d’acheteur : Entité responsable de l’achat au quotidien. Représente un groupe d’individus auxquels des droits de validation de commandes d’achat sont attribués

Annexe Listes personnelles
L’utilisateur peut se faire une liste personnelle, par exemple, des types d’imputation. Exemple : en saisie de commande d’achats (ME21N) 1. Sélectionner Z pour le mettre dans la liste des favoris. 2. Cliquer sur le bouton « Favori ».

Annexe Listes personnelles
Permet de revenir à la liste générale « Toutes les valeurs ». Permet de supprimer un favori. 3. Le bouton « liste personnelle » apparaît. Cliquer dessus. 4. La liste personnelle apparaît. Les listes personnelles peuvent être faites pour différents types de données (domaine fonctionnel par exemple), dès lors que le bouton apparaît en bas de la liste.

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