Guide dutilisation. Depuis maintenant quelques temps, une grande majorité des clubs utilise le nouveau logiciel de gestion des tournois « Tournament Planner.

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1 Guide dutilisation

2 Depuis maintenant quelques temps, une grande majorité des clubs utilise le nouveau logiciel de gestion des tournois « Tournament Planner ». Ce programme permet, entre autres, une inscription en ligne des participants aux tournois via le site www.competitions.bewww.competitions.be Deux cas de figure sont maintenant possibles : 1) Vous savez déjà comment utiliser linscription en ligne (cliquez ici)cliquez ici 2) Vous ne vous êtes jamais inscrit en ligne (cliquez ici)cliquez ici

3 Lors de linscription en ligne, quelques petites choses pourraient être faites et ne le sont pas toujours forcément. Ce sont quelques points dattention, quelques secondes de plus pour vous, mais au final des heures gagnées pour les organisateurs de tournois, ainsi que (et surtout) des erreurs facilement évitées ! En tant quutilisateur averti de linscription en ligne, prenez donc quelques secondes afin de vous assurer que vous remplissez « correctement » votre formulaire. Au nom de tous les organisateurs de tournois, nous vous remercions davance ! Suite

4 Voici une petite « démo » qui vous expliquera : - comment vous inscrire au tournoi de votre choix - les différentes informations quil est nécessaire dencoder - ce quil faut faire et ne pas faire

5 1)connectez-vous sur le site www.competitions.bewww.competitions.be

6 1)Si le tournoi auquel vous souhaitez vous inscrire ne se trouve pas dans la liste des tournois présents sur la page, effectuez une recherche en tapant le nom du tournoi souhaité (tournoi du BC Grâce pour cet exemple). Sinon, cliquez sur le tournoi.

7 1)La liste des tournois correspondant à votre recherche saffiche (si la liste est vide, recommencez lopération en orthographiant différemment). Vous pouvez alors sélectionner votre tournoi en cliquant dessus.

8 1)Vous obtenez une page reprenant les différentes informations essentielles du tournoi (dates, catégories, contacts, clôture, etc…). Plusieurs onglets sont disponibles (encadrés en rouge)

9 1)Si longlet « Inscription en ligne » nest pas disponible, cela signifie que : - les inscriptions sont clôturées, il est donc malheureusement trop tard. - que lorganisateur ne les accepte pas via le programme. Sinon, cliquez dessus.

10 1)Nous voici sur la page dinscription en ligne ! Que souhaitez-vous faire : Me créer un identifiant pour ne pas avoir à écrire systématiquement mes infos personnelles pour chaque inscription à un tournoi. (cliquez ici)cliquez ici Utiliser mon identifiant (cliquez ici)cliquez ici Minscrire sans identifiant (cliquez ici)cliquez ici

11 1)Dans ce cas, cliquez sur « Inscription en ligne avec un identifiant »

12 1)Cliquez ensuite sur le bouton « Connectez-vous »

13 1)Remplissez les informations demandées. ATTENTION ! - Les deuxième prénom ne doit être encodé que sil est utile (ce qui nest pas le cas dans 99,9% des cas) Pourquoi ? Une fois terminé, cliquez sur « Jaccepte » Vous recevrez alors un e-mail à ladresse que vous aurez spécifiée dans vos informations. Cet e-mail vous permettra dactiver votre identifiant en cliquant sur le lien quil contient. Retournez alors sur le tournoi de votre choix, et choisissez de nouveau loption : « Inscription en ligne avec un identifiant »

14 1)Encodez votre identifiant et votre mot de passe et cliquez sur « Connexion »

15 1)Cliquez sur loption « Inscrire en ligne avec lidentifiant que vous utilisez actuellement »

16 1)Le règlement du tournoi vous est alors donné. Lisez le attentivement. Ensuite, cochez la case « jaccepte les règlements » et cliquez sur le bouton « Continuer »

17 1)Nous voici sur le formulaire dinscription. Une partie de vos données personnelles et remplie, à vous maintenant de compléter ces données, ainsi celles concernant les « informations sportives », « événements » et « commentaires ». Ensuite, cliquez sur « Poursuivre ». !!! ATTENTION !!! 1) Nencodez votre deuxième prénom que sil est « utile » (dans 99,9% des cas il ne lest pas). Encodez votre nom de famille en majuscule. Encodez votre nationalité. Pourquoi ?Pourquoi ? 2) Encodez une adresse e-mail valide Encodez un numéro de téléphone valide Pourquoi ?Pourquoi ? 3) et 4) Encodez votre nouveau numéro daffiliation. Encodez le nom de votre club repris sur le site des interclubs de la LFBB (http://interclubs.lfbb.net/)http://interclubs.lfbb.net/ Où les trouver ? Pourquoi ?Où les trouver ?Pourquoi ? 5) Pour votre/vos partenaire(s) de double, encodez : - son nouveau numéro daffiliation - ses NOM et prénom Pourquoi ?Pourquoi ? 6) Même sil est proposé, nutilisez pas loutil permettant dindiquer vos disponibilités (horaires). Indiquez votre demande dans les « commentaires ». Pourquoi ?Pourquoi ?

18 1)Voici les quelques points auxquels ils faut être particulièrement attentifs ! !!! ATTENTION !!! 7) Prenez la peine de lire attentivement le règlement du tournoi !! Il est vrai que beaucoup de « banalités » y sont écrites, mais quelques informations très importantes peuvent aussi y figurer !! Eviter donc de ne pas les respecter et de donner un travail de vérification supplémentaire aux organisateurs.

19 1)Il ne vous reste plus quà cliquer sur « soumettre » pour envoyer votre inscription à lorganisateur ! Vérifiez une dernière fois que vos informations sont complètes et correctes.

20 1)Lorsque lorganisateur aura pris connaissance de votre inscription, un mail automatique vous sera envoyé pour vous le signaler. Puis en allant cliquer sur votre nom dans la liste des joueurs du tournoi. Il vous est à tout moment possible de vérifier que vous êtes bien inscrit (les bonnes disciplines, les bons partenaires…) en cliquant sur longlet « Joueurs » du tournoi en question. Suite

21 1)Le règlement du tournoi vous est alors donné. Lisez le attentivement. Ensuite, cochez la case « jaccepte les règlements » et cliquez sur le bouton « Continuer »

22 1)Nous voici sur le formulaire dinscription. A vous maintenant de compléter les données. Ensuite, cliquez sur « Poursuivre ». !!! ATTENTION !!! 1) Nencodez votre deuxième prénom que sil est « utile » (dans 99,9% des cas il ne lest pas). Encodez votre nom de famille en majuscule. Encodez votre nationalité. Pourquoi ?Pourquoi ? 2) Encodez une adresse e-mail valide Encodez un numéro de téléphone valide Pourquoi ?Pourquoi ? 3) et 4) Encodez votre nouveau numéro daffiliation. Encodez le nom de votre club repris sur le site des interclubs de la LFBB (http://interclubs.lfbb.net/)http://interclubs.lfbb.net/ Où les trouver ? Pourquoi ?Où les trouver ?Pourquoi ? 5) Pour votre/vos partenaire(s) de double, encodez : - son nouveau numéro daffiliation - ses NOM et prénom Pourquoi ?Pourquoi ? 6) Même sil est proposé, nutilisez pas loutil permettant dindiquer vos disponibilités (horaires). Indiquez votre demande dans les « commentaires ». Pourquoi ?Pourquoi ?

23 1)Voici les quelques points auxquels ils faut être particulièrement attentifs ! !!! ATTENTION !!! 7) Prenez la peine de lire attentivement le règlement du tournoi !! Il est vrai que beaucoup de « banalités » y sont écrites, mais quelques informations très importantes peuvent aussi y figurer !! Eviter donc de ne pas les respecter et de donner un travail de vérification supplémentaire aux organisateurs.

24 1)Il ne vous reste plus quà cliquer sur « soumettre » pour envoyer votre inscription à lorganisateur ! Vérifiez une dernière fois que vos informations sont complètes et correctes.

25 1)Lorsque lorganisateur aura pris connaissance de votre inscription, un mail automatique vous sera envoyé pour vous le signaler. Puis en allant cliquer sur votre nom dans la liste des joueurs du tournoi. Il vous est à tout moment possible de vérifier que vous êtes bien inscrit (les bonnes disciplines, les bons partenaires…) en cliquant sur longlet « Joueurs » du tournoi en question. Suite

26 Lorsque lorganisateur imprime les tableaux du tournoi, il a ainsi quelque chose duniforme et de présentable. Si, par exemple, tous les joueurs indiquent un deuxième prénom inutile, les tableaux deviennent très vite illisibles et kilométriques. De plus, cela facilite les annonces durant le tournoi. Pourquoi ? Retour

27 Votre adresse e-mail vous permettra de recevoir un mail de confirmation de votre inscription ainsi quun mail pour vos premières heures de matches. De plus, des coordonnées valides permettront à lorganisateur de prendre rapidement contact avec vous en cas de problème. Pourquoi ? Retour

28 Il sagit ici de 2 informations très importantes ! Votre numéro daffiliation va permettre au programme de faire le lien entre les partenaires de doubles (voir point 5). Ne pas bien encoder son numéro peut entraîner une erreur à ce niveau ! Le programme ne vous associe pas à votre partenaire et si lorganisateur nest pas vigilant, vous ne jouez pas avec le partenaire de votre choix, ou pire, vous ne jouez pas la discipline. Lencodage du nom du club sert, entre autres, au tirage au sort ! En effet, 2 joueurs du même club ne peuvent théoriquement pas se rencontrer au premier tour dun tournoi !! Si Pierre DOZIN sinscrit en tant que joueur du « BC Saive » et que Jean-Marc DELVAUX sinscrit ensuite en tant que joueur du « B.C. Saive », lorthographe étant différente, le programme considère quil ne sagit pas du même club et pourrait donc faire jouer ces 2 joueurs lun contre lautre au premier tour. Ceci oblige donc les organisateurs, une fois les inscriptions clôturées, à uniformiser les différentes orthographes des différents clubs représentés ! Un travail qui prend un temps non négligeable ! Pourquoi ? Retour

29 Le programme fait le lien automatiquement entre les partenaires de doubles, mais il le fait sur base du numéro daffiliation. Ne pas encoder le nouveau numéro daffiliation peut entraîner des erreurs. Vous pourriez ne pas jouer avec le partenaire de votre choix ou pire, ne pas jouer la discipline. Encoder les nom et prénom de votre partenaire permet à lorganisateur de savoir clairement avec qui vous souhaitez jouer et ainsi de faire le lien dans le cas où le programme ne laurait pas fait automatiquement. Voici donc quelques exemples qui pourraient amener des erreurs. Pierre DOZIN sinscrit en indiquant son ancien numéro 50/334 (point 3) Et sinscrit avec Jean-Marc DELVAUX en double (peu importe quil encode lancien ou le nouveau numéro) Jean-Marc DELVAUX de son côté sinscrit en double avec Pierre DOZIN mais renseigne le nouveau numéro de Pierre (30018454). Lorsque le programme tentera de lier les 2 joueurs, il ne trouvera pas de joueur 30018454, puisque Pierre a indique 50/334. Donc ces 2 joueurs ne seront pas inscrits ensemble Linverse est évidemment vrai aussi. Si Pierre DOZIN sinscrit en indiquant son nouveau numéro 30018454 et quensuite Jean-Marc DELVAUX sinscrit en double avec lui en indiquant son ancien numéro 50/334, le programme ne pourra pas lier les joueurs. Pour éviter ce genre derreurs, les organisateurs sont obligés, actuellement, de passer en revue chacune des inscriptions pour vérifier que le lien a pu être fait ! Imaginez le travail que cela peut représenter lorsque 450 joueurs participent à votre tournoi… Pourquoi ? Retour

30 Si lorganisateur nest pas « attentif », il ne voit pas du premier coup dœil que le joueur a indiqué ses plages de disponibilités… Imaginez le casse-tête chinois que pourrait devenir le tirage au sort si tous les joueurs présents au tournoi ont demandé à ne pas jouer pendant certaines plages horaires !! En indiquant votre demande dans le commentaire, elle est visible directement pour lorganisateur qui peut alors létudier et vous répondre favorablement ou défavorablement, selon les cas. Pourquoi ? Retour

31 1) Rendez-vous sur le site : http://interclubs.lfbb.net/ http://interclubs.lfbb.net/ 2) Encodez votre nom dans la recherche de joueur en bas à gauche 3) Utilisez les informations reprises dans le cadre (par copier/coller ou autre). Ou les trouver ? Retour

32 1)Voici les quelques points auxquels ils faut être particulièrement attentifs ! !!! ATTENTION !!! 1) Nencodez votre deuxième prénom que sil est « utile » (dans 99,9% des cas il ne lest pas). Encodez votre nom de famille en majuscule. Encodez votre nationalité. Pourquoi ?Pourquoi ? 2) Encodez une adresse e-mail valide Encodez un numéro de téléphone valide Pourquoi ?Pourquoi ? 3) et 4) Encodez votre nouveau numéro daffiliation. Encodez le nom de votre club repris sur le site des interclubs de la LFBB (http://interclubs.lfbb.net/)http://interclubs.lfbb.net/ Où les trouver ? Pourquoi ?Où les trouver ?Pourquoi ? 5) Pour votre/vos partenaire(s) de double, encodez : - son nouveau numéro daffiliation - ses NOM et prénom Pourquoi ?Pourquoi ? 6) Même sil est proposé, nutilisez pas loutil permettant dindiquer vos disponibilités (horaires). Indiquez votre demande dans les « commentaires ». Pourquoi ?Pourquoi ?

33 1)Voici les quelques points auxquels ils faut être particulièrement attentifs ! !!! ATTENTION !!! 7) Prenez la peine de lire attentivement le règlement du tournoi !! Il est vrai que beaucoup de « banalités » y sont écrites, mais quelques informations très importantes peuvent aussi y figurer !! Eviter donc de ne pas les respecter et de donner un travail de vérification supplémentaire aux organisateurs.

34 Merci de votre attention.