ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT Présentation des objectifs et principes du reporting budgétaire et comptable.

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1 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT Présentation des objectifs et principes du reporting budgétaire et comptable

2 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT QUELQUES REPERES Définition Objectif Volet opérationnel Contenu Aujourdhui Extensions futures envisageables Jamais Démonstration sur le scope actuel

3 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT 1. DEFINITION

4 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT DEFINITION Edition quotidienne sécurisée de tableaux récapitulatifs par article et programme budgétaire, tableaux détaillés accessibles, via le portail intranet, aux responsables de services et de directions fonctionnels Structuration des tableaux en: Pour les dépenses - Budget après ajustements - Montants totaux « réservés » ou pré-engagés - Montants totaux engagés - Montants totaux ordonnancés (autorisés à payer) - Montants totaux liquidés (cest-à-dire payés) - Soldes disponibles Pour les recettes - Montants totaux des droits acquis - Montants perçus - Solde à percevoir

5 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT 2. OBJECTIF

6 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT OBJECTIF Faciliter la gestion des services opérationnels en mettant à la disposition des responsables les quelques informations financières utiles dans le cadre du traitement des dossiers tels que: Montant des engagements pris eu égard à tel article et/ou centre de frais Soldes budgétaires disponibles Paiements en attente, notamment dans le chef des entreprises incluses dans une action de lAWEX Liquidations en attente, par exemple sur les factures ou déclarations de créances se rapportant à tel ou tel programme

7 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT 3. VOLET OPERATIONNEL

8 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT VOLET OPERATIONNEL Sources des données Extraction quotidienne du logiciel comptable PIA via une procédure automatisée Mode de traitement et de présentation Via Oracle Discoverer Outil de visualisation Portail intranet (domaine fonctionnel Budget/Comptabilité_Répertoire Reporting quotidien)

9 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT VOLET OPERATIONNEL Autorisations daccès des utilisateurs Sur la base de lorganisation hiérarchique générale de lAWEX et des articles budgétaires/centres de frais Accès réservé au management et responsables de service, selon 4 niveaux - Niveau 1: CEO et Direction comptable et financière - Niveau 2: DG « Comext » et « IE » - Niveau 3: Directeurs et chefs de service - Niveau 4 (le cas échéant): cellules

10 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT VOLET OPERATIONNEL Profils daccès Lecture exclusivement En conclusions Principe defficacité (ne pas surcharger les responsables avec des données inutiles) Principe de confidentialité (accès aux données dont les utilisateurs ont la responsabilité)

11 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT 4. CONTENU Aujourdhui Extensions futures envisageables En question

12 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT CONTENU AUJOURDHUI Ensemble des données ayant fait lobjet dun enregistrement en comptabilité - via une filière (factures avec bon de commande) - ou non (budget, factures sans bon de commande, notes de frais AEC, divers recettes, mouvements) Exercice budgétaire pris en considération - À partir de 2008 et suivants

13 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT CONTENU AUJOURDHUI Vues actuellement disponibles - Dépenses_budget - Via articles ou centres de frais budgétaires - Dépenses_tiers - Via articles budgétaires ou via tiers - Recettes_budget - Via articles ou centres de frais budgétaires - Recettes_tiers - Via articles budgétaires ou via tiers

14 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT CONTENU Extensions futures envisageables au niveau de loutil Extension du nombre dutilisateurs (selon souhaits des responsables) Introduction du concept détablissement (Comext/IE/commun) Introduction du concept de « numéro de dossier » et déclinaison de toutes les opérations individuelles associées à un tiers (dès lors que cela savère pertinent ex. incitants financiers)

15 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT CONTENU Autres extensions et exploitations futures envisagées Exploitation accrue des données primaires par opération sous- jacentes à savoir: - Numéro opération - Date et montant réservation budgétaire - Date et montant engagement budgétaire - Date et montant ordonnancement(s) budgétaire(s) - Date et montant liquidation(s)/perception lié(s) à lopération Types dexploitations envisageables: - Calcul des délais moyens par processus - Evolution du nombre de « dossiers » par article et CF budgétaires ET par processus - Montant moyen par « dossier » et évolution - Taux de consommation des budgets - Pourcentage de paiements effectués…

16 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT CONTENU EN QUESTION: Reporting sur les opérations liées aux journaux « DIVERS », « REMUN » et « CUTOFF » (opérations comptables marginales vis-à-vis des tiers) DE MANIERE GENERALE Exploitation des données enregistrées en comptabilité et uniquement de celles-ci Pas dinstantanéité entre la réalisation dun paiement/Perception dune recette et son intégration en comptabilité Actuellement pas didentité parfaite entre les totaux en Comptabilité et ceux du reporting

17 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT 5. DEMONSTRATION SUR LE SCOPE ACTUEL

18 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT DEMONSTRATION Comment connaître les soldes budgétaires disponibles sur les articles dont on a la responsabilité? Se connecter sur le portail « Reporting » Opter pour « Dépenses-budget » via les articles budgétaires Faire défiler les divers articles et visualiser les totaux sur celui/ceux dont on souhaite connaître le solde ou le taux de consommation

19 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT DEMONSTRATION Est-il possible de connaître la liste des entreprises envers lesquelles des engagements sont pris sur tel ou tel article budgétaire? Se connecter sur le portail « Reporting » Opter pour « Dépenses-tiers » via les articles budgétaires Faire défiler les divers articles et choisir larticle retenu Cliquer sur « » pour obtenir le niveau de détail voulu soit la liste de tous les tiers concernés par une réservation, un engagement, un ordonnancement ou un paiement

20 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT DEMONSTRATION Est-il possible de connaître la liste des entreprises qui ont pris un engagement envers lAWEX dans le cadre dune action? Se connecter sur le portail « Reporting » Opter pour « Recettes-tiers » via les centres de frais budgétaires Faire défiler les divers centres de frais budgétaires et choisir le numéro de laction souhaitée Cliquer sur « » pour obtenir le niveau de détail voulu soit la liste de tous les tiers concernés par un « droit acquis » (lequel signifie quune facture ou une déclaration de créance a été adressée et enregistrée en comptabilité)

21 ON A LES MOYENS DE VOUS EXPORTER WWW.AWEX.BE EXPORT & INVESTMENT DEMONSTRATION Comment savoir si le paiement dune entreprise inscrite à une action est enregistré ? Se connecter sur le portail « Reporting » Opter pour « Recettes-tiers » via les tiers (si on ne connaît que le nom de la firme) ou via les centres de frais budgétaires (si on connaît le numéro du centre de frais associé à laction) Faire défiler les noms de tiers Cliquer sur « » pour obtenir le niveau de détail voulu soit la liste de tous les centres de frais sur lesquels un droit acquis a été enregistré sur le tiers en question Constater le montant sur « Droit perçu » et « Solde à percevoir »