GED Masters: Gestion Électronique de Documents

Présentation au sujet: "GED Masters: Gestion Électronique de Documents"— Transcription de la présentation:

1 GED Masters: Gestion Électronique de Documents
Retrouvez instantanément vos documents ! Installez, configurez et utilisez un intranet documentaire en moins d’une heure ! Ged Masters est un puissant logiciel de gestion électronique de documents permettant de partager rapidement l’information. Facile à utiliser, intuitif et convivial, il utilise la technologie du Web. Retrouvez instantanément l’information grâce à son indexation plein texte. Intègre tous les outils d’intégration des scanners ou copieurs numériques pour faciliter l’archivage des documents papiers

2 GED Masters: Gestion Électronique de Documents
Chaque utilisateur est identifié et accède aux dossiers auxquels il a droit! Aussi simple à utiliser qu’un moteur de recherche internet! De puissants outils de recherche sur index et sur contenu permettent de retrouver instantanément les documents sans même savoir où ils se trouvent!

3 GED Masters: Gestion Électronique de Documents
L’interface de GED Masters est complètement paramétrable: Chaque utilisateur peut avoir un logiciel adapté à ses propres besoins. Un texte et une couleur distincte peut être appliqué! La gestion des droits permet à l’utilisateur de ne visualiser que les dossiers dont il a besoin! La zone de recherche peut être adaptée aux besoins de chaque service de l’entreprise!

4 GED Masters: Gestion Électronique de Documents
Une Barre d’outils permet d’accéder rapidement aux différentes fonctions de GED Masters 1 La zone "A Classer"  permet à chaque utilisateur d’accéder à ses documents numérisés. 2 La zone "A Traiter"  permet à chaque utilisateur d’accéder aux tâches qui lui ont été attribuées. 4 Retrouvez les documents récents! 3 La Recherche avancée permet de construire une véritable requête de recherche

5 GED Masters: Gestion Électronique de Documents
Numérisation vers GED Masters 1 Placez les documents dans le chargeur de document 2 Sélectionner l’utilisateur de destination 3 Appuyez sur la touche verte Une reconnaissance de caractères est réalisée automatiquement! Le document PDF est transféré dans la zone A Classer de l’utilisateur sélectionné

6 Réception du document dans la zone A Classer
GED Masters: Gestion Électronique de Documents Réception du document dans la zone A Classer Unique: La zone "A Classer " permet de visualiser le document en même temps que ses attributs!  Transférer le document à un autre utilisateur. Accès direct aux dossiers favoris de l’utilisateur. Sélectionner le modèle de document à Utiliser (un modèle permet de définir des attributs propres au documents: exemple le modèle Facture définit les attributs N° Facture, Fournisseur,…)

7 GED Masters: Gestion Électronique de Documents
Retrouvez immédiatement votre document!  Entrez, un ou plusieurs mots, une phrase. GED Masters retrouve instantanément tous les documents répondant à votre recherche! L’expression recherchée peut se trouver aussi bien dans les informations que vous avez saisies ou même dans le contenu du document.

8 Optionnel:Les Processus de circulation de Document
GED Masters: Gestion Électronique de Documents Optionnel:Les Processus de circulation de Document  Permettent: De définir une liste d’utilisateurs intervenants dans le traitement d’un document. Ces utilisateurs seront prévenus dans leur zone "A Traiter" ou par d’une nouvelle action qui leur a été attribuée. 4 types d’action disponibles: Pour information: le document est transmis aux intervenant aucune action n’est requise. Accuser Réception: le document est transmis aux intervenants ceux ci doivent indiquer qu’ils ont bien reçu le document. Confirmer la lecture: le document est transmis aux intervenants ceux ci doivent indiquer qu’ils ont bien lu le document, ils peuvent également joindre un document à leur réponse. Accepter / Refuser l’action: le document est transmis aux intervenants ceux ci doivent indiquer s’ils acceptent ou refusent la tâche attribuée, les intervenant peuvent recevoir en même temps la tâche ou l’un après l’autre, ils peuvent également joindre un document qui sera lié au document du processus. Le propriétaire du processus peut être prévenu chaque fois qu’un intervenant refuse une tâche ou si le processus n’est pas accompli dans un délais défini. Un groupe "Gestionnaire des Processus" définit les utilisateurs qui peuvent vérifier ou modifier le déroulement des processus.

9 Les Processus de circulation de Document
GED Masters: Gestion Électronique de Documents Les Processus de circulation de Document  Un processus peut être déclencher depuis la zone "A Classer" de l’utilisateur! Ou depuis les propriétés d’un document déjà enregistré dans GED Masters.

10 Les Processus de circulation de Document
GED Masters: Gestion Électronique de Documents Les Processus de circulation de Document  Permet de définir le nom d’un nouveau Processus. Type de tâche à effectuer Description de la tâche à effectuer Ordre et liste des intervenants dans le processus. Action à mener si une tâche est refusée par un des intervenants. Un processus peut être enregistré pour une ré utilisation ultérieure. Démarrage du processus.