Présentations Achats| VPRI - OS Support OS Formation SESAME-Achats Anna Lucciarini Anthony Ciavardini Aline Villars Support Opérationnel (OS)

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1 Présentations Achats| 23.06.2016 1 VPRI - OS Support OS Formation SESAME-Achats Anna Lucciarini Anthony Ciavardini Aline Villars Support Opérationnel (OS)

2 Présentations Achats| 23.06.2016 2 VPRI - OS Support OS Déroulement du cours Réglages et autorisations Commandes catalogue : démonstration et exercices Commandes hors-catalogue : démonstration et exercices Pause Facturation électronique Achats rapide Engagements Autres fonctionnalités Conclusion / Questions

3 Présentations Achats| 23.06.2016 3 VPRI - OS Support OS Accès et connexion - Navigateurs Navigateurs recommandés et supportés

4 Présentations Achats| 23.06.2016 4 VPRI - OS Support OS Droits d’achats Droit d’achatsProcédure d’obtention Niveau 00.- Rien à faire (sur son Centre Financier de rattachement) Niveau 00.- Accréditeur/gestionnaire d’unité (CF ou fonds d’une autre unité) Niveau 15'000.-Accréditeur/gestionnaire d’unité Niveau 250'000.-Accréditeur/gestionnaire d’unité

5 Présentations Achats| 23.06.2016 5 VPRI - OS Support OS Approbation Achats 0.- à 5’000.- Achats + de 5’000.- Droits d’achat à 0 CHF 1 approbateur2 approbateurs Droits d’achat < 5’000 CHF Approbation automatique1 approbateur Droits d’achat > 5’000 CHF Approbation automatique1 approbateur Commandes au dessus de 50’000.- et commandes scientifiques Processus commandes Hors Catalogue Pré-validation requise avant la création du panier

6 Présentations Achats| 23.06.2016 6 VPRI - OS Support OS Processus d’achats – Commande Catalogue Étape 1 Imputation Catalogues Choix des produits Étape 3 Panier Facture Étape 2 Choix du catalogue Étape 4 Compléter et commander Panier 1000xxxxxx Commande 3000xxxxxx Réception 50000xxxxx Approbation(s)

7 Présentations Achats| 23.06.2016 7 VPRI - OS Support OS Processus d’achats – Commande catalogue

8 Présentations Achats| 23.06.2016 8 VPRI - OS Support OS Processus d’achats – Commande catalogue Approbation d’un panier : Du côté de l’approbateur Comment faire suivre un panier à une autre personne ? Du côté du créateur du panier : comment faire suivre mon panier à une autre personne que celle prévue initialement ?

9 Présentations Achats| 23.06.2016 9 VPRI - OS Support OS Processus d’achats – Commande Hors Catalogue Étape 1 Imputation 1. Type de Commande Étape 3 Panier Facture Étape 2 Choix du catalogue Étape 4 Compléter et commander Panier 1000xxxxxx Commande 3000xxxxxx Réception 50000xxxxx Processus Hors catalogue 2. Données d’entête 3. Données de poste 4. SynthèseSauvegarde Approbation(s) Prévalidation Transfert >50’000.- / Scient.

10 Présentations Achats| 23.06.2016 10 VPRI - OS Support OS Processus d’achats – Commande Hors Catalogue

11 Présentations Achats| 23.06.2016 11 VPRI - OS Support OS Pause

12 Présentations Achats| 23.06.2016 12 VPRI - OS Support OS Facturation électronique Une facture électronique est envoyée par le fournisseur S’il n’y a pas d’écart : comptabilisation immédiate S’il y a un écart : demande de validation

13 Présentations Achats| 23.06.2016 13 VPRI - OS Support OS Achats rapide

14 Présentations Achats| 23.06.2016 14 VPRI - OS Support OS Engagements

15 Présentations Achats| 23.06.2016 15 VPRI - OS Support OS Autres fonctionnalités Gestion des notifications Gestion des adresses de livraison et de facturation Réceptionner marchandises / services Liste de paniers et de commandes Liste des fournisseurs et des factures électroniques Affichage des catalogues Reporting Manuels et didacticiels

16 Présentations Achats| 23.06.2016 16 VPRI - OS Support OS Aide en ligne

17 Présentations Achats| 23.06.2016 17 VPRI - OS Support OS Helpdesk 08h00-12h00 13h30-17h00 35050 sesame@epfl.ch une équipe à votre service ! depuis l’extérieur : 021/693.50.50

18 Présentations Achats| 23.06.2016 18 VPRI - OS Support OS Pour vous aidez – Questions / Réponses Dans quel cas doit-on choisir deux approbateurs ? Lorsque l’on a des droits d’achat à CHF 0.- et que la commande est à plus de CHF 5’000.- La création de réception de marchandise est-elle obligatoire ? Non, mais fortement recommandée Quels fournisseurs sont concernés par la facturation électronique ? Distrlec, ARP et Lyreco Où peut-on modifier son adresse par défaut ? Dans le portail Sesame, dans le menu « Gestion des adresses » Sur combien de fonds peut-on ventiler une commande ? La ventilation d’une commande est possible sur deux fonds maximum

19 Présentations Achats| 23.06.2016 19 VPRI - OS Support OS Conclusion / Questions ? Support Opérationnel (OS) http://os.epfl.ch http://sesame.epfl.ch