The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only.

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1 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Cours Gestion de projets Statut et Plan d’action

2 Page  2 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Qu’est-ce qu’un projet ?  Un projet est défini par TROIS ÉLÉMENTS CLÉS : « Un projet est tout type d’activité avec un début et une fin clairement définis (TEMPS) dont l’objectif est de produire des RÉSULTATS définis, en utilisant des RESSOURCES » Les trois éléments du Projet : - Temps - Résultats - Ressources Les trois éléments sont étroitement liés : Si vous modifiez l’un dentre eux, cela aura une incidence sur les autres (ex : plus de temps = plus de ressources ; moins de temps = résultats de qualité différente que celle prévue)

3 Page  3 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Qu’est-ce que la Gestion de projets en pratique?  La Gestion de projets est la discipline de la planification, l’organisation, la protection, le contrôle et la gestions des ressources et des activités pour atteindre des objectifs spécifiques et des résultats dans un délai déterminé.

4 Page  4 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Les trois éléments clés d’un projet  TEMPS: Début et fin d’un projet.  RÉSULTATS à produire d’ici la fin du projet avec des caractéristiques qualitatives et quantitatives clairement définies. RESSOURCES à utiliser au cours de la mise en œuvre (financières, humaines, temps, etc) Triangle de la gestion de projets

5 Page  5 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Impacts positifs des techniques de Gestion de projets  Augmenter le nombre de projets réalisés  Augmenter la qualité des produits  Éviter les dépassements de coûts  Délivrer en temps et en heure  Réduire les risques de changements incontrôlés  Améliorer la communication entre les acteurs et l’équipe du projet

6 Page  6 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. 5 étapes, 3 Phases Définition Clôture Lancement Planification Exécution Contrôle Clôture Implémentation

7 Page  7 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Étape 1: Lancement du projet  La première étape du cycle du projet se rapporte à l’une des questions principales : décider quels projets sont les plus pertinents pour votre organisation.  Produire un « Statement of work (SOW) », un document succinct décrivant les orientations et objectifs généraux du projet. Il est utile pour la communication interne et externe, pour la recherche de financement, la discussion et la présentation aux parties prenantes. ÉTAPE 1: LANCEMENT

8 Page  8 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Identification des parties prenantes  Les parties prenantes sont tous ceux qui ont un intérêt pour le projet et ses résultats.  Les principales parties prenantes sont celles dotées d’un rôle plus important dans le projet : Le chef de projet, l’équipe du projet, le Comité de l’organisation, les bailleurs de fonds. ÉTAPE 1: LANCEMENT

9 Page  9 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Étape 2 : Planification  Le but de cette étape est de planifier soigneusement tous les éléments du projet et d’élaborer un « plan de projet » — le document qui servira de ligne directrice pour le gestionnaire de projet et l’équipe du projet Une bonne planification est essentielle pour la réussite d’un projet !!! Utilisez tout le temps et toutes les ressources dont vous avez besoin pour concevoir soigneusement votre plan, et donnez de l’importance aux détails. ÉTAPE 2 : PLANIFICATION

10 Page  10 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. La structure d’un Plan de projet Bien qu’il n’existe pas de formulaires types ni de modèles sur la manière de structurer un Plan de projet, les éléments suivants sont représentatifs de l’ensemble des projets:  Objectifs du projet : POURQUOI planifions-nous ce projet ?  Résultats du projet : QUE produisons-nous ?  L’équipe du projet : QUI est impliqué ?  Plan de travail : QUAND/COMMENT  Responsabilités  Calendrier  Analyse des riques  Ressources et budget: COMBIEN ÉTAPE 2 : PLANIFICATION

11 Page  11 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Plan de travail Afin d’accroître l’efficacité de la planification et de mieux contrôler la mise en œuvre du projet, la charge de travail est découpée en plusieurs « Work Packages». Un work package (WP) représente le travail nécessaire pour atteindre chacun des principaux résultats du projet. Les modules de travail sont ensuite divisés en TÂCHES, des unités de travail plus simples, plus facile à mettre en œuvre et à contrôler. ÉTAPE 2 : PLANIFICATION

12 Page  12 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Exemple de Plan de travail Lea réalisé des entretiens afin de définir la nature précise des besoins des élèves sur un domaine spécifique (ex: campagne contre le tabac) 3 PRINCIPAUX WORKPACKAGES, DÉCOUPÉS EN TÂCHES WP2: DEFINITION DE CAMPAGNE T2.1: Développement de contenu pour la campagne T2.2.: Logistique (Autorisations, contacts avec les écoles etc) T2.3: Design graphique : Production de matériel T2.4: Définition des accords avec les sponsors WP3: RÉALISATION DE LA CAMPAGNE T3.1: Logistique and préparation T3.2: Réalisation de la campagne T3.3: Conférence finale sur les résultats T3.4: Clôture de la Campagne (mails de remerciements, distribution de matériel aux déciduers politiques, Fin de contrats avec les sponsors WP1: RECHERCHE T1.1: Définition de la méthodologie de recherche T1.2: Définition des groupes cibles T1.3: Réalisation d’entretiens T1.4: Rapport final sur la recherche WP 5 Project Management WP 4 Dissemination Dans cet exemple, les modules portent sur les principaux résultats du projet. En plus de ces WP «techniques», un plan de travail comprend également des WP «Horizontaux», comme la gestion de projets, Communication/Dissemination, Monitoring, etc. ÉTAPE 2 : PLANIFICATION

13 Page  13 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Présentation du Diagramme de Gantt Le diagramme de Gantt montre les tâches dans lesquelles le travail est divisé, leur début, leur fin. ÉTAPE 2 : PLANIFICATION

14 Page  14 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Étape 3: Exécution La mise en œuvre effective du projet : Le travail est effectué et les activités sont mises en œuvre, suivant le plan du projet. L’une des meilleures façons d’assurer le succès d’un projet est de garantir le succès de la réunion de lancement et un bon mécanisme de communication. ÉTAPE 3: EXECUTION

15 Page  15 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Réunion de lancement La réunion de lancement est le lancement officiel du projet et exige la présence de toutes les personnes impliquées dans la mise en œuvre ; Les principaux outils et moyens de gestion du projet sont définis ; un bilan complet des objectifs, du calendrier et des ressources afin de veiller à ce que tous les éléments principaux du projet soient disponibles Le gestionnaire de projet partage la vision du projet avec tous les membres de l’équipe ÉTAPE 3: EXECUTION

16 Page  16 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Communication La communication est un élément essentiel dans la réalisation du projet. Généralement, la communication comporte deux dimensions : la communication interne et externe. ÉTAPE 3: EXECUTION

17 Page  17 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Communication Communication interne L’objectif de la communication interne est de garder toutes les personnes impliquées dans le projet sur la même longueur d’onde et à jour sur toutes les questions pertinentes. Les emails groupés et Skype représentent un moyen efficace de garantir la communication interne (les membres de l’équipe, et surtout les responsables du projet doivent faire un usage approprié des systèmes de communication internes pour ne pas submerger les participants du projet). Communication externe  La communication externe vise essentiellement à soutenir la diffusion et la visibilité du projet.  Outils souvent utilisés : sites web spécialisés ou pages web, communiqués de presse, manifestations......  Un élément important est l’utilisation de logos, de façon à fournir une visibilité immédiate à une activité spécifique ÉTAPE 3: EXECUTION

18 Page  18 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Étape 4 : Monitoring et contrôle Lors de l’exécution du projet, il conviendra de suivre les avancées afin de garder sous contrôle l’ensemble des composantes du projet (prenant comme point de départ les trois composantes essentielles – temps, résultats, ressources-). Le suivi et le contrôle permet au gestionnaire du projet et à l’équipe de recenser les éventuels problèmes dans la mise en œuvre du projet, d’anticiper les risques et de définir et mettre en œuvre des mesures correctives. ÉTAPE 4: MONITORING ET CONTRÔLE

19 Page  19 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Pour contrôler le projet, un certain nombre d’outils peuvent être utilisés, comme : Réunions régulières entre le chef de projet et les membres (clés) de l’équipe Rapports internes Vérifier le calendrier des activités menées via le diagramme de Gantt Registres de l’argent dépensé par rapport au budget prévu Il est important de partager les outils avec tous les membres de l'équipe, et de les utiliser régulièrement pour assurer un contrôle systématique des activités. ÉTAPE 4: MONITORING ET CONTRÔLE

20 Page  20 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Étape clé  Une étape clé est un événement important dans le projet, souvent la réalisation d’un résultat principal ou la fin d’une mission. Elles sont identifiées au cours de la phase de planification et sont utilisées comme des opportunités pour l’évaluation interne. ÉTAPE 4: MONITORING ET CONTRÔLE

21 Page  21 The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsi­ble for any use which may be made of the information contained therein. Étape 5: Clôture du projet Les projets peuvent être clôturés de plusieurs manières, avec différents degrés de formalisme, en fonction de leur taille et de leur champ d’application. Dans le cadre des petits projets, une ou plusieurs des caractéristiques suivantes sont fréquemment utilisées : –Un (bref) rapport final indiquant ce qui a été réalisé –Une réunion avec l’ensemble de l’équipe du projet –Une présentation des principaux résultats aux utilisateurs finaux ou aux principales parties prenantes ÉTAPE 5: CLÔTURE DU PROJET

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